市轨道交通集团公司档案工作汇报.doc

市轨道交通集团公司档案工作汇报*市轨道交通 2 号线一期工程档案管理工作汇报*市轨道交通集团有限公司（2014 年 3 月 19 日）尊敬的各位领导：今天，各位领导于百忙之中莅临我司检查指导轨道交通档案管理工作，首先，请允许我代表*市轨道交通集团有限公司对各位领导的到来表示热烈的欢迎和衷心的感谢！*市轨道交通工程是*城建史上规模最大的市政工程，也是湖南省委、省政府高度重视的重点工程与民生工程。项目自开建工以来，在国家档案局的关怀下，在湖南省档案局、省重点办、*市档案局、*市城建档案馆的指导下，始终抓好档案管理工作，促进了项目建设的又好又快推进。现就工作情况汇报如下：一、公司基本情况*市轨道交通集团有限公司是 2006 年 6 月经*市委、市政府批准成立的国有全资公司（长政办函200679 号） ，注册资金 50 亿元，主要承担轨道项目建设、运营、管理、房地产开发建设、物业管理和广告经营等。公司设立了“19 个部门、15 个子公司”的组织构架。截止目前，公司有员工 2000 余人，其中专兼职档案管理人员 17 人。二、项目概况（一）*轨道交通概况*市轨道交通线网由 12 条线路构成，总长度为 456 公里。基本覆盖大*规划区的城镇密集区 ，涉及*市六区二县一市。2009 年 1 月，经国务院同意，国家发改委下文批复了*市城市快速轨道交通近期建设规划（2008-2015 ）（发改基础2009204 号）。2008-2015 年间，建设 2 号线一期工程和 1 号线一期工程，总长 45.92km。目前，两条线路分别于 2009 年 9 月 28 日和 2010 年 12 月 26 日开工建设，投资概算 262.6 亿元。2 号线一期工程预计 2014 年 5 月试运营。2011 年，我司又与中铁第四勘察设计院共同编制，并上报了*市城市轨道交通近期建设规划（2012-2018 年），计划在“十二五”期间开工建设 3、4、5 号线一期工程和 2 号线西延线等 4 条线路，长约 96 公里 。（二）项目建设情况2009 年 8 月 28 日，国家发改委批复了*市轨道交通2 号线一期工程可行性研究报告（发改基础20092228 号），并同意建设*轨道交通 2 号线一期工程。该项目为东西向核心线路，起于*坡站，止于光达站，全长 22.08 公里，设站 19 座，投资概算 120.6 亿元。2 号线一期工程于 2009 年 9 月 28 日开工建设，2012年 11 月 18 日，工程实现全线“洞通”，2012 年 12 月 26日，工程实现全线“轨通”，2013 年 8 月 7 日，工程实现“电通” 。 2013 年 10 月 8 日，开始设备综合联调。2013年 12 月 30 日工程开始试运行，预计于 2014 年 5 月试运营。三、项目档案管理情况*轨道交通档案管理工作坚持以轨道交通 2 号线为实践探索平台，建立行之有效的档案控制体系，基本形成了“提前介入、全程控制”的项目档案管理模式。（一）公司领导高度重视。公司领导高度重视档案工作，在制定工程合同时，将工程档案移交与工程结算直接挂钩 ，明确规定工程档案的移交影响到 5%的工程款结算。公司党委书记、董事长将其作为“一把手”工程，亲自安排、部署档案工作，明确将档案工作列入项目管理和企业内部管理基础性工程，纳入年度责任目标体系进行考核，并定期到各部门和项目公司、施工、监理单位进行档案管理情况检查和指导 ，确保档案管理工作与项目建设同步进行。（二 ）健全工作统筹机制。我司按照“统一管理，分类负责”的原则，把档案工作纳入项目建设的目标管理，同步调度、同步管理 、同步考核。2010 年 6 月，公司在办公室设立档案管理科（长轨发201028 号），负责公司档案工作的指导和管理，并在总工办、前期中心、工程建设部、合约部 、用地中心和各建设公司中均明确了 1-2 名专职档案工作人员。为确保档案资料与实体工程同步验收，2011 年月，又成立了工程档案管理领导小组，形成了档案工作公司“一盘棋”协调推进的良好态势。（三）完善管理制度体系。我司依托档案法、国家重大建设项目文件归档要求与整理规范等，制定了*市轨道交通工程竣工档案质量验收评定办法 、*市轨道交通集团有限公司建设项目电子档案整理移交实施细则等七项制度； 2013 年 ，2 号线一期工程各标段开始验收，先后制定了*轨道交通与隧道工程质量控制与验收统一用表 、*市轨道交通 2 号线一期工程质量验收标准目录、*市轨道交通工程典型车站、区间及车辆段等样板表、*市轨道交通工程项目验收单位工程、分部工程划分表等，规范工程档案归档，*市住建委下发了关于轨道交通 2 号线一期工程验收有关工作的批复，*市城建档案馆也制订了*市城市轨道交通及隧道工程竣工档案编制整理规范、*市轨道交通及隧道工程竣工文件归档管理实施细则等，指导轨道交通档案工作开展。（四 ）拓宽资源收集渠道。资源收集是开展档案工作的基础和前提，为此，我司注重做了四个方面工作，一是收集前期管理文件和设计文件。全面收集项目立项文件、可行性研究报告及其各类项目支撑文件等。二是收集拆迁档案整理。#把对拆迁档案的管理纳入日常房屋拆迁管理工作中，将拆迁档案工作的建立作为对房屋拆迁单位内部基础管理的一项主要内容来进行落实。三是整理收集施工、监理档案。在施工、监理合同当中，明确提出工程资料的数量和质量要求，并规范各类统计表格的整理，从施工、监理源头加强档案管理。四是整理收集声像档案。组建了专门的工程拍摄小组，定期对工程进展情况进行摄制，特别是对重点工序、关键环节、重要会议，派专人进行现场录像存档。（五）加大调研培训力度。一是自 2009 年 11 月，公司会同*市住建委、*市城建档案馆共赴*城建档案馆学习调研，2012 年 7 月、2013 年 10 月又分别组织到*地铁总公司、*地铁集团公司学习，2012 年 10 月参加了城市轨道交通工程档案整理标准（cjj/t180-2012）的培训；此外，湖南省档案局和*市城建档案馆还多次现场调研指导轨道交通档案工作，指导优化轨道交通档案管理。二是进行档案交底。由*市城建档案馆牵头 ，在项目开工前召集项目建设施工监理单位进行一次全面的档案工作交底。还针对部分项目部单独予以交底。三是加强业务辅导和技能培训。汇编各种学习资料，并请*市城建档案馆对 2 号线相关人员共计 200 多人进行业务辅导；同时，开展岗位技能培训。累计组织 25 人次参加省、市档案部门组织的档案专题培训。2012 年 3 月，又组织 15 人参加*市建设工程档案管理人员培训，并取得了*市建设行业从业人员继续教育培训证书。四是在重点项目工点上开展培训与指导，对工点监理和承包商档案人员进行档案编制专项培训，促使参建单位档案资料员明确各个验收阶段的资料归集重点，掌握竣工档案编制程序。（六）强化专项督查整改。主要是从三方面督查。第一是强化定期检查。结合“轨道杯”劳动竞赛，每月对施工单位 、监理单位内业资料进行检查，特别是督促施工记录与现场施工过程同步记录。第二是开展专项检查 。由*市城建档案馆带队，于 2011 年 4 月至今，多次对 2 号线主体及配套建设项目总计 20 个施工标段的资料进行全面检查，并针对相关问题限时整改。第三是开展单位工程验收前检查。由公司办公室、总工办、工程部 、建设公司、运营公司等成立工程验收资料组，邀请*市城建档案馆对 2 号线一期工程各个施工单位的资料进行检查和现场指导，签发整改通知单百余份。（七）推进档案“三化”建设。一是加强设施标准化建设。克服办公用房极为紧张的困难，建立了两间专门的档案库房，配备了 34 组密集架 、台抽湿机、个防磁柜及相应的电脑、扫描仪等档案管理设备，基本满足了目前档案管理的要求 。并按照标准化要求在新建大楼中合理规划了档案管理用房。二是加强精细化建设。做到“三有”，即内容有台账、过程有记录、资料有目录。还规定档案资料分门类，按工程验收资料、管理文件、测量资料、原材料及实验资料、质量评定资料、竣工图等，分载体，按纸质、电子、声像、照片等进行分类保管，确保档案资料体系完整，资料和备份齐全。三是加强信息化建设 。推进档案数字化处理，由专职人员进行操作，实现快捷录入、调取、管理 ，提高了档案数据管理整体工作效率，节约了保管利用成本。（八）抓实档案利用服务。一是及时掌握了解新出台的国家、省、市重点工程管理等相关政策，掌握重点工作、重大活动，并强化利用意识，确保为档案利用方准确提供档案材料。二是积极主动为相关部门提供利用服务，及时了解查询档案利用者的需求，并结合档案管理数字化的要求，强化相关资源建设，提高档案利用效率。三是对于不在档案室保存的档案，通过详细询问利用者相关需求，与有关单位或关联档案馆（室）联系等，尽最大可能为利用者提供帮助。截止目前，累计提供档案利用服务千余卷次，为工程建设发挥了不可或缺的作用。（九）抓好档案安全管理。为确保档案的安全管理，我们严格要求各单位，一是要求资料要有专人管理，并实施项目技术负责人负责制，二是要求加强各个工点的档案实体管理，使用铁柜保存于专用房间，切实做好档案的“六防”工作。四、项目档案验收情况公司在成立单位工程验收委员会时，专门设立资料验收组，按照验收程序规定，单位工程验收时，如果没有取得档案馆的建设工程竣工档案初验认可证，或者经资料组检查档案资料不合格，验收委员会不予进行单位工程验收，从而为各单位工程竣工档案的真实性、完整性、系统性提供了保证。（一）选取示范标段抓好突破。采取“抓典型、树示范”的方法，于 2013 年 4 月，确定选择土建 8 标迎宾路口站和 7 标芙蓉广场站 迎宾路口站区间作为全线车站和区间的档案工作示点。同时邀请市城建档案馆多次现场指导，与市质监站多次对接 ，逐渐形成标准，制定并下发了与验收相关的一系列制度（完善管理制度体系部分有体现，不赘述） ，在 2 号线验收时，这两个标段最先获得建设工程竣工档案初验认可证并通过了单位工程验收。（二）全面开展 2 号线一期工程资料验收检查工作 。按照“预验前摸底检查、预验时全面检查、正式验收前再次复查”的流程，资料验收组对 28 个土建施工单位工程、28 个机电施工、安装单位工程和 15 个装饰装修工程逐一检查，累计发出检查通知单 157 份。截至 3 月 17 日，各标段单位工程资料基本收集齐全、取得了市城建档案馆的建设工程竣工档案初验认可证，通过了单位工程验收。五、项目档案编制组卷情况（一）统一档案装具和装订标准。为使各单位移交的档案能够达到统一装具和装订标准，我司通过考察，指定一家专业的档案盒生产厂家，订做符合国家标准的无酸纸档案盒和软封皮，要求文字资料采用“三孔一线 ”的方式用软封皮装订成卷。（二）统一归档范围。按照城市轨道交通工程档案整理标准的有关规定和实际工作需要，公司下发*市轨道交通 2 号线一期工程竣工档案编制说明（长轨发2013108 号）文件，对归档内容和范围进行了明确划定，确保竣工档案归档资内容的齐全、完整。（三）规范资料排序。在检查时，要求各施工、监理尊重资料形成的客观规律，严格按照工程验收文件、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工材料资料 、质量评定资料、竣工图等，分类组卷，依次排序 ，确保归档资料的系统性 。（四）分阶段指导组卷。根据工程实际情况，分资料验收到资料接收两个阶段进行。第一阶段是在单位工程验收之前，要求各单位资料收集齐全、表格使用正确、各项签章手续完善，资料进行预组卷；第二阶段是在单位工程验收后的三个月内，要求各单位继续完善收集资料，完成排序、编页码、装订、填档号、填写卷内目录、编制案卷目录等工作，达到档案接收要求，完成档案移交。到目前为止，2 号线一期工程各单位工程档案基本完成预组卷，已形成竣工档案文字资料 5045 卷，竣工图 26322张，光盘 91 张，照片 5755 张。（五）优化公司档案保管条件。公司新的办公大楼即将投