一车一档管理制度

一车一档管理制度篇一：车辆管理制度上海有限公司 车辆管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强集团车辆管理，确保行车安全，规范用车程序，提高车辆使用效率，有 效控制车辆运行费用，结合集团实际情况，特制定本制度。 第二条 本制度适用于集团本部车辆的管理，集团下属子公司参照执行。 第二章 车辆日常管理 第三条 集团车辆日常管理实行“一车一档案”的方式，即每辆车建有一份档案。车辆 档案主要包括两个部分：车辆基本档案及日常管理档案。 （一）车辆的基本档案包括机动车行驶证、完税证明、保险单、维修保养记录单等资料 （原件与复印件均保存完整） 。除行驶证、养路费、保险卡原件由驾驶员随车携带外，其他车辆资料由行政部统一保管。 （二）车辆日常管理档案包括车辆保管责任书 、车辆月度行驶记录表 、 车辆月度 例行检查情况表 、 车辆月度油耗统计表 、 车辆保养维修登记表 、 车辆交接备查登记表 、 车辆使用情况汇总表等，用于记载车辆基本情况、维修保养、行驶里程以及油耗等信息。 第四条 集团每辆车应指定专门的驾驶员担任车辆管理责任人并签订车辆保管责任 书 。车辆管理责任人负责车辆的日常管理和维护。 第五条 车辆管理责任人应于年检规定期限前一个月申请办理年检，避免出现逾期年检 缴纳罚款的情况。集团行政部负责监督年检情况。 第六条 车辆管理责任人应于保险到期前两个月申请办理保险，避免出现车辆保险逾期 未办，车辆脱保的情形。集团行政部负责监督车辆续保情况。 第七条 车辆管理责任人应于每月中旬对车辆进行常规检查，并填写车辆月度例行检 查情况表 ，确保车辆处于良好状态。 第八条 车辆管理责任人应妥善保管车辆钥匙和停放车辆。车辆在本市时，应停放于指定地点，车辆出外省、市时，应停放于有专人看守的停放场所，并保证锁闭车窗、车门，确保车辆和财产的安全。 第九条 车辆油耗管理 （一）集团行政部每月进行车辆油耗统计，根据车辆月度行驶记录表制作车辆月 度油耗统计表 ，对车辆油耗进行监督。 （二）车辆油卡管理 1. 行政部根据车辆数量及需要办理油卡及备用油卡，指定专人定期及时办理油卡充值和开票事宜。油卡实行专车专用，禁止车辆间互换油卡。油卡一经备案，未经允许不得变更；在车辆所配油卡金额不足或遇到油卡损坏等特殊情况时，驾驶员可向行政部申请领取备用油卡加油。 2.驾驶员在使用油卡加油时，应保存每次加油小票及时交行政部登记留存；使用备用油卡加油时，也须保存加油小票，并在其背面注明加油车辆的车牌号交由行政部登记留存。 3.驾驶员应随时掌握车辆油卡的余额变化，当油卡余额低于 500 元时上报行政部，由行政部及时办理完成油卡充值手续。 第十条 车辆有关费用报销按照集团预算管理制度和报销管理制度执行，由行政部负责。 第三章 车辆使用管理 第十一条 集团车辆实行集中管理，并由集团行政部统一调度。车辆使用遵循申请优先、兼顾效率的原则。 （一）用车申请 各部门因公需要用车，须按要求填写车辆使用申请单 ，根据不同情况按照规定程序提出申请。 1.集团本部日常用车,申请人须提前 1 天通过 OA 系统填写车辆使用申请单经部门经理审批同意后，由行政部安排用车。 2.集团本部如遇紧急情况用车，申请人须征得部门经理批准后向行政部申请用车，事后申请人须填写纸质车辆使用申请单并完成审批确认手续。 3.集团下属公司用车，申请人应填写纸质车辆使用申请单 ，经下属公司分管副 总经理、集团行政部经理批准后，由行政部安排用车。4、行政部如因故不能安排用车，应及时通知申请人。（二）出车规定 1.驾驶员凭车辆使用申请单出车。驾驶员在接到车辆使用申请单后，须按申请单上的线路行车，原则上不得改变行程，如确有特殊情况需改变行程的，应在申请单上注明原因。 2.驾驶员完成出车任务后，应及时在车辆使用申请单中填写路程公里数以及发生的过路、过桥、停车等费用明细，并经用车人签字确认后交回行政部，同时自己做好行车记录。 3.行政部专员应根据车辆使用申请单填写车辆月度行驶记录表并妥善保管。同时应定期核对车辆月度行驶记录表与车上里程表、驾驶员行车记录数据。 第四章 车辆维修保养 第十二条 车辆的维修保养应遵循节约和保障有效的原则。 （一）车辆日常维修保养应在指定地点进行。车辆管理责任人须填写车辆保养维修申 请单 ，经行政部审批后进行维修保养。 （二）车辆特殊情况维修遵循就近原则。如行驶途中发生故障致使车辆不能正常行驶， 驾驶员可电话向行政部报备，经行政部批准后视实际情况就近维修，并在事后及时补办相关审批手续。 第十三条 车辆管理责任人应关注车辆状况，检查是否配备消防器材等必须装备，定期 对车辆进行保养，当行驶里程达到十万公里以上，车辆管理责任人须将车辆状况通知行政部，及时对磨损的部件进行维修或更新，确保车辆行驶安全，提高车辆使用寿命。 第十四条 驾驶员应在每次车辆维修保养后将清单交回行政部，行政部专员填写车辆 保养维修登记表并妥善保管该表。 第五章 驾驶员管理 第十五条 驾驶员必须持有公安交警部门发给的驾驶执照。驾驶员持有的驾驶执照类型 必须符合所驾驶的车辆，并且按规定年限进行检验换证，确保合法有效。 第十六条 驾驶员应自觉遵守交通规则和本管理制度，加强安全学习，听从交通管理人 员指挥，服从集团行政部的管理、监督和检查。第十七条 驾驶员驾驶车辆随身携带有关证件，并注意安全，不得疲劳驾驶，严禁酒后 驾车。 第十八条 驾驶员未经行政部同意，不得私自出车或将车辆交由其他人员驾驶。遇有特 殊情况需更换使用车辆的，填写车辆交接备查登记表 ，经行政部批准后，做好车辆证件及随车工具的交接。 第十九条 驾驶员每次出车前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电 瓶液、轮胎、外观等） ，如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即向行政部报告。每次出车后主动打扫车辆，保持车辆整洁，车内空气清新。 第二十条 驾驶员在任何时候发生事故，应立即电话报告行政部，不得擅自处理，不得 隐情不报，更不得逃逸。 第二十一条 驾驶员礼仪规范 （一）驾驶员应保持良好的精神面貌，衣着整洁得体，语言文明礼貌。 （二）驾驶员应自觉加强商务礼仪方面的学习，熟悉不同场合的礼仪规则。 第二十二条 驾驶员因违反交通规则和本制度有关规定造成损失的，按以下情况处理： （一）对于因驾驶员违章驾驶导致的违章罚款由驾驶员个人承担。 （二）对于因驾驶员驾驶过失造成的事故或车辆损害，不能全额获得保险赔偿的，将根 据实际情况，全部或部分由驾驶员承担维修或赔偿责任。 （三）对于驾驶员未按规定停放车辆，造成车辆毁损丢失的，由驾驶员承担全部责任。 第六章 附 则 第二十五条 本制度由集团行政部负责解释和修订。 第二十六条 本制度自下发之日起生效并实施。 附件一：车辆保管责任书 附件二：车辆月度行驶记录表 附件三：车辆使用申请单 附件四：车辆月度例行检查情况表 附件五：车辆月度油耗统计表 附件六：车辆保养维修登记表 附件七：车辆保养维修申请单 附件八：车辆交接备查登记表 附件九：车辆使用情况汇总表 附件一 篇二：机关车辆管理制度机关车辆管理制度 为保证机关各项工作的有序开展，加强车辆管理和车辆服务，确保工作用车，特制定本制度。 1、机关车辆服务于机关工作，优先保证局领导用车。各科室工作需要用车须经分管局长同意后，由政办科合理统筹安排。安全播出期、汛期等特殊情况下的工作用车优先安排。 2、机关任何科室或个人不得随便租用车辆，一般工作人员私人用车原则上不允许，特殊情况需经分管局长批准。离退休干部用车，按有关规定办理。 3、机关所有车辆实行“一车一档”管理，档案记载内容主要包括车辆基本信息、常规保养记录、维护维修登记、月行驶里程、月耗油统计、长途出车记录、半年累计违章记录等。记录由小车班班长审核并签字确认，每半年交由政办科审核公布长途出车天数、耗油、违章等情况。 4、车辆常规保养、维护维修、配件添置实行小车班班长负责制。由驾驶员申报，小车班班长统筹安排，报政办科按程序审批。 5、车辆维护维修、配件添置本着节俭的原则，须到指定修理厂和配件单位，费用由财务室统一结算，否则一切票据不予报销。车辆公务在外发生故障需就近修理的，必须报政办科同意。 6、驾驶员实行轮流值班制度，除小车班长须每天当班外，其余驾驶员按天轮流当班，以备下班期间、休息日紧急公务之需（当班驾驶员若出车在外，在家驾驶员按顺序依次接替） 。重大节假日、安全播出期、汛期等特殊时期的值班工作，按政办科统一安排执行。 7、除当班车辆外，其余车辆在下班期间、休息日一律停放在机关车库（特殊情况除外） 。 8、车辆按规定的标号用油，必须到有质量保障的加油站加油，加油发票须经司机签注时间和车辆，经政办科负责人签字后方可报销。车辆用油标准按百公里耗油上限计算，实际用油要与行驶里程理论耗油总量基本吻合，每季度公布一次。 9、驾驶员出车实行补助制度，市内（不含市区）出差每天补助金额为 8 元，市外每天补助金额为 15 元，补助以差旅的形式予以报销。10、驾驶员不得私自动用车辆，若违反规定，除给予批评教育外，因此而产生的一切费用或发生意外而造成的一切损失和责任，由驾驶员自负。 篇三：车辆管理制度车辆管理制度 1总则 为加强公驾驶员动车辆的管理，本着“保证安全、节约开支、提高效率、方便管理、优质服务”的原则，保证车辆和人员的安全，加强车辆的日常管理、使用和维护，使车辆更好地为工作服务，根据公司现有情况，特制定本制度； 本制度适用于公司所有车辆； 原则上，公司所有车辆不得私人、私事使用； 综合管理部为公驾驶员动车辆统筹管理部门，后勤管理中心为归口管理部门，第一责任人为后勤管理中心经理，第二责任人为固定资产管理主管，第三责任人为驾驶员； 机动车辆属于公司高值固定资产，所有车辆产权证、保险（正本）和年检票据，交公司后勤管理中心统一管理，以免发生遗失； 后勤管理中心负责车辆的调配、使用以及保养维修等管理工作； 公司所有机动车辆分为两大类：行政用车和工程保障用车 行政用车分为：CEO 用车、接待用车、员工外出办事用车以及外借车辆； 工程保障用车为工程上使用车辆。 公司所有车辆建立车辆动态管理信息表，后勤管理中心备案。后勤管理中心经理、固定资产管理主管和车辆责任人各留一份。 公司车辆动态管理信息表，内容包含随车车辆保险单（副本） 、车辆行驶证、 车辆维修保养记录 、 车辆行车日志 、 车辆清洗记录 、 车辆加油记录 、 ETC 使用记录，并每月底上报固定资产管理主管。 固定资产管理主管还应建立健全车辆管理台账 、车辆使用申请单 、 车辆调派单 、 车辆外借申请单 、车辆事故报告 、 车辆保养登记表 、 车辆维修登记表 、车辆维修保养申请单 、 车辆违章情况登记表 、 油卡充值记录表 、 ETC 充值记录表 ，确保车辆正常使用。 2.用车申请和调度 公司车辆统一由综合管理部后勤管理中心调度。车辆审批权限：一般用车由后勤管理中心经理审批，需要出市区或者远程出差须经综合管理部总经理批准。 所有公司车辆钥匙及动态管理表格实行一车一档制，由固定资产管理主管保 管，在接到车辆使用申请单时填写车辆调派单 ，并将车辆相关随车资料交驾驶员。驾驶员任务结束后将资料填写完整并交回固定资产管理主管处，以备下次使用。车辆实行定人定车制。驾驶员对所驾驶车辆负责，不得随意交换驾驶车辆，因特殊情况须交换车辆，要经过综合管理部经理批准，并随时做好交接记录。驾驶员换驾公务用车交接车辆时必须保持车辆整洁、外观无损伤、车况正常； 除 CEO 用车外，其他人员用车，须事先向部门负责人申请，经综合管理部后勤管理中心经理同意后方可派车。未经批准擅自用车者，要进行通报批评并适合给予经济处罚。造成事故或车辆损坏的，由私自用车者和车辆责任人负全部责任。 享有交通补贴的员工，因公外出办事 30 公里以内，公司不派车，应选择公共交通工具。如因公外出办事 30 公里以外、去银行办理提现及公司领导交办的紧急事情时，可填写车辆使用申请单 ，经部门负责人和综合管理部总经理审批同意后，公司可派车。 如需紧急用车，不能在事前填报车辆使用申请单的，由用车人电话告知部门负责人，部门负责人同意后，向后勤管理中心经理及综合管理部总经理申请同意后，由后勤管理中心经理调度车辆、安排用车。用车人事后补填车辆使用申请单及完善相关手续。 长途运输用车须在预定出车时间前一天填写车辆使用申请单 ，报部门负责人、后勤管理中心经理、综合管理部总经理、总经理及 CEO 审批。 派遣车辆由固定资产管理主管根据车辆使用申请单下达先后以及外出公务的重要紧急程度，并结合整个公司当天的用车需求进行统一安排。不按规定办理审批者，不得派车。如公司车辆一时调配不开，由综合管理部进行其它车辆调剂；公司内无车辆可用时，经申请批准后可使用专车。 公司用车遵循以下原则：优先保证公司客户考察及洽谈事宜的接送；同时间同方向不同车辆调派单尽量兼并出车。 因用车本人原因需延迟出车的，如果延迟时间在 30分钟内，用车人须与及时沟通并确认新的出车时间；如果延迟时间超过 30 分钟，用车人须与综合管理部说明情况，综合管理部有权取消本次派车，并对车辆作另行安排。 驾驶员办完事后应及时返回公司向综合管理部报到，如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回公司的，应提前向综合管理部说明原因，便于综合管理部掌握车辆状况或作进一步安排。公司所有工作用车，驾驶员必须填写车辆行车日志，写清楚出车时间、地点及初始公里数，出车任务结束时，驾驶员要填写清楚终止公里数，固定资产管理主管定期抽查驾驶员是否及时按照要求填写车辆行车日志 ，未按规定填写的，一次处罚驾驶员 20 元；若无故人车消失的，一次罚款驾驶员 100 元，三次以上的直接开除，固定资产管理主管负连带责任，罚款 100 元，后勤管理中心经理负连带责任，罚款 100 元。 出车前驾驶员应及时检查车况、随车证件和车载工具等，以保证行车任务的圆满完成。 为提高工作效率，保证办公正常用车，用车人在到达办事地点 30 分钟可以返回的，可等候接回；超过 30 分钟的，车辆需要返回。 3.车辆停车管理 车辆实行节假日及夜间归位管理。出车任务结束后，所有车辆晚上必须停放在公司指定地点，不得将车辆随意在外停放。有特殊情况时应征得后勤管理中心经理同意后方可在外停车。私自在外停放，造成车辆丢失、损坏者，驾驶员承担全部责任。 4.车辆安全管理 为确保行车安全，必须认真钻研业务，严格遵守道路交通安全法规，服从交警指挥，严禁酒后开车。 对车辆要勤检查，勤保养，勤擦洗，使车辆始终保持最佳运行状况。发现问题，及时处理，严防事故发生。 5.车辆加油管理 公司车辆用油实行里程油耗核算制，并统一用加油卡加油，实行一车一卡制度。油卡余额不足 500 元时，驾驶员应提前告知固定资产管理主管，由其申请预算，由计划财务部统一安排油卡充值，充值完成后，如实填写油卡充值记录表 。除长途在外的车辆可现金加油外，其它情况下一律不得用现金加油，否则油费不予报销。 驾驶人应将车牌号与油卡号码进行备案登记，每月进行核对。油卡一经备案，不许变更，如遇到特殊情况，如油卡损坏，不能正常加油时，车辆管理人员应及时上报固定资产管理主管进行补办。禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油或用指定油卡为其它车辆（含外来车辆）加油，一经核实，将给予当车驾驶员一定的经济处罚，如遇到特殊情况，应报固定资产管理主管和后勤管理中心经理同意。 驾驶人在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，小票要保证连续性，按顺序粘贴在车辆加油记录上报财务审核。 油卡仅限于公司车辆使用，严禁驾驶人倒卖、外借油料，如发现处于油料原价 5 倍罚款。 对所有车辆分别进行加油统计，由后勤管理中心负责登记，每月底将各车辆的耗油和公里数情况进行审核公布，监督各车辆耗油在核定合理范围内。 综合管理部对公司车辆用油进行监督、控制，计划财务部辅助进行监控管理。 6.车辆维修及保养 车辆在行驶过程中出现事故或异常现象的，驾驶员应就近选择安全地点停靠，下车观察车辆情况并将车辆情况及可能出现的故障立即通知固定资产管理主管，重大问题报总经理批准。 车辆采用责任人制，驾驶员应随时保持车内外干净整洁，定期检查水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎等，使车辆保持正常状态。如发现有损坏或其他问题的，立即上报给固定资产管理主管；车辆需维修的，必须先认真检查发生的故障，初步判定故障发生部位，并如实向后勤管理中心报告，由车辆负责人提出维修申请上报后勤管理中心经理，待预算审批后，方可维修。 公司所有车辆实行定点维修、统一结算的办法。维修费用由综合管理部按照维修预算、维修通知单和结算单与定点维修站每月结算一次。固定资产管理主管应货比三家，在质量、售后相同的情况下，选择价格优惠的作为公司车辆指定维修点，在支付维修费用的同时，应要求维修点必须开具增值税发票，并提供相对应的零配件明细单，以备公司备案核查。车辆维