试析现代企业办公室管理工作的优化与完善

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 试析现代企业办公室管理工作的优 化与完善 【摘要】本文首先对现代企业办 公室管理工作的重要作用进行有效分析。 然后对现代企业办公室管理工作中出现 的问题进行讨论。最后结合现代企业发 展的实际情况，提出一些建议和具体的 措施，以保证现代企业办公室管理工作 实现有效的优化和完善，促进企业发展 的同时为市场健康发展作出重要的贡献。 中国论文网 /3/view-13015240.htm 【关键词】现代企业；办公室管 理；作用；问题；具体措施 办公室管理工作，在现代企业中 有着非常重要的意义，有效的办公室管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 理不仅能够帮助企业管理者进行决策， 而且能够让企业管理对企业的各项活动 进行实时的掌握，维持企业的正常经济 活动和运营，促进企业发展，在市场竞 争越来越激烈的今天，对办公室管理工 作进行完善与优化是当前实现企业发展 的重要途径。 一、现代企业办公室管理工作的 重要作用 （一）现代企业办公室管理工作 能够快速提供综合性并且相对全面的信 息。办公室管理工作，在有效的要求下， 能够搜集和整理出相对全面的信息，这 样的信息有两种作用：第一是能够帮助 领导进行正确的决策，保持现代企业的 正确运行。第二，在进行各种调查工作 中，全面综合性的信息搜集工作非常重 要，现代办公室管理工作非常好地完成 了 一职能，保证调查工作能够高效 及时地完成，能够有效避免大规模调查 造成企业员工工作效率和工作水平不断 降低的消极影响。第三，在进行相关工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 作文件和一些信函的起草上，全面综合 性的信息起到的作用也非常重要。现代 企业办公室管理工作起到的重要作用非 常大，为了进一步提高企业的生产和经 营效益，对现代企业办公室管理工作的 重要作用进行有效的分析研究非常重要， 在一定程度上能够有效助力完善和优化 现代企业办公室管理工作，实现企业内 部环境的健康运行。 （二）现代企业办公室管理中能 够有效实现企业中各个部门的沟通。办 公室管理，在企业各个部门之间进行联 系和沟通，并且能够促进员工之间的有 效联系，企业日常工作中的每一项决策 和规定的有效传达。办公室管理工作中， 在对待一些问题上，不仅仅是上传下达 的作用，能够对工作进行有效的疏通。 下面就以中铁建企业办公室管理工作为 例，该企业的办公室由于处在相对中等 的位置，在提出对策并且进行有效的实 施，办公室在不断进行沟通的过程中， 对各个部门以及各个方面的情况进行了 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 有效的了解，并且在整理之后交给了领 导，从而保证了该企业领导能够作出正 确的决策。在决策有效落实的过程中， 该企业的办公室人员充分发挥了积极的 作用，进行了各个方面上的配合，全力 辅助该决策的有效落实和展开，提高企 业工作的效率，促进企业的发展。 二、现代企业办公室管理工作中 出现的问题 （一）现代企业办公室管理制度 不规范。市场不断扩大，经济在飞速的 发展中，为了提高企业的效益，许多企 业不断出台各种措施，意图进行扩大化 的生产，并且让工作效率能够有效提高， 例如，有的企业会购买先进的大型设备， 以提高生产效率，有的企业在生产中不 断扩招工人，提高生产，这些都是企业 发展中进行的各项决策，但是，许多企 业在进行决策时，在办公室管理上却还 是运用传统的制度，这样的话，就会造 成现代企业办公室管理中逐渐出现许多 问题。例如，扩大生产后会出现新的问 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 题，但是办公室管理却由于没有规范化 的管理制度不能进行有效的管理，会造 成办公室管理工作的水平和效率不断下 降，问题不能有效解决，严重影响企业 的形象，而且会造成企业管理中不断增 加对人力物力的投入，造成这样的问题 主要原因是由于现代企业办公室管理制 度不能做到有效的科学规范性。所以， 现代企业要重视办公室管理制度，并不 断进行完善和优化，实现现代企业的高 效运营和发展。 （二）现代企业办公室管理工作 上，操作能力需要有效提高。现代企业 办公室管理工作相对其他管理工作复杂， 这样的复杂程度要求现代办公室管理人 员在工作中要具备耐心、细心和责任心， 认真进行每一项工作，保证工作的正确 性，因为一旦办公室管理工作中的某一 个环节出现问题，就容易造成整体性的 失误，出现这样的事情，其他办公室工 作人员的认真工作不能得到有效认同， 领导会进行惩罚，公司中其他的同事还 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 会抱怨，导致办公室人员出现一定程度 的消极心理，这样的阴影会一直伴随着 工作，极大程度上影响工作效率的提高， 甚至影响工作的不断落实和开展。这样 问题的出现，要求企业必须进行有效的 创新和改革，提高办公室工作人员知识 素养和综合能力以及一定的心理承受能 力，满足当前企业发展中对办公室管理 工作的需求，提高工作效率，促进企业 发展。 （三）管理思想并不能有效实现 与时俱进。改革开放后，我国社会主义 市场经济不断发展，外来的管理模式和 管理制度不断冲击着中国企业传统的管 理模式和管理制度，在不断的发展中， 企业逐渐认识到了管理中隐藏的问题和 在某些方面管理上的不足，在有效吸收 先进的管理经验和学习先进的管理制度 后，企业对管理制度和管理模式进行了 有效的完善，现代企业的办公室管理也 得到了一定程度上的发展，然而，这样 的改变却不能实现企业长足的发展，因 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 为企业在进行改革和创新时，还保持着 传统的管理思想，在思想上并没有进行 有效的改变，在学习之后，未认真分析 和研究传统管理思想中存在的不足，长 此以往，会造成企业管理制度不能有效 落实，并且，传统的管理思想并不能完 全使用现代化企业的生产和发展节奏， 传统的办公室管理理念会让办公室管理 工作逐渐落后于生产，无法让企业实现 长足稳定的生产和经营。 三、以有效措施促进办公室管理 工作的发展 （一）通过各种手段提高办公室 管理工作人员的综合素质能力。在现代 企业中，为了避免办公室工作人员不能 完全胜任现代化办公室工作，必须通过 各种方式提高他们的综合素质，促进办 公室人员具备更加全面的知识和素质， 保证工作正常进行的同时，提高工作效 率，有效适应现代化企业生产管理中的 各项任务，为企业节省各种资源的投入， 建立企业良好的外部形象，促进企业的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 发展。在这方面，中铁建企业作为现代 化企业，其办公室管理中的工作人员素 质，在采取各种措施后，办公室工作人 员的素质以及工作能力得到了有效的提 高。提升办公室工作人员素质和工作能 力上，主要的措施是通过建立完善的考 评制度促进工作人员不断进行学习，这 是第一点措施。第二点，在办公室管理 中，相关领导要重视办公室管理工作， 并提拔优秀的工作人员进行公费学习和 深造等，这样也能够起到示范带头的作 用，促进办公室工作人员积极学习。第 三，完善和健全奖励和惩罚机制，对工 作认真负责的工作人员要给予一定的鼓 励，在工作中不谨慎不认真的工作人员 要进行相应的惩罚，但是奖惩机制要保 证公平性，这样才能够让办公室工作在 健康的环境中运行，保持企业发展的良 好氛围。 （二）完善内部管理 制度，构建科学化的办公室管理系统。 在时代的发展中，现代化市场经济不断 发展，作为现代化企业应该重视企业内 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 部的办公室管理水平和管理制度，在结 合实际发展的情况下，完善办公室内部 的管理运行机制，让其保持科学性，并 且能够具备较高的效率以及规范的特点。 完善的内部管理制度，科学化的办公室 管理系统，能够让办公室工作人员在面 对工作时，有其科学化的理论依据，这 样做在一定程度上确保了办公室管理工 作的规范化和信息的及时。完善内部管 理制度，首先在面对事物性工作时，就 要有效优化其中的环节，并且每个环节 在进行的过程中，都有内部制度的支持， 做到工作上有法可依，如果办公室管理 工作中出现冗员的情况，就要及时进行 调整，反之，则要落实责任制度，把工 作落实到办公室每个工作人员的身上， 避免出现推诿工作以及推卸责任的情况， 让工作能够良好地进行。例如，某企业 的办公室管理工作人员非常少，该企业 在进行有效的考察后，逐渐建立了目标 考核制度，工作结果考核制度，并且细 化了各项工作需要达到的标准，建立了 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 相当完善的工作过程监督小组以及相应 的监督制度，这样虽然办公室工作量很 大，但是在进行有效的管理和内部制度 优化后，在工作上不会出现失误，保证 工作的效率和质量。 （三）树立以人为本思想，提高 各部门之间的沟通和协调能力。在企业 管理思想中，现代企业应该对思想观念 进行有效的更新，这样才能保证企业先 进的制度和管理模式能够一直促进办公 室管理工作效率不断提高。在管理上首 先应该改变传统的管理思想，确立企业 中以人为本的管理思想，认真听取企业 中办公室工作人员以及企业管理人员的 意见，对企业的工作进行有效的了解和 改革。第二，进行柔性化管理，让办公 室工作人员自主维护公司的形象和公司 的各项制度，在管理中，凝聚公司中所 有员工的力量，让企业的现代化制度和 管理模式不断推进，保证实现现代企业 办公室管理工作的优化和完善，促进企 业的发展。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11