新形势下事业单位档案管理改革思路分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 新形势下事业单位档案管理改革思 路分析 摘要：在现如今的 21 世纪，很 多行业领域都逐渐引进了信息化管理， 而事业单位档案作为无形的资产记录着 事业单位的历史与现在的实际情况。在 这个信息化时代背景下，事业单位档案 管理也应适应现如今的发展形势。所以 在新形势下，事业单位档案想实现改革， 管理信息化就是一个不错的考虑方向。 中国论文网 /3/view-12956613.htm 关键词：事业单位档案管理；信 息化 一、何为事业单位档案管理信息 化 自上世纪九十年代开始，随着电 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 脑以及网络技术的普及，信息化的概念 开始席卷各行各业。在这样的形式下， 事业单位档案管理也应随着时代的步伐 前进，因此实现事业单位档案管理信息 化就成为了顺理成章的事。而“事业单 位档案管理信息化” 就是指打破原先的 纸质档案管理，通过网络技术信息平台 以此实现档案管理数字化、信息化，同 时达到档案管理的高效性以及系统性。 在这个高速发展的时代，以往的事业单 位档案管理模式已不能再适应现如今的 社会发展，所以实现管理实现信息化是 一个必然的过程。 二、事业单位档案管理信息化的 优势 既然事业单位档案管理信息化的 实现是大势所趋，水到渠成，那么它就 一定具备着它无可替代的优势。在现如 今网络技术及信息平台的支撑下，档案 管理信息化的四个主要优点就是：数字 化、体系化、自动化、互动化，以此来 实现与现代社会的无缝对接。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 （一）数字化 事业单位档案数字化就是通过现 如今的扫描技术、网络技术、身份认证 技术等来实现将传统的档案文字转换成 数字电子资料进行储存。通过对这一系 列的信息数字化，就在很大一定的程度 上实现了事业单位档案管理的系统化， 档案作为单位无形的资产，数字化能将 这些资产重新整合，更加的深入了解从 而确保这笔资产能更加被高效利用。例 如档案管理数字化就可以更加清晰地呈 现档案的存储日期、所处的位置编号、 档案的存量以及目录信息等。 （二）体系化 体系化作为管理信息化的一大职 能与优点，从而让事业单位档案管理不 再被孤立。传统的档案管理模式是很难 做到体系化的，因为纸质档案很容易发 生信息交叉出现的情况。例如，一份档 案就很有可能会出现两个甚至两个以上 的事件脉络或体系框架，这不仅给后来 的查阅资料带来极大的困难，同时也导 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 致档案不好归类。但是档案管理信息化 后就会形成一个清晰地体系脉络，传统 与信息化一体化，档案一体化。由此实 现完整的档案信息体系以及信息的共享。 （三）自动化 传统的档案管理是一个繁琐冗杂 的过程，但是实现档案管理信息化后， 就会在很大的程度上降低事业单位的工 作难度以及降低人力成本。如果实现管 理信息化，信息就会自动检索、自动收 集、自动形成目录甚至自动提取关键词 自动筛选与自动处理。这样就能更大的 简化档案管理的工作过程且更精准细致， 对强化粮油质检工作，保证粮食质量的 粮食质监部门，运用自动化的优势，能 让粮食质监部门在人事及技术档案管理 方面更加的规范且有助于统一管理。 （四）互踊 传统的档案管理只能实现一对一 的需求，这就无法使信息利用率达到最 大。同时，纸质只能提供阅读的需要， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 无法实现更进一步的服务需求，这是传 统档案管理的一大局限性。而信息化所 具有的互动化就改变了这一不利现状。 例如通过网络技术平台，实现管理人员 在线服务方式，同时还能及时的收集客 户的回馈信息，实现一对多的服务需求， 在满足档案管理信息化高效的同时，优 化了管理信息化的服务职能。 三、如何实现新形式下事业单位 档案管理改革 档案管理改革的目的就是为了实 现高效的运作系统，简易的操作方式， 系统的管理体系。所以为了未来考虑， 管理信息化也就成为了发展的必然性。 （一）重新构建档案管理业务流 程 首先要优化业务流程，这就需要 对事业单位部门的环节流程进行梳理， 理清档案部门与其他部门之间的业务往 来。对事业单位全体成员对于档案信息 的录入、编制，以及对信息的检索、利 用、处理等各个流程做具有针对性的流 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 程设计和职业规划。然后就是业务标准 化，通过制度的方式将业务流程标准化， 重新审视流程规划以及未来的发展。最 后就是将电脑技术纳入人员的考核标准， 使事业单位的工作人员更加了解流程的 运作。 （二）提高档案管理的服务能力 档案管理的本质工作就是服务， 因此提升它的服务能力这在很大的程度 上也是一项重大的改革。原有的档案管 理就只局限于“ 看” 的职能，但这远远不 够，所以在新形式下的改革还需让服务 “动”起来，以此来拓展档案管理的服务 职能。例如通过技术，实现信息、数据 的自动检索，自动归类，自动分析，自 动筛选，来为管理和需求者提供便利， 完善单位内的信息服务。 （三）建立档案管理信息化的平 台 事业单位尤其是质检领域可以通 过开发一个系统且相对独立的平台，以 此来实现档案管理的信息化。将整个档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 案管理工作纳入到这个平台，同时也可 借助这个平台让档案管理信息化发挥最 大的功效。 （四）重新组建档案管理组织的 架构 通过以上的讨论，要想实现事业 单位档案管理的改革，不仅要在档案管 理本身做研究还需要多在它背后的组织 架构下功夫。对于档案管理本身，可以 通过借助现如今的网络技术平