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公文处理工作调研报告 国家行政机关公文处理办法(国发XX23 号，以 下简称办法)和甘肃省实施国家行政机关公文处理 办法细则(甘政发XX62 号，以下简称细则)发 布以来，各市州、各部门、各有关单位(以下统称“报文单 位”)认真按办法和细则规定处理报送公文，保证 了各项工作的正常运转。但近年来特别是今年以来，由于 机构改革、人事变动等因素，报文单位报送省政府及省政 府办公厅的公文在文种、格式等方面不同程度地出现了一 些问题，公文质量呈下降趋势，退文增多。各市州政府公 文相对规范，各部门、各有关单位的公文错误较多，不仅 造成了人力、物力浪费，而且严重影响了工作效率。据统 计，201X 年上半年，报文单位报送省政府及省政府办公厅 的公文共 1311 份，因错退回重报 597 份，占报送公文总数 的 45.5(其中，第一季度 287 份，占第一季度报送公文总 数的 43；第二季度 310 份，占第二季度报送公文总数的 54)。现将具体情况报告如下： 一、201X 年上半年报送公文中存在的主要问题 (一)公文格式不规范。 1.发文机关标识不规范。部分单位联合行文时，发文 机关名称、字体、位置不符合办法和细则规定。 2.发文字号不正确。部分单位行文时，发文字号不统 一，有的单位不按规定编制发文字号，有的单位在发文字 号中加入处室代字，影响了公文的严肃性和规范性。 3.上行文签发人标识不符合规定。办法和细则 规定，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持 工作的负责人签发，主持工作的负责人是指由上级机关任 命主持本机关全局工作的人。但有相当一部分单位没有严 格执行此规定，由非主持工作的领导签发文件。有的单位 联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行文单位 其他签发人姓名。 4.公文标题不规范。公文标题一般由发文机关、事由 及文种三部分组成，除法规、规章名称加书名号外，一般 不用标点符号。但有的公文标题省略发文机关，有的随意 使用标点符号，有的文字冗长，且词不达意；有的介词或 动词重复；有的标题与正文之间的距离过大，不符合公文 规范。 5.公文文种和主送单位错误。下级机关向上级机关行 文，文种一般用“请示”、“报告”、“意见”等，并不 得主送上级机关办公厅(室)，但有的单位向省政府报送请 示性文件时，主送单位写成省政府办公厅；有的单位报送 公文使用“建议”这种不属于行政机关公文种类的文种； 个别单位使用便笺纸印制上行文。 6.公文附件标注不当。公文附件是对正文的重要补充， 与正文都是公文的重要内容。有的单位行文时分不清正文 和附件的关系，常将正文的内容作为附件标注。比较突出 的问题是将上报的工作总结、请求批转或转发的主体内容 作为附件；单独装订的附件没有标注发文字号；有的附件 前后标注不一致，位置不准确。 7.公文附注标识不准确。附注一般是对公文的发放范 围、使用时需注意事项等情况的说明，其中“请示”应在 附注处注明联系人的姓名和电话。但有相当一部分单位拟 制的公文，没有按规定标注附注，或位置不正确、要素不 全。 8.印章加盖错误。细则规定，联合上报的公文， 由主办机关加盖印章；当公文排版后所剩空白处不能容纳 印章时，应调整行距、字距，使印章与正文同处一面，不 得在空白页标注“此页无正文”。但省政府收到的联合上 报公文都是将行文单位的印章全部加盖，且仍存在空白页 标注“此页无正文”的现象。 9.版记标识不规范。版记主要包含主题词、抄送机关、 印发机关、印发日期、二维条码等要素，是公文的重要组 成部分。但有少数单位对版记的标注重视不够，主要存在 以下问题：一是主题词标引错误。绝大多数单位标引主题 词，既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文 内容。二是抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范 围和存档情况反映在上报公文上；有的主送省政府的公文， 又将省政府领导同志列入抄送范围。三是位置不准确。版 记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一 行，但多数单位没有按照这一规定进行标注。 (二)行文不符合规则。 1.报告中夹带请示事项。有相当一部分单位在呈送省 政府的“报告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题， 违反了“报告”中不得夹带请示事项的规定。 2.请示一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事， 涉及多个部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门， 影响了公文的正常运转。 3.越级报送公文。个别单位对应逐级行文的正常事项， 进行越级请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定 行文关系。 4.本应联合行文的各自行文。有的单位对同一事项本 应联合其他部门行文却自行行文，违反了行文规则。 (三)文字错误和文印质量较差。 1.错字漏字现象频出。有的单位对公文审校不严不细， 公文中经常出现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别 字。 2.单位名称简称不规范。省政府办公厅于 201X 年 3 月 就省政府机构规范化简称专门发文进行了规范，但有少数 单位上报的公文中，对涉及到的单位名称仍不使用规范化 简称。 3.字母词使用不正确。部分单位没有认真学习国务 院办公厅秘书局关于加强对行政机关公文中涉及字母词审 核把关的通知(国办秘函201X14 号)，在报送的公文 中没有严格规范地使用字母词。 4.公文印刷质量较差。有的单位公文印刷质量不高， 字迹模糊不清，给公文处理造成一定难度。 二、进一步规范公文报送工作的要求 为了尽快扭转公文报送中存在的文件多、质量差、效 率低、程序乱的局面，进一步规范公文报送工作，报文单 位要切实履行好公文审核、报送职责，严格规范公文的格 式，提高公文质量，确保公文运转顺畅。 (一)加强领导，明确责任，切实重视公文处理工作。 机关公文是政府公务活动的重要工具，是依法行政、保证 机关工作正常运转的重要手段。公文质量体现着机关形象 和行政效率，也是机关作风的具体反映。报文单位要高度 重视公文的制发、报送工作，明确责任，严把出口关。主 要负责人要经常过问公文处理工作，及时发现问题并予以 纠正；分管负责人要切实负起责任，严格遵守公文处理的 规则和要求，严把公文质量关。要选派政治素质好、业务 精、责任心强的同志从事文秘工作，从源头上杜绝公文差 错发生。 (二)严格遵守公文处理的相关规定，努力提高机关公 文处理水平。办法和细则是报文单位制发、处理 公文的基本准则。各报文单位要认真执行办法和细 则规定，结合各自的工作实际，研究和制定公文处理的 具体措施，对容易出现差错的问题严肃对待，切实加以纠 正，健全和完善公文处理机制，不断提高机关公文处理的 水平。领导干部要带头学习，模范遵守，经常检查和纠正 公文处理中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。文秘 人员要熟记办法和细则的规定，熟练掌握公文处 理的基本技能，努力成为处理公文的行家里手。 (三)切实发挥文秘部门在公文处理中的职能作用，不 断提高公文质量。各报文单位文秘部门要切实负起责任， 充分发挥公文审核、把关的职能作用，明确各个环节的责 任，实行分工负责制，确保公文制发、处理更加规范。严 格把好公文审核关，该上报的上报，不该上报的坚决不报， 确保公文审核把关不流于形式；严格把好文种关，凡上报 的公文文种仅限于“请示”、“报告”、“意见”，一般 不使用其他文种；严格把好会签关，对涉及其他单位职权 范围内的事项，主办单位应积极协调协办单位取得一致意 见后会签上报；严格把好报送关，由专人负责报送公文， 进一步加强公文报送过程中出现问题的沟通协调。 (四)注重加强机关文秘人员能力建设，着力培养一支 高素质的文秘干部队伍。提高公文质量，关键在于培养一 支能力强、素质高、业务精的文秘队伍。要积极适应不断 发展变化的新形势，采取岗位培训、专家授课、观摩学习 等多种形式，对文秘人员加强培训和交流，不断提高文秘 人员的业务素质和能力，以适应岗位要求和工作需要。 各报文单位要及时将培训需求和见学计划报省政府办 公厅。省政府办公厅将适时举办公文处理培训班，与报文 单位建立公文处理交流见学制度，通过以学代训的形式， 提高文秘干部的业务水平。 为规范公文处理工作，市政府及办公厅根据国家行 政机关公文处理办法，相继制发了一系列与之配套的工 作制度和文件，对有关原则和规范进行了具体说明。总体 看执行良好，但也存在以下问题：一是职责不清。有些区、 部门和单位对明显属于职权范围内的事务，也要求市政府 或办公厅发文。二是公文办理拖沓。对转办的公文，有的 既不按时限要求反馈办理情况，也不及时提出落实意见， 还有的在部门之间运转时间过长，耽误办理时间。三是公 文质量差。有些上报的公文无发文机关标识、无单位落款、 无公章、无页码，严重失去了公文的严肃性；有的公文文 种使用不当、体例格式不规范，报告中常常夹带请示事项； 请求以市政府或办公厅名义下发的公文，单位对代拟文稿 审核不严，标题与内容不符，语言不规范，且表述粗糙， 数字引用失准，缺乏条理性，全局观念不强。四是不按要 求和规定报送文件。有些报送的文件因不合规定被退回后， 采用直接呈批的方式处理，造成领导批办与部门承办的公 文逆行、脱节等。针对上述问题，市政府领导十分重视并 多次批示，要求各级领导、单位必须引起重视，采取措施， 解决问题。鉴于此，为提高公文办理质量，加强公文报送 管理，确保公文处理工作有序、高效、正常运转，现就有 关事宜通知如下： 一、各级领导要重视和支持公文处理工作 公文处理与领导工作息息相关，是治国安邦、传递政 令、沟通信息、实现领导决策、落实各项工作的重要工具 和手段。国家行政机关公文处理办法对领导提出了明 确要求：“应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法 并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”做好公文 处理工作，人才是关键。各级领导不仅要把好公文审批关， 而且要有意识选拔一批政治过硬、精明能干、有一定文字 基础的同志充实到文秘工作队伍中来，并有计划、有目的 开展业务培训，全面提高他们的综合素质和工作能力；要 解决他们工作、生活中的困难，在政治上关心他们的成长， 使他们能够全身心地投入工作。 二、严格遵守公文处理程序 发文 发文的一般程序是：草拟-审核-签发-复核-缮印-用印 -登记-分发。 草拟：一般文稿安排 1-2 人起草；重要文稿必须由主 管领导牵头，组成 3-5 人写作班子起草，起草时要严格遵 守国家行政机关公文处理办法有关规定，并实行实名 制。 审核：各办公部门必须指定责任核稿员，专门负责把 好文稿的行文关、法核关、文字关和格式关。 签发：文稿由有关领导签发。经签发或定稿后，其他 人不经签发人同意，均不得对其做实质性修改；经复核确 需对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。 复核：公文正式印制前，文秘部门或分管文秘工作的 领导应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备； 附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。 缮印：文印打字人员要严格按国家行政机关公文格 式标准印制公文。 用印：公文必须加盖公章，这是公文生效、具有权威 性和凭证作用的标志。 登记、分发：利用党政办公网，自动完成。 收文 收文的一般程序是：签收-登记-审核-拟办-批办-承办 -催办。 要充分利用党政办公网办理公文。 各区、部门和单位要对照以上公文处理程序检查本单 位的执行情况，不符的要坚决纠正。凡上报市政府的公文， 应按规定的渠道报送，与党政办公网联通的单位必须用电 子文报送。对个人自带呈送的公文，市政府办公厅不予受 理；如遇紧急情况确需专人报送的，应由本区、本部门和 本单位办公室负责文秘工作的同志专送；发送传真文件， 必须事先与市政府办公厅有关处室、局沟通联系。 三、坚决制止文件升级 属本级政府、本部门和本单位职权范围决定的事项， 非特殊情况不必请示市政府；需要向下级部署或请求同级 部门协调的事项，一律由本级政府、本部门和本单位自行 发文或联合有关部门发文；向省归口部门请示、报告业务 工作，除省明确要求及特殊情况外，一律由部门直接上报； 经市政府批准召开的全市专业性工作会议，除办公厅主办 外，一律由主办单位发会议通知；属于领导小组、指挥部、 组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，一律 自行发文。 四、提高公文质量 各区、部门和单位负责文秘工作的领导和办公室负责 人要切实负起责任，严格把好公文的政策、文字、体例格 式关以及公文报送关，提倡写短文，直述不曲，少说空话、 套话。向市政府请示事项涉及几个部门的，主办部门要事 先协调取得一致意见；经协调意见不一致的，要说明各方 理由，提出建设性意见，以供领导决策。向市政府上报情 况，要注意材料的完整性，不但要说清现象，还要分析原 因，提出建议及具有可操作性的实施方案。建议以市政府 名义召开的会议，要附送会议方案，需要领导讲话的，要 将代拟稿一并报上。同时，对内要做好提高公文质量和按 规定程序行文的宣传工作，形成层层把关、层层负责的良 好氛围。 五、提高公文运转效率 各区、部门和单位对市政府办公厅转办或交办的公文， 必须按规定的时间和要求，指定专人落实。对急办的公文， 要及时反馈办理结果。不能按时办理的，要说明原因，提 出完成计划，并定期报告办理进度，以便市政府领导掌握 具体情况，及时正确决策。 六、坚持不合格公文退回重办制度 市政府办公厅对各区、部门和单位报送的文件和代拟 文稿，凡不使用单位规范文头、不编文号、无签发人、不 注明联系人和联系方式、不加盖印章、语法逻辑错误、文 字表述粗糙和办理电子公文转办回办不分的，将坚决退回 重办。并适时对公文收退情况和文稿质量进行通报。 年初以来，特别是七台河市人民政府办公室关于进 一步规范公文处理程序的通知下发后，全市各级行政机 关能够认真执行“八项规定”，公文制发质量和运转效率 有了明显提高，处理程序日趋规范。但从近期报送的公文 中发现，一些普遍性的问题仍未得到有效解决。对此，市 政府领导多次作出批示，并对提高公文质量提出明确要求。 为进一步加强公文管理，促进公文制发和运行规范化、科 学化，现就部分单位报送公文存在的主要问题通报如下： 一、文种使用不当 混用问题。上行文经常混用的文种是“报告”、“请 示”和“意见”。表现在报告中夹带请示事项，如市粮食 局关于请求拨补所属三个事业单位工资及保险费的报告 ，应为“请示”而写成“报告”。 使用不当问题。超出范围另设文种，如市质量技术监 督局关于对白酒无证生产企业予以取缔的建议，应为 “意见”而写成“建议”。 二、公文格式不规范 发文字号问题。字号中年份用六角括号“”括起， 但用方括号“”的居多。如市畜牧兽医局关于 XX 年 畜牧业投资项目所需资金的请示，市发改委、市交通局 关于我市农村公路改造工程存在问题的报告，市供销 社关于供销社系统茄子河区红卫供销社改制遗留问题的 请示，市国土资源局关于对桃山水库二期工程压覆煤 炭资源采矿权和资产进行评估的请示，市外事侨务办 关于印制归侨侨眷证经费的请示。机关代字和签发人 应用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字，但字号字 体使用不当的问题也较突出。如市房产局关于拨付廉租 住房建设资金的请示发文字号全部用了 3 号仿宋体加黑， 市供销社七供合字XX4 号发文字号全部用了 3 号楷体字， 市环卫处关于购置车辆的请示发文字号全部用了 4 号 宋体字。联合上行文以主办单位注明签发人姓名即可，不 用全部标注。如市发改委、市交通局七发改委XX195 号， 签发人姓名标注了两个单位领导，且用了 3 号仿宋体字。 标题问题。多数公文标题字体没有使用统一规定的 2 号小标宋简体字，而普遍使用 2 号黑体字、2 号宋体字或 2 号宋体加黑字。 正文问题。有的公文文字校对不细、数字核实不准。 如市体育局 XX 年 11 月 20 日提交市长办公会议研究的关 于七台河市体育中心综合体育馆建设情况的汇报材料中， 标题“七台河市体育中心”写成“七台河体市育中心”。 市外事侨务办七外侨发XX10 号文件中，申请经费 “27000.00 元”写成“270000.00 元”。市行政执法局 关于 12319 指挥中心专项经费的请示，“恳请市政府” 写成“肯请市政府”。市财政局关于政府购买城市社区 公共卫生服务所需资金的意见，主送“市政府”写成 “局领导”。 附件问题。有附件的公文应该在正文结束后空一行左 空两字标注“附件”两个字，后用全角冒号。如市粮食局 七粮字XX34 号只标注一个“附”字且左未空两字。如 果附件标题内容超过一行，第二行应该与附件对齐而不是 顶格。如市畜牧兽医局关于申请拨付 XX 年畜牧业投资项 目所需资金的请示。还有公文附件装订串页、倒装出现 空白页现象。如市国土资源局关于黑龙江省国土资源主 干网升级改造所需费用的请示。 主题词问题。主题词普遍用的比较混乱。均未按国务 院公文主题词表标注主题词，全凭主观意识在使用，不分 类属、类别词的应用，大多未用统一的字体和格式。 印章和成文日期问题。有的公文不加盖印章或加盖印 章不规范；盖章不应该再标注单位名称；部分单位成文日 期也不规范。如市粮食局七粮字XX34 号同时多处不符 合规定，成文日期使用了阿拉伯数字“XX 年 7 月 12 日”， 排版时数字字间距出现空白处，没有页号，第二层次标题 未用 3 号仿宋体字，而用半角 4 号仿宋体字。市国土资源 局七国土资呈XX72 号成文日期“二 OO 八年”写成 “二 00 八年，且未右空四个字。市环卫处七环卫字XX 18 号、市粮食局七粮字XX34 号、市质监局七质技监发 XX42 号、市房产局关于拨付二 OO 八年下半年廉租住 房租金补贴所需资金的请示印章与正文间距明显过大。 市畜牧兽医局七牧发XX39 号、市环卫处七环卫字 XX18 号正文与印章没有压缩行间距同处一页，同时采 取了不规范的“此页无正文”方式标识。 缺项多项问题。有的“请示”不注明签发人姓名，或 使用字体不规范；有的不注明联系人的姓名和联系电话； 有的不标注主题词。如市畜牧兽医局七牧发XX38 号， 无签发人及姓名，发文字号字体没有使用 3 号仿宋字，而 用 4 号仿宋字；市行政执法局七城执发XX57 号，无联 系人和联系电话。并且以上两个单位在盖章处加注单位名 称又盖上了印章。市食品安全办关于将市食品安全委员 会更名为市食品药品安全委员会的请示，无签发人及姓 名，且未用正式请示文件头。 页面设置、段落行距问题。上报公文页面设置、段落 行距多数单位都较规范，但仍有的公文只设置了一部分页 面，有的文件段落根本没有设置行距，或者设置数据错误。 有些公文只将部分数字进行了设置，文件字号以及后面的 印发日期和印发份数经常忽略。如市供销社七供合字 XX4 号无印发份数，市房产局七房呈字XX8 号无印 发日期。 三、行文不规则 上行文直报。有些部门将需要市政府审批的事项特别 是项目资金或办公经费的“请示”文件，以部门或部门负 责人的名义，未在市政府办公室登记的情况下，直接报送 市政府领导同志个人，公文脱离正常运转渠道体外循环， 形成了一些“倒流文”和“帐外文”。如市外事侨务办七 外侨发XX10 号、市行政执法局七城执发XX57 号、 市林业局关于办公楼防水工程建设资金的请示、市公 安局关于建设 DNA 实验室和理化实验室配套设备所需资 金的请示、市卫生局关于政府购买社区公共卫生服务 所需资金的请示。 越级行文。属于本部门职权范围内的具体问题，却报 送市政府审批或要求市政府办公室转办，增加了公文处理 的时间。还有的部门下属单位和一些与市政府没有行文关 系的企业事业单位越级向市政府行文。如市交警支队关 于延缓施划市中心区主要街路停车泊位情况汇报、市园 林处关于调拨防火设备的请示、美华焦化公司关于 欣源小区恢复供气急需公安机关配合开锁的请示。 四、公文处理效率低 有些部门请示市政府审批的事项或向省政府、省直部 门请示报告的文件，在本部门拖延了很长时间，不给市政 府领导研究决策和市政府办公室审核预留充足的时间，却 要求市政府领导和市政府办公室像“照快相”一样，立等 可取，使一些本应正常运转的公文到市政府办公室却成为 应急件。 市政府机关公文处理工作目前存在的上述问 题，虽然不是普遍现象，但必须引起高度重视。各级各部 门要以此为鉴，加强办公人员的培训，认真分析原因，对 照问题找差距，采取有力措施加以解决。今后，市政府办 公室将严格按照国务院和省政府公文处理办法有关规定， 加强对公文的规范管理，凡不按公文处理办法规定和七政 办发XX24 号“八项规定”要求报送市政府的公文，市 政府办公室将一律退回报文单位。同时建立报告和通报制 度，定期向市政府领导同志报告各部门执行公文处理办法 的情况，并向各部门通报公文存在的问题。 国家行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中所 形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政 和进行公务活动的重要工具。本人通过在办公室工作的经 历，对机关公文处理存在的一些问题有了一定的认识，为 提高我们的公文处理水平，尽可能避免公文处理中的偏差， 下面本人就根据国家行政机关公文处理办法、国家 行政机关公文格式和国家食品药品监督管理局公文格 式细则对行政机关公文规定的标准，结合我县公文处理 实际工作中存在的一些不规范现象和问题。分析如下： 一、制发公文中存在的问题及分析 公文格式组成部分中常见的问题 1.发文机关标识。发文机关标识应套红居中印在公文 首页，字体要庄重，各级部门包括食品药品监管系统有些 单位的发文机关标识并未使用小标宋体，而用的是宋体、 华文中宋等；字号要适当，一般不能超过 2215。原 则上下级的发文机关标识字号应小于上级；发文机关标识 的位置，格式提出了两种：第一种是用于平行文或下 行文，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留 出天头 3725=62的距离。第二种仅限于上行文，上 行文发文机关标识距上页边为天头 372555 =117，留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单 位未分上下行文，向上级报送的文件都是用下行文红头(县 级部门最为严重)，应予以纠正。 2.发文字号。发文字号标注应在发文机关标识下方居 中位置。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横线上 居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多 就是少；括年份应使用六角括号“”,而经常用方括号 “”，如“食药监XX号”，正确的应为“食药 监XX号”。 3.签发人。主要是用于上报公文。国家行政机关上报 公文的发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字， “签发人”用 3 号仿宋体字标识，后用全角冒号，冒号后 用 3 号楷体字标识签发人姓名。问题主要出现在左右没按 要求空 1 字，还有的签发人姓名字体不是楷体，而用仿宋 体，更为严重的是有些单位在使用上行文时，连签发人都 没有，而是按平行文或下行文制作。国家行政机关公文的 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，这个是 大部分单位所忽视的。 4.标题。标题位于横隔线下空 2 行居中位置，字体一 般用 2 号小标宋体字；国家行政机关公文标题中除法律、 规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题如出现多 行现象时，标题的段落应作调整。常见的问题一是标题与 横隔线只空 1 行；二是字体字号不规范，有用黑体的，有 用宋体加粗的；有用小二号字的，不一而足。三是标题中 滥用顿号、逗号等标点符号，不伦不类。 5.正文。位于标题或主送机关下方。正文中引用公文 时应当先引标题，后引发文字号，引用的发文字号要用圆 括号括起来；办法和细则规定公文正文内容结构 层次为“一、二、三、”、“”、“1. 2. 3.”、“”，格式规定正文中第一层次标题 使用 3 号黑体字，第二层次标题使用 3 号楷体字，正文中 其他文字一般用 3 号仿宋体字，每面排 22 行，每行排 28 个字。常见的问题主要出现在引用公文时只引用标题或只 引用发文字号，而且引用发文字号时没用圆括号括起；第 一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“、”，把 小圆点写成了顿号；有的第一层次标题使用的仿宋体加黑 或宋体，第二层次标题也是用仿宋体或宋体。 6.成文日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文 机关署名右下方。但在实际操作中，成文日期常见的问题 是将“零”写作“O”，如“二 O 一 O 年二月一日”，正确 的写法应为“二七年二月一日”。 7.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体字或 宋体字标注，且词目之间空格不均。规范的“主题词”是 用 3 号黑体字、居左顶格标注，后标全角冒号，词目用 3 号小标宋体字，词目之间空 1 字。 8.抄送机关。抄送机关名称标注在主题词下 1 行、印 发机关和印发日期上方，左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字 标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开， 回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后 标句号。常见的问题是有的公文还将“报送”和“抄送” 分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时 顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；有的是抄送机关 间用顿号隔开，再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。 错用文种 依据办法，行政机关的公文种类主要有 13 种，除 此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使用非法定文 种。我们在制发公文过程中经常见到局 XX 年工作要 点、局精神文明创建工作实施方案等文件标题， 这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发 的如局关于印发 201X 年工作要点的通知，上报的 如局关于报送 201X 年工作总结的报告等。 主送机关错误 上行文多头主送，如请示、报告等上行文中主送机关 出现：州食品药品监督管理局、县人民政府；还有的在向 上请示的同时抄送下级机关；下行文乱抄滥送，不分有无 关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位，有的把向 下级机关发的一般性公文无必要地抄送上级机关，还有的 对收文机关领导一一抄送；有的主送与抄送不分，已属主 送的机关，在抄送中再次列出。 二、收文办理中存在的问题及分析 收文办理一般包括如签收、登记、拟办、分办、传阅、 承办、催办等。收文处理因为领导及办公室工作人员不够 重视等原因，不按程序进行的现象比较多，主要表现在： 对来文不做登记即进行办理；无拟办意见，直接由主要领 导批办，而应先对所收文提出办理意见，然后按领导同志 的排序由后向前递送；超范围传阅或应传阅的人员未传阅， 一般原则是按领导同志排序由前向后递送；承办人未对办 理情况进行注办；办公室对办理情况未进行督办催办。收 文处理未按程序进行，直接影响到上级精神的贯彻和工作 部署的落实。办公室在进行文件处理时，一定要注意严格 按照程序进行，保证机关工作的规范化。 三、规范公文处理，提高公文质量的措施 公文处理工作是办公室的中心工作之一，也是一项既 繁琐又需要认真细致的工作。公文处理的质量直接关系到 发文机关的形象。因此，我们必须重视公文处理，把努力 提高公文处理质量作为一项重要工作来抓。 加强公文处理主要机构的业务管理 负责公文处理的主要机构要切实主管好本机关的公文 处理工作。同时，要担负起指导下级机关的公文处理工作， 要将对公文处理的构成要素及工作过程的优化落实到实处， 实行全面的质量把关和检查。实践证明在公文处理中一个 字或一个数字的失误都会给工作造成严重的损失，影响到 发文单位的信誉、权威以及工作效率，因此必须加强对公 文处理活动的业务管理，使每个参与实际工作的人员都能 切实负起责任，杜绝一切错误，防患于未然。 提高公文处理人员的责任意识和业务水平 要保证公文处理活动的质量，必须提高公文处理人员 的质量意识，使每一个参与者都能把好自己这一关。第一 我们要抓好对办法的学习，结合本部门的实际情况抓 好办法的落实；第二，必须加强对本系统工作人员公 文处理能力的培养，公文处理是一项政治性、政策性很强 的工作，这就要求这项活动的工作人员有正确的政治方向， 高尚的职业道德，良好的理论修养，较高的政策水平，以 及实事求是的工作作风。公文处理工作又是一项专业性、 业务性极强的工作，这就要求工作人员要具备较强的文字 表达能力，并要精通本单位的各项业务，了解工作的范围 和职责，掌握先进的科技知识和文、史、哲知识，当好 “杂家”、“通才”，成为复合型的人才。此外，还要熟 练地掌握公文处理的基本业务知识，提高公文处理的办事 能力，在工作中精益求精，善于学习和积累，摸索规律， 广为借鉴，不断提高。只有这样，才能不断提高机关公文 处理水平，更好地为食品药品监管这一中心工作服务。 XX 县食品药品监督管理局 二一年十一月 全州林业系统公文报送中存在的主要问题 上半年，州林业局办公室在接收各县林业局、森工企 业局和直属单位报送的公文时，发现部分单位在公文报送 中存在一些问题，现将这些问题通报给各单位，请你们在 今后的公文报送中引起重视，避免发生类似错误。下半年， 州林业局对不符合要求的公文将实行退文处理。 一、请示报告不分。某局来文关于请求拨付灾后重 建资金的报告，该文件的文种应为“请示”，口语中所 谓的“报告”在正式公文中实际多为“请示”。“请示” 即有请求之意，标题中不应再加“请求”字样，该文件标 题可改为关于拨付灾后重建资金的请示。同样，如果 是“报告”，直接写关于的报告不用再加 “呈