档案登记备份工作辅导材料

档案登记备份工作辅导材料海盐县档案局 王惠华 2010-6-20一、国家为什么要实施电子文件和数字档案登记备份（以下简称“档案登记备份” ）制度？（一） 、从日本“养老金案”看档案登记备份制度的重要性（背景）例子：日本社保厅“ 养老金案 ”始末。2007 年初，日本社保厅 5095 万份养老保险缴纳记录表被曝与缴纳人实际信息不符，1430 万份养老保险缴纳记录根本没有录入社保厅的电脑系统，并且曾经负责收集这些信息的数百个市政机关也早已销毁了原始记录。日本民众强烈不满， “养老金案”直接导致安倍晋三政府倒台。再看国内典型例子：四川大地震中档案大量损毁、石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案、德国施耐德公司侵犯正泰集团专利案、湖南罗彩霞被冒名顶替上大学事件、深圳福彩中心黑客事件到广东、 辽宁、陕西等省养老、税务个人账户基金与统筹基金记录不清等情况接连发生。日本养老金案及国内外案例的实质档案安全隐患日益突出（二） 、开展档案登记备份工作是时代的必然1、是新时期档案事业创新发展，适 应“四个变化” 实现“四个转移” 的需要（年初全省档案工作会议提出）。一是适应党委、政府及人民群众对档案及档案工作需求的新变化，把档案工作的重点从只关注档案馆馆藏的历史档案转移到更多地关注发挥现实作用的现行档案文件上来，提高档案工作现实服务的能力；二是适应信息化时代的档案载体形式上的新变化，把档案工作的对象从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，积极探索建立有效管控 电子文档的体制机制，提高档案事业的可持续发展能力；三是适应档案部门工作职能的新变化，把档案部门履行工作职能的重心从档案馆保管转移到档案监管上来，对各 乡镇、机关部 门现行性的 动态的档案文档管理情况进行监2管，提高档案部门的行政监管能力；四是适应快速发展的档案环境和条件的新变化，把档案工作从主要为政治、为领导服务转移到为政治、经济、社会、文化、党建提供全方位服务上来，拓宽档案工作的覆盖面，提高档案工作的全面发展能力。2、开展档案登记备份工作，有利于强化档案的证据保全作用。这个是核心价值。3、开展档案登记备份工作，有利于建立新时期民生档案安全监管体系。将档案工作行政监管的范围从档案馆（室）归档保存的各种档案扩展到了各部门单位正在运行的现行文件（电子文件）、电 子业务数据，通 过实时或定期登记备份方式， 对社会保障、劳动就业、民政、教育等民生领域中形成的涉及民生及公共利益的重要档案、法定 进馆单位档案、重点建设项目、社会组织以及个人形成的 对国家和社会有保存价值的电子文件和数字档案进行有效监管，为重要民生档案安上一把“ 金锁”，最大限度地保证档案的安全。4、开展档案登记备份工作，有利于实现对社会档案资源的有效整合。通 过开展档案登记备份工作，借助信息网 络技术，通 过接收、复制、备份等多种手段，把各机关部门、企事 业单位、社会组织的有保存价值的电子文件和数字档案进行集中整合， 创新档案资源整合模式，加快档案信息资源集聚整合步伐，形成社会共享，各方共 赢的档案资源体系。因此，档案登记备份制度为档案安全提供保障是一项重要的制度创新，核心价值在于强化了档案的证据保全作用，强化了档案的原始证据价值，确保档案利用出现纠纷时，档案部门作为法定职能部门，能够为社会提供最权威的档案原始凭证。同时也是一项长期而艰巨的战略任务。创新表现在：1、制度创新档案登记备份制度；2、档案行政监管方式创新;3、创新档案资源建设模式；4、创新档案馆功能建设等等。二、什么是档案登记备份？如何实施档案登记备份工作？省“两办”发文及省局实施方案政策解读法律依据：1、2009 年底，中央办公厅、国务院办公厅 电子文件管理暂行办法。2、中华 人民共和国档案法 。3、浙江省实施办法。4、国家档案局令电子公文归档暂行办法。5、 2009 年 12，省委办公厅、省政府办公厅发出关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知（以下简称“通知” ）。我省未雨绸缪，在全国率先开展档案登记备份工作。 通知下发后，省局制定了全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案（以下简称“方案” ），工作的组织领导、目 标任务、范围形式、 时间程序等具体要求，确保工作可操作性。嘉兴市两办也下发了相应的实施意见，是我们开展工作的依据。 （一） 、什么是档案登记备份？概念：由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证，并由同级国家综合档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份。解释概念：1、档案登记备份工作包括两项内容：一是登记认证。是由档案行政管理部门对本地区有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记，以加强档案 监管并确定移交备份范围；在登记时借助一定技术和管理手段获取档案认证信息， 实现档案的“证据锁定” ，并在必要时以可信第三方身份提供可靠性认证。二是安全备份。由设在各级国家综合档案馆的电子文件和数字档案登记备份中心，4集中对区域内经过登记认证的电子文件和数字档案进行备份，并在发生安全事故时提供数据恢复和证据保全服务。如：火灾、地震。2、登记备份工作是档案行政管理部门依法实施行政管理职能的具体行政行为，体现了行政监管职能。3、登记备份对象是电子文件和数字档案（全称完整讲是：电子文件和数字档案登记备份）4、登记备份功能定位强化档案凭证价值（真实性、可靠性）；重要档案的容灾（防意外事故）；档案资源整合（衍生功能）核心功能：证据锁定、证据保全5、主要作用确保档案可靠性，强化法律凭证价值；确保档案安全性，提高抵御风险能力；确保档案的凭证性。衍生作用：强化档案行政监管职能；有效整合档案信息资源；带动档案各项事业建设。6、容易混淆的概念：登记和备份是同一行政行为概念（通过备份手段，实现登记行为）；档案和数字档案从档案价值出发、而非信息化程度；档案和电子文件关系主从关系（电子文件是档案的一部分，需要档案部门监管的对象，已有相应的法律依据）。（二） 、如何实施档案登记备份工作？省级目标任务：从 2010 年开始，力争到“十二五”规划期末 6 年时间：1、建立档案登记备份中心。 “十二五” 期间各县市全部建成，并在馆际间建立异地备份库；2、优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。 “十二五”期间，完成重点完成涉民单位（部门）的电子业务数据库、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。以实施民生档案基础信息数据库建设工程为抓手，对劳动就业、社会保障、教育、卫生医疗等民生领域中形成的业务电子文件和数据进行登记备份。 （今年省档案登记备份中心用 VPN 专线（租用电信网络专线）， 对省民政厅婚姻、救助、移民档案；省人保厅社保医保、劳动鉴定档案和省建设厅公积金档案、房产档案进行登记备份）3、抓好重点建设项目档案登记备份工作。按分 级管理原则实施。4、加强机关、团体、企事 业单位数字档案室建设（全省 60%以上机关、团体、国有企事业单位建成）；5、积极引导，根据自愿原则，开展民 营企业、其他社会组织以及个人重要电子文件和数字档案登记备份工作。实施原则：统一规划、分级管理；突出重点、分部 实施；安全保密、重在服 务。实施要求：1、以档案登记备份中心建设为平台；2、以构建民生领域档案安全体系为重点；3、以数字档案室建 设为基础；4、以 组织领导 和人才队伍等为保障。对党委、政府要求（建领导小组、加大督 查考核力度、加大资金投入）；对档案行政管理部门要求（规划方案制定、业务考核、指 导宣 传培训）；对档案馆要求（基础设施准备、备 份中心平台建设、开展登记备份工作）；及对 基层单位都提出不同要求。档案登记备份范围：分三个层面1、重点对象：涉及公共利益或民生权益。如：人力 资源和社会保障、城 乡住房建设、医疗卫 生教育、民政、 环保、 质监、食品监督、安全生产监督、国土资源等重要领域形成的业务档案和电子数据库2、必须登记：法定进馆单位（包括机关、团体、国有企事业单位和其他组织形成并保管的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、数字化成果和文件目录数据）、重点建6设项目。3、自愿登记：民营企业、其他社会组织和个人保存的电子文件和数字档案。移交备份的档案数据形式：1、电子业务数据：各专业主管单位通过专门业务信息系统形成的现行电子业务数据库。2、电子公文：单位公务过程中形成的电子文件；3、档案数字化成果：由传统档案数字化而来。其他电子文件：音视频电子文件、数码照片、 CAD 等科技电子文件。工作内容、程序及要求：主要工作内容：机关、企事业单位：1、做好登记备份的相关准备（调查现状；督促指导各单位建立归档、备 份机制；根据单位 时间，制定技 术方案后实 施）；2、填 报材料；3、档案数据的归档备份（生成备份载体）；4、 报送、移交 备份数据。登记备份中心：受理、审核、反馈、数据维护管理和服 务。基本程序：前期处理、报送移交、受理审核、信息反馈四步。对于电子业务数据、电子公文、档案数字化成果这三种不同的数据类型进行登记备份的基本程序是一致的，但由于各种数据形式自身的特点，对于登记备份工作有特殊要求。如：业务数据，周以下频率进行备份的，宜打包在 线传输方式备份（可租用电信网络专线）；月以上频率的，离 线脱机载体备份。如：数字化成果，一般离线脱机备份（光盘等）。如：电子公文打包在线备份和脱机备份均可。档案登记备份中心建设：省将出台浙江省电子文件好数字档案登记备份中心建设规范，一般依托数字档案馆和新馆建设平台，因地制宜推进；对机构、制度、人才、经费提出要求，建成后要上报上级档案行政管理部门，并申请组织验收；软硬件设施和平台（电子信息系统机房设计规范、 信息系统灾难恢复规范）中心需要日常管理和维护；提供档案数据恢复、档案原始性认证服务。 三、我县实施档案登记备份工作的机遇和挑战（一）、我县档案信息化工作基础。1、目前馆藏档案登记备份工作已初步展开。目前，案卷级文件级目录输入已完成140 多万条，婚姻档案全文数字化 3326 卷， 15.1 万 页，二 轮土地承包档案 703 卷 10.42万页，馆 藏老照片数字化 1.06 万张。并 这些对馆藏数字化档案全部用光盘和硬盘进行了备份。2、各机关单位电子文件管理情况。进行数字化扫描的单位为数不多，开展的也只有对部分业务档案进行了扫描，如 2009 年，开展了工商局工商登记档案的备份，共备份工商登记档案 5447 家， 51.5 万多页， 备份方式是硬 盘两处备份；县环保局对10873 余件的人事、荣誉、环保等重要档案进行了全文 扫描， 县国土资源局对从 1987年以来的地籍、农民建房、建设用地等进行了扫描， 现已入库 12 万余页，县民政局2008 年以前的婚姻档案进行了全文扫描。（二）、今年以来档案登记备份工作开展情况：1、加强学习、领悟上级精神。2、开展调研、明确工作重点。3、加强宣传、争取领导重视。宣传工作就是要让大家知道 这个事，让领导听了知道事情的重要性，或者说是要心动并且行动。4、因地制宜、制定初步方案，加快海盐档案登记备份工作的步伐。（三）、下一步需要把握的工作重点及值得探讨的问题81、建立县电子文件和数字档案登记备份中心。建 设应当适当超前，同 时备份中心软硬件平台建设和运行、 维护等经费要列入同级财政预算，保障工作开展。2、创建一批规范化数字档案室。明确创建目标，按照文档一体化的要求，积极开展各机关部门、企事业单位 规范化数字档案室创建活动，为开展电子文件和数字档案登记备份工作奠定良好基础。3、做好进馆单位相关档案移交和备份工作。依托 电子政务系统，加 强电子文件和数字档案登记备份中心与各数字档案室的对接。对各机关部门、企事业单位等进馆单位形成的电子文件和其保管的未到移交进馆年限的档案数字化成果，进行实时或定期移交登记和安全备份。4、抓好重点领域相关档案登记备份工作。以 实施民生档案基础信息数据库建设工程为重点， 对民生领域中形成的业务电子文件数据和数据库进行登记备份。积极试点、逐步推广，加强对我县重大建 设项目档案数字化成果的登记备份。同时，拓展其他领域相关档案登记备份工作。5、建立异地备份库。为了确保我县重要档案数据安全，实行电子文件和数字档案的安全备份，建立与兄弟省的 县级国家综合档案馆间重要档案数据异地备份库。6、相对突出、值得探讨的问题：（1）、馆舍建设滞后、资金投入严重不足， “十二五”期 间，人力、物力、财力、技术的支撑问题； 人员编制问题如何解决?（2）、县委、 县政府层面、档案局（ 馆）层面和涉及试 点的相关单位、部门各自作用发挥，联动 机制建设问题?如何让领导动心、真正重视？我们如何演好角色、如何借力？领导小组成员单位如何协调、如何联动等等？（3）、开展档案登记备份过程中，我 们如何探索， 寻 找突破口，创自身特色的问题？如何确保工作中数据安全问题等等。（4）、数字档案室推进过程中，经费的统筹安排问题等等。（四）、档案局（馆）各科室在档案登记备份工作中各自应承担的工作职责。 （初步设想、有待优化）在加强业务学习、提升技术水准的的基础上，根据海盐自身特点，及局班子会 讨论结果， 对各科室现提出如下初步分工设想：1、监督指导科：开展调查摸底工作，制定 实施意见、 实施方案，并逐步优化；建立领导小组及工作网