县档案局关于机关档案工作调研报告.docx

县档案局关于机关档案工作调研报告 档案是依据、是资源、是财富。机关档案是机关公务 活动的真实记录，是档案事业的重要组成部分，通过机关 档案可以真实再现机关工作的历史面貌。重视档案工作， 对于规范机关管理，提高机关工作效率，具有重要的意义。 笔者通过参与近年来我市机关档案的互查，结合个人十余 年来的档案工作实践，浅谈机关档案工作中存在的问题及 对机关档案工作的建议。 一、机关档案工作存在的问题 对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于机关前 沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。 检查发现有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核，既 便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定， 不能引起领导的重视。对档案工作重视不够的主要表现： 一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高；二是对档 案工作人、财、物投入不够；三是档案工作人员的经济、 政治待遇得不到应有的保障。 办公条件及设施不符合档案管理的要求。互查发现， 一些单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有差距。 如有的机关无专门的库房，有的机关没有专门的阅览室； 个别单位的档案装具仍是木柜和铁柜，没有使用密集柜。 档案人员不稳定，素质有待提高。主要表现是：个别 单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人 员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利 于档案工作的深入开展；个别单位人员变换中，工作交接 不规范，在一定程度上影响了档案的完整性；档案人员忙 于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。 档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高质 量是为档案利用的高效率，但通过近年来互查发现，在档 案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单 位归档分类不够合理，保管期限划分不够准确；有的注重 文件的归档，对材料的归档重视不够，个别单位存在有应 归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，目 前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一， 严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。 二、对做好机关档案工作的建议 加强领导，健全组织。工作好不好，关键看领导，领 导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任 制，明确主管领导及直接负责的相关领导；其次要建立档 案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层 单位、各科室共同参与的管理网络；第三要逐步建立健全 统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体 制。 把握重点，规范管理。文件材料的归档及管理是档案 工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。 在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件 材料收集关，确保文件材料的齐全完整；二是把好文件材 料整理关，确保文件材料归档规范；三是把好文件材料管 理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠 性；四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。 加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对稳定。 要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档案局 可以组织专业知识培训；各单位可以采取“请进来，走出 去”的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好 的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案 专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识， 做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的 稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管 理水平。 完善设施，加大软硬件建设。硬件上，要按照档案规 范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购 买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必 要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先 要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历 年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其 次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件， 使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档 案的利用更加高效化。 注重信息资源开发，服务机关工作。机关档案管理的 目的在于服务机关工作。档案部门要