浅析计算机在现代档案管理中的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析计算机在现代档案管理中的应 用 【摘要】随着计算机技g 的高 速发展，人们的生产生活方式都发生了 巨大的改变。传统的档案管理方式因为 计算机强大的信息存储功能，遭受巨大 的冲击。计算机技术在不断发展，而电 子档案也随之增多。对于大量繁琐的电 子档案以及相关数据，现代档案管理必 须充分利用计算机技术才能达到更好的 管理效果。本文分析探讨计算机在现代 档案管理中的应用，以期提升现代档案 管理的效率。 中国论文网 /3/view-12956695.htm 【关键词】计算机；档案管理； 应用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 现代档案在科学、经济的高速发 展下，管理方式越来越多样化了，现代 的档案也越来越庞杂，管理起来更困难， 而传统的管理方法已经不能适应档案的 发展。对于大量的电子档案和信息数据， 必须采用计算机来进行管理和记录。在 档案管理中，计算机可以充分发挥效力 高、容量大和管理便捷的优势，让现代 档案管理更加方便和简单，更加安全和 可靠，提高管理效率，促进档案管理的 发展。 一、计算机在现代档案管理应用 中出现的问题 （一）在档案管理实际工作中， 没有一个完整的体系。往往是各个部门 各自发布档案信息，建设各自的网络基 础渠道，造成网络的层次不一，档案信 息发布和网络建设都不能有机结合，缺 乏通用性，因此，档案管理工作需要进 一步加强标准化流程和规范化操作。计 算机操作要想引入档案管理工作中，必 须要有一个统一的工作规范和操作标准， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 在传统管理模式下，档案管理工作存在 着记录档案标准不统一和档案文件质量 良莠不齐的状况，这严重阻碍着档案管 理工作信息化进程。 （二）电子档案信息存在着安全 隐患。在全球化和网络信息化的发展时 代，因特网具有共享性和开放性等特征， 进而任何人都可以自由进出入因特网， 这样提供便利的同时，也增加了电子档 案信息的安全隐患。目前，很多政府部 门在政府电子政务系统上直接发布和流 转公文，这些信息在传输过程中很容易 被窃听、篡改。在计算机网络上进行档 案管理工作，需要面临复杂多变的网络 环境，即使是一个小小的疏忽都有可能 造成严重的不可挽回的损失。每天都有 大量的互联网非法访问数量，而我国现 有的防火墙技术遇到高技术的黑客根本 没有反抗能力，电子档案资料在这样的 情况下，安全遭受严重的威胁。 二、计算机在档案管理工作的运 用对策 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 （一）在档案管理中普及计算机 技术。档案管理要想实现现代化，促使 人们检索更加方便，档案信息资源利用 更加便捷，就需要将档案信息管理工作 最大限度信息化，就需要充分运用计算 机技术。在档案管理工作中运用计算机 技术，有利于档案编目和检索的自动化， 有利于档案自动存储，有利于电子文档 管理操作等。因此，各档案部门需要重 视在档案工作中运用计算机技术。 （二）提高档案工作人员的专业 素质。在信息技术高速发展的时代，档 案是社会和经济发展的重要信息资源， 人们已经越来越明白档案的重要性，因 此，各单位的档案管理工作人员需要紧 跟时代的步伐，不断提高自身道德素质、 业务素质和整体工作能力，档案管理工 作运用计算机之后，档案工作人员需要 更新档案管理设备，掌握相关的计算机 运行技术，比如，多媒体技术和网络信 息技术等，以便在工作中能够很好地运 用计算机技术，完成对档案资料的搜集、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 管理以及保存等。此外，档案工作人员 需要具有开发档案信息资源的意识，才 能顺应社会各界对档案资源的需求增长 趋势。 （三）建立和完善相应的法律法 规。建立和完善相应的法律法规，让电 子版档案受到法律的保护，同时赋予法 律效力，和传统的纸质档案一样，具有 相应的证明功能，在现有的法律基础之 上，进一步明确电子档案的法律效力和 法律地位，同时颁布更加符合电子档案 管理的法律法规，制定详细的操作细则， 保证电子版档案具有真实性、互联性， 起到凭证作用。 （四）加大科技投入。因为计算 机的复杂环境，为了加强档案信息在计 算机网络中的安全性，就需要加大科技 投入，运用最先进的信息安全技术，加 强网络系统的安全建设，采用并且多研 发和完善有效的计算机软件。这些软件 必须能满足不同档案管理部门和单位进 行档案管理的具体要求，因此，这些软 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 件必须功能齐全，操作方便，具有高度 兼容性，具有较高的安全性。 （五）制定完善的档案管理体系。 计算机引入档案管理工作中，需要加强 管理的长期规划，形成统一的、科学的、 合理的档案管理体系，制定详细的规章 制度，明确档案管理工作中需要注意的 事项，具体的工作流程，使得计算机档 案管理工作职责更加明确，操作更加规 范，因而达到更好的管理效果。 三、结束语 我国目前的档案管理工作广泛采 用了计算机技术，计算机的引入确实推 动了档案管理工作的发展，但在档案管 理工作中，计算机的普及程度还是不够 的，并且还存在一些问题，大部分行业 处于半人工、