资料归档规范

资料归档规范篇一：资料归档规范监 理 项 目 资 料 档 案 管 理 监理公司 一.总则 监理项目资料档案管理作业指导书规定了建设监理资料的档案管理职责和档案编制、验收和报送的程序和方法；监理项目资料档案管理作业指导书适用于广东建科监理有限公司下属各监理项目部对监理资料档案的收集、编制、验收、报送和保存管理工作； 监理项目资料档案的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理；工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。上述内容以下简称为档案。 本作业指导书由公司工程部负责编制、发布并解释。经公司总工程师批准后正式实施。 二.引用标准 中华人民共和国档案法 （1996 年修正） ； 城市建设档案管理规定 （建设部令 61 号、90 号） ；城市建设档案管理暂行办法 （1995 年） ； 建设工程文件归档整理规范GBT50328-XX 建设工程监理规范GB50319-XX 公司现行有效的质量管理体系文件。 三. 档案管理职责 1.档案管理工作按照“统一领导、分级管理”的原则进行网络化管理； 2.工程管理部负责并对监理项目部按照本作业指导书的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导工作；对大型项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查；并负责对档案室的建设和管理工作；3.各监理项目部应配置和建立档案资料所需的设备和材料、配备经过培训掌握档案编制要求的档案管理人员；指导和协助监理项目部进行建档工作；并对中小型项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查，确保项目资料档案及时归档； 4.监理项目资料档案实行总监理工程师负责制；在工程开始时，总监应指定专人负责对监理项目资料的保管和汇总工作； 6.在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目部应按监理信息管理作业指导书的要求，及时对相关资料进行处理、编码和存档； 7.在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按本作业指导书的要求整理装订成册，报送工程管理部验收核准。 四. 项目档案的编制 档案编制内容 监理项目的资料档案的编制内容及分卷要求应按“附件一”执行。 小型监理项目的资料档案也可按如下内容及分卷要求进行编制：第一卷： 1.招投标文件，中标通知书、建设工程施工监理登记证（备案表） 2.工程建设监理委托合同 3.总监理工程师任命书、总监代表授权书 4.监理大纲 5.监理规划 6.监理细则 第二卷： 1.建设工程监理规范规定的 A 类表资料 第三卷： 1.建设工程监理规范规定的 B 类表资料 第四卷： 1.建设工程监理规范规定的 C 类表资料 第五卷： 1.监理月报 第六卷： 1.监理日记、总监视记录、旁站记录 第七卷： 1.监理实测实量、旁站、见证、平行检测和测量复核资料 第八卷： 1.会议纪要及工程建设各方往来函件收发文登记表第九卷： 1.分部、分项工程质量评估报告 2.单位工程质量评估报告 GD3004 3.监理单位工程质量合格证明书 GD3014 4.工程竣工验收报告 GD3015 5.建设工程施工安全评价书 GD3016 6.监理工作总结报告 7.监理业务手册 8.竣工验收备案表 GD3017 其中：a 建设工程监理规范规定的 A 类表资料归档必须包括：工程开工、停工和复工报审；施工方案和施工组织设计报审；检验批质量验收记录表；材料报审表；施工进度报审、工程款支付审核和监理工程师通知及回复单等资料； b 建设工程监理规范规定的 B 类表资料归档必须包括：监理工程师通知单、工程暂停令、质量事故报告及处理意见、工程款支付证书、工程最终延期审批表、费用最终审批表、合同争议、违约报告及处理意见。 c 建设工程监理规范规定的 C 类表资料归档必须包括：监理工作联系单、和合同变更材料。 d会议纪要必须包括：图纸会审、设计交底、监理交底、第一次工地会议、工程例会和专题会议、收发文登记表等。 篇二：工程资料归档要求工程文件与档案管理办法 实施细则 第一部分 归档文件的基本内容与分类 一、监理工程文件的归档范围与要求 交公司归档的工程文件归档由三部分组成：监理归档文件、声像归档文件、其它归档文件（包括施工技术文件） 。监理归档文件和声像归档文件一起整理存放在新楼。 其它文件（包括施工技术文件）整理存放老楼。 监理资料归档范围 1 监理招投标文件 2 委托监理合同 3 工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单 注：公司发红头文件 4 监理规划 5 监理实施细则 6 监理月报 7 监理例会会议纪要 第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要 工地专题会议纪要 其他会议纪要文件 8 工程开工/复工报审表 9 工程开工 /复工暂停令 10 承包单位资格报审资料 建设工程施工合同 11 设计交底记录及其会议纪要 12 图纸会审记录 13 施工组织设计 ( 方案 ) 报审资料 单项工程施工方案 14 旁站检查记录 14 测量核验资料 15 施工测量放线报审文件 监理巡视记录 平行检验记录 16 建筑材料、构配件、设备报审文件 17 工程变更文件 - 1 - 18 工程款支付资料 工程预付款报批文件 工程款报批文件 19 监理工程师通知单及回复 20 监理工作联系单 21 报验申请表 施工试验报审文件 有见证取样送检试验报审文件 分项工程质量报审文件 分部/单位工程质量报审文件 22 来往函件 建设单位函件 施工单位函件 设计单位函件 政府部门函件 其他部门函件 23 HSE 管理相关资料 HSE 实施细则 在体系运行中产生的各种运行检查记录 24 质量事故报告及处理意见 25 监理工作总结 26 费用索赔报告及审批 27 质量评估报告 28 合同争议、违约报告及处理意见 29 合同变更材料 有关合同变更的协议文件 30 工程质量检验记录 检验批质量验收记录 分项工程质量验收记录 基础、主体工程验收记录 幕墙工程验收记录 单位工程质量评定表 31 竣工验收记录 分部（子分部）工程质量验收记录 单位（子单位）工程质量验收记录 竣工验收证明书原件 竣工验收报告 竣工验收备案表原件(包括各专项验收认可文件) 32 监理部监理日记（大事记） 33 声像档案 工程照片 录音、录像材料跟工程相关所有形成电子版的文件 声像归档范围 - 2 - 声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。 与工程相关所形成的全部电子版文件（通过计算机打印的与工程有关形成的电子版文件） 。 在监理过程中形成的其它电子文件（包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等） 其它文件（放老楼）归档范围 除监理资料范围及声像资料归档范围外的其它文件材料。 第二部分工程文件的归档整理 1、 归档时间 根据国家有关规定，工程在完工后三个月内按工程文件归档要求进行整理，验收合格后移交档案室。 2.归档要求 建设项目所形成的全部项目文件在归档时应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 工程文件归档分为三类：监理文件的归档、声像文件的归档、其它文件的归档（国家和公司实际结合） 。 工程文件的管理与收集 一、工程文件的形成 工程文件的形成可分三个阶段：（一）项目准备阶段形成的文件。 （二）项目施工阶段形成的文件。 （三）项目竣工阶段形成的文件。 二、工程文件的收集 项目监理文件由监理项目部收集、积累。收集应做到齐全、完整、真实、准确。 三、收集范围 凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。 四、收集时间 各类文件应按文件形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按项目单位工程、分项工程、分部工程来划分。 五、工程文件的质量要求 工程文件的收集应做到齐全、完整、真实、准确。字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字手续完备。需保存的文件不能用易退色的笔来书写，绘制。 监理归档要求 归档工程文件的质量要求。 1、归档的工程文件一般应为原件。 （如确实没有原件应在备考表中注明该份文件的原件在那里，应能查到。 ） 2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 - 3 - 3、工程文件应采用耐久性强的书写材料。4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面，（不够 A4 纸大小的纸张要粘贴在空白 A4 纸上，成册的除外） 5、工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。 6、工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。 （二）工程文件的组卷要求 1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分：可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。 3、立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过 40mm，同一案卷内不能有重份文件，不同载体的文件要分别组卷。 （三）卷内文件的排列顺序 1、文字材料按事项、专业顺序排列。 2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号排列。 3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字排列在前，图纸排后。 （四）案卷的编目 1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。卷内文件以件为单位，每一件从“1”开始编页；每卷单独编号，页号从“1”开始（各卷之间不连续编页） 。 2、页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 （五）案卷的装订要求 1、文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。2、案卷内不应有易锈蚀的装订物。 3、外文应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号、及装订形式。 （六）卷皮、卷内表格的规格 案卷封皮、卷内目录、备考表、移交封面、移交清册的尺寸为标准 A幅面纸张。 （七）填写案卷封皮（见附表） 1、 2、 3、保存期限为长期 （八）填写卷内目录（见附表） 1、序号：顺序号； 2、文件编号：是文件的文号、图纸号、项目代号； 3、责任者：形成部门或一至二名主要责任人，其余用等代替； 4、文件题名：文件标题， （没有的可拟写） ； 5、日期：文件形成日期；（多个日期的按日期顺序排列，填写起止日期至最后日期） 6、页号或页数：同一内容整卷装订的用“页号” ，填写文件首页页号和尾页号。卷内文件以单份文件装订采用“页数” ，每份文件从“1”开始编页，填写每一件文件的总页数。 - 4 - 8、备注。 （九）填写备考表（见附表） 1、说明组卷情况，填写整理人，做不到整理的用立卷人，检查人，立卷时间，检查时间。 2、互见号：同一内容，涉及到其它卷的卷号。 （如：材料报验分成几盒的） 3、没有验收证明文件是属于不完整资料，不能写本套资料齐全。需注明验收文件大约何时能进行验收归档。 4、备考表放在每一卷的最后一页。 （十）加盖档号章 1、在每一份文件封皮的右上角加盖档号章，档号章的样式（见附表） 。 2、填写档号章相应内容： （1）全宗号：是油田统一赋予的各录入单位的编号相当于单位代码，我们的全宗号油田档案馆暂时给了“106”； （2）档号：由档案人员根据工程归档的顺序号给每个工程制定的档案编号； （3）件号：是指卷内每件文件的目录序号； （4）页数：是指卷内每一件文件的页数。 注：建议档案验收合格后再加盖档号章，因验收时如有调整则封皮全部作废需重新打印则废时废力。 （十）填写移交清册（见附表） 归档文件验收合格后，填写移交清册，正式入库。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、移交清册的格式见附表。 （备注：卷盒封面的内容用铅笔书写） 声像文件归档要求 （一）声像文件归档的收集范围。 1、各项目在监理过程中形成的资料的电子文件（通过计算机打印的文件） 。 2、过程中形成的其它电子文件（包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等） 。 （二）声像文件归档的整理要求。 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。 1、照片档案的归档应保持其完整性，做到底片、照片、文字说明同时归档。 2、凡归档的声像材料，必须加以必要的文字说明，注明拍摄者，拍摄时间及内容。 3、跟工程相关的形成电子版的文件（通过计算机打印的文件）和其它电子文件（包括有保存价值的照片、数码照片及其它载体的电子文件等）刻成光盘和纸质资料一起进行归档。4、光盘要用盒装以方便存放及粘贴档案归档标签。 （三）声像文件归档的质量要求。 凡归档的声像档案材料，应是原版原件，必须图像清晰、声音清楚。 - 5 - 篇三：建设工程资料归档规范建设工程档案归档整理规范 第一章 建设工程文件归档的基本职责 一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： （一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档； （三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； （四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； （六）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后 3 个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。 第二章 工程文件的归档范围一、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 二、工程文件的具体归档范围应符合下列目录要求：工程准 备阶段文件见附录 1，建设工程竣工验收文件见附录2，市政基础设施工程竣工验收文件见附录 3，建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢结构分别见附录，建设工程竣工图见附录 5,市政基础设施工程施工文件见附录 6,市政基础设施工程竣工图见附录 7,监理文件见附录 8。 第三章 归档文件的质量要求 一、归档的工程文件应为原件。 二、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。三、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 四、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 五、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 六、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面（297mm210 mm） 。图纸宜采用国家标准图幅。 七、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。八、所有竣工图均应加盖竣工图章。 1、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 2、竣工图章示例如下： 3、竣工图章尺寸为：50 mm80 mm。 4、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。九、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图。 十、不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法 （GB/89）统一折叠成 A4 幅面(297mm210 mm),图标栏露在外面。 第四章 立卷的原则和方法 一、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 二、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。 三、立卷可采用如下方法： 1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监 理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件 5 部分； 2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组 卷； 3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷； 5、竣工图可按单位工程、专业等组卷； 6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷； 7、立卷过程中宜遵循下列要求： （1）案卷不宜过厚，一般不超过 30mm。 （2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 第五章 卷内文件的排列 一、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 二、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 三、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。第六章 案卷的编目 案卷的编目是指卷内文件的页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制规定和要求。 一、编制卷内文件页号应符合下列规定： （一）页号编号 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号 从“1”开始。 1、编写页号以独立卷为单位。所谓独立卷就是由案卷封面、 卷内目录、文件（图纸）材料部分，卷内备考表组成的案卷。 2、有书写内容的页面编写页号。 3、编写页号从“1”开始,编写页号用黑墨印油打字机。 （二）页号编写的位置 卷内文件页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书 写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 1、文字材料页号位置的编写规定为：单面书写的文件在右 下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，小于 A4 幅面的文件，应托裱成 A4 幅面后再按规定编写页号。 2