公司电子文档管理制度

公司电子文档管理制度篇一：公司电子文档管理规定电子文档管理规定 第一章 总 则 第一条为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条 本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条 本办法适用于本公司范围内的所有部门。 第二章 电子文件管理体系 第一条 经理部建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第二条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文 件，同步归档保存。第三条 一般电子文件的分类： 1文字型电子文件；2图像电子文件；3音频电子 文件；4影像及多媒体音像数据； 第三章 电子文件的收集与保存 第一条 电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改 1 稿、修改 2 稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 第二条 对已经定稿完毕的电子文件及时交由经理部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。第三条 电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。 第四条 电子文件稿本代码： M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件； 第五条 文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类，部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。 第六条 成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用 8 位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。例 1：XX0000，即：表示年度为 XX 年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号） 例 2：XX0314，即：表示年度为 XX 年 3 月 14 日。 第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。 汉语拼音代码 汉字代码名称 第八条 各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人 50 元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。第四章 电子文件的归档 第一条 发至经理部备案的电子文件由公司经理部 集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向经理部移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。第二条 存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。 第三条 特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。 第四条相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档， 第五条归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少 1 年，经理部进行永久保存。 第五章 归档电子文件的移交 第一条 对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。 第二条 接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核 实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。第三条 检验结果分别由移交部门、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表 第四条 档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。 第五条 档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字和盖章等环节。登记表一式 2 份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保 管部门自存，并将电子文件的档号返登入电子文件登记表 第六章 电子的邮件管理 第一条、 电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电 子邮件账号转借给他人使用。 第二条、 电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称 标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命 令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议 纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划 书等。 第三条、 发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待： 1 公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。 2 秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部 门主管对资料的安全性负责。 篇二：电子文档管理制度综合办电子文档管理制度 为了更加规范综合办形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，特制订本制度。 基本术语解释： 重要机密电子文档：公司重要机密电子文档是指公司各项统计数据、劳资人事档案数据、项目申报资料、专利文件及公司各种管理制度等涉及公司机密的电子文档。 一、 办公电脑管理 1、公司综合办实行电脑专人专用制度，未经允许不得擅自使用他人专用电脑。 2、员工专用电脑必须设置开机密码，离开电脑 1 分钟以上必须锁定计算机（Windows 键+L） 。 二、 电子文档管理 1、电子文档统一存放在 E 盘（一般电脑分区为C、D、E、，C 盘为系统盘，D 盘为软件安装盘） 。 2、电子文档归类：一级目录为年份文件夹，如XX、XX；二级目录根据个人工作分工进行分类；二级以后的目录暂无要求，可以按照自己习惯进行分类。 3、电子文档设密：对 Word、Excel 重要机密电子文档应设置密码。 4、电子文件的收集、保存及传输 a) 电子文件在形成、修改和定稿过程中，须在文件名称及内容中 注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改 1 稿、修改 2 稿、以此类推，并注明修改人姓名和修改时间。b) 对已经定稿的电子文档及时交由综合办按照质量手册进行统一编号发布，综合办将定稿的电子文档转换成PDF 格式文件进行另存，定稿文档只能阅读不能作任何修改。c) 定期将电脑中电子文档拷贝到移动存储设备，一般每月归档备份一次。 d) 重要机密电子文档的传输 电子文档的传输方式一般有三类：一是通过通讯软件如 QQ 进行传输，二是通过电子邮件进行传输，三是通过移动存储设备进行拷贝传输。通过通讯软件传输必须对电子文档进行压缩并加密才能传输，通过电子邮件传输必须对邮件加密才能传输，通过移动存储设备传输必须保证设备安全无毒。 三、 电子文档的检查 将办公电脑和电子文档的管理纳入绩效考核，每月不定期检查。互相帮助、监督，对电子文档管理过程中出现的问题要及时沟通，协同解决。 四、 电子文档的销毁 电子文档实行定期清理销毁制度，每年一月实施。清理范围暂定为：上一年度草稿性、临时性电子文档。 综合办公室 XX 年 7 月 22 日 篇三：公司电子文档管理规定电子文档管理办法 1 目 的 对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。 2 范 围 本办法适用于公司及分支机构所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。 3 定义 文件、文档：信息及其承载媒体。管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件， 如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。而媒体可以是纸张、光盘、照 片、样。 件、电子媒体或其它的组合。管理体系文件是管理体系运行的依据。 受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。 手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。 程序文件：规定完成某项活动方法的文件。 。 三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等 表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。 归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。 无纸化办公系统：这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于 ERP 系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。 载体：硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。 4 职 责 各部门主管：负责所在部门文档的监督和文档归档、移交和回收审核。 各部门文档员：负责所在部门文档的收集、归档和管理。 人事行政部：负责归档文件的收集、备份及管理。 ISO 办：负责质量环境管理体系文件的归档； 技术部：负责产品相关法律法规及客户图纸、规范及相关技术文件的收集及管理。 各部门：负责本部门作业指导书、管理类文件的编写。 4 程 序 文档的建立 各部门按文件管理程序要求建立相关文件。 文档的管理 电脑用户定期将电子文档资料上传到服务器，部门文件放在部门文件夹“文档室”并 按文档类型建立文件夹存放、共享文件放在交换文件夹或其他指定文件夹中。上传间隔周期最长不应超过七天。由归口部门文档员监督和管理。技术部文档管理请见“技术部文档管理规定 ” 为确保上传至文件服务器的文档准确性，仅部门指定文档员拥有修改权限并负责修改 文件服务器的文件。文件服务器文件夹和权限分配：文件服务器文件夹所有用户除管理员外均无删除权 限。部门文件夹中除各部门文档员拥有文件修改权限其他人无修改权限。详细结构和权限见“附录 3：文件服务器共享文件夹结构图” 所有存放于“文档室”文件夹中的电子文档由各部门文档员负责修改。修改须按照文 件管理规定编写唯一版本号，修改文档需提交“文件更改申请单 ”由部门主管批准方可修改，修改同时须修改版本号和填写“附录 4：文档修改记录表” ，禁止出现重复文档多版本号或重复版本号多个文档。 所有存放在文档室和具有保存价值的电子文件，由部门文档元自行定期检查是否有损坏文件、重复文件，保证文档的有效、完整。 所有文件服务器文件由人事行政部管理备份，1 天一次增量备份、3 天一次差异备份、15 天一次完整备份、60天一次可读光盘备份。 电子文件的收集与积累 按职责分工负责收集与公司有关的电子文件，电子文件的收集范围和分类按文件管理程序有关规定执行。 收集积累要求 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。相关编号见文件管理规定 。 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 收集、积累方法 收集和积累为做归档准备。由 ISO 办监督，人事行政部执行。在每次归档前提前通知各部门文档员收集待归档的电子文档，并存放于服务器所在部门文件夹中的“待归档”文件夹，由各部门主管审核。 各部门一份文件登记表，重要电子文件每份均需在“电子文档登记表”中登记。 电子文档登记表应与电子文档的备份一同保存，并附有纸张打印件。 电子文档按其性质在标题最前标注其性质代码：R草稿性电子文档；U非正式电子文档；O正式电子文档；N无纸电子文档；T文本文件；I 一图象文件；G图形文件；V 一影像文件；A声音文件；M多媒体文件；P计算机程序；D数据文件。 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素按文件夹分类存放。 5 电子文件的归档 归档时间 技术部和办公系统文件（数据） 、数控文档 15 天归档一次，其他文档 30 天归档一次。 电子文件的归档鉴定工作。归档前的鉴定，参照国家关于文件的现行有关规定执行，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。须归档电子文档收集完毕后，部门文档员填写“待归档文件登记表” ，人事行政部进行有效性和完整性鉴定，归档前应由文件形成部门主管对电子文件的有效性和完整性进行审核，并签署意见。 人事行政部定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。 归档要求 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式 2 套，一套封存保管，一套供查阅使用。 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。 6. 电子档案的移交与保管。 电子文件归档后移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 检验 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到 100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的 20，合格率应达到 100%。 检验项目。 载体有划痕，是否清洁。 有无病毒。 核实电子档案的完整性和有效性。 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 将检验结果填入“附录 1：电子档案入库登记表” 。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。 移交手续验收合格后，档案归口保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章，一式 2 份，一份交电子文件形成单位，一份自存。 保管要