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机关公文处理制度 第一章 总 则 第一条 为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、 科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家 有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。 第二条 厅机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则， 严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、 保密。 第三条 厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公 文处理工作，主要任务是： 依据国家有关规定，制定厅机关公文处理工作的各项 具体规章、制度，并负责组织实施； 负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档 等工作； 起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公文； 负责公文处理中的督促检查工作； 负责公文处理中的安全保密工作； 对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交 流和业务培训； 负责与公文处理有关的其他工作。 第四条 厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高 的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪 尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手 段，努力提高工作效率和质量。 第五条 厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的 原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种 事务。 第二章 公文种类 第六条 公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类 主要是： 命令 适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强 制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决 定。 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 指示 适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。 公告、通告 “公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知 的事项。 通知 适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关 的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需 要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或 者建议，答复上级机关的询问。 请示 适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。 批复 适用于答复下级机关的请示事项。 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复 问题，向有关主管部门请求批复。 会议记要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、 成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时 间等部份组成。 发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以 用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列 在前。 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密” 。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密 等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应 当标明份数序号。 紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在 首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报 应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平 级”。 发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发 文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于 中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。 上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字 号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发 文机关一致。 公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容， 一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公 文，标题应当避免使用重复用语。 主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标 题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机 关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以 列在正文之后。 公文如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明 附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应 当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定 在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明 主件发文字号。 公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文 时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合 行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列， 排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发 文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如 正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章 同时在印章左上方标明“”。 成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签 发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。 文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机 关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之 上。 公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印 发时间之上。 第八条 公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标 题一般用 2 号宋体字，正文用 3 号仿宋体字，每页 19 行， 每行 25 个字。 公文用纸一般为 16 开型，涉外公文采用国际标准 A4 型。左侧装钉。 第四章 行文规则 第九条 湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、 水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文， 上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通 部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、 请示工作。 平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作， 交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文， 厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属 单位行文。 第十条 各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行 文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。 第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团 体、行使行政职能的事业单位联合行文。 第十二条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送 机关，除领导交办事项外，“请示”不得直接送领导个人。 第十三条 报告中不得夹带请示事项。 第五章 收文办理 第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、 拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程 序。 第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的 公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文 稿、会签文稿、重要的抄送公文，均应编号登记。 第十六条 文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘 密等级、紧急程度、有无附件等情况，查对清楚，编号登 记、封发，机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密 封笺，交机要交通部门投送。 第十七条 需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟 办意见送领导人批示，或交有关部门办理。紧急公文应当 提出办理时限。 第十八条 承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推 诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的， 应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。 第十九条 拟草公文应当做到： 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如 提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工 整，标点符号准确，编幅力求简短。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标 题后引发文字号。日期应当写具体年月日。 转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“”，第 三层为“1”，第四层为“”。公文结构层次不宜过多。 必须使用国家法定计量单位。 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用 全称，并注明简称。 二级单位代厅拟稿，应当按公文格式打印或者用方格 纸誊正，经领导人签署上报。 第二十条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次 序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中 作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 第二十一条 公文本机关领导人签发。重要的或者涉及 面广的，必须由正职或主持的副职签发；经授权，有的公 文可以由办公室主任签发。 第二十二条 审批公文， 主批人应当明确签署意见， 并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。 圈阅要注明时间。 第二十三条 草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔、 毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。 第二十四条 公文送领导人签发之前，应当由办公室进 行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家法 律、法规和方针、政策及有关规定，是否和有关部门协商、 会签，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合国家 行政机关公文处理办法和有关规定。 第二十五条 上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明 不准翻印外，经厅领导人或办公室主任批准，可以翻印、 复印，翻印、复印件按机要文件进行管理，密码电报不得 翻印、复印。不得密电明复，明电密电混用。 第二十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保 安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加 密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。 第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅 办理的公文，厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、 发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登 记妥善，保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描， 录入微机，发送至厅办公室，处室办理公文所列事项需要 该公文时，收发室应提供复制件。如转发公文，应将该公 文送至办文处室，并注明公文去向。 第二十八条 厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急， 及时提出拟办意见送厅领导批示，或者发送有关处室、部 门办理。紧急公文应当提出办理时限。 除特殊情况外，厅领导不受理未经办公室登记、注批 的公文。 第二十九条 对需送几位厅领导传阅或传批的公文，由 厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文 传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录，避免漏传、误 传或延误。除厅领导另有指示外，不应将公文在厅领导之 间自行传递。 第三十条 经厅领导批示的公文，或办公室注请各处室、 部门阅处的公文，由收发室或办公室秘书送达，各承办处 室、部门要签收、登记。 第三十一条 各承办处室、部门应当抓紧公文的办理， 不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或者不 适宜本单位办理的，应当迅速退回厅办公室并说明理由。 第三十二条 送厅领导批示或者有关处室、部门办理的 公文，厅办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催 办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、 查办。 第三十三条 公文办理后要注意保存，每半年清理一次， 交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料， 须在会议结束后一个月内交档案室归档。 第六章 发文处理 第三十四条 凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文 笔调，首页均应用湖南省交通厅发文稿纸。文稿制作 后，由主办单位负责人签字后经有关处室会签，再送办公 室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审 批签发。 第三十五条 行文应确有必要，注重实效，控制数量， 力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项， 不行文；会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲 话，一般不再行文；贯彻上级文件精神，不再制发具体措 施的表态性或照抄照搬的公文。 第三十六条 送核文稿应做到符合政策，观点明确，条 理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文风端正，同 时要力求文字精炼，用语规范，格式正确，杜绝形式主义 和繁琐哲学。 第三十七条 厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。 文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校 核的内容是： 报批程序是否符合规定； 是否确需行文； 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、 法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现行文 意图，并同现行有关公文相衔接； 涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意 见，履行了会签手续； 所提措施和办法是否切实可行； 人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范 围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、 标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否 符合有关规定。 核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认 真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握 文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。 第三十八条 对确无必要行文的公文文稿，应提出不予 行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准 不予行文的，应终止核稿。 第三十九条 文稿如需作较大修改，应与起草单位协商 或请其修改。 第四十条 文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅 并签发，最后送机要室编写文号。 转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任 签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口 业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经 主管厅领导同意后签发。 第四十一条 凡与外单位联合行文的，应由其他单位签 发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室提出意见， 再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我 厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由 其他单位编文号。 第四十二条 文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送 机要室，由机要室交档案室存档。 第四十三条 凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由 办文处室到文印室取回并负