浅析电子对账在电费账务管理中的应用.doc

浅析电子对账在电费账务管理中的应用浅析电子对账在电费账务管理中的应用摘要：长期以来，供电公司与银行之间一直采用手工对账的方式对银行存款进行核对，耗时费力，且由于数据量大，难免出现不必要的差错。随着电力企业与银行系统的发展，电子对账实现可能。本文从电费账务管理与银行电子对账系统应用两个方面进行介绍：1、电费账务管理存在问题促使新的河北营销系统应运而生，营销系统的应用保证了数据的一致性。并系统介绍了河北营销系统的手工对账模式，为电子对账打下基础。2、银行系统金融电子化进入了一个崭新的发展阶段，各银行系统次第研发电子对账系统，电子对账系统的应用使电子对账在电费账务管理中应用成为可能。2010 年河北营销业务应用系统（简称sg186 系统）分三批在河北南网上线运行。各县供电公司成立电费管理中心，电费管理中心是在推进精细化管理，实现建设“一强三年月优”现代公司目标的进程中应运而生，以先进的营销业务系统与技术为基础，以资金集中、数据集中为原则，实现跨区收费、信息共享、统一报表等优势，实现了营销整合。电费管理中心分为电费核算、电费稽查、电费账务管理等，其中电费账务管理是协调供电所与财务部门进行电费资金流及财务电费与电费电价信息流、营销电费账务的核对及销账工作。因此电费账务管理成为电费管理中心的一项重要工作，是联结供电所和财务部门的中间枢纽，为财务及上级部门提供必要而准确、真实的电费数据。一、电费账务管理存在问题1、2010 年以前电费账务的管理归口财务部门，由于技术手段和管理水平有限，营销部门负责及时完成有关电费账务、营销报表统计，财务部门负责及时完成有关电费账务的处理工作，由于两部门的电费管理系统是独立，因此常常出现脱节现象，导致财务部门的账务数据与供电所营销 mis 系统的电费回收数据不相符，财务部门与供电所需要每月核对应收和实收数额，一旦出现数据不致时，只能一级一级查找，一个供电所少则成千，多则上万个数据，在很短的时间内，查找起来非常困难，数据量大，耗时费力，还很难保证数据的准确性、真实性。2、账务和营销 mis 系统不能完全反映出欠费用户的欠费时间，导致财务部门在分析用户欠费的账龄问题时出现人为因素，对欠费客户的欠费、收账、账龄分析表及分析资料分析不准确，分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响不准确，给管理层带来错误判断，给公司系统带来损失。3、对核销的电费坏账处理不一致。财务部门根据报批的坏账核销了应收账款，但营销部门本着“账销债不烂”的原则，已核销坏账仍在电费明细账中反映。应收电费数额不一致，财务部门为完成省公司下达的有关指标，报送的应收电费数有时有调整的现象，而营销部门的应收数是用户实际的应收电费数。考核时间不一致，财务部门核算当月欠费的时间是当月月底，营销部门考核的欠费截止期一般是次月上旬。4、省公司对各地市供电公司的电费进行考核，市公司又需要各县公司的配合，由于考核指标影响到供电公司职工的切身利益，因此，部分供电公司在指标无法完成的情况下，采取人为调整应收账款、从经费户垫付资金、调整售电量来完成考核指标。这种弄虚作假的行为使得省公司无法了解真实的销售收入及电费回收率，增加了财务风险，并给电费核算管理带来很大困难。二、电费管理实现数据统一化1、营销系统 sg186 的应用，实现了数据的一致性与真实性。财务部门不需要与供电所直接核对数据，只要在 sg186 系统中提取，就可以掌握与供电所完全一致的数据。2、实现财务部门与营销系统数据共享后，财务部门在本工作站上就可及时掌握电费的有关情况，任何时间都可对用户的欠费、交费情况进行实时查询，具体包括用户的应收、实收及欠费余额，各期间的交费情况等。财务部门根据在 186 系统中查询的时点数据作为记账的依据，这样应收和实收的数据来源同营销部门完全一致，从而解决了财务和供电所、营销部门应收电费余额不一致的问题。3、省公司可以直接调阅市、县公司的各种数据，人为调整因素大大减少，省公司能够了解各市、县公司的真实情况，为省公司做出各项决策提供重要而真实的资料。4、对客户电费情况进行跟踪管理服务，客户的各项信息，包括客户基本信息：用电信息、缴费信息、计费信息、受电设备、维护记录等，都反映在营销系统中，从而确保客户正常支付电费，最大限度地降低逾期账款的发生率，通过电费跟踪管理服务，保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，及时发现结算上存在的问题和纠纷，快速识别应收电费的逾期风险，以便选择有效手段，做出相应对策，维护与客户的良好关系，使客户一般不会轻易推付，从而提高应收电费回收率。三、现阶段营销 sg186 的对账模式现阶段供电所费方式收费方式主要分为电力机构柜台收费、金融机构代扣、pos 机、充值卡等，应用方式最多的是电力机构柜台收费，为了掌握银行存款的实际余额，防止记账差错，应根据银行提供的对账单核对账目，以保证银行存款的安全和完整。当天收费结束，收费人员将现金解款到银行，获得银行提供的对账单。确定银行日记账与银行提供的对账单的关联关系。由于系统中不记录会计分录，因此此处的银行日记账与银行对账单的关联关系通过解款记录与对账单的关联关系替代。（解款记录信息与银行日记账的信息是一致的）。然后收费人员进行对账单录入（对账单是银行提供给供电公司用于对账、反映电费管理中心账户进出的清单，反映每一笔存入、转走金额的明细）。实际业务中供电公司需要和银行协调及时取回对账单，收费人员及时录入系统，并由电费管理中心人员进行后续到账确认工作，尽可能真实反映银行存款的余额。根据银行对账单，电费管理中心对账员对银行进账单数据逐笔和每日的解款记录进行勾兑。以反映银行账户金额的完整与准确。营销 sg186 系统中的对账流程如下图所示： 图中营销账务的日常业务处理流程是供电所收费员把每日收取的款项解款到银行，并形成电费实收解款报表，并把银行进账单在对账录入项进行录入（有的县公司是由电费管理中心对账人员进行录入），上传至电费管理中心，同时传递银行进账单分解表（通常一笔银行存款对应一笔或几笔解款单，也可能几笔银行存款对应一笔解款单）下表是某县供电公司进行对账时供电所收费员提供的银行进账单分解表表样：银行进账单分解表供电所：银行进账单 186 系统解款单交款日期金额银行单据号码银行账号解款日期金额解款编号解款人银行进账单分解表左边项目填写银行进账单情况，右侧填写营销 sg186 系统中的 解款单情况，电费管理中心人员根银行进账单分解表对营销系统中银行进账单与解款记录进行勾对，手工进行对账处理。四 、现阶段营销 sg186 系统对账模式存在的主要问题1、数据量大下面是某县供电公司 2011 年 sg186 系统1-6 月现金结算方式总笔数统计表2011 年 1-6 月现金结算方式总笔数统计1月 2月3月4月5月6月表月份笔数196149175170238796169816194115207054上表所示是某县供电公司仅以现金方式结算的电费笔数，还不包括银行代扣、转账等方式，数据量之大可见一斑。186 系统中解款单是每日收款结束，由每个收费员进行独立解款，即每个收费员形成一个或几解款单，由收费班长核对清楚，进行交接存入银行。2、信息提供不及时银企对账是电费管理的最终环节 ，核对供电所收费与存款数据是否相符，体现了重要性、及时性、谨慎性的原则，供电所由于日常工作的繁杂性，往往不能及时将对账单录入 186 系统，因此对电费回收工作不能及时掌握，账务人员需要银行方面的数据时需要银行部门配合，不能及时收集数据。3、工作强度大由于电费账务管理工作周期性的限制，在其他条件不变时，为了完成本单位与银行的对账工作，从而达到电费资金的监管目标，只能加大供电所收费人员与电费管理中心对账员的工作强度去实现。4、数据准确性差在长期的电费账务管理实践中，电费账务管理人员总结出了一套特有的方法来避免发生错误，跟业务素质无关。由于会计工作的严谨性要求会计账目不允许有一分钱的差错，为此，电费账务会计管理人员常常会因为几分钱的差错，需要多次进行对账、汇总和核对，费时费力，还有可能找不出差错，而采取非严谨的方式进行人为调整。在这种情况下，势必造成数据的不准确，给数据汇总和上报带来一定的误差。五、银行传统对账方式的局限性银企对账是指按照银行会计制度的规定，对各单位的存款、贷款、未收贷款利息（含复息）账户，按月或按季填发“银企余额对账单”与客户单位进行对账，并由各客户单位将对账结果反馈给银行，以达到银行账户与单位客户自身账务核对一致的过程。银行与企业定期对账是减少差错，防止银行经办人员挪用资金的有效手段，目前银行的银企对账方式采用在主业务系统中打印纸质的银企对账单，并通过邮递或回单柜的方式通知客户，客户在接到对账单后核对其正确性，然后将结果反馈给银行。传统对账业务产生于科技并不十分发达的时代，在当时尚能满足社会发展和市场需求，带动了总体业务新的发展，提高了效率，赢得了客户的好评。但随着科技的进步、银行业务量的急剧膨胀以及整个银行系统竞争的日趋激烈，在实际的运作中，这种对账方式渐次显露出明显的弊病和弱点。1、对账方式单一，传统的对账采用纸质邮递方式。纸质打印的对账单，人工送达或者邮寄到企业，消耗了大量的打印成本和运送成本 ，更不便于历史查询。随着业务量的日益增大，打印对账单工作量越来越繁重，使得工作效率难以提高。2、在花费大量的时间和费用成本之后打印出来的对账单，往往需要几天甚至更长时间才能送到客户手中，造成对账的时效性极差，信息化程度低，而且缺乏对银企对账整个过程和结果的管理。3、由于单位地址的变更和不详，使得很大一部分对账单不会被送达到客户手中，给对账工作带来了困难，极大地降低了对账的效果。4、传统的对账在企业端采用的是手工的对账方式，银行打印出对账单送达到企业端后还是采用人工的方式进行手工的核对，效率低下，而且对账结果无法及时反馈给银行。5、缺乏有效的账户管理，对已达账项和未达账项不能够及时详细地统计上报上级管理部门。六、银行在新形势下的发展和创新随着改革开放的不断深入以及积极的财政政策，金融电子化进入了一个崭新的发展阶段，传统的银行机构的运行方式也不可避免的受到各种新生事物的影响。在此宏观背景下，国内银行业务不断发展和创新，科学技术的进步为银行带来生机。由于手工对账是一套传统而又并不十分科学的方法，为了解决以上问题，各银行系统开发了一系列银企电子对账系统，它是用于银企对账的智能化、电子化的金融服务系统。具有方便、快捷 、准确、高效、灵活、及时等特点，能够大大地提高对账工作的效率和质量 ，提高客户服务质量和效率。七、银行研发电子对账系统银企电子对账系统是一个与现在网络环境相对独立的系统，同时也独立于业务系统，要求银企电子对账系统不能对正在运行的银行业务系统产生任何影响。银企电子对账系统中所需的账户信息数据，通过数据文件的形式从业务系统获取，不会对业务系统产生影响。电子对账系统的基本功能包括各种对账方式的对账单发送、对账回单的接收及识别处理、对账信息管理、对账数据管理、对账任务管理等。此外，需要对系统所涉及的基本数据进行管理。包括机构管理 、用户管理、角色管理、系统参数管理、企业客户信息管理等。同时系统还具有一些增强功能，包括：重要客户条件管理、关注客户提示、未登记客户管理、人工判别等功能。八、银行系统与企业间对账模式对账数据抽取功能是将系统进行银企对账所需的数据抽取到本系统中，然后生成对账单，系统根据客户的账户信息和所选取的对账方式，采取不同的操作。对账单发送是根据企业选择的对账方式，发送相应的对账单，不同的对账方式，采用的对账单传递渠道也不同。1、电子邮件方式：系统后台自动从系统的 emai 对账信息表中取出相应的记录，并将该账户存在的副本账页信息，作为电子邮件的附件进行发送 。2、网络传真方式：系统后台自动从系统的传真数据主表中取出相应的记录，按照记录内容按照规定的格式生成传真，然后从传真表中按顺序取出该条记录所对应的账户信息，并对传真对账单中的账户信息进行填充，然后网络传真发送。3、手机短信方式：系统后台自动从系统的短信表中取出相应的记录，按照记录内容生成短信正文，每条短信对应一个账号进行发送。4、电话银行方式：企业用户拨打电话银行 ，选择查询账户余额和副本账页信息，电话银行系统向企业客户播报账户信息和副本账页信息，达到发送银企对账单的目的。九、银企电子对账在电费管理中实现基于以上对银行电子对账系统的分析 ，结合营销 sg186系统的功能及特点，供电公司可以选取电子邮件方式接收银行的对账单报文，并通过接口导入营销 sg186 的对账单录入模块 ，利用系统本身所具有的后台自动对账和自动对账功能进行自动对账处理，对账成功则标识“已到账 ”，未能对账成功的对账记录则由电费管理中心对账员与供电所收费员进行核对，必要时到银行共同查阅处理。收费人员严格按照要求每日及