档案信息化视角下科研档案管理研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案信息化视角下科研档案管理研 究 摘 要目前科研管理方式已不能 适应新时代科研活动发展的需要，应更 新管理理念，本文以档案信息化为视角， 从科研层面构建和完善科研档案管理体 系。 中国论文网 /4/view-12686303.htm 关键词 档案信息化科研档案管 理 随着社会科学技术的迅速发展， 目前社会已经进入到信息化时代，因此 对于科研实行信息化档案管理势在必行， 随着近几年来科研规模的不断扩大，档 案的重要性也越来越明显，虽然大部分 的科研档案已经完成了初步的档案信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 化管理建设，但是由于种种原因，以档 案信息化为视角的科研档案管理建设的 成效并不是很高，本文主要阐述在档案 信息化的前提下，科研档案管理建设所 存在的问题，以及该如何解决。 1.在档案信息化视角下，科研档 案管理存在的问题 经过阅读大量的文献，对科研档 案管理存在的问题进行分类并标明比重， 从表 1 中，可以明显看出科研档案管理 存在的最大问题便是“ 软硬件设施 ”，其 次是档案的收集和整理，对档案的错误 认识及保密工作，下面，将一一解释下 面问题。 对科研档案工作的错误认识在科 研单位，具体从事研究项目的科研人员 对档案的认识模糊，将科技档案的收集 和提交排除在科研工作之外，甚至不了 解需要归档的范畴、要求和重要性。在 科研工作中，注重课题申报、立项、实 施，但不能同时积极进行科技档案的整 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 理，经常推迟档案提交，即便提交也不 完整1。 1.2 科研档案收集和整理中的问 题在科研档案提交时，特别容易走入两 个误区。一种是粗略收集，缺漏现象较 明显，在名义上提交的档案名都有，但 实际上质量较差或缺少重要原始记录； 另一种是收集广而全，将归档范围之外 的资料也放进科研档案中，从而主次不 分，查阅和利用困难。由于信息时代的 到来，科研档案的形式和存储介质越来 越趋于多样化，在收集的过程中，会无 意识地忽视录音、录像、照片、磁盘、 光盘等。最后是指实体档案的收集和管 理容易被忽略。主要表现在随意堆放实 体档案，不注意管理和维护。 1.3 档案设施建设中的问题在一 些科研机构中，由于一些限制如人员和 场地等，档案数量也较少，因此在设施 配置配置方面很多都采取将就的态度。 在有些单位甚至都没有标准的档案管理 库房，仅使用数间办公室代用；不能按 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 档案标准来实现办公、阅览、库房三分 开；对于专门档案柜和密集架，也仅使 用普通两节柜来代替存放；在有些单位， 甚至连“八防 ”设施也不全；对于档案设 施必要的办公设备、监控设施等也不能 达到要求。 1.4 在档案信息化建设中，易出 现的问题在档案信息化建设的过程中， 存在以下几个误区。一是对于档案信息 化的理解较片面。在科研单位中，科研 档案管理人员将档案信息化仅仅理解为 纸质档案的数字化扫描和网络化。二是 认为一切都以“ 信息化” 为重。在有些科 研单位中，科研档案管理人员认为只有 “信息化”了，就可以疏于档案的收集、 整理、鉴定、保管等基础工作，造成首 末倒置。三是认为档案信息化建设劳民 伤财的观念。对于档案信息化必要的设 施则采取能拖就拖的态度，不愿意投资。 2.科研院所档案信息化管理的措 施和建议 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 2.1 完善安全措施有网络的地方， 就会存在很多不安全因素，再加上电子 档案容易被盗，所以要建立一个安全防 范措施设置文件保密措施即采用身份认 证、权限认证的方式控制档案登陆系统， 安装杀毒软件定期对计算机进行杀毒并 且对档案和数据进行及时的备份防止黑 客或者其他人员侵入系统。 2.2 健全档案管理体系科研院所 要加强对档案信息化建设的领导、检查 与监督：落实专门机构或专人负责，加 强领导、统一规划，主管部门在对科研 院所进行评估的时候，要将档案工作作 为重要的评估内容，以督促其做好档案 信息化工作2。 2.3 提高工作人员的技能和水平 传统管理模式已经不能再适应科研院所 对档案的利用和需求了，主要是因为所 耗费的成本的较高，因此要改变传统的 档案管理模式就必须提高档案管理人员 的技能和水平。首先对他们进行培训， 主要与档案信息化管理方面有关，这样 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 不仅让他们熟悉有关档案信息化管理方 面的操作，并且在工作能够运用自如， 另外也要让他们树立起职业道德和工作 责任心，更新管理理念。 3.结束语 综上所述，本文先简单分析