单位负责人怎样防范违法会计行为.docx

单位负责人怎样防范违法会计行为 (1 阿拉善盟盐务局；2 阿拉善盟公路管理局，内蒙 古 阿拉善盟 750306) 摘 要：文章针对会计资料失真、造假的原因，提出单 位 负责人可以通过实行严格的内部控制制度和依靠外部有 关机构的监督检查，有效防范会计违 法行为。 关键词：违法会计行为；防范；内部控制；监督检查 中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1007 6921(XX)01005002 “会计法”明确了单位负责人为本单位的会计行为的 责任主体,规定“单位负责人对本单位 的会计工作和会计 资料的真实性、完整性负责”。如果一个单位出现会计造 假等违法行为, 单位负责人要承担法律责任。因此,怎样防 范违法的会计行为,就成为单位负责人较为关注的 问题。 在市场经济条件下,会计资料失真、造假的原因是非常复杂 的,它与管理混乱、舞弊行 为、违规操作等都有关系。单 位负责人为了有效地防范会计违法行为,应当强化内部管理 和 外部监督两个方面的工作。 1 对本单位实行严格的内部控制制度,强化内部管理 内部控制指一个单位的各级管理层,为了保护其经济资 源的安全、完整,确保经济和会计信息 的正确可靠,协调经 济行为,控制经济活动,利用单位内部分工而产生的相互制 约、相互联系 的关系,形成一系列具有控制职能的方法、 措施、程序,并予以规范化、系统化,使之成为一 个严密的、 较为完整的体系。 现代意义的内部控制是单位内部科学管理的重要内容, 其基本目标是保证单位经营活动的效 率性和效果性、资产 的安全性、经营信息和财务报告的可靠性。 通常情况下,一个单位要实行内部控制,重点应当在组 织结构及职责分工、授权批准、会计记 录、资产保护、职 工素质、预算管理和报告制度等诸多环节组织实施。 1.1 组织结构控制 组织结构是一个单位进行计划、协调和控制经营活动 而必须建立的整体架构及职责分工的框 架体系。主要包括:确 定本单位的组织形式,明确相关的管理职能和报告关系,并 为每个组织 单位内部划分责任权限。 根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构的过 程中,应当遵循不相容职务相分离的原 则。所谓不相容职 务,是指那些如果由一个人或一个部门担任,既能弄虚作假, 又能够自己掩 盖其舞弊行为的职务。单位的经济活动通常 可以划分 5 个步骤,即:授权、签发、核准、执行 和记录。 一般情况下,如果上述每一步骤由相对独立的人员(或部门) 实施,就能够保证不相容 职务的分离,便于内部控制作用的 发挥。 1.2 授权批准控制 授权批准控制是指单位在处理经济业务时,必须经授权 批准以进行控制。企业每一层的管理 人员既是上级管理人 员的授权客体,又是对下级管理人员授权的主体。 授权批准的形式通常有一般授权和特别授权之分。一 般授权是对办理常规的经济业务的权力 、条件和有关责任 者做出的规定,这些规定在管理部门中采用文件形式或在经 济业务中规定 一般性交易办理的条件、范围和对该项交易 的责任关系。在日常业务处理中可以按照规定的 权限范围 (包括制定产品销售价格的权力、购买固定资产的权力以及 招聘员工的权力等)和有 关职责自行办理。特别授权指授 权处理非常规性交易事件,比如重大的筹资行为、投资决策 、资本支出和股票发行等。特别授权也可用于超过一般授 权限制的常规交易。 内部控制要求明确一般授权和特别授权的责任和权限, 以及每笔经济业务的授权批准程序。 企业的经济业务既涉 及企业与外单位之间资产与劳务的交换,也包括企业内部资 产和劳务的 转移和使用。因此,每笔经济业务都会有一系 列内部相互联系的授权批准程序。 在实际工作中,有的公司、企业处理经济业务,实行 “一支笔”审批的做法。这种做法与内部 控制中授权批准 控制的原则和要求不一致,应当予以改革和完善。实践证明,权 力是要受到制 约的,失去制约的权力极易导致腐败。 1.3 会计记录控制 会计记录反映经济业务的发生、处理和结果。会计记 录控制的要求是保证会计记录反映及时 、完整、准确、合 法。其主要内容有: 1.3.1 建立岗位责任制。实行会计记录控制,要从会计 人员岗位责任制开始,对会计人员 进行科学的分工,使之形 成相互分离和制约。各单位可以根据本单位的实际情况,实 行一人多 岗或一岗多人,但出纳岗位一般应当分设,出纳人 员不得兼管稽核、债权债务和会计档案保管 工作。 1.3.2 对会计档案进行连续编号。经济业务一经发生, 就应对记载经济业务的所有凭证进 行连续编号,包括原始 凭证和记账凭证。销售发票、支票、结算单、入库单、出 库单等重要 的原始凭证,在印制时就已连续编号,收款凭证、 付款凭证和转账凭证等记账凭证也都必须连 续编号。凭证 编号是会计凭证的重要内容,检查所有编号凭证是否按照规 定进行处理是保证 会计信息完整性的重要措施,它可以防 止经济业务的遗漏、重复,并可根据连续编号的凭证是 否 有缺号,揭示某些弊端和问题。 1.3.3 进行复式记账和科学的凭证传递程序。复式记 账是国际通用的科学的记账方法,根 据复式记账的原理,各 单位每发生一笔经济业务,必须在两个或两个以上的账户中 进行记录, 而且这些账户往往是由会计人员分工记载的,这 样,对每一笔经济业务,通常需要由两个或两 个以上的会计 人员经办、记账。在复式记账的原则下,一些记账凭证往往 要通过两个或两个 以上的会计人员记账,这样,经济业务的 会计凭证必须要建立科学的传递程序,使单位的所有 会计 凭证在会计人员之间形成相互分离和制约。 1.3.4 总账及编制财务会计报告。按照会计原理,一个 单位的经济业务登记入账以后,每 一笔经济业务通过复式 记账,不仅要记入总账,而且要记入相关的明细账,会计上称 之为总账 与明细账的平衡登记。实际工作中,总账、编制 财务会计报告一般由专职会计人员或由会计 机构负责人负 责,而明细账的记录则由若干人员分工负责,这样,总账记录 要与其所属的相关 明细账核对相符,从而使总账与其所属 的明细账之间形成一种控制关系;通过财务报告与账簿 记 录的核对 ,使财务会计报告与总账、有关明细账之间也形 成一种控制关系。 1.3.5 定额备用金控制。定额备用金制度是用来建立 内部控制的另一种方式。常用的例 子是由使用部门负责一 定数额的零用现金以备支付零星款项,然后根据发票和收据 等报销后, 再补足到规定的现金数额。这种制度同样可能 用于建立对企业分支机构或各部门的现金控制 。 1.4 资产保护控制 资产保护控制主要包括接近控制、定期盘点控制等。 接近控制主要是指严格限制无关人员对资产的接触,只 有经过授权批准的人员才能够接触资 产。接近控制包括限 制对资产本身的直接接触和通过文件批准的方式对资产使 用或分配的间 接接触。一般情况下,现金、银行存款、其 他货币资金、有价证券和存货等变现能力较强的 资产必须 限制无关人员直接接触,货币资金的收支管理只能限于特定 的出纳员,支票等重要票 据的签发,必须是单位指定的负责 人;个人印章必须是有关人员自己保管,严禁代管;股票、债 券等到有价证券必须确保两人以上同时接触的方式加以控 制;存货的实物保护可以由专职的 仓库保管员控制,对一些 特殊的存货还应采取一些必要的其他保护措施。间接接触 可通过保 管、批准、记录及不相容职务的分离和授权批准 控制来达到。 定期盘点是指定期对实物资产进行盘点,并将盘点结果 与会计记录进行比较,盘点结果与会计 记录如不一致,可能 说明资产管理上出现错误、浪费、损失或其他不正常现象。 为了防止差 异再次发生,应当进一步加强资产保护控制。 1.5 职工素质控制 职工素质控制包括单位在招聘、使用、培养、奖惩等 方面对职工素质进行控制。建立对职工 的培养、选拔、管 理、考核、监督的办法,并逐步实现制度化、规范化。一方 面积极探索适 应现代企业制度要求的选人用人新机制,注 意人力资源的合理配置,积极推行优胜劣汰的市场 机制。 另一方面在引进人才,改革分配制度,推行优胜劣汰机制的 同时,还要实行良好的管理 方式。单位内人才的价值受管 理方式的影响,如果管理层重视对单位内职工的投资、管理 和 使用,合理配置组织内的人才资源,职工所创造的价值必 然会增加;忽视职工是社会的人的因 素,除了物质和金钱需 要外,还有社会、心理、精神等方面的需求,不尊重作为人 力资源载体 的职工的人性和心理需要,必然会造成人力资 源价值的不充分发挥,甚至损失和浪费。尤其是 在靠智力 组织而非汗水获得利润的时代,职工的价值对管理方式的敏 感程度将会越来越强烈 。 1.6 预算控制 预算控制是内部控制的一个重要方面。预算控制也是 一个系统。该系统的组织由预算编制、 预算执行、预算考 核等到构成。在实际工作中,预算编制不论采用自上而下或 是自下而上,其 决策权都应落在内部管理的最高层,由这一 权威层次进行决策、指挥与协调。预算的执行层 由各预算 单位组织实施,并辅之以对等的权、责、利关系,由内部审 计部门负责监督预算的执 行。通过预算的编制和实施,检 查预算的执行情况,比较分析内部各单位未完成预算的原因, 并对未完成预算的不良后果采取改进措施。 1.7 编制业绩报告控制 业绩报告也称责任报告,是单位内部各级管理层掌握信 息、加强内部控制的报告性文件,也是 内部控制的重要组 成部分。编制业绩报告必须与单位内部的组织结构和其他 控制方式相结合 ,明确反映各级管理层负责人的责任。报 告的种类和格式由各内部单位根据各自的实际情况 自行设 计,可以由财会人员负责,也可由财会、业务和管理人员共 同来完成。单位各级管理层 所需的业绩报告,在报告的频 率和繁简方面应有所不同。一般应遵循金字塔原则,以本单 位的 经济体系为依据,由低层向高层逐级定期报告内部控 制的实施及责任的履行情况,差异的说明 及改进措施和意 见。 1.8 内部控制的检查与评价 一般情况下,内部控制的检查与评价是通过内部审计来 完成的。通常情况下,应按以下程序和 步骤进行:确定实 审计单位的内部控制的标准。检查、判断被审计单位内 部控制的健全 情况。测试审计单位内部控制的有效性。 写出内部控制的检查与评价的最终报告。 积极配合外 部有关方面依法对本单位会计资料的真实性和完整性实施 监督检查。 2 积极接受有关机构对本单位财务情况的依法审核， 强化外部监督 单位负责人及所在单位应当认真执行国家统一的会 计制度，并积极配合财政、审计、税 务、人民银行