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在公司档案信息化推进会上的讲话 尊敬 XXX，各位学员，大家上午好！ 一、公司档案管理的重要性 公司档案管理是企业管理工作的基础和重要环节，对 企业经济发展具有重要影响。公司的各类档案是公司生产 经营活动的原始记录，它涉及文书、会计、合同、科技档 案、土地证照、重要工程图纸等方面，范围广、门类多、 信息量大，对生产经营起着至关重要的作用，是公司成长 发展历程的真实写照，具有广泛的科技资源和特有的知识 信息，是企业不可估量的宝贵财富。因此，面对目前公司 档案管理现状，二级档案管理部门要以科学创新的理念， 抓住机遇，加快公司档案管理信息化步伐，建立适应公司 改革发展需要的管理体制，不断拓展公司档案工作新领域， 为促进公司五大战略发展目标和打造湖北有色金属千亿元 产业提供强有力的信息保障。 目前，公司筹备建立的数据中心和档案管理系统具有 非常重要的现实意义。既是适应集团公司生产经营和管理 实践应用的需要，也是推行 5S 精细化、精益化，标准管理 的需要；既是遵循国家档案管理相关制度的需要，也是逐 步推进集团公司档案管理系统制度化、标准化、规范化建 设的需要。 二、公司档案管理中存在的问题 档案管理工作得不到应有的重视 少数基层的同志对档案管理缺乏足够的认识，他们认 为相对于档案管理这样的文字工作而言，产品产量、产品 质量和技术经济指标的提升更为重要，这使档案工作得不 到应有的重视。也因为这个原因，一些基层单位对档案管 理工作投入不足，资金投入相对较少，档案管理手段落后， 档案室设施不全，保管条件落后。管理水平较低，没有健 全的档案材料收集机制，造成档案材料内容不完整，数量 不齐全，无法为企业提供高质量、高效能的服务，规章制 度、目标管理更无从谈起。 档案管理缺乏专业管理 很多人都以为档案管理只是简单的收集、分类，专业 管理不够；有的单位没有设立独立的档案室，有的单位甚 至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不 统一，致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归 档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有 长久保存价值的资料也被长期保管，这严重增加了经营保 管成本。有的档案管理极不规范，随意性强。例如，存在 随意涂改现象，越往基层越乱；存在任意抽取档案资料案 例的现象，不按期归还图纸资料，不及时报送重要工程和 科技信息资料。 档案管理信息化建设滞后 1、个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把 档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息 化建设缺乏必要的资金投入。 2、企业档案信息化相关制度、标准不健全，开展过 程中缺乏具体可行的措施和依据。 3、数字化硬件设备使用效率低。有的企业虽配备了 档案数字化设施，但数据录入量有限。 4、对档案信息资源的开发利用不足。有的企业档案 数字化下了很大功夫，但是没有对数字化资源进行开发利 用；还有的企业档案虽已实现了计算机检索、利用，但仅 限于档案室内部使用，不能实现整个企业信息资源的网络 共享。 5、企业档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化 人才，在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。 三、做好公司档案管理工作的思考及建议 总体工作思路和要求是：“清家底、细分类、立规矩、 严管理” 在具体工作中有如下几点建议： 进一步加强档案信息化建设 计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作 产生了划时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引 进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手 段进行改革。公司各级领导特别是基层单位领导要充分认 识到公司档案信息化的重要意义，根据需要和可能将其纳 入公司信息化建设规划，坚持档案信息化建设与企业信息 化建设同步的原则，做到统筹规划，统一安排。公司办公 室作为档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的 引导，采取分类指导的措施，正确处理循序渐进与整体提 升的关系。要全面开展档案信息化建设，包括建立健全电 子文件的相关管理制度；实现对电子文件、电子档案的全 程管理；开展对非电子档案的数字化工作；深入研究档案 信息资源的开发利用，建立网络服务系统，实现资源共享。 对于少数基层条件较差的单位可以采取分步实施、逐步推 进的方式开展企业档案信息化工作。务求企业档案信息化 建设行之有效，真正服务于企业发展。 争取领导重视 公司档案管理人员一般都想把档案工作搞上去，但实 际工作中却往往事与愿违。究其原因是档案管理人员缺少 领导支持，工作不好开展。 1、各单位应有一名副处级领导分管档案管理工作， 这样对中层各部门使用档案的管理上就有了力度。 2、列入考核项目。现在各单位对中层各部门都有绩 效考核，这些考核往往都与各部门的经济利益挂钩。各单 位在考核内容里加上有关档案管理的条款，会引起中层领 导的重视。 3、档案室的管理人员是档案管理的具体执行人，仅 靠领导去要求、强调，还是做不好档案管理工作，很多具 体细致的工作都需要档案管理人员具体操作。企业的档案 室一般都归厂矿办公室主管，办公室也是企业的一个中层 部门，也要接受绩效考核。那么，办公室就要将考核项目 进行分解，落实到办公室所属的各个岗位，这样，档案管 理人员的工作就有了压力，同时，也有了动力，各项具体 工作就可以落到实处。 提高档案管理人员意识 在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和 物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资。但 是在企业产权改革中，有些地方对档案资产的管理流于形 式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充 分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的 原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。 加强培训，提高档案管理人员专业素质 随着公司档案管理工作的发展，必须加强档案人员的 业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案 人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训 的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作 相结合，使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。定期 培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过 培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展， 采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，适应信息技术 的成果，拥有更广博的知识，能用信息化、数字化管理手 段来管理人事档案信息。只有这些相应人才素质的拥有， 才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效的 实施档案管理现代化工作，为公司服务。 切实做好档案安全防护工作 公司各级