总经理办公室主任工作计划

总经理办公室主任工作计划（草案） 总经理办公室主任一方面要为公司发展运筹帷幄，另一方面更要分担繁重的行政事务， 让总经理得以集中精力思考事关全局的、具有战略意义的大事，因此，在企业中不可替代、 举足轻重。所以，总经理办公室主任需有广博的知识，丰富的管理经验，智慧的头脑和干 练、稳健的办事作风。故西方一位管理学家说:“往往，总经理办公室主任是不可替代的。 ”诚如斯言。 公司办公室承担着人事、宣传报道、档案管理、接待等工作，是信息传递、政策落实、 上下内外沟通的窗口，是为公司运营起辅助性作用的综合性部门。如果我作为贵集团公司 的总经理办公室主任 ，将开展的工作计划如下： 一、充分深入地了解公司情况，找准自身的工作定位； 了解公司的情况主要包括：公司的发展远景、发展战略、管理理念、企业文化等；公 司的主要业务各部门的各项工作及流程、工作技巧及技能、组织结构；公司的整体运作以 及公司的目前状况等。 在了解了公司的远景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作职责的基础上， 对自己的工作进行定位，按照职位对公司的作用来明确工作重心，并就这些工作重心来制 定工作计划方案和备选方案。 二、初步工作方向： 1、努力加强自身素质和业务水平的提高，切实起到表率作用，做到以理服人、以德服人、 以能服人； 2、努力提高理论水平，从根本上解决思想认识和觉悟的不足； 3、努力提高管理水平，全面提升办公室的组织、协调、沟通、督促能力； 4、努力改进工作方法，提高工作效率； 5、营造团结互助、倾力协作工作氛围； 6、加快规范制度建设，使各项工作有序、高效开展； 7、建立办公室工作会议制度，并邀请各部门负责人参加，开诚布公的进行面对面的沟通以 及时改进工作作风； 三、根据本人以往工作经验，阐述以下几点； （一）、总经理办公室主任的岗位职责： 1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力作好总经理的参谋助手，起到承上启下的 作用，认真做到全方位服务。 2、在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况； 3、负责公司人事管理和培训管理，制订培训计划，协助领导做好员工考评工作。 4、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况； 5、 协助总经理做好各部门各项目标、任务的考核。 6、负责各类文件的分类呈送，请集团领导阅批并转有关部门处理。 7、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策。 8、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好“决议”、“决定”等文件的 起草、发布。 9、负责公司各类文件的控制和信息管理；做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、 立卷、归档、整理等工作。 10、负责内部质量审核和质量改进工作的日常管理工作； 11、负责不合格项的纠正和预防措施以及质量改进工作的日常管理工作。 12、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。 13、负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。 14、掌握总经理的日程，做好预约工作，安排商务旅行。 15、配合总经理抓好安全工作； 16、协助总经理确保公司管理制度和流程的标准化及可操作性。 17、协助总经理制定公司各项规章制度，定期组织各部门学习，并检查各项规章制度的具 体执行情况。 18、协助人力资源部完善公司行政管理，协助人力资源部制定公司人力资源计划、人力资 源的开发，满足公司各部门、各岗位的人力需求。 19、协助人力资源部进行人力资源的储备，组织人才的甄选与考核，实施公司绩效考核制 度。 20、掌握国家的相关政策法规，与政府相关部门建立良好的协作关系。 21、贯彻公司质量方针，遵纪守法，敬业守则，完成总经理交代、安排的其他工作。 （二）、总经理办公室主任的自身定位： 1、要认清自己，处事有原则。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点， 工作起来也就找不着“感觉”。 总经理办公室主任处于“总管家”与“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作，上协调领导， 下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，总经理办公室主任都要 去管。总经理办公室主任要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，管理上不分巨细，参 谋而不能决断，助手而不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。 2、要耳聪目明，作好参谋工作。 从大的方面说，当总经理办公室主任重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉 信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题， 给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方 案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措 施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实及情况反馈。 3、要长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”。 首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而坚决执行，服务到位，更不能违背原则做事。 陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，要坚持原则，按章办事。待 下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。再是协调好 内外关系，外求支持协作，内求团结向上。 4、要高效快捷处理有关事务。 总经理办公室主任必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运 筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”，明确该干什么，不该 干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事， 要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下 级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员 工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。 尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效。 总办工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作，要务实。 5、要不断提升个人素质，增加人文魅力。 自身素质强，就会产生人文“魅力”和影响力。只有二者有机结合，才能更好地开展工作。 要注重发挥自身非权力因素的影响力，德、识、才、学，高尚的人格、丰富的知识、高超 的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会 理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。培养人才，帮助人展现才能， 实现价值。 6、要注意自身形象，起好表率作用。总办处在公司的第一线，一举一动都代表着公司形象。 总经理办公室主任务必要加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导公司全体员工 强化形象意识，形成塑造形象的共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、 热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是 员工怎么办，设身处地地搞服务、办实事、办好事。 7、要制订并完善游戏规则。 一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。另一 方面要在工作实践中不断地加以完善。比如，要建立值班制度、会务制度、文秘制度等， 用制度管人、管事。根据游戏规则，奖优罚劣。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能 好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的， 不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能够积极办好事，坏人不敢办坏事的良好机 制，确保公司工作正常、有序、高效运转。 8、要努力营造温馨快乐的工作环境。 要着力创造总办工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、 努力创造勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境，增强总办整 体效能。总经理办公室主任要把创造温馨快乐的工作环境视为重要的工作内容，思想上重 视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措，搞好宣传，形成良好的氛围。搞些健康 有益的文娱活动，活跃员工的文化生活，努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感 留人的良好工作环境。 （三）、总经理办公室主任应注意的几点事项： 1、因为是总经理办公室主任，所以首先该知道不该做的和过问的事, 绝对不要去做。 2、不要打别人的小报告。 3、要按时完成工作，要注意细节，比如安排同事吃饭, 要知道坐哪路车去,收费多少, 吃饭地 方卫生、味道、价钱、能坐多少人,还有留守人员的安排事项。 4、要把董事长交待的事情做好，该做的做好，不该做不该问的千万不要去问，就算很好奇， 也不能去打听。 5，要与下属搞好关系，就算是最低层的也是一样，例如：在工作上，他们的信息反馈很重 要。 （四）、总经理办公室主任的常务事项： 1、负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购 工作。 2、根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋 私利。 3、负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作，确保质量和时 间要求。 4、对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及进与厂商联系解决。 5、对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。 6、主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照，完成批文手续及出境手 续等事宜。 7、具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜，以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保 障。 8、必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务。 9、完成总经理临时交办的其他任务。 四、具体工作的开展 （一）、在人事行政工作上： 1、建立健全人力资源管理的各项规范和管理制度、员工手册； 规范的管理制度是企业用人留人的起码前提条件，主要工作是建立健全人力资源管理 的各项规范和管理制度：员工手册（根据人力资源六大模块制定，包括奖惩制度、 人事管理制度、员工培训管理制度、新员工考核管理办法、员工转正程序 、考勤管理制度等等）；员工从进入公司到岗位变动、从绩效考核到批评处分、从日 常考核到离职，人事行政部都按照文件的程序进行操作，采取“对事不对人”的原则，希望 能达到各项工作的合法性、严肃性，能够使员工处处、事事、时时能通过与自己切身利益 相关的活动来感受公司的“以人为本”的关心以及制度的严肃氛围。 2、人力资源招聘与配置 根据公司的发展需要及各部门的管理职责组织拟订公司各部门岗位设置和人员编制方 案，并组织制定各岗位职责和权限；做好人才储备工作，完成定期人才招聘工作和公司员 工的培训工作；完善公司人力资源的档案管理工作。 人才的需求主要来自几个方面，一是业务的良性增长，需要不断增加员工的数量；二 是对稀缺专业和高端人才的需要无法得到及时满足；三是人才吸引与挽留的问题，能否确 保核心员工恒久的为公司服务。招聘工作贯穿在公司发展的每个阶段，提高招聘效率，为 公司及时供应人才，才能保障并推动业务的快速发展。招聘，表面上看是人事部的工作职 责之一，但是在事实上，它是融合了用人部门和人事部的力量的全方位、综合性工作。 3、员工的培训与开发 现 在 的 市 场 无 疑 应 是 产 品 质 量 的 竞 争 ， 说 到 底 是 才 的 竞 争 ， 是 一 个 公 司 整 体 素 质 的 竞 争 。 一 个 产 品 质 量 的 好 坏 ， 也 是 一 个 公 司 所 有 岗 位 技 能 的 集 中 体 现 ， 所 以 应 把 全 员 培 训 作 为 公 司 立 业 之 本 ， 追 求 全 员 卓 越 ， 以 人 为 本 的 管 理 方 式 。 提 供 培 训 开 发 需 求 和 待 培 训 者 名 单 ， 制 定 并 实 施 培 训 开 发 计 划 ： 主 要 指 职 业 技 能 培 训 和 业 品 质 的 培 训 ， 为 员 工 发 展 提 供 咨 询 ， 规 范 在 职 培 训 开 发 的 指 导 ， 通 过 培 训 开 发 来 “提 高 员 工 能 力 ”和 “发 挥 员 工 能 力 ”以 此 改 进 员 工 的 行 为 方 式 ， 达 到 期 望 的 标 准 。 此 外 ， 尽管每位员工对“成功的标准” 这一概念的理解都是不同的，但追求成功却是每位员工的目标；因此，培训不仅仅是员工 个人追求的目标、是员工的福利享受，也是企业培养人才的责任。给员工成长的空间和发 展的机会，是企业发掘员工潜力、满足员工需求的重要表现。每个人都有不同的工作习惯， 如何将所有的员工融合为一个整体、形成公司文化的工作方式，是人事部常年的工作目标。 通过完善员工培训制度，并根据各部门的培训需求及企业的整体需要来建立企业年度 培训计划，从基础的技能培训、质检培训、项目管理培训、团队合作培训、个人意识培训、 新员工企业文化培训等等，来满足企业的需要。 4、完善公司薪酬制度及绩效管理方案，制定对外具有竞争性、对内具有公平性的薪酬结构； A、薪酬制度的透明化（这一点需要有区别的对待） 对于公司来说，薪酬就像一把双刃剑，制定得当就能留住人才，能卓有成效地提高公 司的实力和竞争力，而制定不当就会給公司带来危机，所以，不断调整和完善公司的薪酬 制度也是一个重要任务。 建议薪酬制度的透明化，其实一直以来，各行各业，支持透明化薪酬的呼声是很高的， 因为，毕竟保密的薪酬制度使薪酬应有的激励机制大打折扣。而且，公司实施保密的薪酬 制度经常出现这样的情况：强烈的好奇心使员工对于同事或领导的薪酬额想法设法的打听， 这样就使公司刚性的制度不攻自破了，既然保密薪酬制度起不到保密的作用，那么，还不 如公开化；其实实施公开化的薪酬制度也是向员工传递了某种信息，公司的薪酬没有必要 隐瞒，薪酬高的人自有高的道理，薪酬低的人自有其不足之处；欢迎员工监督薪酬制度的 公正性，如果对自己的薪酬不满，公司欢迎员工提出建议或申述。 B、建立“以人为本”的薪酬方式 首先，要把员工作为公司经营的“合作者”的理念贯彻并始终落实，建立员工与公司 “通 融俱损”的薪酬制度，然后，加大员工福利与奖惩比例，使员工具有强烈的归属感。 C、建立对核心员工的薪酬机制和中长期薪酬方案 核心员工队伍的开发，重点在于素质和管理能力的开发，高素质是高绩效的体现。核 心员工是公司价值的主要创造者，要有效激发关键员工的斗志，激励他们保持最佳绩效， 是关系到公司能否完成年度业务量的关键所在。这里主要从两个方面入手：核心员工的绩 效管理和薪酬管理。可确定公司的关键绩效指标，并由此确定核心员工的绩效指标。从而 把核心员工的主要活动和公司发展及业务量紧密结合，保证核心员工的绩效贡献直接支持 业务量以及战略目标的实现。员工付出劳动得到回报从时间上来说分为：短期、中期、长 期。他们是公司不可或缺的重要资源和核心能力，有时候甚至决定公司的生死存亡，这种 “唇亡齿寒”的依存关系决定了对核心员工的薪酬管理要重点考虑中长期薪酬方案。 在董事长及总经理的同意下，本着“对内体现公平性，对外具有竞争力”的原则，积极 宣传薪酬的激励机制，消灭不满情绪，使薪酬管理逐步规范。 5、绩效评价体系的完善与运营 绩效考核工作的根本目的不是为了处罚未能完成业务量或不尽职尽责的员工，而是为 了有效激励员工不断改善工作方法、建立公平的竞争机制、提高工作效率、培养员工工作 的个人意识和责任心、及时查找工作中的不足并加以调整改善，从而推进公司的发展。 从事总经理办公室主任的工作，需要有强烈的事业心和责任感，需要有较强的工作能 力。我将积极主动的把工作做到点上，落到实处。加强自身的思想建设及综合素质的不断 提高，增强全局意识，增强责任感，增强服务意识，增强团队意识，积极配合领导工作安 排，开拓创新，使工作更上一个台阶。 （二）、在文件管理工作上： 1、规范公司行政公文和公函的管理工作，及与政府部门的必要文件准备工作； 2、规范公司行政、财务、会计、人事、技术、合同、等各类档案的管理； 3、进一步规范公司证照、印鉴（授权）的管理，完成公司证照的年检工作； （三）、在公司文化建设上，建立真正“以人为本”的企业文化： 1、建立内部沟通机制 首先要营造相互尊重、相互信任的氛围，维持健康的劳动关系；其次，要保持员工与管 理人员之间的沟通渠道畅通，使员工能够了解公司大事并能通过多种渠道发表建议或不满， 并分析导致员工不满的深层次的原因；最后，就员工投诉方面提出合理化建议，帮助其达 成最终协定。人事部将加强与员工沟通的力度，沟通主要在员工升迁、调动、离职、培训、 调薪、绩效考核或其它因公因私出现思想波动的时候进行，平时也可以有针对性的对员工 进行工作交流，并对每次交流进行分析，必要时应与员工所在部门经理或总经理进行反馈， 以便于根据员工思想状况有针对性地做好工作。 2、每月举办一些中小型活动提高员工的凝聚力 众所周知，假如一个企业人心涣散，其发展必不长久；那么，如何提高员工的凝聚力呢？ 结合本人的工作经验，除了从收入、工作满意度、亲和力、员工保障心理、个人发展和人 事考核等六个方面来考虑，也应该考虑举办一些中小型活动来从侧面提升员工的凝聚力。 3、强 调 企 业 精 神 ， 创 建 公 司 的 企 业 文 化 企 业 文 化 不 但 能 反 映 出 企 业 生 产 经 营 活 动 中 的 战 略 目 标 ， 群 体 意 识 价 值 观 念 和 道 德 规 范 ， 还 能 凝 集 企 业 员 工 的 归 属 感 、 积 极 性 和 创 造 性 ， 引 导 企 业 员 工 为 企 业 和 社 会 的 发 展 而 努 力 ， 同 时 企 业 文 化 还 具 有 两 种 约 束 力 ， 一 种 是 硬 的 约 束 力 、 制 度 ， 一 种 是 软 的 约 束 力 、 无 形 的 ， 就 是 活 跃 企 业 的 文 化 生 活 ， 良 好 的 生 活 环 境 和 业 余 文 化 生 活 。 （四）、在公司日常事务上管理： 1、协助制定公司 2011 年度工作计划，及各部门和专项工作目标，对 2010 年度工作计划 落实情况的监督、检查与反馈； 2、完善会议制度，董事会会议的组织工作，董事会决定执行、落实检查、督促与反馈工作 ，及其它董事会日常事务处理工作； 3、进一步加强政府及行业内部的公共关系管理和维护工作； 4、进一步完善公司各项管理制度，并监督检查公司各项管理制度的执行情况； 5、负责企业固定资产的管理工作，完成公司固定资产的定期盘点； （五）、总务工作： 1、没 有 后 勤 的 保 障 ， 就 保 证 不 了 生 产 稳 定 正 常 的 进 行 。 首 先 要 制 定 相 关 制 度 ， 加 强 对 宿 舍 、 食 堂 、 水 电 、 办 公 用 品 、 零 星 修 缮 、 部 分 固 定 资 产 、 卫 生 、 环 境 、 车 辆 的 管 理 。 2、保障公司日常物资的采购，做好办公设备的日常维护工作。 3、做好公司突发应急事件的处理保障工作。 4、安 全 保 卫 ， 加 强 对 人 员 进 出 、 公 务 访 客 、 车 辆 物 品 出 入 、 消 防 安 全 、 防 盗 防 灾 、 职 业 安 全 防 护 等 的 管 理 ， 同 时 对 员 工 进 行 安 全 教 育 ， 贯 彻 “安 全 第 一 ”“预 防 为 主 ”的 指 导 思 想 ， 创 造 一 个 安 宁 祥 和 的 工 作 、 生 活 环 境 ， 保 证 公 司 员 工 的 生 命 财 产 安 全 （六）、后续辅助性事项法务工作： 1、设置法务处，组织公司的合同、协议评审，并负责公司法律事务咨询，处理相应的法律 事务及组织公司相关法律培训； 2、协助完成各种合同、协议等资料的档案管理工作。 （七）、塑造公司形象及公司形象的宣传策划活动 1、 塑 造 企 业 形 象 A、 企 业 精 神 形 象 ； 它 对 于 员 工 有 强 大 的 凝 聚 力 ， 感 召 力 ， 引 导 力 和 约 束 力 ， 能 增 加 员 工 对 企 业 的 信 任 感 ， 自 豪 感 和 荣 誉 感 。 B、 企 业 环 境 形 象 ； 因 为 创 造 良 好 的 企 业 环 境 ， 是 企 业 生 产 经 营 活 动 顺 利 进 行 的 前 提 和 基 础 ， 而 充 分 认 识 企 业 环 境 的 特 征 又 是 创 造 良 好 企 业 环 境 的 基 础 。 C、 企 业 员 工 形 象 ； 制 定 员 工 日 常 行 为 规 范 ， 因 为 良 好 的 员 工 素 质 和 形 象 ， 是 企 业 形 象 的 重 要 构 成 要 素 ， 也 是 企 业 文 化 的 具 体 落 实 。 员 工 良 好 的 仪 表 装 束 、 言 谈 举 止 、 工 作 能 力 、 科 学 文 化 水 平 、 精 神 风 貌 、 工 作 效 率 等 都 会 给 社 会 公 众 一 个 整 体 印 象 。 2、 围绕塑造公司形象，认真做好对外宣传策划活动； A、联合主流媒体，合理而有步骤地做好宣传工作；避免大投入的“硬性广告”费用的投入， 采取切实有效而又相对“节省”的营销策划方案来促进销量的攀升和公司形象的提升； B、公司自身打造的宣传策划活动；借鉴国外已有成功经验或汲取失败案例的经验教训，广 泛宣传公司文化及产品理念；此一观点，本人在前文中国汽车服务市场概述及发展建议 及附则一、附则二4s 店集团化之后该如何管理 中已经根据本人的工作经验作出了一些 粗浅的理解及建议，在此，就不再阐述。 五、坚持始终贯彻“服务”理念 就“总经理办公室主任”这一职务来说，实质上是一个服务性质很强的岗位；结合汽车 4s 店集团化公司来说，实质上也是一个服务性质佷浓的行业，在某种程度上来说，“服务” 是它的核心竞争力，在一定程度上，甚至优于产品自身。所以，总经理办公室主任有两个 服务中心：1、直接上，坚持服务公司； 2、广义范围上，服务于公司客户（包括潜在客户） ；在此基础上做到：1、客