XX年前印章备案制度

XX 年前印章备案制度篇一：印章管理制度印章管理制度 目的：为加强公司级印章管理，规范公司级印章刻制、发放、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，规范公司及各个子公司经营活动有序进行，依照风险预防为先、使用规范的印章管理原则，切实有效地维护公司利益，特制定本管理办法。 本制度适用于石油化工有限公司及所管辖各分子公司。 第一章印章的种类 第一条印章种类及使用范围 （一）法人章：刻有法人代表姓名的印章，主要用于必须加盖法 人章的凭证和法律文件等。 （二）公司章：刻有“石油化工有限公司、物 流有限公司、置业、置业”及“合同专用章、发票专用”字样的印章，法律效力代表集团公司及所管辖各分子公司。 （三）部门章：刻有部门名称，其法律效力仅限于代表集团公司 及子公司各部门的印章。 （四）业务专用章：如制度专用章、财务专用章、发票专用章、 受控章等，此类印章法律效力仅限于本业务范围。 （五）私章：未经公司批准,任何人员不得在工作中使用私章。 第二条印章的出库 （一）集团总裁办、档案室负责出库印章。 （二）印章出库前，确定印章符合原定要求，使用蓝色印油获取印章印模，并将印模交集团档案室存档。 第三条印章的领取 （一）公司及所管辖各分子公司，经董事长授权持章保管人员， 到集团总裁办档案室领取印章时，须在印章保管登记表 （见附表）上登记。 （二）印章领取后经分子公司领导，部门主管确认印章无误后将 其存放于保险柜妥善保管并建立印章使用登记表。 第二章印章的管理 第四条印章保管 公司及所管辖各分子公司，对外具有法律效力的印章均须董 事长指定专人进行妥善保管并定期保养，同时须与委托人签定相关法律文件。印章保管人员离岗，须做好印章交接工作。 （一）集团母公司法人章由集团档案室专人负责保管；公司及所 辖各分子公司所有法人章由公司档案室专人负责保管，特 殊情况由董事长批准并指定该公司专人负责保管使用。（二）公司公章及合同章实行双人双锁管理。 （三）公司及所辖各分子公司财务专用章，由公司档案室统一保 管使用。部门章由各部门主管或其授权人负责保管。 （四）各种业务专用章，经董事长授权人或公司办公室主任负责 人保管。 第五条用印范围 （一）所有印章均应明确确定其用印范围，以便印章保管人员正确用印。（二）部门章仅限于公司对内使用，具体用印范围由部门负责人 负责制定，并报董事长批准。 （三）业务专用章用印范围，由经董事长授权人或该项业务的负 责人授权使用。 （四）公司及所管辖各分子公司行政公章使用范围： 1.以公司名义发出的对内与对外公文、公函，上报政府机关 的材料、报表等各类文件； 2.以公司名义签章的证明、委托书、公证书等； 3.以公司名义签章的经营性协议、合同等； 4.以公司名义办理的信贷用担保合同、抵押合同、借款、借 据、借款申请书等； 5.以公司名义办理的延缓还货周期、减缓（减免）各类税费 等申请性材料； 6.其他经公司法人代表审批同意签章的。 （五）董事长私章用印范围由董事长或其授权人确定。（六）公章一律不得在空白介绍信、空白纸张、空白单据等上加 盖。不得在与公司业务无关的任何证明或担保上盖章。第六条印章使用 （一）非业务专用章 1.用印审批：由用印人填写用章审批表 ，连同用印材料一并交印章管理人审批；需使用公司章或外部门业务专用 章时，用印人还须将经部门负责人批准后的用章审批表 ，连同需要用章的文件一起送印章管负责人审批。 2.用印：用印人持批准后的用章审批表及用印文件到印 章保管人处要求用印，保管人员在认真核定用章审批表与用印文件后，对照用印范围进行用印。如有合同需要盖 章，印章保管人须确认合同的每一页有集团法律顾问签字 后方可盖章，并加盖骑缝章。部分特殊合同及所有银行方 面的合同除外。 3.使用印章要在规定的地点进行，特殊需要时，必须经印章 保管负责人同意，并具有严格的监控措施情况下，方可带 出规定地点。 4.在印章使用后，用印人应将用章审批表交印章保管人 存档，印章保管人负责对用章审批表按顺序存档备查。 （二）业务专用章的使用由经董事长授权人及该项业务主管人员 自行监督和控制。 （三）所有用章均须填写用章审批表 ， 用章审批表用完 后须及时交集团或各分子公司档案室备查。 （四）除验视印模外，严禁在文件的空白处或空白纸上加盖印章。 第七条印章停用 （一）印章在停用之日应向有关部门发文通知，将停用印章送缴集团总裁办销毁或交档案室封存，并在印章保管登记表中注明“停用日期“。 （二）印章丢失时，印章保管部门应立即向集团报失并在媒体上 发布公告作废。 第三章考核办法 第八条违反本制度规定给公司带来损失的，责任人除赔偿公司经 济损失外，还应按国家相关法律规定承担相应的法律责任。 第四章附则 第九条本制度解释权、监督执行权归集团行政人事部。第十条本制度自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止。附件： 刻制印章申请表 印章存档管理单 用印审批单 印章使用登记表 公司及所辖分子公司印章统计表 篇二：证照印章管理制度证照印章管理制度 为进一步加强证照印章的使用和管理，保障公司的合法权益，确保各项工作有利进行，特制定本制度。 一、证照管理 （一）职责与范围 1、行政部是公司证照的管理部门和责任部门，负责对公司所有证照统一管理。 2、行政部指派专人负责公司所有证照的申办、登记、变更、年审年检、注销。 （二）证照管理 1、证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由行政部保管，证照的移交由行政部负责人监督并填写移交记录，证照交接完成后，行政部证照使用专管员及时建档登记。 2、建档登记项目包括证照名称、编号、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。3、建立证照目录表备案，并对公司证照实行动态信息进行更新管理。 （三）证照使用 1、行政部负责将各类证照录入证照登记表并进行统一管理。 2、行政部必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，应立即向总经办报告，并及时办理证照的挂失和补办手续。 3、各部门如需使用公司证照，以邮件形式说明使用范围和使用时间，填写证照使用登记表 ，经部门负责人、行政部负责人、总经办批准，方可携带外出，使用完毕后，应于 1 个工作日内交回，证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。 4、各类证照未经行政部负责人、财务部负责人、分管领导或总经理批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。 二、印章管理 （一）印章的分类、刻制和启用 1、印章的分类：（1）公司公章（包括项目公司） ； （2）各类专用章：合同专用章、财务专用章、发票专用章； （3）专用私章：法定代表人专用私章； （4）部门印章； 2、印章的刻制要遵守国家的有关政策，并遵循先进、适用的原则。印章的刻制由申请部门根据工作需要填写印章刻制申请表 ， （刻制新印章，更换旧印章须凭旧印章原样） ，经总经理批准后，由行政部负责刻制。 3、刻制好的印章在启用前，由行政部做好戳记，并留样保存，以便备查，然后由行政部发启用通知，通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。 （二）印章保管 1、公司印章、专用章、专用私章由行政部责保管，各部门印章应由各部门负责人保管。 2、公司印章保管人不得将印章交由他人代管，若因事请假，应由保管人向行政部负责人请示指定专人代管。 （三）印章的审批和核对 1、印章的使用要十分审慎，必须每次使用都履行审批手续，并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策，权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。 2、特殊情况不能及时办理审批手续的，应由办事人与行政部负责人沟通并说明情况，在征得同意后，办理用印手续，但须在事后 2 日内补办审批手续。 3、印章保管人应对文件内容进行审阅、了解用印内容，经核对无误办理用印登记手续后方可用印，同时应将加盖公章的文件资料留档备案，确实没有留存资料的，要详细登记用印情况。 4、原则上，不允许出现盖有印章的空白凭证。但因业务要求，需要盖有印章的空白凭证带出公司的，必须有总经理的特别批准；此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证；此类凭证要逐页编号，装订成册，并须有存根。 （四）印章使用规范1、用印时，用印位置准确、恰当，印迹端正清晰，印章名称与用印落款一致（代用印章除外(来自: 小 龙 文档网:XX 年前印章备案制度)） ，不漏盖、不多盖。 2、介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 3、对外签署的合同、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用印章的文本等，须在合缝处加盖印章。4、未经批准的文件不得使用印章 5、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料不得使用印章。 6、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料不得使用印章。 三、证照印章外带规定 证照印章原则上不允许带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，应填写证照印章使用登记表并说明外带事项，经行政部负责人批准后由行政部与用印部门各派至少一名人员共同外出使用。 四、证照印章归档管理 （一）证照、公章、法定代表人印章、财务专用印、合同专用印等相关文件、资料、附件资料及证照印章审批单作为使用凭据由行政部留存，每年 1 月 15 日前将上一年相关档案整理后交公司档案室归档。 （二） 证照/印章使用登记表及各证照印章的启用及停用文件，由行政部进行编号归档并保存，以备公司查阅。 五、证照印章的遗失和报废 （一）保管人必须妥善保管证照印章，如有遗失，保管人应及时将遗失情况说明资料以书面形式向公司领导报告。 （二）公司证照印章发生遗失时，应在报刊上刊登挂失声明（注明起止日期和作废日期） ，同时进行证照、印章的补办。 （三）公司部门证照印章发生遗失时，应正式发文告知合作单位（注明起止日期和作废日期） 。 （四）有下列情况时，印章须停用并报废：机构名称、图样改变； 印章使用损坏。 （五）印章永久停用需报废时，由印章保管人填写印章报废审批表 ，呈 行政部负责人和总经理签核后，由行政部负责人和两名以上员工共同在场的情况下，对印章进行销毁。六、法律责任 （一）在证照、印章管理中存在以下行为之一的，公司将处以 500-XX 元经济处罚。情节严重导致公司重大损失的，公司将追究法律责任并移交司法机关处理。 （二）任何单位及个人不得擅自刻制及更换印章，未经批准、未经公司行政部负责刻制及更换的印章，不发生效力。 （三）印章的责任人及保管人应当按本制度要求规范使用印章。对未能严格、规范使用印章以及滥用、误用印章的，由印章管理人及保管人承担直接责任。 篇三：印章管理制度XXXXXX 公司 印章管理规定 第一章 总 则 第一条 为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识 淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益， 须严格规范公司印章管理工作。 第二条 为建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责 任制，人事行政部全面负责公司的印章管理工作。负责印章的刻制、发 放、回收、监管印章的保管和使用。 第二章 公司印章范围及保管部门 第三条 本管理规定所指印章包括公司法人章、法定代表人章、合同专用章、 财务专用章等具有法律效力的印章，适用于公司公文、信函、授权委托 书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他 需用印章的文本等。 第四条 公司印章的范围包括： （一）公司公章、法定代表人章 （二）合同专用章、财务专用章、发票专用章、报关专用章 （三）各部门及分支机构印章 第五条印章授权管理和保管的部门： （一）公司印章，由公司董事长授权向相关部门核发或核销； （二）公司印章由董事长授权相关部门分别管理和使用 （三）公司法人章、法定代表人章、合同专用章、报关专用章由人事行政部 负责管理和使用； （四）财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用； （五）公司其他部门因工作需要配臵其他用途专用公章时亦应按本办法执 行； （六）凡因工作需要并符合本规定配臵印章或更换印章需向公司人事行政部 书面申请，经董事长或总经理批准同意后配臵或更换印章； （七）印章刻制由人事行政部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制； 印章的规格、样式由公司人事行政部按有关规定办理。第三章印章的管理 第六条 公司所有印章均由人事行政部负责统一管理，启用新印章或更换印章前， 须填写印章制发申请表 （附件一）报总经理批准，由人事行政部到公安机关指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。 第七条 各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济 损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。 第八条 印章备案的建立 公司各类印章须由人事行政部分别进行登记，填写公司印章留样备案 表 （附件二）并建立印章台账 （附件三） ，以便印章的存档和备查。 第九条 公司的所有印章启用时，均由人事行政部负责登记、留样并确定印章保 管责任人（以下简称为印章专管员） ，填写公司印章留样备案表并注明启用日期、发放部门和使用范围和启用印模； 第十条 有下列情况印章须停用（废止） （一） 印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的 （二） 公司名称变动，原印章废止的 （三） 印章遗失或被窃，声明作废的。 第十一条 严禁印章保管员将印章转借他人 第十二条 印章丢失时，印章保管员应当及时向人事行政部书面报告，人事行政 部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章 作废、对责任人进行处罚等。 第十三条 印章停用（废止）时须填写印章停用（废止）申请单 （见附件四） 经总经理批准后及时将停用印章送交人事行政部切角封存或销毁。 第四章 印章保管员的职责 第十四条印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章妥善保管，次 日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即 报告。 第十五条印章专管员因休假等原因不在岗时，印章专管员要向代管人员交接工 作，交代用印时的注意事项；专管人员正常上班后，代管人员应向专 管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制， 以明确责任，落实到人。 第十六条 印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准 权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝 印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报领导处理。 第十七条印章专管员用印要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印 件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有 存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 第十八条印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致 公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司规定进行处 罚。 第十九条印章专管员工作异动或离职时，需填写印章交接登记表 （附件五） 。 公司领导应重新授权他人，并报人事行政部备案。 第五章印章的使用 第二十条公司各级人员需使用印章须按要求填写用印申请单 （附件六） ， 其与所需用印的文件一并送相关人员审核。 第二十一条 经相关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可 交印章保管人盖章。 第二十二条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对， 经核对无误的方可盖章。 第二十三条 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签 字。 第二十四条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上 述程序。 第二十五条 公司合同用印按合同会签单审批流程审批，审批通过后方可用印， 加盖公司合同专用章。 第二十六条 药品招标资料及首营资料用印，需经公司领导授权部门后，进行 用印登记后方可用印，无需上述程序。 第二十七条 用印申请单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交人事行 政部归档。 第二十八条 因工作联系需要开具介绍信的，需填写介绍信申请单（附件七） ，由 部门负责人审批，人事行政部开具。 第二十九条 禁止任何人未经批准携带公章外出。确因工作需要将公章带出使用 的，须经总经理或董事长批准并填写公章外出使用审批单 （附件 八）由两人以上共同携带使用。 第三十条公章的使用决定权由公司董事长或总经理授权，其他各印章的使用决 定权由公司董事长根据实际工作需要进行授权。第六章用印审批流程 第三十一条 用