档案管理创新与服务模式研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案管理创新与服务模式研究 【摘要】信息时代的大背景下， 档案管理面临着巨大的挑战，传统的档 案管理体系已经不适应时代的发展了。 本文从阐述档案管理和服务模式现状入 手，并在此基础上，提出了创新档案管 理的几点措施和改善服务模式的几个手 段，以促进档案管理和服务的高效性， 符合时代的发展要求。 中国论文网 /3/view-12956739.htm 【关键词】档案管理；创新；服 务模式 一、前言 信息资源在信息时代的地位越来 越重要，档案管理工作关系着信息资源 的存储、传输、运用，重视档案管理工 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 作，提高信息资源的利用效率，是实现 信息资源共享的有效途径。对档案管理 的创新和对档案服务模式的研究，尤其 加强档案管理的信息化和数字化，对提 高档案管理工作有着积极的现实意义。 二、档案管理与服务模式现状 第一，档案管理工作守旧，缺乏 创新。档案是重要的信息资源的归类和 整理，传统的档案管理仅仅重视对信息 资源的分类整理过程，忽视对档案管理 过程的高效性和时效性，且档案的有效 利用和后续维护等重视程度较低。第二， 档案管理制度不完善，缺乏统一标准。 档案管理人员的工作没有科学的制度约 束，档案的整理和收集没有统一的标准， 导致档案管理的效率较低，时间成本较 高。第三，档案的信息化、集成化程度 低，现代技术应用并未普及。档案的管 理仍沿袭传统的人工管理的方式，增加 用人成本，智能化信息资源管理效率并 不高。第四，档案管理忽视以档案内容 为服务宗旨。存在着随意管理的现象， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案管理的信息内容存在盲目性、重复 性，服漳接胂执 档案管理进程相 脱节。 档案管理和服务模式存在诸多的 问题，创新管理思路和改善服务模式是 现代化档案管理的要求，是信息资源社 会的必然要求。 三、档案管理创新思路 （一）档案学理论研究。档案学 是档案管理的遵循依据，对档案学的理 论研究，突破传统的理论框架，寻求现 代社会的档案学理论基础，为档案管理 提供最为全面、科学的理论支撑。一方 面，国家应对档案学做好统筹的理论研 究，理论研究重点向以解决档案实际管 理工作的问题倾斜，并研究档案管理中 全局和细节的关系，突出微小信息资源 对整合资源的作用。另一方面，社会转 型期也要求档案管理升级转型，改变传 统的档案管理模式，建立一套与现代社 会相适应的档案管理理论，指导档案管 理工作。同时，档案管理理论研究重点 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 由人工管理向智能管理转变，突出知识 对档案管理的重要性。 （二）转变档案管理思想。想要 档案管理创新，就需要转变档案管理思 想，从意识层面重视对档案管理的创新 工作，提高对档案管理的重视程度。第 一，打破传统陈旧的档案管理旧观念。 第二，明确档案管理是个智能的信息资 源管理过程，是个动态的信息资源管理， 从归档开始，涉及的档案人员等环节都 需要智能化。第三，档案管理工作是一 个企业、一个部门的重要工作，领导层 应将档案管理工作上升为机构运转的重 要战略工作，突出档案管理中的信息资 源的利用和共享作用，同时鼓励档案管 理工作人员创新管理思路，把档案管理 工作融入企业部门的运营背景中。 （三）创新档案管理体制。档案 管理制度是档案管理的约束和指导。创 新档案管理体制，可以从以下几个方面 着手：其一，明确规定档案管理的目标 和原则，但管理制度的内容要简洁明了， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 可操作性强，改变过去冗长、复杂的制 度内容。其二，管理制度突出高效性， 管理重点放在重要档案信息资源的整合 上，对管理工作的各个环节有明确的制 度约定，档案管理人员的职责明确，避 免出现一人多岗的现象。其三，档案管 理要人性化，建立完善的档案管理人员 的奖惩考核制度，提高档案管理人员的 积极性，培养人员的档案管理的责任意 识。 （四）规范档案管理工作。档案 管理实际工作中，需要遵循一套标准的、 规范的工作流程。规范档案的管理工作 需要规范管理工作各个环节，确保档案 管理工作的阶段性和系统性相吻合。首 先，档案资料的编写需要充分优化，前 期的整合和收集工作需要在机构运行基 础上，对涉及到的重要信息进行分类整 理，档案信息之间的链接也要突出层次 性。同时，制定工作细则，档案提档和 查阅需要规范登记流程，借阅需要按照 要求的证件和证明才能执行，保证档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的安全性。其次，档案的立案和归档工 作设置统一的标准，不仅仅是为了档案 立案的美观性，也是为了后期查看翻阅 的方便，快速。 （五）建立电子文档中心。信息 时代讲究信息的数字存储、自动获取功 能，数字化和自动化是档案管理的必然 发展趋势，为了实现档案管理的智能化， 只有通过运用现代技术，利用计算技术 推动档案管理现代化进程。首先，信息 的载体、传输、存储可以应用计算机技 术并在计算机系统平台实现，减少人工 抄写、归档的工作量。例如，可以建立 电子文档中心，在平台内设置用户权限， 拥有权限才能登录平台使用档案信息资 源，在该平台上，可以实现信息资源有 效传输和资源共享，既能发挥信息集成 的中心效应又能达到信息公开的目的， 在一定程度上简化了档案信息获取的流 程。其次，加大对档案管理的机械设备 投入，不仅仅是软件系统的引入，硬件 设备也要与软件相配套。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 （六）创新档案管理模式。首先， 建立起数字化档案管理模式。就现阶段 看来，身份认证技术、数据库技术、数 字加密技术以及扫描技术是比较具有代 表性的数字化技术。在档案管理中应用 数字化技术则能够将文章信息资料转变 为数字化档案信息，从而能够及时补充、 更新以及整合信息资料，从而达到提高 档案管理效率与质量的目的。其次，建 立起自动化档案管理模式。自动化档案 管理模式的建设是创新档案管理的重要 内容之一，当前电子标签、数码扫描识 别以及 OCR 识别是较为典型的自动化 技术。建立起自动化档案管理则能够实 现档案信息的自动采集、筛选、检索以 及提取关键词等，并且还能自动处理以 及批量处理档案信息资料。再者，建立 起体系化档案管理模式。体系化主要包 括了档案管理内部流程一体化、部门衔 接一体化以及档案文档一体化等。主要 是利用数据融合技术、数据库技术以及 数据集成技术来提高档案信息数据的兼 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 容性与通用性。此外，应当建立起互动 化的档案管理模式。在以往的档案管理 中，往往每个档案信息只对应一份信息， 互动较为缺乏，而通过建立起互动化的 档案管理模式则能够有效优化档案管理 的系统工作并且有利于服务质量的提高。 （七）提高档案管理人员素质。 档案管理人员是档案管理的执行者，档 案管理人员的专业素质关系着档案管理 的有效性，提高档案管理人员的素质迫 在眉睫。首先，鼓励档案管理人员解放 思想、大胆创新，勇于打破传统的管理 模式，转变思想观念，培养他们的管理 意识。同时，扩宽档案管理人员层次性。 过去的档案管理人力资源配置并不合理， 聘用的是较为年长、知识结构较窄的作 为管理员。因此需要突出管理员的专业 化，随着高校的档案学构建，学科的专 业性逐渐凸显，档案管理人才应逐渐走 进档案管理岗位中。 四、服务模式研究 （一）用户需求为导向。档案管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 理的服务内容是多层次的、跨领域的。 档案管理的服务不仅仅是档案简单的归 类、整理、立案，服务内容应以用户的 需求为导向，才能实现档案管理的社会 效应。过去的档案服务属于被动式工作， 档案资源存在的有无决定了用户享有的 信息资源的可能性，若无该档案信息， 用户则无法享受到该信息资源。因此， 应改变服务内容，变被动为主动，才是 档案的服务功能，了解掌握档案受众的 人群结构，有针对性根据用户的需求调 整服务内容，补充和弥补档案资源。并 对用户的需求进行整理和归纳，把用户 的需求分为差异性和共同性，用需求导 向来促使服务的模式创新。 （二）创新服务方式。信息资源 的公开和信息资源的共享是档案服务的 一项重要内容，通过创新服务方式，达 到信息资源的循环使用的时效性。首先， 改变重视档案管理，轻视档案利用的观 念。对档案的附属价值应提高认识，建 立引导式的档案服务理念。其次，档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 信息资源应及时公开，并实现有效的动 态跟踪，尤其是图书档案资源在库信息 的更新，提高档案资源的利用率。再次， 增加档案馆藏之间的相互联系，实现资 源的相互补充，同时服务兼具人性化和 科学性，利用电子导航和系统超链接的 方式实现对信息资源的共享。 （三）科学技术为依托。服务手 段的创新主要以科学技术为依托。首先， 强化对档案信息管理的网络建设，扩充 档案信息管理的载体，实现档案信息资 源的流动性和公开化。其次，改变传统 的纸|服务模式，借阅、登记等流程实 现数字化和电子化，档案的服务利用更 快捷方便。另外，运用科学技术，对档 案资源的客观实际情况优化整合，通过 开发新的功能板块，增加服务项目业务， 让档案服务向着有特色、多层次、多元 化的方向发展，满足档案用户的多方需 求。 （四）优化档案管理流程与业务 标准。首先，重构企业档案管理业务流 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 程。其次，对于档案管理的服务内容以 及功能范围应当进行积极拓展，从而不 断提高档案管理的服务水平与质量。再 者，应当积极整合档案管理的各种信息 资源以及软硬件建设，不断加快构建档 案管理信息化平台的步伐。此外，应当 加大引进具有活力以及先进性的新生力 量并加强档案管理信息化安全保障措施 来重组档案管理组织架构。再者，还可 以根据用户需求制定个性化与专业化的 服务项目。在对用户需求进行正确掌握 与了解的基础上，对各类用户需求的特 性与共同点进行分析与研究，从而有针 对性、有目的性地归纳整理档案信息资 源，让档案管理更具有现代化与专业化 性质。 （五）深化层次编研。档案资料 的编研是档案管理的重要内容之一，因 此非常有必要对编研工作进行深入研究 与创新。首先，应当全面优化档案的原 始信息，并对该类信息数据进行全面、 系统的处理，尤其是要做好分类与汇总 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 有价值信息的工作。其次，因为档案资 料种类多样、内容复杂而且数量庞大， 所以在进行编研时可以采用优先级的方 式来编研档案资料。再者，在编研档案 资料时，应当聘请具有丰富经验的专业 人员来完成，以确保编研的科学性与合 理性。此外，还需定期将国家