公司文件编号管理规定-TX-GW-03-001-2016

文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 1 / 10制作单位： 人事行政部适用范围： 全公司提案发行人： 陈伟文件状态： 正本发 行： 人事行政部受控状态： 非受控 受控 受控号：密级设定： 绝密 机密 秘密 一般文件发行/修订履历版 次 日 期 文件发行/修订 废止通知单编号 修改内容 提 案 审 核 批 准A / 0 2016.11.10 初版发行 陈伟 刘维国 吴智新/文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 2 / 10章节号 内 容 页 次1 目的 22 适用范围 23 参考文件 24 定义 25 职责 26 程序 2-47 附件 41 目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本管理规定。2 适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。3 参考文件无4 定义根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。4.1 体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。4.2 技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。4.3 合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。4.4 文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。5 职责5.1 行政人事部负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。5.2 财务部、业务经营部负责合同文件的编号和归口管理。5.3 生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 3 / 106 程序6.1 文件编号规则6.1.1 外来文件执行原编号。6.1.2 体系文件编号管理6.1.2.1 文件类别序号 文件名称 代号 序号 文件名称 代号1 质量手册 QM 2 程序文件 PM3 管理文件 GW 4 作业指导文件 ZW5 技术文件 JW 6 记录文件 JL7 表单 BD 8 合同文件 HW6.1.2.2 部门简称序号 部门 代号 序号 部门 代号1 总经办 01 2 业务部 023 人事行政部 03 4 经营部 045 生产部 05 6 财务部 067 采购部 07 8 品质部 086.1.2.3 质量手册编号（Q/TX-QM9001-XXXX）Q/TX-QM9001-XXXX发布年号 质量手册代号公司标准代号6. 1.2.4 程序文件编号（Q/TX -QP-XXXX-XXXX）Q/TXQP - XX-XXXX发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号6.1.2.5 管理文件编号（TX-GW-）TX-GW-XX- XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理文件代号文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 4 / 10公司代号6.1.2.6 作业文件编号（TX-ZW-XX-XXX-XXXX）TX-ZW-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号6. 1.2.7 管理通知编号（TX-T-XX-XXX-XXXX）TX-T-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.2.8 质量记录（TX-JL-XX-XXX）TX-JL-XX-XXX顺序号记录文件顺序号质量记录代号公司标准代号6.1.2.9 表单编号（TX-BD-XX-XXX-XXXX）TX-BD-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号6.1.3 文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。6.1.4 文书文件编号6.1.4.1一般文书类别简称表（如有文件类别未在此限定内，可纳入综合类）行文类别 简称 行文类别 简称计划、规划 H 方案、总结、报告 Z会议纪要 J 通知、通报、通告 T6.1.4.2 红头文件编号（总经办【XXXX】XXX号）总经办【XXXX】XXX号顺序号发布年号文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 5 / 10部门代号6.1.4.3 一般文书编号（TX-XX-X-XXXX-XX-XXX）如：TX 03J201606001顺序号月份代号发布年号文件类别代号部门代号公司代号6.2 文件编写规范6.2.1 文件分为标题编号目的适用范围参考文件定义职责程序附则附件等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。6.2.2 系文件编写规范（见附件一）6.2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写，技术文件简称JW，文件编号格式：TX- JW -XX-XXX-XXXX年号顺序号部门代号技术文件代号公司标准代号6.2.4 合同文件根据合同文件编写规范进行编写，合同文件简称HW。文件编号格式： TX-HW-XX-XXX-XXXX发布年号顺序号部门代号合同文件代号公司标准代号6.2.5 文书文件编写规范6.2.5.1 红头文件编写规范（见附件二）6.2.5.2 报告/请示编写规范（见附件三）6.2.5.3 会议纪要编写规范（见附件四）7 附则7.1 本办法自公布之日起开始执行。7.2 本办法的解释权归人事行政部。文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 6 / 10附件1 体系文件编写规范1 目的内容2 适用范围内容3 参考文件内容4 定义内容5 职责内容6 程序6.1 内容6.1.1 内容7 附则文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编 号：文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 6 / 10页边距：上、下、左、右各1.27 CM宋体、10.5号、加粗、居中宋体，10号、加粗，左对齐宋体，10号、加粗，左对齐，首行缩进2字符宋体，10号、加粗，左对齐，首行缩进4字符文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 7 / 10附件2：红头文件编写规范公司C密一年一般东莞市天新玻璃制品有限公司文件总经办【XXXX】XXX号 文件标题发文对象：文书特此通知主题：黑体、二号、加粗、居中宋体、10号、加粗、右对齐黑体、28号、加粗、居中黑体、四号、加粗、左对齐宋体、10号、加粗、右对齐宋体、小四、首行缩进2字符文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 8 / 10主送：XXXX 抄送：XXXX人事行政部 审核： 批准：附件3：报告/请示编写规范领导批示：报告标题（报告编号）报告对象：文书请批复/指示东莞市天新玻璃制品有限公司 人事行政部年月日黑体、二号、加粗、居中黑体、四号、加粗、左对齐宋体、小四、首行缩进2字符宋体、小四、加粗、居中文件名称： 公司文件编号管理规定 文件编号： TX-GW-03-001-2016文件属性： 管理文件 版次/ 修订状态： A/ 0 页 次： 9 / 10