计算机技术在档案管理中的应用

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 计算机技术在档案管理中的应用 摘要：随着科技的进步，档案管 理步入信息化，计算机技术在档案管理 工作中发挥越来越重要的作用，这是高 速发展的信息社会对档案管理工作的要 求，也是档案管理工作发展的必然趋势。 本文主要从计算机技术应用于档案管理 的必要性与紧迫性入手，分析计算机技 术应用于档案管理面临的困境，并探讨 计算机技术应用于档案管理应采取的措 施。 中国论文网 /8/view-12888549.htm 关键词：计算机技术；档案管理； 应用 中图分类号：G270.7 文献标识 码：A 文章编号：1007-9599 (2012) 09- -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 0000-02 随着信息技术的迅猛发展，档案 管理信息化得到了前所未有的发展机会。 利用计算机技术管理档案，是知识经济 时代对档案管理工作的要求，也是档案 自身发展的必然趋势。计算机技术在档 案管理工作中发挥着越来越重要的作用， 计算机技术是实现档案管理工作自动化 的基础与前提。传统档案管理采用手工 方式，需要大量的人力，效率不高。利 用计算机技术管理档案，具有很大的优 势，如检索方便、存储量大、保密性能 高、成本低、寿命长等，这有助于提高 档案管理的效率，也能使档案管理人员 从繁琐的事情中解脱出来，从而提高档 案管理质量，推动档案管理的现代化。 因此，档案管理人员必须深入研究计算 机技术在档案管理中的应用，在具体实 践中不断提高档案管理质量。 一、计算机技术应用于档案管理 的必要性与紧迫性 （一）计算机技术应用于档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 理的必要性 1.是档案现代化发展的需求 以计算机为中心的现代信息技术 的发展，给档案管理工作带来了巨大的 冲击与挑战。随着社会经济的发展，档 案在生活中发挥着越来越重要的作用， 档案的数量大大增加，人们对档案的需 求越来越高。面对如此庞大的信息，档 案管理工作人员要想提高效率，满足人 们的需求，必须从繁琐的资料中解脱出 来，寻找快捷、便利的手段。传统的手 工档案管理方式已不能满足社会的需求， 档案管理人员强烈反应工作量大而效率 低下。计算机技术应用于档案管理，使 档案管理信息化，能最大限度地提高档 案信息服务，从而提高档案管理效率。 2.是推动档案管理信息化的尝试 随着改革开放的逐步深化，我国 档案管理工作也发生了重大变化，档案 管理队伍的素质有了明显提升，但档案 的信息管理并没有反映出相应的发展。 档案管理不仅仅是保管档案、延长档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 寿命、维护档案信息安全等，还要开发、 研究档案信息，为人们提供档案信息服 务。计算技术在数据处理和档案管理方 面有着无可比拟的优势，能为档案管理 信息化提供坚实的技术支持。计算机技 术应用于档案管理，就是用现代信息技 术改革档案管理模式，使档案管理的模 式、管理方法等实现数字化。其中档案 管理方法的现代化是运用信息技术变革 管理方法手段，有助于促进信息技术在 档案管理中的积极作用，又能使计算机 技术与档案信息管理的有机结合，从而 推动档案信息化建设的发展。 3.是推动档案管理工作服务于经 济建设的要求 计算机技术的进步有助于促进经 济的发展，应用于档案管理工作能服务 于经济建设要求。信息化社会中，档案 发挥着越来越重要的作用，也是重要的 信息来源。知识经济时代，经济建设离 不开信息，尤其是人力资源的开发成为 发展生产力的重要途径。计算机技术的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 应用使意识形态的生产力转化为现实的 生产力，推动了生产力的发展，同时在 收集、整理、传递、处理信息方面，计 算机技术有着很大的优势，有助于推动 经济的发展。 （二）计算机技术应用于档案管 理的紧迫性 现阶段，档案管理中应用计算机 技术，大都是被动操作，还是以传统手 工操作为主，这种管理模式的核心是档 案信息载体，工作重心不是档案信息而 是纸张等一些载体材料。计算机技术的 最大作用是辅助人来管理档案资料，不 是用来处理档案数据信息。在编目和检 索环节，计算机技术起辅助作用，不是 直接作用于具体的档案信息。计算机辅 助档案工作还没有达到资源共享，只是 作为档案管理工作中的一个存储工具， 只为档案部门提供内部服务。档案管理 中建设的数据库规模小，类型单一，基 本上都是低水平的重复建设，仅能供自 己单位使用，不利于提高数据库的利用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 率，不能满足用户多样化的需求。档案 管理人员素质不高，计算机技术应用于 档案管理，人是非常重要的因素。档案 管理人员不能局限于一般的技术操作， 还要掌握网络化技术，提高自身的专业 技术水平。但现阶段，档案管理人员素 质低下，专业技术与管理水平存在很大 差异。档案管理缺少专业技术人才，复 合型的档案信息人员更是匮乏，远不能 满足档案信息化建设发展对人才的需求。 1.档案管理工作面临发展机遇 西方国家的计算机技术发展较早， 在档案信息化领域早有应用。随着我国 计算机技术的普及，档案管理工作面临 前所未有的发展机遇。档案管理可以充 分借助计算机技术，提高信息的利用率 与时效性。计算机技术具有智能化、网 络化特点，能科学的管理档案，达到资 源共享，从而促进档案管理的现代化。 2.档案管理工作面临挑战 计算机技术应用于档案管理工作 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 刚刚开始，还有待进一步探索。大量珍 贵的历史档案资料需要保护、开发，同 时市场经济的发展也需要信息技术能高 效、快捷地提供多方面的档案信息。但 我国计算机技术应用还处在开发期，与 市场需求存在很大差距，这也给档案管 理工作的现代化带来诸多问题。 二、计算机技术应用于档案管理 面临的困境 （一）电子档案的长期保存问题 随着计算机技术的发展，电子性 文档的存储环境越来越复杂。如果只是 文字处理，电子性文件信息处理程序已 能满足要求，并且对技术环境的要求也 不高。但随着信息技术的复杂化，一份 文件信息可以存放在不同的地点或者数 据库中，再加上信息技术更新快，会增 加越来越多的标准，一些电子性文档脱 离了具体环境就无法读取。 （二）档案管理标准不统一 由于行业、部门管理体制、方式 等存在不同，管理标准也存在一定的差 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 异。在具体事务中，由于各单位之间缺 少必要的协调与沟通，档案管理标准化 难以统一。另外，随着信息技术的发展， 计算机应用体系不断更新换代，标准也 发生着相应的变化，档案管理信息化面 临着挑战。 （三）档案信息安 全问题 网络给人们带来了便利，但随着 档案信息的网络化，其安全性、可靠性 问题更为突出，网络的不安全性及不稳 定性已成为阻碍档案信息化发展的因素。 威胁网络安全的因素主要有黑客、计算 机病毒、保密信息泄露、网络数据被修 改等，随着计算机网络用户的剧增，网 络的危险性也在倍增。 三、计算机技术应用于档案管理 应采取的措施 （一）实施文档一体化，避免文 档分离 为了避免档案管理中出现文档分 离现象，具体工作中要在单位内部实行 文档一体化，避免重复性工作，尽力提 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 高档案管理的质量，发挥档案的作用。 作为现代档案工作者，应该对文档文件 有一个总体规划，树立从信息源头做起 的意识，彻底改变一直以来的文档分离 管理问题，逐步实现档案管理工作中的 文档一体化。同时，现代档案管理工作 者还要熟悉计算机网络技术，深入研究 使用成熟的文档一体化软件，在文件形 成之际就介入档案工作，充分利用网络 实现文件档案的连续性与一体化管理模 式，积极应对非传统载体形式虚拟档案 对文件管理的挑战。 （二）注重解决电子性文档保存 问题 电子性文档来源途径多，数据录 入者、信息管理者、计算机技术人员等 都可以操作，要解决电子性文档的归档 问题，必须制定相应的制度，用制度督 促归档人员的自觉性。因此，要把电子 性文件归档制度纳入单位日常工作制度 中，并入信息管理工作程序中。另外， 电子性文档容易修改，为了增加电子文 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 档的安全性，非常有必要将重要的电子 性文件制成硬拷贝文档，也就是采用双 轨制归档，制成内容相同的两套档案， 提高数据安全性。同时，档案管理者还 要深入各个工作环节，指导电子性文档 的接收、存储等，保护电子性文档的原 始信息。如可以通过技术处理，将归档 的电子性文件变为只读文件，提高电子 文档的可靠性。 （三）着重解决档案信息化管理 中的安全问题 计算机网络的发展给档案管理工 作带来了很大便利，同时也带来了安全 问题。档案信息化管理中要根据资料级 别保障档案的安全性。如一级保密档案 不联网，二级保密档案可以连局域网， 三级保密档案可以联网等。同时还要建 立健全的档案工作相关法律法规，加强 对档案管理工作者的法律宣传，提高档 案工作者的法律意识。目前，我国已出 台档案法和中华人民共和国档案 实施办法等，提高了档案行政管理部 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 门的执法力度。档案管理工作中依法治 档成为主要手段。另外还要制订、修改 相应标准，逐步规范档案管理工作，使 档案工作有章可循，有法可依。 （四）切实提高档案工作人员的 素质 计算机技术应用于档案管理工作 中决定了档案管理工作者将面对新的挑 战。所以，档案工作者要由开放的视野 和与时俱进的精神，否则，档案工作者 会被时代抛弃。知识经济时代对人才的 需求越来越高，档案工作者除了熟悉计 算机操作技术，还要了解网络知识，提 高自己的专业技能。这是因为计算机技 术应用于档案工作，