《结算部管件、管材操作流程标准及要求》 - (修复的)

四 川 合 成 磊 集 实 业 有 限 公 司管 件 、 管 材 结 算操 作 流 程 标 准 及 要 求 (讨 论 稿 )2014- 批 准 2014- 实 施 - 1 -版 本 修 订 页 数 修 订 内 容 修 订 日 期编 写 人 ： 刘 永 华 评 审 人 ：审 批 人 ：秘密管件、管材结算基础操作流程标准及要求一、目的明确结算部管件、管材结算类操作流程标准及要求，确保各环节有效衔接，保证账务处理及标准的一致性。二、适用范围适用于四川合成磊集实业有限公司管件、管材采销业务。三、基础操作流程3.1 管件、管材采销类结算基础操作流程编制原则3.1.1 管件、管材业务总流程（见图 1）3.1.2 基本原则本制度主要围绕管件、管材业务流程及结算岗位所负责的单据流程及审核、应收与应付管理等工作标准予以说明。-续下页-3订货计划表 B接收留底出具采购单 出具销售单采购结算单 对账单审批付款申请单审核付款开票申请审核发票开立 稽核入账订货计划表 A发货签收销售结算单稽核入账付款审批3.2 具体流程标准及要求3.2.1 原始单据标准及要求（见图 2） 开票申请单 对账单 订货计划表结算部接收单 据 要 求 ： 订货计划表 应信息完整 、 无涂改 , 必须是合同约定的提交途径和客户名称 。 订货计划表 B 需注明现场要求到货日期 、 供应商 、 客户 、 产品信息 、 计划量 、 采购 、 销售价格 、 收付款时限等信息 ；业务部相关负责人签字后的原件 ；提 交 时 限 ： 订货计划表 由土建业务内勤自行存档 ; 订货计划表 B 业务发生次日上午 9 : 3 0 前提交结算部 。备注结算部自行存档供货商对账单 据 要 求 ：1 、 对账单 就截流时间段内的产品数量 ， 金额等信息进行确认 ；2 、 对账单需盖财务专用章或是公章 。提 交 时 限 ：由结算部自行存档 。供应商发货后返回现场签收单塑钢型材业务人员收集整理结算部接收单 据 要 求 ：现场签收单列明各规格 、 型号 、 材质等信息的仓库或供应商出库单的原件或扫描件 ， 现场签收单必须由有授权的委托人签收 。提 交 时 限 ：提货次日内或办理采 、 销售结算前 。单 据 要 求 ： 开票申请单 申请金额需符合合同相关付款约定和现场到货的实际产值 。结算部审核单 据 要 求 ： 付款申请单 业务代表签字后的原 件 ；提 交 时 限 ：按照财务部要求执行 。供应商备货业务部根据客户要货计划编制订货计划表 B客户对账根据合同及现场签收单出具对账单业务人员提交 领导审批现场签收单单据分类 订货计划表 付款申请单 业务部提出开票申请结算部审核 移交财务付款图 253.2.2 采购结算流程3.2.2.01 采购结算单编制流程编制流程节点要求录入基础信息 对账单明细整理 数据核对结算部部门负责人审批采购结算单出具根据采购结算单模板及业务申请明细表内容录入供应商及产品 、 需求量等基础信息按照业务人员返回的现场签收单进行录入 ；如计划量与实际出库量超出合理差异的规格向相关业务人员核实根据财务提供的付款明细复核已付款金额按照公司统一模板出具采购结算单 ， 同时报相关人员签字审批负责结算单整体内容的审核图 3A、采购结算单模板详见附件；B、财务部提供的已付款金额模板见附件。3.2.2.02 采购资料存档要求A、采购结算单编码原则： HCLJ-GJGC-CG -20140115 03单据类别编码 日期 当日顺序号B、归档要求：业务发生之日起 10 个工作日内完成。3.2.2.02 付款流程分管领导结算部公司领导财务管件、管材业务人员管件 、 管材业务人员编制 付款申请单 预付 O R 应付结算专员出具采购结算单预付应付记账应付款管理预 付 款 ：1 、 确认本业务发生前有无往来余额2 、 采购订单手续完整3 、 本次申付金额的意见的签署应付款 ：1 、 出具结算单2 、 核对采购订单信息及出库信息3 、 与管件 、 管材业务人员核实有无质量问题预 付 款 ：1 、 确认资质文件齐备2 、 确定资金安排可执行应 付 款 ：1 、 核实已付款 ， 检查结算单2 、 确定资金满足申付金额如本条款与公司审批权限规定相冲突 ， 以本制度规定为准结算部负责人审核分管领导审批审核总经理审批付款1 0 万 （ 含 ） 以上1 0 万以内对供应商及付款风险进行整体把控图 473.2.3 管件、管材销售结算流程3.2.3.对管件、管材销售客户的要求A、客户开单前需确定实际结算单位，不许挂个人名字；B、现金支付后需退款的，应取得实际结算单单位签章的委托授权书（模板由财务部提供） 。3.2.3.02 销售发票开具流程销售发票开具流程客户财务部结算部业务部核对记账开票申请提交发票签收资料审核发票开具结算专员审核业务部数据核对资料收集付款3.2.3.03 销售开票申请提交的相关要求A、账款要求：所有款项结清。B、开票申请单的填制要求：按开票申请单上所列项目逐一填制后签字确认。C、资质及文件要求（1）客户加盖开票单位鲜章（仅限公章、合同章）的购销合同原件；现金客户每次开票均需提供购销合同，合同需按要求客户盖章；对公客户如无法满足此条件的，需在开票前提供签章的年度框架合同。（2）开票单位的营业执照副本、税务登记证副本、一般纳税人资格证复印件，并加盖公司鲜章；（3）开票信息：单位名称、开户行及账号、税号、地址、联系电话；同一开票单位仅需在第一次开票时提交第（2） 、 （3）条规定的资历文件。3.2.3.04 销售结算单的编制原则A、同一批次业务同时开票，不拆单；B、开票结算单位必须与原业务申请单客户单位一致。3.2.3.05 销售资料存档要求A、管件、管材销售结算单编码原则： HCLJ-GJGC-XS- 001单据类别编码 按业务员划分后自编顺序号B、结算单由财务部存档。3.2.4 应收、应付账款管理3.2.4.01 应付账款管理A、结算部建立相应的采购台账记录相关采购及支付内容；B、结算部需要对采购类原始单据按照本制度“3.2.1 原始单据标准及要求”执行，确保业务的真实性、准确性；9C、督促采购经办人及时支付已到期的应付账款；D、未按原计划使用或超出合理预付额度的预付账款及时披露；E、每日发布采购、应付、预付账款报表，每周对管件、管材业务情况做简要分析；F、对与供应商账务存有异议的应及时出具对账函件核实；G、协助做好采购进项发票的收取工作。3.2.4.01 应收账款管理A、货款收回时限及额度要求（1）款项支付需按照合同约定的付款条件及项目现场真实业务量核算金额。（2）甲乙双方每月 25 号核对本月实际供货数量。（3）其他要求每次付款前，乙方须向甲方提供结算单及足额、合法、正规的增值税专用发票。B、逾期回款罚息（1）适用范围：超出本规定“转账客户收款时限” ；超出本规定“应收账款尾款收取时限及额度要求” 。（2）罚息对象：罚息由客户与货款一并支付，无法向客户收取的扣除业务员提成；（3）计算方式：逾期罚息金额= 逾期回款天数5 元/天逾期回款天数：应收款项应到款之日起至实际回款当日止，应到款当日未到账即逾期 1 天，以此类推；逾期回款天数计算不扣除周末；逾期收款金额/天： 5 元/天（4）罚息标准：5 元/天。（5）罚息减免：单个客户罚息金额在 1000 元以内的，由板块负责人审批后方可减免；单个客户罚息金额在 1000 元以上的，由总经理审批后方可减免。（6）罚息执行时间当月罚息在次月内未收回且未提交审批完毕的罚息减免申请 ，结算将在次月的提成工资中予以扣除，次月工资不足扣减的，在以后月份继续扣除，直至罚息执行完毕；扣除后又收回的罚息将在收回当月的提成工资中返还。四、罚则序号 违反工作标准内容 工作标准执行不到位处罚额度 （元） 备注1 结算相关报表编制不及时 202 结算相关报表编制不准确 503 结算相关报表中出现错别字 20 非关键字4 结算单据遗失 1005