-公文处理办法

公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使云南富砚高速公路有限公司(以下简称富砚公司) 公 文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国家有关公文处理办法的 规定，结合公司的 实际情况，制定本办法。 第二条 富砚公司的公文，是公司在企业管理过程中形成的具有 特定效力和规范体式的文书。 第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理、归档等一系 列相互关联、 衔接有序的工作。 第四条 公文处理应 当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到 及时、准确、安全。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关 规定，确保国家和企业秘密的安全。 第六条 公司各级领导应当高度重视公文处理工作，加强对公文 处理工作的领导，模范遵守本办法。 第七条 公司综合部是公文处理的管理机构，负责富砚公司公文 处理并指导所属部门的公文处理工作。 第八条 富砚公司所属部门应当指定公文处理工作的专门人员 负责公文处理工作。 第二章 公文种类 第九条 富砚公司公文种类主要有： （一）决定 2 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员， 变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。 （二）通知 适用于批转各部门的公文，转发董事会和不相隶属单位的公文， 传达要求各部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘 用人员。 （三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）报告 适用于向各股东和各行业主管部门汇报工作，反映情况，答复各 股东和各行业主管部门的询问。 （五）请示 适用于向各股东和各行业主管部门请求指示、批准。 （六）批复 适用于答复下级各部门的请示事项。 （七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法。 （八）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准 和答复审批事项。 （九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 3 第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文单位 标识、 发文字号、签发 人、 标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件、主题词 、抄送部门、印发单 位和印发日期等部分组 成。 （一）涉及国家和企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中， “绝密”、 “机密 ”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、“急件” 。 （三）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。富砚公司发文字 号由公司代字、部门代字、年份、序号 组成。公司代字为“ 富砚”，公文 代字见附件 1。公司发函在部门代字后面加“ 函” 字。部门发函由各部 门统一编号，函号包括电 (部门代字)后面加“ 函” 字、年号、顺序号。 联合行文，只标明主办单位发文字号。 （四）上行文应当注明签发人姓名。其中， “请示 ”应当在附注处注 明联系人的姓名和电话。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文 种类。公文 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （六）主送机关和部门指公文的主要受理机关，应当使用全称或者 规范化简称、 统称。 发 各部门的文件，主送 单 位表述为：公司各部门； 发部分单位的文件，主送单位表述为：公司有关单位。必要时也可对 主送单位加以适当限制。 （七）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （八）公文应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章； 联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 “会议纪要”和电报除外。 （九）成文日期以负责人签发的日期为准。 4 （十）公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 （十一）公文应当标注主题词。 （十二）公文抄送是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他 机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照附件 2 执行。 第十二条 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采 取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得 采取标识“此 页无正文 ”的方法解决。 第十三条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型(210mm297mm)。 公文用纸天头( 上白边)为 37 mm，公文用纸订 口(左白边)为 28mm，版 心尺寸为 156 mm225mm。公文应左侧装订 ，钉位为两钉钉锯外钉眼 距书芯上下各 14 处。 第四章 行文规则 第十四条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可 不发的公文不发，可长可短的公文要短。 第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越 级请示和报告。 第十六条 所属部门/指挥部向富砚公司总部行文，主送单位写 云南富砚高速公路有限公司，统一交富砚公司综合部处理。如涉及公 司有关部门职责范围的一般具体业务问题，也可直接向公司有关部门 行文。 第十七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送 单位，需要 同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级企业。 5 “报告”不得夹带请示事 项。 第十八条 “请示”、 “意见”和“ 报告”原则上不应直接报送上级机 关领导个人， 应当送上级机关公文处理部门按规定程序办理。 第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行 文。 第二十条 向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接分管领导。 第二十一条 控制行文数量和发送范围，不要多报多发。 （一）报送富砚公司的公文份数：主送公文一式 6 份，抄送公文一 式 2 份，信息、简报类 文件及其他文件一式 12 份 （二）报送各行业主管的公文份数：主送单位按其规定数, 公司综 合部存档 2 份。 第五章 发文办理 第二十二条 发文办理指以本企业名义制发公文的过程，包括草 拟、 审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分 发等程序。 第二十三条 草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规以及其他有关规定。 （二）情况确实，观点明确，表述准确， 结构严谨，条理清楚，直述 不曲，字词规 范， 标点正确，篇幅力求 简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送机 关的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定 紧急程度。 6 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引 发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、 日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“ (一)”，第三层为 “1”，第四 层为 “(1)”。 （七）要使用国家法定计量单位。 （八）使用简称时，应先用全称并注明简称。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、 惯用语 、缩略语、具有修辞色彩 语句中作 为词素的数字必须使用 汉字外，应 当使用阿拉伯数字。 第二十四条 合同、协议等法律性文件在报送企业负责人签发前 必须经企业法律顾问审核。 第二十五条 拟制公文，对涉及其他部门职权 范围内的事项，主 办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分 歧，主办部 门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办 部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请 上级协调或裁定。 第二十六条 公文在送企业负责人签发前，应当进行审核。审核 的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和 拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十七条 领导已签发过的文件，在打印、校对过程中不得做 任何修改。如确需修改，应按发文程序重新经领导签发。 第二十八条 随着公司信息化建设逐步实现电子公文( 公文各要 素标识规则与纸质公文相同)管理，通过网络传递 和处理，提高办事效 7 率。 第二十九条 公司总部发文划分 （一）云南富砚高速公路有限公司文件：凡是公司职责范围内的 重要事项，以 公司文件行文。 （二）云南富砚高速公路有限公司函：凡是公司职责范围内的一 般事项，以 公司函行文。 （三）云南富砚高速公路有限公司部门函：凡是部门职责范围内 的事项，以 部门函行文。 第三十条 公司发文均由总经理或其授权人签发。 第三十一条 公司发文程序 （一）公司发文程序：主办部门承办人拟稿-部门领导核批(有关 单位会签) 综合部核稿各部门及领导 会签总经理或其授 权人签发综合部编号印制文件一一拟稿人校对综合部 盖章、登记 、封 发。 （二）部门发函程序：主办部门承办人拟稿部门领导核稿 部门领导签发部门编号打字室印制拟稿人校对部 门盖章、封 发。 第六章 收文办理 第三十二条 收文办理指对收到公文的办 理过程，包括签收、登 记、 审核、拟办、批 办、承办、催办等程序。 第三十三条 收到所属部门上报的需要办理的公文，综合部应当 进行审核。 审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式 8 是否规范。对不符合本办法规定的公文，经综合部退回呈报单位并说 明理由。 第三十四条 经审核，对符合本办法规定的公文， 综合部应当及 时附上处理单，送部门负责人提出拟办意见，公司负责人批示或者交 有关部门办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公 文，应当明确 办理时限。 第三十五条 承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、 推诿。 办理一般公文时间不超过 1 个工作日，紧急公文应当按时限要 求办理，确有困难的，应及时予以说明。 对不属于本部门职权范围或 者不宜由本部门办理的，应及时退回公司综合部并说明理由。 第三十六条 收到上级机关下发或交办的公文，由综合部提出拟 办意见，送主 办部门负责人批示或者交有关部门办理。 第三十七条 个人收到的公文，应及时交公司 综合部登记，再送 有关领导传阅或交有关部门处理。 第三十八条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部 门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调， 如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。 第三十九条 送公司负责人批示或者交有关部门办理的公文，要 有专门责任人负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办， 一般公文定期催办。 第四十条 审批公文时，对有具体请示事项 的，主批人应当明确 签署意见、姓名和审批日期，其他签署人圈阅视为同意。没有具体请 示事项的，圈 阅表示已阅知。 第四十一条 公文办理完毕，应在公文处理单上认真填写办理结 9 果，退回综合部。 第七章 公文归档 第四十二条 公文办 理完毕后， 应及时分类、整理归档，个人不 得保存应当归档的公文。 第四十三条 本企业负责人兼任其他企业职务，在履行其职责过 程中形成的公文，由所兼职企业整理归档。 第八章 公文管理 第四十四条 公文由 综合部负责统一收发、审核、用印、归档和 销毁。 第四十五条 上级行业主管部门的公文，经负责人或综合部经理 批准可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 第四十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单 位证明章。 第四十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合 部负责人批准，可以销毁。 第四十八条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保 证不丢失、不漏销。其中， 销毁绝密公文( 含密 码电报)应当进行登记。 第四十九条 企业兼并时，全部公文应由兼并方 统一管理。企业 破产、撤销时 ，需要 长 期保管的公文整理归档后按有关规定移交企业 主管部门。 第五十条 职工调离工作岗位时，应当将本人 暂存、借用的公文 10 按照有关规定移交、清退。 第九章 附 则 第五十一条 各部门对上级单位和本企业下发公文的贯彻落实 情况应当进行督促检查并建立督查制度。 第五十二条 本办法由富砚公司综合部负责解释。 第五十三条 本办法自下发之日起施行。 附件 1： 云南富砚高速公路有限公司公文代号 代字 部门（单位） 序号 全称 简称 公司发文代字 1 云南富砚高速公路有限公司 富砚公司 富砚司（函） 2 3 4 5 6 11 7 8 9 10 附件 2： 公文各要素标识规则 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首 页红色反线( 宽度同版心，即 154mm)以上的各要素统称眉首，置于红 色反线( 不含 )以下至主 题词( 不含)之间的各要素统称主体，置于主题 词以下的各要素统称版记。 一、眉首 （一）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 （二）秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶 12 格标识在版心右上角第一行，两字之间空 l 字，如需同时标识秘密等 级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密 等级和保密期限之间用“” 隔开。 （三）紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第一 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级 顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二 行。 （四）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组 成。发文机关标识上 边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文， 发文机关标识上边缘 至版心上边缘为 80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机 关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mml5mm。 （五）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年 份应标全称，用六角括号“ ”括入，序号不编 虚位(即 1 不编为 001)， 不加“ 第”字。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 （六）签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文 字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字。签发人用 3 号仿宋体字， 签发人后标全角冒号，冒号后用 2 号楷体字标识签发人姓名。 二、主体 13 （一）公文标题 公文标题在红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或 多行居中排布，回行时，要做到词意完整列对称，间距恰当。 （二）主送机关 主送机关在标题下空 l 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行 时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过 多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主 题词之下、抄送之上， 标识方法同抄送。 （三）公文正文 在主送机关名称下一行，用 3 号仿宋体字，一般每面 22 行，每行 排 28 个字，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 （四）附件 公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 号仿宋字体标识“附 件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数 码(如“附件：1. ”)，附件名称后不加 标点符号。附件 应与公文正文一起装订， 并在附件左上角第一行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号，附件的 序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订：应在 附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带 序号) 。 （五）成文日期 用汉字将年、月、日标全， “零”写为“O”。 （六）印章 单一部门制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时 间。成文时间 右空 4 字，加盖印章应上距正文 2mm4mm ，端正、居 14 中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间 上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时 间上。 （七）附注 公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识在成 文时间下一行。 三、版记 （一）主题词 主题词用 3 号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用 3 号 小标宋体字， 词目之间空 l 字。 （二）抄送机关 公文如有抄送，在主题词下一行，左空 l 字用 3 号仿宋体字标识 “抄送”，后 标全角冒号，抄送单位之间用顿号隔开，回行时与冒号后 的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主 题词之下， 标识方法同抄送机关。 （三）印发机关和印发时间 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下) 占 1 行位置，用 3 号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字。印发时间以公 文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 （四）版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 （五）版记的位置 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于