第四节 职位说明书的编制

第四节第四节 职位说明书的编制职位说明书的编制 职位标识 ：名称、任职者、上级、下级（职位名称） 职位目的或概要 ：为什么需要设置这一职位（一句话说明） 主要应负责任 ：每一项责任的内容、要达到的目的 工作联系 ：报告对象；监督对象；合作对象；外部交往 z 业绩衡量标准 ：如何衡量每一项责任的完成情况 z 工作权限 ：该职位在人事、财务和业务上作出决策的范围和层级 z 工作范围 ：对财务数据、预算以及人员等的影响范围多大 z 工作的环境和工作条件 ：时间；地点；噪音；危险等等。 任职资格要求 ：具备何种条件的人能够承担这一职位 z 其他有关信息 ：主要挑战，决策和规划。 职位说明书的项目 1.工作标识 工作名称：招聘主管 所属部门：人力资源部 上级：人力资源经理 下属：招聘专员 薪点范围： 50-60 u 什么是职位目的？什么是职位目的？ l 用一句话说明某一职位存在的目的和价值； l 对职位目的的描述应当是具体的、特定的，而不是泛泛的 ； l 应当基本能够使阅读者形成对职位的大概了解。 职位目的界定了职位在组织中所扮演的主要角色：职位目的界定了职位在组织中所扮演的主要角色： l 职位为什么会存在？ l 职位上的任职者在何种约束条件或限制条件下开展工作？ l 职位在长期中有什么稳定的目标？ 2.职位目的 职位目的编写方式一 为了 结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务 . 在 政策、原理、准则、制度、日常监督政策、原理、准则、制度、日常监督 . 做什么 组织、指导、推荐、计划、操作活动组织、指导、推荐、计划、操作活动 . ( 目的目的 ) ( 范围内范围内 ) ( 动作动作 /行为行为 ) 职位目的职位目的 ：说明该职位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围：说明该职位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围 内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，通常表现为：内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，通常表现为： 职位目的编写方式一举例 为了 为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率， 在 在公司的营业发展方向和产品政策指导下，在公司的营业发展方向和产品政策指导下， 做什么 制定营销策略，建立和维护营销部门的组织结构，提高部门制定营销策略，建立和维护营销部门的组织结构，提高部门 绩效，完善服务质量。绩效，完善服务质量。 ( 目的目的 ) ( 范围内范围内 ) ( 动作动作 /行为行为 ) 职位目的 ：营销总监 职位目的编写方式一举例 为了 为了保证公司人才配置，为了保证公司人才配置， 在 在公司人力资源规划指导下，在公司人力资源规划指导下， 做什么 制定并实施公司各项招聘计划，完成招聘目标制定并实施公司各项招聘计划，完成招聘目标 ( 目的目的 ) ( 范围内范围内 ) ( 动作动作 /行为行为 ) 职位目的 ：招聘主管 职位目的编写方式二 以达到 结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务 . 在 政策、原理、准则、制度、日常监督政策、原理、准则、制度、日常监督 . 做什么 组织、指导、推荐、计划、操作活动组织、指导、推荐、计划、操作活动 . ( 目的目的 ) ( 范围内或约束条件下范围内或约束条件下 ) ( 动作动作 /行为行为 ) 以达到 保证公司人才优化配置。保证公司人才优化配置。 在 公司人力资源规划指导下，公司人力资源规划指导下， 做什么 制定并实施公司各项招聘计划，完成招聘目标，制定并实施公司各项招聘计划，完成招聘目标， ( 目的目的 ) ( 范围内或约束条件下范围内或约束条件下 ) ( 动作动作 /行为行为 ) 职位目的 ：招聘主管 u 例一：分厂厂长例一：分厂厂长 l 约束条件 ： 根据公司的生产计划安排， l 包含动词的主要工作活动： 管理和调配工厂的全部设施， l 目的或结果： 以按照质量标准的要求，在一个安全的工作 环境下生产出预定的产量 。 u 例二：信息技术主管例二：信息技术主管 l 约束条件： 在公司经营目标和政策指导下， l 包含动词的主要工作活动： 向公司各部门提供有关信息技 术以及通讯方面的建议和服务， l 目的或结果： 以通过科技手段提高公司的生产效率以及生 产率。 职位目的编写方式二举例（ 2.1） u 例三：销售员例三：销售员 l 约束条件： 根据公司的销售政策和要求， l 包含动词的主要工作活动： 辨别、接触和拜访潜在客户， l 目的或结果： 以向客户介绍和销售企业的产品 。 职位目的编写方式二举例（ 2.2） 职位目的编写的常见缺陷 描述内容过于太空泛 所做描述与其他职位没有显著区别 仅仅是对工作职责做一个简单的罗列 使用大量规范性的形容词 3、职位的工作联系 财务经理 其他各部门经理 审计员 审计经理 政府 银行外部审计机构 内部联系 3、职位的工作联系（招聘主管） 人力资源经理 其他各部门经理 招聘专员 招聘主管 社保部门 各高校招聘中介 内部联系 4、工作职责与工作任务描述 工作职责工作职责 ： 描述该职位的主要工作职责，即该职位的任职者花费描述该职位的主要工作职责，即该职位的任职者花费 大部分时间和精力的工作，一般不超过大部分时间和精力的工作，一般不超过 8条。条。 工作任务工作任务 ： 是完成某项工作职责时，所要进行的各项任务，每是完成某项工作职责时，所要进行的各项任务，每 一项工作职责都是由若干任务组成的（对于那些无法穷尽的工一项工作职责都是由若干任务组成的（对于那些无法穷尽的工 作任务以及概念单一非常容易理解的职责，可以不用在职位说作任务以及概念单一非常容易理解的职责，可以不用在职位说 明书上标明任务）明书上标明任务） v澄清职责澄清职责 v每个人首先做好自己职责范围内的事情每个人首先做好自己职责范围内的事情 v对组织的承诺对组织的承诺 主要工作职责的描述要领 v 准确使用描述行为的动词以明确角色 v 揭示工作流程以及信息的流向。 v 指明工作活动的目的或所要产生的结果。 做什么 （ what）？ 为什么做 （ why）？ 对谁做 （ For whom）？ 在哪里做 （ where）？ 什么时候做 （ when）？ 如何做 （ how）？ 工作职责与任务描述的六大要素 履行职责书写的不良格式 X 负责 预算 工作 X 负责 培训 工作 . X 负责 仓库保管 工作 X 负责 保卫 工作 关于工作职责的正确描述：格式 准备、监督和控制 制订和实施 部门年度预算 培训计划和方案 动动 词词 （做什么（做什么 ） 对对 象象 （ 对什么对什么 /对谁对谁 ） 目标目标 （什么结果）（什么结果） 与人力资源部门 配合，有计划地 培训、训练 所属人员 妥善存储、整 理及保管 所有待销的商品 以保证开支符合业务计划要求 以确保管理者及员工掌握必要的 技术和经验，以取得出色业绩 以提高其工作能力和素质 以确保出仓商品的优良质量 举例：主要履行职责格式（大学老师） 根据大学的政策和指导方针 （如何做？） 来设计 一个教学大纲 （做什么？） ， 以告知学生 （对谁 做？） 本门课程的要求 （为什么要做？） 。 举例：主要履行职责格式（招聘主管） 根据各部门人员需求计划表 （如何做？） 在 2周 以内 （什么时间？） 进行招聘 （做什么？） ， 以 配合各部门 （对谁做？） 人才配置需求 （为什么 要做？） 。 准确使用动词 q 录入、打印文件。 q 搜集、整理以及发布竞争对手的信息资料。 q 提供解决客户问题的建议。 q 采购、发放办公用品。 q 安排保洁员对办公区进行清洁。 q 撰写市场预测与分析报告。 q 培训客户服务热线值班人员。 职位分析常用动词库（ 3.1） 针对制度、方案、计划等文件： 编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转 交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见 针对信息、资料： 调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇 报、反馈、转达、通知、发布、维护管理 关于某项工作（上级）： 主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分 配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估 职位分析常用动词库（ 3.2） 思考行为： 研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划 直接行动： 组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、 参加、阐明、解释、提供、协助 上级行为： 许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定 管理行为： 达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督 专家行为： 分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价 下级行为： 检查、核对、收集、获得、提交、制作 职位分析常用动词库（ 3.3） 其他： 维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安 排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主 持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评 估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传 递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介 绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒 绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用 通过主要工作职责编写发现问题 某主管岗位 职责：指导主办编写全部岗位说明书 其下级主办岗位 职责：协助主管编写全部岗位说明书 问题： 1、主管与主办应合理分挡工作。 2、主管对主办工作的监督、指导只应占其整个 职责的 30%左右。 3、主管也应该承担具体工作。 职位名称 ： 维修技师 职位概述 ：完成在一定工作区域内运转的所有机器设备的维护和修理 工作，以确保所有机器设备能够正常运转、满足工作需要。其中包括 公司车辆、销售设备以及工作场所中所使用的机器设备的养护服务。 关键职责一（ 40%）：设备保养 工作活动或任务： 1、根据保养时间要求更换零部件以及添加润滑剂。 2、保持对机器设备所做保养的所有记录。 3、定期检查机器设备上的量器和负荷指示器，以发现可能表明 设备出现问题的不正常现象。 4、根据要求完成非常规性保养任务。 5、承担对执行维护任务的操作工进行有限监督和培训的任务。 职位描述举例：维修技师（ 3.1） 关键职责二（ 40%）：设备修理 工作活动或任务： 1、对设备进行检查并提出报废或修理某一零部件的建议。 2、如果设备需要修理，则需要采取任何必要的措施来使该零部件 恢复正常工作。其中包括使用各种手工工具和设备，来对该零部 件进行部分或者全部的重组。最主要的是内燃机和水压机的全面 大修以及故障排除。 关键职责三（ 10%）：测试与批准 工作活动或任务： 1、确保所有要求完成的保养和维修工作均已完成，并且必须是按 照设备生产商所提供的说明书来进行的保养和维修。 2、批准或否决某设备已经达到在某工作中被使用的条件。 职位描述举例：维修技师（ 3.2） 关键职责四（ 10%）：库存保持 工作活动或任务： 1、保持设备保养和维修所需要的库存零部件。 2、以最低的成本采购令人满意的零部件。 非关键职能 上级分配的其他职责。 职位描述举例：维修技师（ 3.3） 职位名称 ： 招聘主管 职位概述 ：为了保证公司人才配置，在公司人力资源规划指导下，制 定并实施公司各项招聘计划，完成招聘目标 . 关键职责一（ 50%）：招聘与选拔 工作活动或任务： 1、依据各岗位特征组建招聘专家队伍，以确保招聘工作顺利进行 ; 2、定期更新面试题目库，并确定面试题目与招聘岗位匹配，以选拔到最适 应人才； 3、按照程序组织招聘选拔活动； 职位描述举例：招聘主管（ 4.1） 关键职责二（ 20%）：招聘渠道 工作活动或任务： 1、选择并签订一家网络招聘网站 ; 2、与校园招聘组办方进行密切沟通 ,确保能够参与每年第一场校园 招聘 ; 3、与各大高校就业指导中心密切联系，以确保实习生招聘渠道顺 畅； 关键职责三（ 15%）：招聘制度与程序 工作活动或任务： 1、根据公司战略及规划，制定招聘制度； 2、制定招聘程序，以确保招聘活动的顺利进行； 3、建立人才储备机制； 4、完善人才选拔体系； 职位描述举例：招聘主管（ 4.2） 关键职责四（ 10%）：确定各部门人力需求 工作活动或任务： 1、定期收齐各部门人力资源需求表 ; 2、对各部门人力资源需求进行分析确定人力需求是必须的 ; 3、将各部门人力资源需求上报经理并进行沟通 ; 非关键职能（ 5%） 上级分配的其他职责。 职位描述举例：招聘主管（ 4.3） 5、关于工作权限的编写（选择项） 权限：在纵向归为决定权、建议权和知情权。在横向上可划分为： v 人事权限 ： 分为人员雇佣、调配、考核、奖金分配、假务处理等 v 财务权限： 分为与业务有关的财务权限（如物资供应处的采购）和为 支持业务而开展的相关财务权限（如差旅费、招待费的报 销等） v 业务权限 ： 行使本职工作所必需具备的权利资源，比如批准某方案的 实施或建议上级批准某项目的实施等 成本指标： 单位产品的成本 实际支出与预算之差 6、职位上的工作职责的绩效衡量指标举例 （ 选择项） 时间指标： 工作完成期限 产品上市时间 每人每小时产出数量 质量指标： 准确性 服务可靠性 数量指标： 利润 产量 收益 销售额 人的反应指标： 投诉 赞扬 反馈 7、如何恰当地界定任职资格条件 q 任职资格 /工作规范 /应职要求 /雇佣标准：对人的要求 q 作用：职位价值评估、人员招募、培训开发的重要依据 q 基本界定方法：专家判断法 /统计方法 /能力模型 q 有的国家有国家标准和职位能力常模 q 是对任职者的要求，不是针对现有人员的要求 q 发展阶段 /地域 /行业 /战略等不同的企业，对于同一类职位的任 职资格条件要求相去甚远，实事求是最为重要 q 存在雇佣的最低标准 /出色胜任的任职资格标准两种标准，可 采取适度偏高原则 q职位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能 任职资格 显性： 1、正式教育程度； 2、工作经验； 3、工作技能； 隐性： 业务能力、学习能力、创新能力、协调能 力、沟通能力、进取心、责任心、团队合 作 职位说明书撰写的一些注意事项 核实信息的真实性 在上下级之间达成一致 同一职务可以采用同一份职位说明书； 工作内容相似度 80%以上的，可以认为为同一职务； 工作职责最好不超过 8条；占工作内容 5%以下的工作职责可不必填写； 在职位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多