总经办运作手册2016

1 / 47目目 录录第一章、总经办的工作职责第二章、 管理平台实施及检查管理规定 ；第三章、 会议管理规定 ；第四章、 印章管理规定 ；第五章、 档案管理规定 ；第六章、 合理化建议征集程序 ；第七章、 信息保密管理规定 ；第八章、礼品采购管理规定 ；第九章、 重大事件移交管理规定 ；第十章、 设计制作流程第十一章、 电子信息管理规定第十二章、 企业福利管理规定第十三章、 投诉处理规定第十五章、 客户接待管理规定2 / 47第一章、总经办的工作职能第一章、总经办的工作职能1、核心职能、核心职能制定公司战略规划，设计合理的组织架构，指导及监控各部门的运作，组织和协调公司重要活动、事件，以及做出重大决定，通过建立高绩效的团队来达成卓越的业绩。2、 工作职责工作职责2.1 战略规划管理2.1.1按照董事会要求负责把握公司发展方向，拟定公司的整体发展战略规划；2.1.2负责组织制定公司投资项目计划、管理方案、企业操作流程；2.1.3组织制订公司年度工作计划和整体经营管理工作；2.1.4推动各项管理规章、制度的建设和完善；2.1.5组织完成公司整体业务计划；2.2 投资融资管理投资融资管理2.2.1 与银行、政府等关系建立；2.2.2 投资、融资管理；2.2.3 公司上市运作；2.2.4 未来趋势把握；2.3、行政管理、行政管理2.3.1 对公司各级别授权的管理；对公司各级别授权的管理；2.3.2 对三级以上人员的任命管理；对三级以上人员的任命管理；2.3.3 公司印章的使用及证照的管理公司印章的使用及证照的管理2.3.4 文件资料的归档管理：文件资料的归档管理：2.3.5 公司各种会议的管理：公司各种会议的管理：2.3.6 来访接待管理；来访接待管理；2.3.7 企业文化宣传管理；企业文化宣传管理；2.3.8 违规违纪的管理违规违纪的管理2.4 法务管理法务管理3 / 472.4.1 公司合同的起草、审核把关。公司合同的起草、审核把关。2.4.2 帐务纠纷的协调、起诉跟踪落实；帐务纠纷的协调、起诉跟踪落实；2.4.3 重案合同谈判的参与；重案合同谈判的参与；2.5 信息自动化网络安全管理信息自动化网络安全管理2.5.1 确保公司硬件能正常使用；确保公司硬件能正常使用；2.5.2 对公司网站进行定期更新并做好维护工作。对公司网站进行定期更新并做好维护工作。2.5.3 负责公司各类软件的更新与维护；负责公司各类软件的更新与维护；2.5.4 做好信息自动化的传播工作。做好信息自动化的传播工作。2.6 协调各部门间关系协调各部门间关系总经办岗位图总经理总经理助理外联经理广告公司负责人信息管理员设计员总经办文秘法务专员4 / 47岗位：总经理 编号：GM-ZZ-001职位概要：制定和实施公司整体战略和中长期发展规划，负责公司的日常经营管理与实施董事会下发的各项指标。工作内容：1、领导执行、实施总经理的各项决议:全面领会总经理的各项决议内容及其重要意义、组织实施总经理的各项决议；对各项决议的实施过程进行监控，发现问题及时纠正，确保决议的贯彻执行。2、实施公司的总体战略:组织实施集团公司的发展战略，发掘市场机会，领导创新与变革。3、根据总经理下达的年度经营目标组织制定、修改、实施公司年度经营计划。4、建立良好的沟通渠道:负责与总经理保持良好沟通，定期向总经理汇报经营战略和计划执行情况、资金运用情况和盈亏情况、机构和人员调配情况及其他重大事宜；领导建立公司与客户、供应商、合作伙伴、上级主管部门、政府机构、金融机构、媒体等部门间顺畅的沟通渠道；领导开展公司的社会公共关系活动，树立良好的企业形象、领导建立公司内部良好的沟通渠道。5、主持、推动关键管理流程和规章制度，及时进行组织和流程的优化调整、领导营造企业文化氛围、完善企业识别系统，塑造和强化公司价值观。6、主持集团公司日常经营工作:负责公司员工队伍建设，选拔中高层管理人员；主持召开总经理办公会，对重大事项进行决策、代表公司参加重大业务、外事或其他重要活动；负责签署日常行政、业务文件、负责处理公司重大突发事件，并及时向总经理汇报、负责办理由总经理授权的其它重要事项。7、领导财务部、人力资源部等分管部门开展工作:领导建立健全公司财务管理制度，组织制定财务政策，审批重大财务支出；领导建立健全公司人力资源管理制度，组织制定人力资源政策，审批重大人事决策。任职资格：基本要求：男性，年龄 30-45 岁，男身高 1.70 米以上；教育背景：具有企业管理、战略管理、市场开发管理、人力资源管理、财务管理等相关专业知识，管理和相关专业，大专以上学历5 / 47职业资格：培训经历：接受过管理学等方面的培训经 验：相关行业十年以上工作经验，五年以上企业经营管理经验，具有高级专业技术职称，具有五年以上外资企业或国内知名企业相关工作经验者优先 技能技巧：1、熟悉企业运作和业务流程；2、在团队管理方面有极强的领导能力和才能；3、熟悉先进企业管理模式及精要，具有先进的管理理念；4、善于制定企业发展的战略及具备把握企业发展全局的能力。5、熟悉企业全面运作、企业经营管理、各部门流程运作能力；6、具有敏锐的商业触觉，优异的工作业绩。7、具有优秀的领导能力，出色的人际交往和社会活跃能力，善于协调沟通，责任心，事业心强。亲和力、决策力、谈判力，为人踏实。良好的敬业精神和职业操守。8、熟悉办公软件；工作条件：工作场所：办公室 工作设备：办公桌椅、电脑、空调、其它办公用品；任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：6 / 47岗位：总经办-总经理助理 编号：GM-ZZ-002职位概要：在总经理领导下，协助制定、组织实施公司中长期发展规划，拟定公司各项制度流程，协调内外关系，确保按照公司各部门按照正常流程操作。工作内容：1、协助总经理与行政人力处拟订公司内部管理和机构设置方案。2、协助总经理主持制订、修订公司工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况。3、协助总经理制订公司中长期发展规划及提案。4、协助总经理制订公司年度、月度工作目标和工作计划，经批准后执行。5、根据总经理长期授权负责公司某一方面的工作。6、根据总经理的临时授权负责完成某一项具体工作。7、为总经理日常经营管理工作或决策提供相关数据或信息。8、了解行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况，适时向总经理汇报。9、负责公司行政方面重要会议、重大活动的组织筹备工作。10、负责下属公司执行情况的检查工作，汇总各部门的反馈意见，整理分析后向总经理汇报。11、接待公司重要来访客人，处理总经办的重要函件。12、在总经理授权下审批其它系统的文件。13、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题。14、负责主管业务的检查改进与研究发展，及时向总经理报告工作。15、及时、准确传达上级指示并贯彻执行。16、召集相关人员参与总经理例会，参加总经理办公例会以及其它重要会议。17、负责总经理日常文案的写作、文字校对。18、办理来、发文登记，填写文件传阅单。19、安排总经理的工作议事日程。20、替总经理承担日常来访接待工作。21、总经理日常电话的接、转、记录、传达。22、总经理的各类文件和报告的登记、预处理、呈报及批复后传送、催办、承办结果反馈工作。7 / 4723、总经理信函、报纸的登记、呈报，在授权下办理一般信函的回复。24、总经理办公例会的会前准备和会议记录。25、总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档。26、办理总经理出差的各项准备工作。27、总经办办公室文件的传递及催办。28、受理公司员工投诉，按照程序处理。29、定期向总经理述职。30、做好总经办文件、资料、记录的保管与定期归档工作。31、负责总经理室的办公用具设备设施的登记、保管和报损报失工作。32、负责管理总经理室的环境卫生。33、保守公司秘密。34、完成总经理交办的其它事宜。任职资格：基本要求：男女不限，年龄 25-35 岁，形象气质好，管理相关专业大专以上学历。男身高1.70 女 1.60 米以上；教育背景：大专以上学历；职业资格： 培训经历：接受过心理学、管理学等方面的培训经 验：3 年以上行政理工作经验，有相关从业背景，同等职位工作经验 1 年以上；技能技巧：1、3 年以上相关岗位工作经验,连续三年以上在一家企业工作的经历。2、工作细致认真，谨慎细心，责任心强，有工作激情。3、 良好的团队协作精神，为人诚实可靠、品行端正。4、工作有条理性、逻辑性，良好的职业素养和职业操守。5、具备解决复杂问题的能力、独立工作能力、工作推进能力和极强的执行力。6、 具有很强的判断与决策能力，计划和执行能力。7、 能承受较大工作压力，善于学习。8、能迅速掌握与公司业务有关的各种知识。9、知识结构较全面，具有一定的管理经验。 10、做事踏实细心、严谨自律、有条理性，具有极强的责任心和敬业精神。11、能及时、准确、圆满、出色的完成本职工作以及领导交给的其它工作。工作条件：工作场所：办公室工作设备：办公桌椅、电脑、空调、其它办公用品；8 / 47任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：岗位：总经办-法务助理 编号：GM-ZZ-003职位概要：完成法律事务方面的各项工作，负责具体公司对外法律文书的起草、审阅修改；法律风险的评估；具体涉诉案件的处理（含执行阶段） ；为公司各部门提供法律咨询；对专项经营或投资项目出具法律意见书。备注：该岗位可由 1 人担任，视具体情况而定，可细分为法务专员，风控专员，证券事务代表等；工作内容：A：制度健全法务制度1、建立公司的法务管理体系，制定和完善法务管理相关制度与规定，并指导监督执2、根据业务发展需要，拟定各类法务相关格式文本，并指导使用； 3、基于国家与地方相关法律法规，审核业务活动和管理相关的各类书面文本，提供法务修订意见，做好法律风险防范； 4、跟踪、监督各项业务合作协议、合同的执行情况与进度，根据需要提示相关部门和岗位，协助做好合同的变更、补充、续签、终止、废止等措施。 5、归口管理公司各项合同、协议，制定管理规范，做好记录、归档、保管、借阅等具体的管理工作 6、关注与公司业务有关的国家和地方相关法律法规，主动了解各项变动信息，及时宣贯和传递，提供公司经营管理决策的依据； 7、提供专项培训，宣贯公司法务管理体系和规定，帮助各个岗位即时了解和充分掌握与其工作相关的基本法律知识和应用原则，提升法律意识和风险防范意识。B：合同管理 1.1 牵头完善合同管理制度,协助审查公司合同管理细则,梳理与确定合同管理，组织推进合同管理的信息化建设； 1.2 公司的合同管理,包括起草、审核、修改、编号、存档、协助谈判、合同检查与履行跟踪，重点梳理与督查重大合同； 1.3 审核公司重大合同, 指导与监督公司其它合同管理事务； 1.4 参与处理各类合同纠纷。 2. 法务建设 2.1 不定期组织召开条线会议,开展法律理论、实务培训,协助企业各部门建立制度、人事考核机制； 2.2 建立重大法律问题的团队解决机制，建立企业间协同与互评的工作机制。 3. 知识产权管理 3.1 统一收集知识产权相关信息，分析现有知识产权的法律风险； 3.2 协助确立各知识产权的定义、分类、范围及相应的管理职责； 3.3 基于上述内容的制度建设、条线建设，建立知识产权管理体系。 4. 诉讼仲裁和非诉讼业务 配合相关部门参加相关的案件诉讼或仲裁活动,总结诉讼经验教训,分析本企业法律风险防范得与失。 9 / 475、法律风险防范相关工作 5.1 防范公司经营管理活动中的法律风险，解答各部门、公司其他相关部门及人员的法律咨询，对公司重大经营管理活动出具专项法律意见； 5.2 开展法制宣传,传达最新法律资讯,研究新法颁布与公司的联系与影响，定期发布法律风险防范公告； 5.3 建立良好的法务与经营的沟通机制,促使各级法务人员充分参与到公司的重大经营管理活动中,适时提供法律意见和建议； 5.4 协助同时推进法人治理结构下的制度体系建设。任职资格：基本要求：男女不限，年龄 25-45 岁，良好的思想道德品质、心理素质和健康体能，原则性强，具备法律推理能力，能承受处理繁重事务的工作压力；适应出差。教育背景：大学本科或以上学历，法学一级学科（0301）各专业毕业；培训经历：接受过与企业管理有关的培训为佳；经 验：至少 2 年以上相关岗位的工作经验；技能技巧：良好的文字功底，熟悉法律文书写作；具备较强的观察、分析和法律推理能力；熟练使用办公软件、办公自动化设备；具备一定的信息调查能力；敬业精神；熟悉诉讼与仲裁工作流程，能熟练处理法务事务性工作；熟练掌握民、商事法律法规和相应的程序法，熟悉行政、刑事法律；工作认真、细致、逻辑性强； 工作条件：工作场所：办公室工作设备：电脑、桌椅、空调、文件柜等任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：10 / 47岗位：总经办-设计主管 编号：GM-ZZ-003职位概要：1.公司对外宣传、形象设计2. 视频、电子杂志等设计工作内容：（1）主要负责公司整体形象宣传、视频制作，包装的策划、设计，并提出合理化建议；（2）掌握广告用品的印刷、喷绘等财务支出统计和审核；（3）按时完成上级指定的工作任务、公司日常宣传、策划设计制作、公司展览会议布置等其它所需要的设计任务；（4）广告平面设计、制作及其它图文处理；企业宣传资料的设计、制作与创新。（5）公司各级会议的电子杂志制作；（6)公司宣传多媒体创作，录制，剪接、合成制作等，公司数码影视资料素材录制、收集，存档，保管、制作；（7）对公司网站风格的把握，色调搭配，布局合理性，图片整理、企业徽标处理等等；（8）公司会议的拍照及摄像工作及后期处理工作；（9）其他设计文件的使用，修改、数码照相处理、公司市场活动宣传品配合；（10）建立规范以保持设计执行高品质、高可靠性和高安全性标准；（11）按照现有规范及组织实际状况，确定并执行质量和安全标准；（12）与协作方沟通，保证各类平面项目的质量极其时间的把握，成功的验收。（13）负责设计控制的执行和维护，不断改进设计水平，以达到公司日益发展的要求。（14）利用自身的行业背景和知识，在设计和制作上有效的控制成本。（15）公司广告用品及印刷品的接收入库。11 / 47任职资格：基本要求：男女不限，年龄不限，对视觉传达敏感，在瞬息万变的设计风格中有较强的洞察力和独特见解，乐于开拓思维；良好的思想道德品质、心理素质和健康体能；能承受处理繁重事务的工作压力教育背景：大专以上学历培训经历：熟练掌握相关软件经 验：有相关岗位的工作经验技能技巧：1.熟练掌握设计、视频制作等相关软件2.自身工作内容，思路清晰，认真，责任感强，有能独立完成工作的能力3.设计风格灵活多变，想法鲜活，有时代感，按照设计要求草拟出不同风格的设计，能够将所想落实于实际工作4.有良好的沟通能力，针对自身设计的理念要着实传达于客户工作条件：工作场所：办公室工作设备：电脑、桌椅、空调、文件柜等任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：12 / 47岗位：总经办-设计员 编号：GM-ZZ-003职位概要：1、产品包装设计2、会展周边设计工作3、协助上级完成各项设计工作工作内容：1.独立完成上级安排的包装设计工作，拟定产品系列风格，后期排版等细节的完善。2.根据不同部门需要，制作主推新品或促销品宣传广告制品，印刷及喷绘3、负责与厂商沟通，对包装进行后期的交稿，修改，定稿工作；4、设计新包装，整理现有包装，维护公司所有贴牌产品包装；5、协助上级负责完成公司日常宣传、策划设计制作、等其他所需要的设计任务；6、广告平面设计、制作及其他图文处理；企业宣传资料的设计、制作与创新；7、协助总经办及人事处等其他部门人员对设计工作需要及美学方面的工作顺利完成；8、协助信息部对公司网站风格的把握，色调搭配，布局合理性，图片整理、企业徽标处理9、其他设计文件的使用、修改，数码拍照及处理，公司市场活动宣传品配合；10、与协助方沟通，保证各类平面项目的质量及其时间的把握，成功的验收；11、负责督促印刷品领用及复印的登记；12、公司广告礼品及印刷品的接受及入库。13.配合上级完成会展周边的设计，其中囊括会展 VI 设计，会刊，会员手册，邀请函等周边13 / 47产品的风格的制定，后期排版等任职资格：基本要求：男女不限，年龄不限，对视觉传达敏感，在瞬息万变的设计风格中有较强的洞察力和独特见解，乐于开拓思维；良好的思想道德品质、心理素质和健康体能；能承受处理繁重事务的工作压力教育背景：大专以上学历培训经历：熟练掌握相关软件经 验：有相关岗位的工作经验技能技巧：1.熟练掌握设计相关软件2.自身工作内容，思路清晰，认真，责任感强，有能独立完成工作的能力3.设计风格灵活多变，想法鲜活，有时代感，按照设计要求草拟出不同风格的设计，能够将所想落实于实际工作4.有良好的沟通能力，针对自身设计的理念要着实传达于客户工作条件：工作场所：办公室工作设备：电脑、桌椅、空调、文件柜等任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：14 / 47岗位：总经办-信息管理员 编号：GM-ZZ-003职位概要：公司设备维修及报损确认。电脑，打印机，传真机，复印件等维修及送外维修。服务器日常维护、保养。保证公司网络正常运行。维修，安装，维护 ERP 软件及常用软件，人员入职离职办理权限审核冻结。耗材墨粉、墨水的采购，同时保证仓库及连锁一切正常运行。备注：该岗位可由 2 人担任，软件硬件分别担当；工作内容：1、公司服务器维护、线路老化检测、设备清查保养等。2、公司数据库的规划设计、日常管理维护，包括服务器存储管理、性能监控和安全管理、备份等。3、实时监控数据库告警日志和数据库的重要统计信息，及时处理。4、为使用 ERP 的工作人员提供技术支持，保证系统的正常使用。5、安装、维护、维修 ERP 软件。6、员工入职、离职的系统权限分配及收回。7、新入职员工基础 ERP 知识的讲解及培训操作演示。8、根据工作人员反应的 ERP 情况，处理数据的差异问题、数据矫正、功能增减等。9、OA 后台管理及维护保证正常运行。10、公司计算机日常维护及管理、维修。11、公司网络环境所有网络设备的检修、替换和保修，保证局域网的正常及安全使用， 对路由器、网络硬件、交换机等进行定期维护保养。12、处理客户端计算机软件包括（操作系统、ERP 系统、办公系统、作图等）故障。15 / 4713、处理各类计算机硬件和办公设备包括（打印机、传真机、复印件、电话机、电脑等）故障；14、负责处理仓库及连锁电脑、复印件、打印机、网络等软硬件故障。15、对老化、磨损等情况的网络重新布控。16、对无法维修的计算机、打印机、复印件等及时送厂维修。17、对报损设备的确认。18、墨粉、墨水日常耗材的采购。19、协助各项会议的会前布置。20、协助总经办处理日常工作。21、参加一定的总经办会议和活动。任职资格：基本要求：男，年龄 22-30 岁；良好的思想道德品质、心理素质和健康体能；能承受处理繁重事务的工作压力；教育背景：大专以上学历，计算机信息管理，计算机软件开发编程等相关专业；培训经历：计算机操作员 计算机程序员；经 验：至少二年以上相关岗位的工作经验；技能技巧：1. 计算机软件、通讯、电子及相关专业，熟悉 ERP 软件开发知识。2. 熟悉基础 SQL 语言编程开发。3. 具备较丰富的网络知识背景，熟悉交换机、路由器工作原理，熟悉以太网规范，对 TCP/IP 协议簇的各项协议规范具备一定的了解；4. 精通电脑软硬件，能解决常见软硬件故障，判断各种硬件故障。5. 具有极强的责任心及敬业精神，敢于承担责任，具备良好的服务意识，安全意识、保密意识。6. 学习能力强，极强的执行力和沟通能力。工作条件：工作场所：办公室工作设备：网络布控工具，电脑诊断工具，系统安装工具等任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：16 / 47.岗位：总经办 外联经理 编号：GM-ZZ-003职位概要：1、办理公司及新办企业2、所有证件的变更及证件的保管，公司所有无形资产办理、变更及保管；3、公司印章的管理工作内容：1、负责公司企业所有印章使用和妥善保管工作及规范盖印工作：1.1保管已登记完整无缺，使用部门、用印项目名称、日期及经办人、批准人等各项填写完整；1.2严格履行用印程序，有用印部门、部门领导、相关部门、总经理签字方可给予盖章；1.3妥善保管印章，不得随手搁置桌面等不安全之处，不得借与他人使用，更不许私自用印；1.4盖印必须遵循不偏不倚，字组端正，严禁由他人代为盖印；1.5外带公章要外带申请总经理批准后，做好申请登记方可外带，跟踪还回、归档。2、所有公司证件妥善保管及办理：2.1 各公司每年的营业执照年检办理；（3.1-6.30）组织机构年检办理；（按证件上的时间办理） ；17 / 472.2 每次证件变更后复印及扫描保管（有利于查找） ；2.3 每次外借证件写外带申请总经理批准后，做好申请登记方可外带，跟踪还回、归档；3、礼品采购；3.1 礼品申请人写好申请单相关部门签字批准后，采购；3.2 礼品到达仓库后，仓库保管员入库；3.3 入库单据与礼品申请单填写报销。4、物资采购；4.1 物资采购部门写好申请单相关部门签字批准后，采购；4.2 物资到达仓库，仓库保管员入库；4.3 入库单据与物资申请单填写报销。5、无形资产（商标、著作权、外关专利）申请及备案、保管；5.1 负责公司无形资产的申请注册、续展、转让、许可使用；5.2 负责建立健全公司商标管理制度；5.3 负责商标档案健全；5.4 负责有关商标的其他事项。6、著名商标申请办理；6.1 每年负责著名商标培训（培训时间培训部门通知） ；6.2 负责申报著名商标材料（财务部，设计部，质管部配合） ；6.3 负责与政府商标行政管理部门的联络；7、办理证件变更及备案；7.1 所有证件变更整理相关资料；7.2 申报变更证件所属部门提交资料 8、每月核算投资款利息；核算准确；9、股票保管及整理：整理好所有股票；做好已发和未发、作废的分类登记，保管好所有股票的份数； 10、车辆登记证的保管及变更；11、临时性工作。任职资格：基本要求：女性，年龄 22-30 岁，女 1.60 米以上；良好的思想道德品质、心理素质和健康体能；做事要细心；要有责任感；教育背景：大专以上学历，文秘、行政管理、商务等专业为佳；培训经历：公关方面的培训；经 验：至少一年以上相关岗位的工作经验；技能技巧：熟练使用办公软件、办公自动化设备；18 / 47具备较强的外交能力；掌握相关的政策、法规；工作认真、细心、有责任感；具有一定的人际沟通、协调能力；有良好的服务意识和团队合作精神；工作条件：工作场所：办公室工作设备：电脑、桌椅、空调、文件柜、保险箱等任职者签字： 日期：上级主管签字： 日期：行政人事处审核： 日期：第二章、文件编排标准1.目的为统一公司管理平台文件的格式，使各部门发放的管理文件规范化、有序化，对各级文件进行规范管理，实现平台文件编排格式的标准化。2.适用范围 2.1 本标准适用于公司所有平台文件。2.2 国家规定或其它特殊规定的表单、单据格式可不按此标准另行处理，但其编排格式需经总经办同意后方可会签、下发。3.定义 3.1 文件范围包括：制度、规定、通知、流程、程序、表格；3.2 文件代码：制度 ZD、规定 GD、通知 TZ、流程 LC、程序 CX、表格 BG3.3 部门代码：总经办 GM、行政人事处 HR、财务处 CW、售后处 SH、配送处 PS、采购处19 / 47CG、营销处 YX4.职责分工4.1 文件管理分为：编写、审核、核准、存档、公布、培训、检查、修订八大流程；此八大流程为反复轮转的一个过程；4.2 编写：由需求部门负责人编写；4.3 审核：由文件涉及的会签部门审核内容，由总经办审核格式；4.4 核准：由总经理核准；4.5 存档：由总经办存档；4.6 公布：由总经办在 OA 上公布，由行政人事处在公告栏张贴公布，由会签部门负责人在相应通讯工具上公布；4.7 培训：由编写部门根据文件需求在早午会、月度会、集中召开的场合对文件内容进行讲解和传达；4.8 检查：由编写部门检查文件内容的执行情况，由总经办检查编写部门对文件的处理结果；4.9 修订：在文件执行过程中，由编写部门收集会签部门使用意见后修订。5.具体内容5.1 制度5.1.1 具体样板见附录 1；5.1.2 表头中间文件类型黑体三号加粗，主题黑体四号加粗，编号、版次/修改、页码、生效期黑体五号加粗，其后附内容宋体五号；5.1.3 正文内容分为八个板块：目的、适用范围、定义、职责分工、具体内容、RAC标准、附则、附录为黑体小四，其后内容为宋体小四；5.1.4 次一级目录与上一级目录段首后退 2 个空格，第二行顶格；5.1.5 行间距为 1.5 倍行距；5.2 规定5.2.1 具体样板见附录 2；5.2.1 具体格式与 5.1 同；5.3 通知5.3.1 具体样板见附录 3；20 / 475.3.2 编号：公司+部门代码+【年份】+00*；5.3.3 标题黑体三号加粗；5.3.4 致部门：宋体四号+冒号；5.3.5 正文：宋体小四；5.3.6 落款：发文部门、发文日期宋体小四；5.3.7 主题：选取标题关键词 1-2 个；5.4 流程5.4.1 具体样板见附录 4；5.4.2 文件属性标题黑体三号加粗，其它均为宋体小四加粗；5.4.3 正文宋体五号；5.5 程序5.4.1 具体样板见附录 5；5.6 表格5.6.1 具体样板见附录 6；5.6.2 标题黑体三号加粗；5.6.3 编号、版次/修改、生效期黑体五号加粗，其后附内容宋体五号；5.7 要求5.7.1 各部门编写文件时，可直接复制样板后修改；5.7.2 文件打印后，定稿的电子版交总经办，各部门电子版本均删除，以防版次混；5.7.3 文件利用局域网发送至共享文件夹时要及时剪切到硬盘中,以防被修改或拷贝；5.7.4 文件修改或再版时文件修改人凭签批的文件修改请示报告单到总经办获取该文件电子版进行修改；5.7.5 当文件编写过程中涉及到保密、价格、权限等不便公布的情况时，编写部门应及时报总经理。经总经理确认、同意后，此文件可作为部门内文件下发（或另行处理） 。5.7.6 本“标准”为平台文件的一般“编排标准” 。若各部门在文件编排过程中，有特殊的表现格式能够清晰的对文件进行阐述，则可经总经理助理确认、同意后，进行特殊编排。6.RCA 标准6.1 各部门编制人员未按此标准排版的按职级标准负激励；6.2 编制人员或总经办由于个人失误造成文件丢失的按职级负激励。21 / 477.附则7.1 本制度经总经理批准，自 2016 年 8 月 1 日开始实施，凡之前发布的与此冲突的以此为准。7.2 本制度试行三个月，可根据实际情况以通知形式进行局部修订，每年三月份集中修订一次。8.附录8.1制度编写格式8.2规定编写格式8.3通知编写格式8.4流程编写格式8.5程序编写格式8.6表格编写格式编号：GMZD001版次/修改：2016 /0LOGO 公司管理平台 制度页码：共 2 页 第 1 页主题：制度 生效期：2016.8.11.目的2.适用范围 2.12.222 / 472.2.13.定义 3.14.职责分工4.15.具体内容4.16.RCA 标准4.1编制： 审核： 批准：7.附则7.1 本（文件类别）经（批准部门）批准，自（具体日期）开始实施，凡之前发布的与此冲突的以此为准。7.2 本（文件类别）试行个月，可根据实际情况以通知形式进行局部修订，每年三月份集中修订一次。8.附录8.1表8.2单编号：GMZD001主题：规定 页码：共 2 页 第 2 页23 / 47编号：GMGD001版次/修改：2016 /0LOGO 公司管理平台 规定页码：共 2 页 第 1 页主题：规定 生效期：2016.8.11.目的2.适用范围 2.12.224 / 472.2.13.定义 3.14.职责分工4.15.具体内容4.16.RCA 标准4.1编制： 审核： 批准：7.附则7.1 本（文件类别）经（批准部门）批准，自（具体日期）开始实施，凡之前发布的与此冲突的以此为准。7.2 本（文件类别）试行个月，可根据实际情况以通知形式进行局部修订，每年三月份集中修订一次。8.附录8.1表8.2单编号：GMGD001主题：规定 页码：共 2 页 第 2 页25 / 47公司 HR2016001 号关于的通知各部门：为 了 ， 现 通 知 如 下 ：本 通 知 作 为 制 度 2016/0 版 的 补 充 规 定 ， 如 与 原 制 度 相 冲 突 之 处 ， 以 此 为26 / 47准 ， 从 年 月 日 生 效 （ 如 作 为 制 度 或 规 定 的 补 充 ， 可 按 此 格 式 ）以 上 通 知 从 从 年 月 日 生 效 （ 日 常 通 知 ， 按 此 格 式 ）特 此 通 知 ！部 门 单 位二一六年月日主题词：关键词 1 关键词 2 通知抄 送：张贴 系统发布 存档 拟 稿： 审核： 核准： XXXXXX有限公司（部门）印发 27 / 4728 / 47编号：GMBG001版次/修改：20162 /0LOGO 表/单生效期：2016.8.129 / 47第三章、会议管理1.目的为了改进工作作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量。2.适用范围 公司3.职责分工3.1 会议记录人负责会议的通知、准备、会议记录、会议决议下达。3.2 会议主持人负责会议纪律及会议进度、主题的控制，负责拟定会议决议以及对决议的执行进行监督检查。3.3 总经办负责对例会召开情况进行检查。必要时（如开年终总结会）配合会议召开部门进行会场布置。3.4 由总经办负责检查决议执行情况，并对决议完成情况进行判定、考核。4.管理规定内容 4.1 部门会议、总经理会议召开前，由会议记录人提前 4 小时通知所有参会人员开会时间、地点、需准备的资料。并提前进行会场布置，保证会议按时召开。如有总经理参加时，在开会前半小时由总经