专题会议项目策划书

旭日集团“高效会议管理”培训项目策划书 一、 项目背景 随着旭日集团的不断发展壮大，各类会议、培训、活动日渐增多，现有人 员在组织各类会议中的能力不足以应对现有的集团管理服务的需求，为了提升 员工的综合素质，提高管理人员的管理能力，推进人力资源的有效开发，决定 对集团下属长三角地区 15 家分子公司行政部员工的会议组织和管理能力进行针 对性的培训和提升，特确定进行“高效会议管理”的培训项目。 二、 项目目的 通过高效会议管理的培训，提升东方集团员工的综合素质，提高管理人员 的管理能力，推进人力资源的有效开发，同时有效提升相关人员各类会议的策 划、组织和管理的能力，提高参会者会议的满意度和会议的质量效率。 三、 项目对象 集团下属长三角地区 15 家分子公司 80 名行政部员工 四、 时间地点 （一） 时间：2014 年 2 月 16 日-17 日 （二） 地点：上海师范大学徐汇校区 五、 议程日程 Comment W1: 2号会议服务能 力组 3号会议组织和管理能力组 4号会议效率提高培训组 6号互动，交流中心 地点 上海师范大学徐汇校区：外宾楼一楼 101会议室 会议中心一楼 2、3、4、6 号会议室 时间 日程安排 2014年 2月 16日上午 8点 -9点 开幕式（包括领导讲话） 2014年 2月 16日上午 9 点 30-12点 （外宾楼 101 室） 公共课（讲师） 概论会议议是人类的传统、为什么要开会、会议 的性质、会议的种类、会议的作用 分析：高效会议管理培训案例 解析：高效会议管理内训案例 案例：高效会议管理课程案例分析 2014年 2月 16日下午 14 点-16 点 30分 （会议中心一 楼 4号会议室） （讲师） 会议的必要性判断、如何判断事件的型态、如何 分析会议招开的必要性、招开与不招开会议的效 益分析 讨论：高效会议管理经典案例讨论分组：高效会 议管理培训案例学习指南 分析：高效会议管理学习中的八大陷阱 旭日集团上海“高效会议管理”培训会议日程安排 表 上海新睿会务设计有限公司制作 2014 年 2 月 16 日下午 14 点-16 点 30 分 （会议中心一 楼 3 号会议室） （讲师） 会议的种类与功能分析、例行性会议的招开方式、 突发性会议的招开方式、问题性会议的招开方式 互动：高效会议管理培训案例评估 分享：某集团高效会议管理培训案例 分享：哈佛经典高效会议管理案例分析示范 2014 年 2 月 16 日下午 14 点-16 点 30 分 （会议中心一 楼 2 号会议室） （讲师） 会议服务基础知识教授 内容：会议服务的阶段性分析（会议前、中、后） 会议服务的需求（硬件-设备；软件-稿件 等） 会议服务的显性和隐性成本分析 案例：理想的会议服务模式讨论 2014 年 2 月 16 日晚上 18 点 30 分-19 点 30 分（会 议中心一楼 6 号会议室） 学员内部讨论，交流，心得互换，并且完成讲师 布置的“产生三种不同结果的会议”的案例分析 讲师抽选评价学员的分析内容，作出点评 2014 年 2 月 16 日晚上 19 点 45 分-20 点 45 分（外 宾楼一楼 101 会议室） （嘉 宾） 嘉宾担任讲师，分享实践经验。 嘉宾：史玉柱 通过分享自身大起大落的经历，引入高效会议对 企业存亡与兴衰的重要性 嘉宾对如何实现高效的会议管理分享个人的经验 与窍门，并也学员进行讨论与交流。 2014 年 2 月 17 日上午 8 点 -10 点 30 分 （外宾楼一楼 101 会议室） 公共课（讲师） 高效能会议的认知与定义、高效能会议的定义、 劣质会议的成因分析、会议成功的要素、高效能 会议的流程步骤 分享：企业高效会议管理培训三步走！ 案例：联想(中国)公司的高效会议管理培训案例 讨论：明天的道路企业如何做好高效会议管 理？ 2014 年 2 月 17 日下午 14 点-16 点 30 分 （会议中心一 楼 2 号会议室） （讲师） 开会的过程与会议中的交流、会议前的准备、会 议中的控制、会议上的交流、会议的效果与结果、 会议后的跟进与落实 分享：高效会议管理培训四部曲 分享：高效会议管理内训五步骤 分享：企业高效会议管理六技巧 分析：某药业集团所面临的高效会议管理难题 2014 年 2 月 17 日下午 14 点-16 点 30 分 （会议中心一 楼 4 号会议室） （讲师） 如何规划高效能的会议、高效能会议筹备的项目、 高效能会议筹备的 P、D、C、A、高效能会议召开 的前置要则、 高效益会议的时间规划、实做各种会议规划 分析：领导者高效会议管理做什么？ 分析：高效会议管理内训哪些步骤很重要？ 分析：高效会议管理培训哪个环节很重要？ 2014 年 2 月 17 日下午 14 点-16 点 30 分 （会议中心一 楼 3 号会议室） （讲师） 会议与决策的联系；前瞻性会议对决策的影响 统筹型与微视型会议的异同分析 现代会议与马克思主义思想的融汇 案例：西方企业高效会议的案例分析 西方现代企业会议思想的发展 2014 年 2 月 17 日晚上 18 点-19 点（会 议中心一楼 6 号会议室） 学员内部讨论，交流，心得互换。 对 18 号的公司考核进行小组准备。 准备内容为模拟召开各种类型的会议。 2014 年 2 月 17 日晚上 19 点 15 分-20 嘉宾担任讲师，分享实践经验。 嘉宾：上海市徐汇区区长 过剑飞 高效能会议的实战技能、领导高效能会议的艺术、 六、进度安排 阶段 时间 内容 建立筹备小组，进行人员分工 确定课程，联系讲师 确定场地 确定参会人员（包含嘉宾、培训人员、工 作人员等） 制作并发放培训通知 阶段一 准备期 培训前两周 确定餐饮、住宿 点 45 分（外 宾楼一楼 101 会议室） （嘉 宾） 主持高效能会议的诀窍、高效能会议的时间掌控、 高效能会议中的临时状况预测及解决、会议纪录 的整理方法与会议记要的提炼、会议后的作业流 程 案例：十八大提倡的“开短会”中的高效规划 政府会议与决策管理 2014 年 2 月 18 日早上 9 点 -11 点 30 分 （外宾楼一楼 101 会议室） （讲师、领导） 部分考核： 演练：各种会议召开演练 分析：企业如何贯彻高效会议管理全过程？ 分析：高效会议管理培训，我们做对过什么？ 案例：海尔集团高效会议管理咨询方案案例研究 分析。 编制培训经费预算 确定培训资料和会议物品 会场布局和会场布置 完成报到工作，安排人员入住 餐饮安排 课程培训 处理会中突发事件 阶段二 运作期 2 月 16-2 月 17 日 会议收尾 经费结算 整理文件资料 会议评估总结 阶段三 总结评估期 培训后一周 追踪反馈 七、初步预算 初步预算 序 号 会议经费预算构成 单价（元） 数量 单 位 总价 一 交通费用 1 虹桥火车站大巴接送 600 2 辆 1200 2 酒店大巴送至火车站 600 2 辆 1200 小计 2400 二 住宿费用 1 上师大徐汇校区内学思园双人间（3 天） 180 40*3 间 21600 小计 21600 三 会议室费用 1 会议场地租金：2 号会议室（会议中心一楼） 1200 1 间 1200 2 会议场地租金：6 号会议室（会议中心一楼） 1500 1 间 1500 3 会议场地租金：101 会议室（外宾楼一楼） 1200 1 间 1200 4 会议场地租金：3 号会议室（会议中心一楼） 1200 1 间 1200 5 会议场地租金：4 号会议室（会议中心一楼） 1200 1 间 1200 小计 6300 四 餐饮费用 1 早餐自助餐形式（2 天） 6 80*2 人 960 2 午餐（大圆桌）2 天 800 8*2 桌 12800 3 晚餐（大圆桌）2 天 800 8*2 桌 12800 小计 26560 五 资料费用 1 宣传手册 5 80 份 400 2 会标、会议代表证、文具等 400 1 400 小计 800 六 人工费 1 培训师工资 3000 15 小时 45000 2 主持人费用 500 2 场 1000 3 工作人员劳务补贴（2 天） 25 10*2 人 500 小计 46500 合计 104160 九、风险控制 项目风险评估与控制 一、项目信息 项目名称 旭日集团公司 2014 年员工高效会议管理培训大会 项目编号 001 客户名称 旭日集团 支持部门 市场部 项目经理 吴佳丽 审核部门 财务部 编制人 陈纪梅 编制日期 2013.12.3 风险等级的判断原则 高风险：60%发生风险 的可能性 中风险：3060%发生风险 的可能性 低风险：30%发生风险 的可能性 二、风险评估与控制 序 号 风险 性质 风险描述 风险 等级 控制措施 负责部门 1 主要客户没有考察意愿 高 拜访高层客户，做 好关系铺垫 市场部 2 公司高层临时有其他重 要事宜 高 事先汇报，联系好 备选高层 市场部 3 座谈会交流效果不佳 高 交流材料严格审核， 挑选精通业务的交 流人员 市场部 4 市场 风险 因对潜在需求、细分市 高 市场调研、评估， 市场部 序 号 风险 性质 风险描述 风险 等级 控制措施 负责部门 场特性、规模的判断失 误，造成目标市场定位 失误 增强市场定位 5 因目标设定、题材内容 设计、媒体选择、预算 等环节的失误、造成促 销效果差、丢失市场机 会、资金浪费等损失。 高 加强战略规划、增 强公司内部培训、 合理制定经营目标 和规则 总经理 1 因供应市场价格波动分 析、判断失误、寻价方 法不当等造成采购价格 偏高、存货不足、滞库 等损失 高 依据市场部调研， 进行采购，合理规 划采购数目 依据市场部调研， 进行采购，合理规 划采购数目 采购部 采购部 2 因程序缺失、人员主观 过错、监督不到位等， 造成采购成本增加损失 高 严格管理采购程序， 建立监督制止 采购部 3 采购 风险 因经办人员在领取、传 递、保管、邮寄等环节 的失误，造成有价证券 丢失 中 与采购商保持密切 联系，建立赔偿机 制，参加商业保险 采购部 4 供应商选择失误、或验 收把关失误，造成设备 配件不能正常使用 中 择优选择供应商， 及时更换设备 采购部 5 因原料到货不及时造成生产停产，或成品缺货 高 提前备货，适时补 充 采购部 7 因供应商原因、运输原 因等，导致计划外供应 中断，影响生产。 低 储存备货，选择可 靠优质供应商 采购部 1 投资项目决策失误，致 使投资亏损或投资完全 无法收回 高 准确把握投资方向， 优化利用资金和技 术，提升核心竞争 力 总经理 2 原材料采购退货后无人 催要，造成款、货损失 风险 高 建立采购咨询机制， 记录采购历史 采购部 序 号 风险 性质 风险描述 风险 等级 控制措施 负责部门 3 因不符合税法要求而致 使企业丧失或被取消税 收优惠政策。 高 努力争取利用法律 节省公司成本，遵 守法律法规，进行 高层财务培训 财务部 4 成本核算不准确 高 细化财务预算和结 算 财务部 5 财务和 ERP 软件系统， 运行中出错或染毒瘫痪， 致数据出错、丢失、丢 失的数据不能恢复、业 务无法正常运行等 高 更新财务电算化设 备，引进财务设备 修理人才 财务部 6 各部门对外报送财务资 料不统一，会对企业产 生不利的影响。 高 统一财务报表 财务部 7 财务 风险 财务 风险 应收票据、有价证券、 库存现金等在保管过程 中被盗、被毁、丢失、 过期等，致使公司资产 遭受损失 高 加强财务记录、数 据的保管 财务部 1 发生火灾事故 低 采取正当措施及时 扑灭，并与后勤及 保卫部联系，必要 时求助火警 工程部 2 发生被盗案件 低 报告会议与后勤和 保卫部，配合公安 部门展开调查 工程部 3 发生重大疾病 低 报告会议与后勤和 保卫部，备好医疗 人