多维发力降低可控办公费用对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 多维发力降低可控办公费用对策 【摘要】笔者总结长期从事办公 室费用预算与办公用品采购的工作经验， 通过分析采购中的浪费环节和管控要点， 通过细化采购措施、强化合同管理、拟 清采购流程、设计控制标准等措施，从 采购行为、预算执行、流程控制等多维 度发力，降低办公费用，并提出持续降 费控本的对策与思路。 中国论文网 /3/view-12956796.htm 【关键词】办公费用；减工降本； 对策 笔者单位办公费用控制及办公用 品采购长期通过公开招标选定一家定点 服务单位，由办公室统一预算管理、其 余科室（部门）及下属基层单位按需申 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 购、办公室统一结算的方式进行办公现 场服务与用品采购。总的来说，总量可 控，服务需求可满足。但随着业务量、 服务需求的增加，单位的办公费、服务 费连续递增，据统计，单位办公费从 2013 年 18 万元，增至 2014 年 22 万元， 再增至 2015 年 37 万元，维修服务费从 2013 年 7.2 万元，增至 2014 年 8.2 万元， 再增至 2015 年的 10.05 万。2016 年， 笔者通过全年实施多维度的措施，最终 将办公费控制在 26 万元，同比下降 30%， 维修服务费控制 6.5 万元，同比下降 35%。 笔者持续追踪至 2017 年，费用产生控 制趋势良好，可总结成以下持续降本的 措施和思路。 一、以分类分标段招标降低成本 改变以往一个标段定服务商的做 法。将招标细分为“ 办公用品、设备耗 材、印刷广告服务、设备维修服务”四 个标段分别招标，按历史数据比例对 2016 年办公费所涉及的费用进行分割到 每个标段。从而，挑选出更加专业化的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 供应商，降低因非专业供应商从第三方 采购供货造成的成本费用增加。 二、以细化合同采购目录降低成 本 改变以往采购合同只规定一个品 牌或一个类别的用品报价，采购合同报 价按同一用品至少“ 低、中、高 ”三个类 别或品牌的报价，供单位所属部门选择。 一是消除“供非所需 ”的尴尬。二是为下 属部门科学合理地满足办公需求提供选 择。三是降低由于目录不清重复采购的 浪费。 三、以分类分割预算降低成本 将办公室总预算实行纵横分割、 统一调配。横向按科室（部门）的历史 申报数据进行分割，纵向按采购标段具 体内容实施分割，将以往的一项总预算 分割成：“科室部门数 标段数” 项（如 单位 9 个科室，4 个标段，分割成 36 项 预算） 。通过细化预算分割实施精准调 控，更利于总量调控降低成本。 四、以强化流程审批降低成本 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 纠正单位下属科室（部门） “先使 用，后手续” 的流程缺陷，建立 “科室 （部门）申请办公室审核标准和预 算分管领导审批确认办公室向供应 商确认购买物资供货商发货并联系申 请部门验收供货商搜集申请及验收单 交办公室办公室完成登记、报账，并 定期公示”的完整审批流程。大大降低 了“无序采购、无序服务 ”造成的浪费， 杜绝了财务报销不清现象。由于供应商 在整个审批流程中传递物资和单据的作 用，本单位采购效率并未因此流程而降 低。 五、以平台讨论确定使用标准降 低成本 为解决“ 供货单价由招投标产生， 使用数量一直无法确定” 的控本难题， 单位建立采购讨论平台。具体操作办法 为：办公室统计并下发各科室（部门） 采购历史数据、相关研究依据等文件； 各科室（部门）就资料列出的项目，自 我梳理历来的操作办法与控制节点；办 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 公室做好相关依据搜集汇总，财务科做 好数据统计分析，提供决策材料；最后， 按“历史数据法 ”“零机测算法”等财务方 法应用，交平台会议形成各科室、各类 物资的采购控制清单标准。 （此标准如： 驾驶员 1 人/月配备 24 瓶矿泉水等）办 公室在采购流程中严格执行形成的标准 审核。 六、以宣传教育氛围营造降低成 本 一是召开全员宣讲会，加强培训， 深入学习习近平总书记关于厉行勤俭 节约反对铺张浪费重要批示，向广大 员工群发“节约光荣、浪费可耻” 的短信、 微信、QQ 消息倡议书，积极开展“向浪 费说不”的主题活动，增强节约意识， 厉行节约，深化全员、全过程、全方位 的精益管理。二是通过张贴各种节约资 源的标语，提醒大家节约从身边做起。 如将“节约用纸双面打印 ”的标语张贴在 每个打印机上。 七、以考核评比降低成本 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 以往办公费用只考核不评比，虽 然能将费用控制在定额内，考核指标过 于单一，考核手段过于强硬，完全按定 标准上限执行，缺乏主动降本增效 的意识。建立单位内成本费用控制及 评比制度实施方案 ，以指标管理、过 程控制、量化考核为实施步骤，通过金 额定额、数量定额、比率定额、开支限 额、台账管理 5 种方法对可控费用项目 进行定额量化和评比，依次对前三名进 行考核加分，从而达到降本目的。 八、以充分利用闲置降低成本 一是在满足各科室（部门）按标 准进行配置的前提下，办公室将多余办 公用品进行统一搜集、登记，实行台账 管理。二是在审批采购需求时，办公室 对闲置物品统一派发代替采购。三是充 分调研闲置物品，分为可用、不可用、 可临时替代使用 3 类，对完全不可用的 物品实施统一处理，收回报废。 九、结语 总的来说，笔者通过实践，在解 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 决本单位办公费控本难题的时候，提出 了一整套持续降低可控办公费用的对策 思路。当然，措施应当是系统的、多维