信息资源管理2010版教材高分宝典第4章

第四章 信息资源内容管理4.1 信息需求4.1.1 什么是信息需求(1). 信息需求 是指人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问题所产生的对信息的需要。(2). 信息需求和信息用户的关系：我们将既具备信息需求又具有信息行为的人，称之为信息用户。(3). 信息用户包括：个人用户和团体用户。(4). 信息用户具有三方面的特征：拥有信息需求、具备利用信息的能力、具有接受信息服务的行动。(5). 信息需求是信息用户最为本质的特征，如果只具备信息需求和信息能力而未形成实际行动，则为潜在信息用户。4.1.2 信息需求的类型(1). 个人信息需求 生活信息需求(源于生活)，包括：物质生活、精神文化生活、个人安全、劳动和其他社会工作、社会交往与互助、适应社会、增长知识创造生活、实现某种生活目标、产生某种兴趣等的信息需求。 职业信息需求(工作中产生)，包括：为了完成工作而产生的信息需求、为应付工作中的异常情况而产生的信息需求。(2). 组织信息需求由团体用户所产生的组织信息需求，主要是指组织为实现各自的目标和宗旨所形成的一系列信息需求。在完成组织各项活动的过程中所形成的信息需求的总和构成了组织的信息需求。由于组织的各项工作是由不同的组织成员来完成的，因此，我们可以认为组织中不同成员为完成各自工作而产生的信息需求的总和构成了组织的信息需求。即组织成员的职业信息需求构成了组织的信息需求。4.1.3 组织中不从层次的信息需求(1). 组织内员工根据管理层次不同，可分为： 高层管理人员高、中层管理人员是组织各项活动得以正常运行的核心； 中层管理人员及技术或专业人员； 基层管理人员主要负责监督操作层人员的工作； 操作层工作人员一类是负责生产产品和提供服务的工人，另一类是普通职员，负责事务性工作。(2). 高、中、基三层管理人员统称为管理和专业层。4.1.4 决策与信息需求(1). 决策 是决策者为解决问题而进行的判断、选择行动方案的过程。决策过程分为三个阶段：发现问题、设计和分析可能的解决方案、选择最优解决方案。 (2). 决策问题（3 类）： 结构化问题指组织活动中经常出现的，通常有固定处理方法的问题。程式化决策大多由基层管理人员完成，而高层管理人员较少涉及这类决策活动。 半结构化问题并无固定的、重复使用多次的解决方案可遵循。半程式化决策大多由中层或高层管理人员完成。 非结构化问题指独一无二、非重复性决策问题。非程式化决策主要由高层管理人员完成。4.2 信息采集信息采集 是信息资源管理的第一个环节。所谓信息采集是指根据用户的需要，寻找、选择相关信息并加以聚合和集中的过程。4.2.1 信息源(1). 分析信息源的目的在于明确信息采集的方向，信息的准确度和可靠度直接影响决策的准确性。在明确信息需求之后，到哪里能采集到符合需求的信息的问题就要靠对信息源的分析评价来回答。(2). 观察事物的运动和变化过程，是人类获取原始信息的最佳途径；人类长期积累的观察和研究成果（各类文献）也是获取信息的重要来源；在信息传播领域，信息传播链路上发出信息的一端称为信息源。信息源是人类获取信息的来源，是自然界和人类一切活动和思维的反映，是人类知识和记忆的物质载体，是信息传播过程中的第一要素。(3). 文献的分类：根据载体形式：印刷型、缩微型、机读型和声像型；根据出版形式及内容：图书、连续出版物、特种文献；根据文献内容、性质和加工情况：一次、二次、三次文献。(4). 文献的特点：图书在内容上主题突出、成熟，论述完整，但出版周期长，不反映最新的知识信息。连续出版物中，报纸和期刊具有数量大、品种多、内容丰富、出版周期短、出版速度快、反映最新的知识和信息等特点。特种出版物是介于图书与期刊之间的文献类型。学位论文也是一种重要的文献信息源，其特点是：理论性、系统性较强，内容专一，阐述详细，具有一定的独创性。会议文献传播信息及时、论题集中、内容新颖、专业性强、质量较高，往往代表某一领域内在一定时间内的最新学术研究成果，基本上反映了该领域的研究动态和发展趋势。会议文献是科技查新中重要的信息源之一。标准文献能够提供许多其他文献不可能包含的特殊技术信息，具有严肃性、法律性、时效性和滞后性的特点。专利文献的特点是：数量庞大、报道快、学科领域广阔、内容新颖、具有实用性和可靠性。4.2.2 信息采集的基本原则(七原则 )(1). 目的性：信息数据量庞大、内容繁杂，信息采集要根据本单位的方向、任务和服务对象的实际需求，有针对、有重点、有选择地采集利用价值较大并符合需求的信息。(2). 系统性：所谓系统性，是指时间上的连续性和空间上的广泛性。尽可能全面地采集符合需求的信息。注意重点需求信息的连续性和完整性。所采集信息的连续性和完整性直接影响分析过程和分析结果，最终会影响决策质量。(3). 及时性：及时性是指所采集的信息能够反映出当前社会活动的现状，也包括别人未发现和未使用过的独具特色的信息，以及能及时准确地反映事物个性的信息。过时的信息不仅其价值会降低或丧失，而且会造成工作的损失，所以要力争在最短时间内向用户提供最新、最急需的信息。(4). 经济性：抽样理论告诉我们，当样本数量达到一定规模后，继续增大样本数量的费用并不和精度提高的幅度成正比。因此，要根据设计的精度要求采集相应数量的信息，同时还应该选择较经济的载体形式。(5). 计划性：要根据任务、经费等情况制定比较周密详细的采集计划和规章制度，详细列明有关信息采集的目的、范围、方式以及人员配备、时间限定、经费数额以及来源等情况。(6). 可靠性：切忌将个别当做普遍，将局部视为全局，要善于去粗取精、去伪存真，由表及里，深入细致地了解各种信息资源的信息含量、使用价值以及可靠程度。(7). 预见性：采集信息时既要着眼于现实需求，也要有一定的超前性，要善于发现新动向，随时了解未来趋势，采集那些对将来发展有指导作用的预测性信息。4.2.3 信息采集方法(九种方法 )：定向采集法、定题采集法 、定点采集法、主动采集法、跟踪采集法、社交采集法、现场采集法、委托采集法、间谍采集法。4.2.1 信息采集途径(1). 内部途径：管理部门、咨询与政策研究部门、内部信息部门、研究开发部门(2). 外部途径：文献部门、大众传播媒介、学会与协会团体、各种会议、政府部门、个人交往与观察、用户与消费者。4.3 信息存储与检索4.3.1 信息存储(1). 作用：方便检索、延长寿命、利于共享、方便管理。(2). 原则：统一性、便利性、有序性、先进性(3). 主要技术： 传统的信息存储技术 主要是指纸张印刷存储技术； 现代信息存储技术 主要包括微缩存储技术、声像存储技术、计算机存储技术、光盘存储技术、网络存储技术，它们具有存储容量大、密度高、成本低、存取迅速等优点，所以获得了广泛应用。 信息存储技术不断向体积小、存储密度大、容量大、功能多的方向发展。4.3.2 信息检索(1). 检索是存储的逆过程。(2). 信息检索要遵循目的性、时间性、全面性、准确性、规范性等基本原则。(3). 信息检索的基本程序：确定检索的范围和深度选择检索工具 选择检索途径选择检索方法实施信息查找调取信息资料。4.4 信息加工与分析信息加工与分析是信息处理和再生的过程4.4.1 信息加工(1). 信息加工 就是指将采集来的原始信息进行筛选和判断、分类和排序、计算和研究、著录和标引、编目和组织，从而使之成为二次信息的活动。(2). 信息筛选和判别：是指对原始信息有无作用的筛检和挑选，或是对原始信息真伪的判断和鉴别。 基本程序：信息整理、浏览审阅、再次审核。 应该重点关注的内容包括：虚构信息、添剥信息、拼凑信息、夸张信息、偏颇信息、残缺信息、模糊信息、走样信息。 基本方法：感官判断法、分析比较法、集体讨论法、专家裁决法、数学核算法、现场核实法。(3). 信息的分类和排序： 信息的分类：指根据选定的分类表，对杂乱无章的原始信息进行分门别类。 信息的排序：指在分类的基础上，按照一定规律前后排列程序。 步骤：确定分类方法、实施信息分拣、进行信息排序。(4). 信息著录和标引： 信息的著录 是指按照一定的标准和格式，对原始信息的外表特征和物质特征进行描述并记载下来的活动。著录是指在编制文献目录时，对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录的结果是条目，它是反映文献内容和形式特征的著录项目的组合。将一批条目按照一定的次序编排就形成了目录，目录是信息检索的一种工具。 信息的标引 是指对著录后的信息载体按照一定规律加注标识符号的活动过程。它通过分析信息的内容属性（特征）及相关外表属性，并用特定语言表达分析出的属性或特征，从而赋予信息以检索标识。标引有两种主要类型，即采用分类语言的分类标引和采用主题语言的主题标引。 元数据 是关于数据的数据，是专门用来描述数据的特征和属性，描述和组织信息资源，发现信息资源的语言和工具。 信息著录步骤：做好前期准备工作、确定信息著录格式、加注表示符号。 信息标引步骤：选择和熟悉分类表、进行主题分析、归入最恰当的类、审校。4.4.2 信息分析信息分析是对各种相关信息的深度加工，是一种深层次或高层次的信息服务，是一项有研究性质的智能活动，能够形成有价值的新信息，使信息增值。(1). 信息分析 是指以社会用户的特定需求为依托，一定性和定量研究方法为手段，通过对信息整理、鉴别、评价、分析、综合等系列化加工过程，形成新的、增值的信息产品，最终为不同层次的科学决策服务的一项具有科研性质的智能活动。(2). 信息分析方法：定性分析方法；定量分析方法：。(3). 逻辑分析法 是建立在逻辑推理和辩证分析的基础上，根据已知信息，运用分析与综合、演绎与归纳、相关和比较等一系列逻辑思维手段来揭示研究对象的本质、发展规律和因果关系。常用逻辑分析方法 包括比较法（也称对比法） 、分析与综合、推理等。(4). 文献计量学 这一术语最早是 1969 年由英国人 A-普里查德提出的。它是以文献体系和文献计量特征为研究对象，采用数学、统计学等计量方法，研究文献情报的分布结构、数量关系、变化规律和定量管理，并进而探讨科学技术的某些结构、特征和规律的一门学科。其计量对象主要是：文献量、作者数、词汇量。 三大定律 有描述文献分散规律的布拉德福定律、描述科学工作者人数与其所著论文之间关系的洛特卡定律和描述词汇在科技文献中的使用和出现频率的齐普夫定律。 普赖斯指数在某一知识领域内，把对年限不超过五年的文献的引文数量与引文总量之比做指数，用以量度文献的老化速度和程度。普赖斯指数=被引文献数量（小于或等于 5 年）/ 被引文献总量*100% 引文分析法 是指在某一篇论文中，援引已知事实时，标记出来构成其来源或出版的那些文献，说明了科学知识和情报内容的继承和利用，标志着科学的发展。(5). 数据挖掘 是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。常用的数据挖掘方法和技术手段有：关联分析，决策树，粗糙集，人工神经网络，遗传算法，归纳学习。(6). 链接分析是网络计量学的一个主要内容，也是 WEB 数据挖掘的重要方法。链接分析源于 WEB 上的超级链接分析，现在指利用信息技术借助文档间的相互关联，对文档自身的特征进行深入分析。主要包括：Web 结构研究 、链接增长规律研究、链接分类研究、链接分析算法和分析工具研究。4.5 知识管理4.5.1 知识管理的概念(1). 知识管理 指一个组织对知识的获取、存储、学习、共享、创新的管理过程。(2). 目的 是提高组织中知识工作者的生产力，提高组织的应变能力和反应速度，创新商业模式，增强核心竞争力。(3). 组织知识管理内容包括： 建立知识库； 促进员工的知识交流； 建立尊重知识的内部环境； 把知识作为资产来管理。(4). 组织知识管理涉及的技术：文档管理、知识门户、数据挖掘与知识发现、搜索引擎、智能检索技术、专家系统、电子会议、在线学习以及群件等。(5). 个人知识管理 指个人通过工具建立知识体系并不断完善，进行知识的收集、消化吸收和创新的过程。(6). 个人知识管理的意义：系统化的管理“个人知识” ，可以提高个人竞争力。知识只有被利用才有价值，在利用知识的同时，个人通过对已有知识的总结和加工，能够创造新的知识。4.5.2 知识管理工具常用的知识管理工具有：知识地图、搜索引擎、知识门户、文档管理系统、知识库、群件和工作流系统、在线学习系统4.6 信息的传递与共享4.6.1 信息传递(1). 信息传递 是信息价值得以实现的重要条件，指以信息提供者为起点，通过传输媒介或者载体，将信息传递给信息接受者的过程。(2). 信息传递是将信息的潜在价值向使用价值转移的重要环节，只有经过传递，信息才能实现其价值，发挥其作用。(3). 信息传递的程序： 完成信息采集检索； 选择信息传递工具：常用工具有语言、报刊杂志、图书、广播电视、电报电话、计算机网络、通信卫星、激光通信、电传等； 接收使用信息。(4). 信息传递技术： 发送方涉及信息编码和信息压缩技术； 传输处理涉及调制解调和信息加密等方面技术； 接收方涉及信息还原和解密等技术。4.6.2 信息共享(1). 信息共享的目的 是为了提高信息资源利用率，发挥信息的潜在价值，避免在信息采集、存储和管理上重复浪费的一个重要手段。(2). 信息共享的途径： 按信息提供方式划分，信息共享的途径可以分为共享平台、共享数据库、信息资源目录、文献和数据传递等。 按信息传递的技术划分，信息共享的途径可以有 Web 服务方式、点对点方式、文件服务方式、电子邮件方式、光盘或印刷复制方式等。 信息共享涉及的技术：信息传递技术、信息存储技术