你应该知道的e-mail使用规范

你应该知道的 e-mail 使用规范篇一：收发 E-mail 十准则收发 Email 十准则 各位同事： 以下的内容我在 XX 年曾与大家分享过。经过几年的使用，想请大家再温习一下，希望对大家有帮助。 另外，我想再次重申一下邮件的使用要求： a、电子邮件是办公工具，请不要用于传输大量的非工作内容，这会进一步恶化现有的网络环境，影响到SAP、LMPC 等一系列业务应用。 b、请尽量不要在邮件中附带大附件，控制在 2M 以下，图片请减小尺寸后再发送，公司内部的大尺寸资料传送，请使用文件共享实现。时值年关，良好的祝福是大家都希望获得并与大家分享的，但请大家规范自己的 email使用，从这些小的习惯上开始逐步强化我们的职业素养。 哈佛商学院堤出的“收发 Email 十准则”： 1、及时删除 “检查所有 Email 的标题，将过时的 Email 或是垃圾邮件及时删除。 ” 在信箱中堆积 Email 毫无意义，如果文件很大还会毫无必要地占用空间。就像清除无用的信函那样，将无用的 Email 也清除掉吧。 2、不加附件 “在企业界，许多人浪费许多精力和时间来与那些格式不兼容、毫无内容或是永远无法打开的附件作斗争。 ” 最好的做法就是不到万不得已不要发附件。在接受附件时也千万小心，不要接受从陌生地址发来的附件，其中可能藏有病毒。 3、三思后行 “不要在你疲劳、紧张或愤怒的情况下发 Email。这种状态下你很容易变得暴躁、易怒和挑剔。你可能需要很多时间来消除一时造成的损失。 ” 要像对待信函或者电话一样对待你的 Email，三思而行，等你自己平静下来以后再按下发送的按键。 4、绝非万能 “不要用 Email 来代替面对面的会见，特别是在你要批评一个人、辞退一个人或是表彰一个人的时候。 ” 什么交流方式都比不上实实在在的面谈谈。记住，用Email 与人沟通容易造成缺乏敬意的印象。 5、保留地址 “永远不要从你的通讯录中删除人名或者地址，很可能你什么时候就会再需要他们。 ” 利用所有 Email 能够提供给你的资源，要学会使用所有的功能。6、不加壁纸 “许(来自: 小 龙 文档网:你应该知道的 e-mail 使用规范)多公司部的网络禁止为 Email 加上华丽的壁纸，不要尝试违反这个规定。 ”壁纸不仅仅是被视为垃圾，而且也会使 Email 变得“体积庞大” ，令人讨厌。特别那些内容空洞的 Email。 7、不传留言 “不要用 Email 系统传播关于具体某人的留言蜚语。Email 不仅仅是易于复制消息的工具，也可以成为法庭上的证据。 ” 记住，使用 Email 很容易将这些留言传播到当事人的耳中。 8、郑重对待 “回复一封气愤或是侮辱性的 Email 是一个在错。” 不要在 Email 中写下见不得人的语言，不然你会被看做是一个缺乏价值不值得敬重的人。 9、最后手段 “当你希望召集你的同事来开会时，首先考虑的方式是电话，然后是电话留言，最后才考虑 Email。 ” 个人会面比计算机之间的电子交流更为亲切。不要通过 Email 邀请朋友来共进晚餐或是通知同事召开会议。 10、学会谅解 “如果你希望安全完美地发送一个信息，请不要使用Email，去寻找其他的手段。 ”许多时候，Email 系统就像是“邮件的百慕大三角区” ，经常会莫名其妙地出现地址、打印甚至语法错误。最后的方法是在发送以前将 Email打印出来仔细检查，谁都做不到十全十美。 篇二：学习文件电子邮件使用规范和技巧电子邮件沟通规范和技巧 电子邮件沟通的重要性 1、 2、 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 ； 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等。 规范和技巧 1、 需要发送邮件的情况 1） 正式工作报告 2） 部门之间事务往来 3） 通知 4） 知识推荐和信息传递 5） 没有见面交流条件的其他交流内容 6） 难以简单用口头表达说明清楚的事项 2、 邮件格式 1）邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理 2）如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注 3）结尾签名 使用统一格式： 3、 邮件发送对象 1） 工作计划的发送对象a) 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、 部门内部相关经理人 b) 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可 以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 2） 项目通报类的邮件 a) 主送给项目小组成员 b) 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 3） 寻求跨部门支持的邮件 a) 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 b) 同时抄送本部门的直接上级 c) 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 4） 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能 a) CC 是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收 件人知道这种情况 b) BCC 的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！） c) 将 CC 人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要 的困扰和垃圾 5） “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 a) 如果我给 12 个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 b) 应该只有我收到 12 封回复，而不是大家收到 12*12=144 封！ 6） 回信时注意保持线索 a) 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回 复邮件之间的关联（“线索” ） b) 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件。 7） 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 a) 非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间 接经理 b) 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级 管理人员不能深入了解的业务细节 c) 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面 直接交流代替 d) 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 应讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 e) 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级 别才能发送 4、 邮件内容、技巧： 1） 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple） ； 2） 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬； 3） 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 （Email 会被记录并有证可查） ； 4） 避免非相关主题性的言语（勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题） ； 5） 勿任意或无心地浪费频宽（传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车） ； 6） 保持专业（避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件； 7） Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确（保持你的每个段落简短不冗长 ） ； 8） 一次邮件交待完整信息（不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 ） 9） 注意字体大小要适中、字体尽可能统一 （如果写英文邮件，特别注意不要全用大写） ； 10） 注意编码（有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择 GB2312 的编码） ； 11） 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 附件文件应按有意义的名字命名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 5、 注意事项： 1）沟通确认和反馈 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到 Email ； 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒 ； 2）转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人养成用邮箱的习惯！ 早上上班的第一件事情： 打开电脑打开企业邮箱查看邮件 邮箱是工作的平台 使用好邮件，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率 篇三：职场 E-Mail 礼仪写 Email 就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封 Email 的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。 关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1一定不要空白标题，这是最失礼的 2标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用才能显示完你的标题 3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE 一大串。 关于称呼与问候 1 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理” ；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生” 、 “x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx” ，显得很熟络。 2 Email 开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI” ，中文的写个”你好” ；结尾常见的写个 Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 俗话说得好， “礼多人不怪” ，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 职场电子邮件礼仪（2） 1. Email 正文要简明扼要，行文通顺Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2. 注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ 3. Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文 Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文 Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定 的轻松气氛的场合，比如现在:)职场电子邮件礼仪（3） 附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如果附件过大（不宜超过 2MB） ，应分割成几个小文件分别发送， 语言的选择和汉字编码 1. 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或 10 号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。你只需将一些必要信息放在上面，对 方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 职场电子邮件礼仪（4） 回复技巧 1. 及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他 人的尊重，理想的回复时间是 2 小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云” 。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于 10 个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的” 、 “对”、 “谢谢” 、 “已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字，显示出你的尊重。 4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越 RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。 5要区分