网络环境下高校档案管理系统的设计与实现

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 网络环境下高校档案管理系统的设 计与实现 摘 要：为了使高校能够更安全、 更快速地实现档案管理系统对于档案信 息的保护以及检索提取，面对高等教育 改革以及先进技术发展带来的难题，分 析高校档案管理中的实际需求并设计档 案管理系统，从而能够在网络环境下实 现对高校档案信息的数据库共享使用且 确保数据库在管理系统中安全运行。 中国论文网 /4/view-12988963.htm 关键词：网络环境 高校档案 管 理系统 O 计 中图分类号：G258.6 文献标识 码：A 文章编号：1003-9082（2017） 10-00-01 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 一、高校档案管理系统现状 大多数高校在档案管理方面使用 的依旧是很久以前落后的档案管理系统， 这使得在进行档案信息检索或提取利用 时很不方便，而且与使用一些独立的数 字化管理系统相比较，使用先进便捷的 档案管理系统对于档案信息的保护以及 检索提取利用方面都是更为可靠、更为 快速方便的。虽然多数高校已经成功对 大量档案数据实现了数字化，但是档案 管理系统仍然存在诸多方面的不足需要 继续完善与改进。 第一，大多高校的档案管理系统 仅拥有着狭窄的管理范围，其只实现了 对于档案信息目录级别的管理，而无法 对一些电子信息的档案及文件进行有效 科学的管理，具体来说高校档案管理系 统单单就是对于单纯的数据的一种录入 归档。 第二，档案管理系统维护工作量 大，工作人员精力耗费多，维护所需成 本较高。这是由于使用了 C/S 模式的应 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 用系统后的高校档案管理系统就需要为 其安装客户端的专用应用软件，同时应 用了该模式的档案管理系统对硬件和软 件的环境有着极为苛刻的要求，而且对 于操作系统也有着很强的依赖性。因而， 一旦在使用过程中出现了计算机硬件或 软件的故障后，重新安装计算机操作系 统而会造成巨大的维护时间与维护成本。 第三，档案管理系统检索功能不 完备、使用时用户权限冲突等问题也影 响着对高校档案数据信息的管理。 二、档案管理面临的难题 1.现代先进科学技术 第一，现代化先进科学技术的发 展与数据信息的传播使得政治、文化、 社会、经济、生态等渗透到了各个领域， 进而导致了急剧增长的档案数量，丰富 多彩的档案内容加之先进技术的强烈应 用，储存、保管、检索并利用档案信息 的载体逐渐趋向于多元化发展，如何选 择载体以便是使档案管理科学发展并顺 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 利进行管理工作一个不可避免的难题。 第二，高校校园网络化的发展影 响甚至冲击着传统的档案信息管理模式 与管理系统，如何科学将现代技术及网 络化优势应用于档案管理与利用也成为 了档案工作人员不可避免的难题。 2.高等教育的改革 随高等教育改革而来的师生人数 扩增而不断发展的高等院校、完善并不 断增长的基础设施、提升的教学与科研 水平等等的繁荣发展，这也使得高校档 案管理系统里档案数量急剧增加。与此 同时，档案管理系统的工作人员由于教 育改革而被精简化并给予较低的待遇， 所以，高校档案管理系统在教育改革的 大背景下遇到了严峻的挑战。 三、档案管理系统的设计 1.档案管理系统设计目标 在网络环境下实现对高校档案信 息的科学化、高效化管理即为档案管理 系统的设计目标，从而能够在网络环境 下实现对高校档案信息的数据库共享使 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 用且确保数据库在管理系统里安全运行。 2.需求分析 高校档案管理系统进行设计的主 要目的就是为了方便对档案的检索与使 用管理，它需要在一个清晰美观界面的 前提下拥有以下几个必要的功能：能够 识别录入字段并差错且能生成档案分类 号的档案录入功能；能够采集存储全文 数据和音频视频的数据处理功能；能够 对系统登陆用户进行管理及权限设置功 能；能够对录入信息备份的功能；能够 将录入的档案信息进行归类整理并统计 的功能；能够进行多种方式检索的信息 查询功能等等，这些都是高校建立档案 管理系统时所需要具备的基本的实用功 能。 3.划分功能模块 高校的档案管理系统在设计时会 遵循计算机硬件和应用软件之间相独立， 数据信息和应用程序之间相独立使得日 后在对系统进行转移或扩充时方便操作， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 另一方面也有助于不同高校间共同享受 档案数据信息。通过对需求的分析可以 将档案管理系统分为信息录入；信息删 除；权限设置；信息备份；信息统计； 信息查询；信息发布等功能模块。 4.设计数据库 据需求划分出高校档案管理系统 的功能模块后就要分析并对所录入的数 据信息进行归类整理，即进行设计数据 库。在设计系统的数据库时要在遵循设 计原则的基础上着重考虑数据库的可靠 性与安全性。通过先进网络技术可以进 行数据信息的共享与传递，用户对于数 据信息的共享直接关系着档案管理系统 中大量信息的安全，因而在网络环境下 更要对数据库的信息安全重视起来。 四、档案管理系统的实现 高校依据自身的实际需求以及现 用管理系统情况来制定具有特色的独特 校园档案管理系统并在实践中进行相关 的测试。就多媒体对于档案管理系统中 数据信息的管理方面需要顺利进行，以 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 方便对档案数据所包含的的图片信息进 行压缩与存储等等。在实际测试中档案 管理系统也需要拥有以下的功能特征： 第一，符合并适应高校管理档案 的操作顺序是档案管理系统成功应用到 实践的首要的前提，此外使管理系统的 信息录入及检索方式多样化也是方便对 档案管理的重要措施，与此同时一个清 晰明了、美观大方的用户使用界面也是 方便用户使用数据信息的重要保障。 第二，通过设置访问数据库的权 限以及对数据信息备份的方式以确保档 案管理系统数据库的安全性，并且分层 次对用户进行合理的管理也是确保数据 库共享时的安全运行。 第三，通过使得档案信息查询方 式以及检索利用端口多样化，而方便对 多种多样的档案数据在输出时快捷有序， 从而能够让档案管理系统以科学有序的 方式正常进行正常运行工作。 结束语 面对大多高校档案管理系统仅拥 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 有着狭窄的管理范围，档案维护工作繁 琐且维护成本高，档案管理系统检索功 能不完备、使用时用户权限冲突等问题， 加之高等教育的改革和先进技术的发展 使得档案管理系统面临巨大的难题。