ERP业务管理系统操作手册胡春版

数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客业务管理系统操作手册数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 1/51目 录第一章 前言 .31.1 系统目的 .31.2 系统特色 .31.3 业务管理系统总架构 4第二章 基本资料设定 .52.1 基本资料设定系统架构 .52.2 单据编码设定 .52.3 产品颜色资料建立 62.4 产品基本资料建立 .72.5 产品组别资料建立 .102.6 产品类别资料建立 .112.7 产品系列资料建立 .122.8 产品材质资料建立 .132.9 二级编码属性设定 .142.10 产品二级编码设定 .152.11 柜别资料建立 .162.12 客户唛头资料建立 172.13 业务员分组资料建立 .18第三章 单价管理 .193.1 单价管理系统架构 .193.2 客户商品单价资料 .203.3 商品调价作业 .213.4 客户别折扣管理 223.5 业务员折扣管理 .233.6 报价单建立 .24第四章 订单管理 .254.1 订单管理系统架构 .254.2 客户资料建立 254.3 订单资料建立 .274.4 订单交期确认作业 .294.5 预测订单建立 .304.6 生产需求分析 .314.7 动态库存分析 .324.8 订单跟踪作业 .34第五章 订单变更管理 .365.1 订单变更管理系统架构 .365.2 订单变更作业 .365.3 订单分色作业 37第六章 出货退货管理 .39数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 2/516.1 出货退货管理系统架构 396.2 出货计划建立 396.3 出货通知单建立 416.4 发票管理 426.5 销退/折让资料建立 44第七章 销售分析 .457.1 销售分析系统架构 457.2 地区客户销售排行榜 457.3 系列产品销售排行榜 467.4 业务员销售排行榜 477.5 销售统计表 48数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 3/51第一章 前言1.1 系统目的在以人工方式处理订单及出货作业时，当订单的商品种类及客户数繁多时，对于相关文件的调阅查询，和异动数据的登录，更新，变得非常繁琐、容易出错且延误时效，因而导致管理者对出货的进度难以管制，管理者在做相关决策时，不能实时或根本无法获得参考数据来辅证。若以计算机来处理上述各项作业，则可以利用计算机的快速处理及大量储存的能力，轻易解决各种调阅查询，统计编排的工作，不仅节省了大量的人力，而且在时效及正确性上远远超过人工操作。 再者，当往来客户数繁多时，对于不同客户不同价格的管理，甚至对于同一客户仍会因不同购买数量给予不同单价时，这些状况若靠人工来管理，不仅容易出错且每做一次价格调整，所需耗费的人力是难以估计的.若是以计算机来处理上述问题,便可轻易解决价格管理及调价的问题,在时效及效率上远远超过人工的管理模式。另外，对于客户赊销的信用额度管制及客户往来的交易状况亦可透过计算机随时取得，用来协助改善人工以往在此部份数据取得困难及不完整的瓶颈，只要将所发生的出货数据，退货数据和收款数据(于应收帐款管理系统处理)正确及时的输入计算机，便可以随时取得以上信息。本业务管理系统乃针对家具企业所设计，目的即在解决企业业务管理上的各种问题。而在设计上以下列三点原则为依据：1.系统功能，必须提供实时而完整的报表数据。2.作业程序必须与一般人工操作一致。 3.操作方式必须简捷、易学。 目的在使本系统能让一般家具企业的管理人员在不必具备计算机专业知识，不必更改作业流程，仅由阅读本系统的操作手册，即可将业务管理作业计算机化，以达到提高效率，节省成本的目标。1.2 系统特色 提供多仓库、多点销售的作业方式，对于一般多营业所的销售形态都能完全适用。 提供订单、销货、销退等异动作业。各种作业都采用在线实时更新的方式，故可以维持订单、销售、库存等最新数据，以应付随时查阅之需要，同时可以使操作程序简化、容易学习。 各种异动作业的数据输入画面都采用多栏式，与一般人工窗体格式相符，故容易学习与阅读。 提供大小订单管理，满足家具企业外销需求。 订单或出货单数据在输入时，可在线检阅客户的信用额度资料及商品库存是否不足。 订单或出货单数据在输入时，可记录原买主的信息。 可设定订单锁定库存数或出货锁定库存数，以满足家具行业特殊需要。 对于尚未出货的订单可以以各种方式查阅或打印，以便安排或提示出货。另外订数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 4/51单允许分批交货；未出货完毕的订单允许手工结案。 提供补件订单及补件出货管理。 提供销货单据的打印，以取代人工填写销货单作业。 提供客户资料的管理与打印，便于管理者更全面的了解客户信息。 提供销售预测订单的建立，可作为安排生产计划的依据。 可与成品仓库管理系统 、 应收管理系统 、 生产管理系统直接连线作业，以发挥更全面的效应。1.3 业务管理系统总架构数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 5/51第二章 基本资料设定2.1 基本资料设定系统架构2.2 单据编码设定数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 6/51 前序作业：了解工厂的实际情况 作业目的：提供相关窗体编码设定,可自定义编码的位数及格式。 栏位说明：单别代号：单别的代号，系统设定单别简称：单别的简称，系统设定单别名称：单别的全称，可以自行设定自动/手动：确定是在输入相关单据时，各窗体的编码是由电脑自动输入还是由人工输入，一般设定为自动编号前置固定内客：在建立相关单据时，显示在单据号前面的内容。公司位数：自动编码时单据编号中显示公司代号的位数。厂别位数：自动编码时单据编号中显示厂别代号的位数。库别位数：自动编码时单据编号中显示库别代号的位数。年位数： 自动编码时单据编号中显示当前年份的位数。月位数： 自动编码时单据编号中显示当前月份的位数。日位数： 自动编码时单据编号中显示当前日的位数。流水号位数：自动编码时单据编号中显示流水号的位数。由于同一公司，同一厂别同一库别，同一日期在不同的时间点有不同的单据。 操作说明：进入单据编码设定画面，点击修改按钮，根椐窗体所需输入相关内容存档 注意事项：暂无2.3 产品颜色资料建立数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 7/51 前置作业：了解工厂实际的产品颜色分类 作业目的：建立产品颜色的资料 栏位说明：颜色号：产品颜色的代号颜色名：颜色号所对应产品颜色的名称 操作说明：新 增：点击新增按钮，增加一笔产品颜色资料修 改：将光标移至需修改的栏位，点击修改按钮，可以修改相关内容 过 滤：点击过滤按钮，输入所需过滤的相关字段查 询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料退 出：退出产品颜色界面 注意事项：暂无2.4 产品基本资料建立数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 8/51 前置作业：产品编码确定， 产品颜色资料建立， 产品类别资料建立， 产品系列资料建立产品组别资料建立， 产品材质资料建立，厂别资料建立，库别资料建立，币别资料建立生产线资料建立，客户资料建立 作业目的：建立产品基本资料 栏位说明：产品编号：产品的编号,不可重复产品中文名称：产品的中文名称产品英文名称：产品的英文名称品号属性：产品的属性，包括独立件，套件，分件; 套件表示产品在生产入库、包装时分几个包包装，例：办公桌可以以桌面台脚挡板分开三包来包，那么桌面的属性就定义为分件，由桌面台脚挡板组合在一起的办公桌属性定义为套件，这样的目的是因为后续作业中可以自动计算产品的包装材积业务建立订单制令建立成品入库作业带来方便。独立件即独立包装的产品。属性为套件的产品在 BOM 资料建立程式中无法查找，因为套件不需要建立 BOM 资料，但需建立配套关系制造属性：产品的制造属性，系统中包括自制、外购还是 OEM，包装方式：产品的包装方式，表示一个产品分几包类 别：产品的类别组 别：产品的组别数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 9/51系 列：产品的系列币 别：产品的交易币别颜色名：产品的颜色名称材质名称：产品的材质名称外箱体积：设置外箱尺寸的长、宽、厚，系统自动计算出外箱的体积.标准售价：产品的标准售价标准单价：产品的标准成本价净规格：产品的规格尺寸毛规格：外箱尺寸的规格生产线：一般指产品在生产过程中的瓶颈线对应虚拟品号:产品所对应的虚拟品号，针对一些产品主体相同，其细节不同的产品才需建立虚拟品号。虚拟产品是需要二级管理的产品，它并不是一个实实在在存在的产品。是不能进行订单交易的产品，但可以建立产品 BOM 资料。主要适用于产品同一款式多种颜色的产品，把白身产品与有色产品分开编码，白身产品定义为虚拟品号。在二级管理选择框中打勾，有色产品必须与白身虚拟品号相对应。虚拟品号产品在建立产品基本资料时需要设定为二级管理二级管理：标识该产品是否要二级管理.且要对应虚拟品号组立完工前置天数：组立完工日与涂装开工日之间的天数差。组立开工前置天数：组立开工日与组立完工日之间的天数差。细作完工前置天数：细作完工日与组立开工日之间的天数差。细作开工前置天数：细作开工日与细作完工日之间的天数差。备料完工前置天数：备料完工日与细作开工日之间的天数差。备料开工前置天数：备料开工日与备料完工日之间的天数差。是否取消生产：该产品是否取消生产，标识该产品处于半作废状态，该产品有库可做订单，制令建立时红色颜色标识，可手工做制令，不可自动做制令 操作说明：新 增：点击新增按钮，增加一笔资料过 滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查 询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 10/512.5 产品组别资料建立 前置作业：工厂实际情况调查 作业目的：建立产品的组别资料建立 栏位说明：组别代号：产品组别的编号组别名称：产品组别代号所对应的产品组别名称 操作说明：新 增：点击新增按钮，增加一笔资料修 改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删 除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过 滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查 询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 11/512.6 产品类别资料建立 前置作业：工厂实际情况调查无实据 作业目的：建立产品类别资料 栏位说明：分类代号：产品类别分类编号分类名称：产品类别分类的名称分类英文名称：产品类别分类的英文名称父类代号：产品类别所对应的父类产品代号 操作说明：新 增：点击新增按钮，增加一笔资料修 改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删 除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过 滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查 询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 12/512.7 产品系列资料建立 前置作业：工厂实际情况调查 作业目的：建立产品系列资料 栏位说明：系列号：产品系列编号系列名：产品系列名称 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂 无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 13/512.8 产品材质资料建立 前置作业：工厂实际情况调查 作业目的：产品材质资料建立 栏位说明：产品材质代号：产品的材质编号产品材质名称：产品材质代号所对应的材质名称英文名称：产品材质的英文名称 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂 无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 14/512.9 二级编码属性设定 前置作业：产品颜色资料建立 产品材质资料建立 作业目的：产品的二级编码属性设定 栏位说明：属性编号：产品二级编码属性的编号属性名称：产品二级编码属性的名称长 度：产品二级属性编码的长度编 号：产品二级编码属性所对应明细的编号对应编号：产品二级编码属性所对应明细的编号对应描述：产品二级编码属性所对应明细的描述 操作说明：新 增：点击新增按钮，增加一笔资料修 改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删 除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过 滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查 询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 15/512.10 产品二级编码设定 前置作业：产品颜色资料建立 产品材质资料建立 产品部件资料建立 二级编码属性设定 作业目的：建立产品二级编码资料。主要是针对一些软制家具，其产品结构相同，只是产品所用到的面料存在差异，即产品的二级管理。例如：沙发，其二级属性主要包括产品颜色和材质。 栏位说明：长度：产品二级属性编号所对应的长度之和部位描述：二级产品所对应部位的描述，比如：沙发中所用到的面料对应部件号：产品所对应的部件号长度：产品二级属性编号的长度属性编号：产品二级属性的编号属性名称：产品二级属性编号所对应的属性名称 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 16/51 注意事项：暂 无2.11 柜别资料建立 前置作业：工厂实际情况调查 作业目的：建立柜别资料 栏位说明：柜号：货柜的代号柜名：货柜代号所对应的名称单位：货柜的长，宽，高所对应的单位装箱材积：根据货柜的长，宽，高系统自动计算出来的货柜装箱材积 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 17/512.12 客户唛头资料建立 前置作业：客户资料建立 作业目的：客户唛头资料建立 栏位说明：客户：客户代号，可开窗选择原买主：原买主的代号，可开窗选择Account of: 说明Address 1: 客户第一个地址 Address 2: 客户第二个地址Ship To: 到达港口Shipping Mark:海运标志，正唛Side Marking: 侧唛船公司：船务公司的名称描述Ocean Fright:海运费用卸货港：货物卸货的港口目的港：货物到达的目的港口Shipper:货物的发货人Consignee:货物的收件人Notify Party:货物到达时通报人姓名Also Notify:货物到达时另通报人姓名数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 18/51Bill To:票据传到的地址或具体的某个人 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无2.13 业务员分组资料建立 前置作业：用户资料建立 客户资料建立 交易分类资料建立 业务级别资料建立 作业目的：建立客户业务员分组管理资料、为业务人员分配客户作业 栏位说明：业务员代号：业务员的代号，建立用户资料后可开窗选择 业务员名称：业务员的名称，选择业务员代号后系统可自动带出业务组别：业务员所属组别代号，建立交交分类资料后可开窗选择如：国内业务 国外业务，组别名称：业务员所属组别的名称，选择业务组别代号后系统自动带出业务级别编号：业务员所属级别的编号，设置业务级别资料后可开窗选择业务级别名称：业务员所属级别的名称，选择业务级别编号后系统自动带出允许折扣率：该业务员对所分客户允许的折扣率数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 19/51客户编号：客户的编号，客户资料建立后系统会自动保存，用户只需选择即可客户简称：客户的简称，选择客户的编号后系统会自动带出客户全称：客户的全称，选择客户的编号后系统会自动带出 操作说明：业务级别：建立业务级别资料新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无 第三章 单价管理3.1 单价管理系统架构数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 20/513.2 客户商品单价资料 前置作业：产品基本资料建立 客户资料建立 币别资料建立 作业目的：建立客户商品单价资料 栏位说明：产品编号：产品的代号，建立产品基本资料后可开窗选择产品名称：产品的名称，选择产品编号后由系统自动带出标准售价：产品的标准售价，选择产品的编号后系统自动带出 单位：产品的单位，选择产品编号后由系统自动带出颜色：产品的颜色，选择产品编号后由系统自动带出材质：产品的材质，选择产品编号后由系统自动带出客户编号：客户的编号，建立客户资料后可开窗选择币别：客户商品单价的交易币别单价：客户商品的单价 操作说明：数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 21/51依据客户品号：点击此按钮，以客户建立相同客户不同产品的商品单价资料单价变更：对产品的标准售价进行变更，并将新的标准售价写回产品基本资料新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段 注意事项：当产品是按客户取价时，在建立订单(币别，价格条件，付款方式必须与客户商品单价中一致)时系统会自动带出该客户商品单价3.3 商品调价作业 前置作业：客户商品单价建立 产品基本资料建立 客户资料建立 作业目的：对客户商品单价进行批次调价 栏位说明：选择客户：根据客户选择的范围进行调价选择产品：根据产品的选择范围进行调价取价方式：主要分为固定折扣率（设定折扣率） ，按客户，统一特价（设定统一特价金额）币别：客户商品调价时的币别生效日期：商品调价的生效日期 数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 22/51 操作说明：刷新：设置调价条件后刷新出符合该条件的数据存档：调价完后存档退出: 退出商品调价作业界面 注意事项：暂无3.4 客 户 别 折 扣 管 理 前置作业：币别资料建立 作业目的：建立客户别折扣管理 栏位说明：客户代号：客户的编号折扣率：客户别折扣率 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 23/513.5 业务员折扣管理 前置作业：用户资料建立 作业目的：建立业务员折扣管理 栏位说明：业务员代号：业务员代号允许折扣率：允许业务员给客户的折扣率 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 24/513.6 报价单建立 前置作业：客户资料建立 产品资料建立 单据编码设定 作业目的：对客户的产品进行报价作业 栏位说明：报价单号：根据单据编码设定系统可自动产生，也可手工输入客户编号：客户的编号币别：产品客户报价的币别产品编号：报价的产品编号产品名称：报价产品的名称，选择产品编号后系统自动带出单价：产品的报价单价类型：系统主要分为产品报价和样品报价，系统内定 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 25/51过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料显示单价：显示产品的报价单价，也可隐藏单价 注意事项：核准该产品报价单资料将保存在客户商品单价中 第四章 订单管理4.1 订单管理系统架构4.2 客户资料建立数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 26/51 前置作业：币别资料建立 客户编码原则确定 作业目的：建产客户基本资料 栏位说明：客户代号：客户的代号，根据工厂自身的需要而定。一般客户代号建议编成四位码，系统有参数 AutoGenSubject 控制,若该参数为 T 时则客户代号只能为四位，此时系统可以自动产生应收的会计科目，若该参数为 F 时则客户代号的位数不定，此时系统不可以自动产生应收的会计科目，需要用户手工建立。客户简称：客户名称的简明描述，必输字段客户全称：客户名称的详细描述，必输字段折 扣 率：用户同该客户交易时允许的折扣率最近交易日：显示该客户最后一次交易的日期取价顺序：设置客户售价的取价方式，不同的客户可以按不同的取价顺序取价。其包括标准售价；地区别商品价；客户别商品价等多种方式。如果客户的取价顺序是按客户别商品单价取价的话，则在建立该客户订单时，系统会自动带出该客户的商品单价。地区别：客户所在的地区，可开窗选择通路别：指该客户是经销商或是代理商， （开视窗选择）数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 27/51国家别：客户所在的国家，可开窗选择付款方式：客户是以何种方式付款，比如：月结；现结；T/T(电汇） ；LC(信用证)交易币别：同该客户交易的币别，例如：人民币（RMB） 美元（USD）信用额度：信用额度的金额，是指此客户的应收款超出多少，系统将控制或提醒不可下单或出货 订金管控：订金管控的方式，系统分为：订单管控；核订单管控；建出货单管控；核出货单管控四种方式。订单管控(核订单管控/建出货单管控/核出货单管控）是指在新增订单(核准订单/建出货单/核准出货单)时，检查(订金余额+最大信用额度-订金待冲额+本次抵消额)是否小于订金管控额，如果小于，则提示用户订金余额不足，根据管控类别进行警告/拒绝。 订金管控类别：订金管控类别分为三种：不检查；警告；拒绝订金管控额：相当于客户的保证金，客户最少还要有多少订金在才可以接受订金待冲额：需要冲的客户金额。订金待冲额=所有未核，已核的该客户订单或出货单( 未作废)的金额之和收款单(已核)的收款金额之和销退单(已核）的金额之和订金余额：订金的余额。订金余额=该客户预收款已核准资料的未冲金额之和 操作说明：新增：点击新增按钮，增加一笔资料修改：将光标移至需修改的栏位，按修改按钮，可以修改相关内容删除：将光标移至需删除的栏位，按删除按钮即删除一笔资料过滤：点击滤按钮，输入过滤相关字段查询：查询资料时，可以从多个角度查询出相关资料 注意事项：暂无4.3 订单资料建立数夫家具软件有限公司术 有 专 攻 为 顾 客 28/51 前置作业：产品基本资料建立 客户资料建立 库别资料建立 付款