档案服务助推新天绿色能源公司成功在港上市

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案服务助推新天绿色能源公司成 功在港上市 科学开发与利用档案，既是保证 河北省天然气有限公司各项业务正常进 行的经常性工作，也是服务公司大局， 实现公司发展 重大突破不可或缺的重 要工作。 现就笔者曾就职的省天然气 公司档案室科学利用档案助力新天绿色 能源公司成功上市实例做一介绍。 中国论文网 /4/view-12880429.htm 一、档案在公司上市中起到的作 用 2010 年 10 月 13 日，新天绿色能 源公司在香港联合交易有限公司（港交 所）主板成功上市，成为河北省首家在 港上市的国有企业，省建投集团第二家 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 控股上市公司，这是公司发展史上具有 里程碑意义的一件大事。时任省委常委、 常务副省长的赵勇同志专程赴港参加挂 牌仪式，新天绿色能源公司副总裁兼执 行董事、省天然气公司总经理高庆余出 席了仪式。两年多来，为了实现企业这 一重大发展目标，省天然气公司领导高 屋建瓴、运筹帷幄，全体员工戮力同心、 竭诚奉献，公司上下为此付出了不少辛 劳和汗水。这之中，档案的科学开发利 用虽然只是公司上市总体工作中一个并 不耀眼的基础性环节，但却在上市工作 全局中发挥了不可替代的重要作用。 新天公司在港交所上市，是一项 极其庞大复杂的系统工程。从 2009 年 2 月省天然气公司着手准备上市工作起， 档案室即保持了随时跟进，全方位、全 时段搞好档案服务的状态。截至公司成 功上市之日，一年多时间里，省天然气 公司各有关部门共有 36 人次在档案室 借阅和查阅文书档案、工程档案、会计 档案、声像档案、实物档案等 3068 件； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 办理各种证件 140 本，其中土地证 28 本、房产证 29 本、出让合同证 29 本、 建设用地许可证 12 本、工程许可证 20 本、项目备案证 6 本、体系认证 16 本。 档案室还顺利保障了工商、税务等部门 的上市审计、稽查和资产评估，以及省 国资委、省建投集团、港华集团进行公 司绩效考核等对档案工作的需求。准备 上市期间，为了保证各部门能够及时借 阅或查阅到相关档案，复印有关资料， 档案管理人员经常加班加点，做到随叫 随到，从不讲任何条件和价钱。按照自 己的岗位职责，以应有的服务态度和服 务质量，较好服务和保障了公司上市工 作，赢得了大家的肯定和好评。 二、档案管理标准化、规范化、 制度化 档案室之所以能够在新天公司在 港上市这一重大工作中，较好保证了对 档案工作的各种需求，主要有以下几个 方面的原因。 1.档案室建设标准化是基础。近 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 年来，按照省档案局有关规定和要求， 省天然气公司在档案室基础建设方面下 了很大力量。在硬件设施方面，先后投 资近 10 万元用于改善档案室基础设施 条件，安装了档案密集架、防光窗帘， 购置了重要证件保密柜，增配了专用电 脑，使档案室的基础设施条件有了较大 提升。在软件设施方面，利用科怡软件 档案管理系统，建立了数据库。将公司 14754 件文书档案、1466 卷（14329 件） 工程档案、3172 册会计档案、276 盒音 像档案、487 张照片档案、95 件实物档 案全部录入科怡软件系统，有效提高了 档案查找的速度和准确性。 2.档案收集及时完整，分类归档 合理规范化是前提。制定和完善了各门 类、各部门档案保管范围及保管期限表； 编制了档案分类大纲、管理网络图、档 案全宗介绍、大事记、组织沿革、各门 类档案检索目录等。使各门类档案立卷、 归档、鉴定、保管、利用等工作有章可 循。坚持每年对各部门、各分、子公司 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 兼职档案管理人员进行一次集中有针对 性的培训，内容包括文书、会计、工程、 声像等档案的收集、整理、立卷、归档、 保管等档案业务知识。通过培训，提高 了兼职档案人员档案管理业务水平。 3.档案管理制度化是核心。健全 各项管理制度，先后制定和完善了档 案保密制度 档案登记、统计制度 立卷归档制度 档案查阅、借阅制 度 档案复印管理制度 档案鉴定、 销毁制度 档案库房管理制度 档案 管理人员岗位责任制等各项制度，以 上制度已汇编成公司三级文件。根据国 家档案局 10 号令精神，重新修订了公 司和各部门文书档案归档范围及保管期 限，辑印了档案管理制度汇编。这些制 度规范符合档案管理要求，在实际工作 中得到了较好贯彻落实，并在实践中收 到明显效果。在 2008 年档案目标管理 达省三级标准的基础上，经过努力， 2009 年又实现了升省二级档案目标管理 先进单位。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 4.档案管理人员专业素质是关键。 在各级领导关心重视下，档案管理人员 努力学习，自觉做到政治强、业务精、 服务好。政治强，具体表现为强烈的大 局意识、责任意识、服务意识；业务精， 具体表现为爱岗敬业、精通本职、快速 准确；服务好，具体表现为领导满意、 服务对象满意、上级主管部门满意。多 年来，我们就是按照这样的标准严格要 求、不断提高、落实行动的。 三、新天公司成功上市后对档案 管理的几点思考 省天然气公司卷帙浩繁的档案， 几乎每天都在默默无闻地为公司的业务 建设和创新发展发挥着服务保障作用。 利用档案服务公司在港成功上市，只是 档案服务于公司建设的一个典型案例。 这个案例也给了我们许多有益的启示： 1.必须高度重视档案工作。档案 是公司经济活动、生产经营的基本依据 和主要参考，档案工作与公司的建设与 发展密不可分。完整、准确、系统的档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 案资料，对于加强企业管理、提高经济 效益、开展科技创新、保护知识产权、 维护企业权益、发展企业文化等，都具 有非常重要的作用。虽然在通常情况下， 档案工作并不处于公司发展与创新的中 心工作位置，但公司的发展与创新绝对 离不开档案工作的强有力支持。这次新 天公司在港上市的成功实践就生动地证 明了这个道理。重视档案工作，其实就 是重视公司的历史，就是珍惜公司的今 天，就是创造公司的未来。 2.必须高度重视档案的开发利用。 科学开发与利用档案，是企业须臾不可 离开的一项重要工作。省天然气公司作 为新天公司上市能源企业中的一个版块， 其高度集约的规范化管理方式，决定了 档案利用具有查阅频繁、批量大、任务 急、要求高的特点。长期以来，公司十 分重视提高档案的利用价值，利用档案 网络检索工具，较好解决了公司运营中 遇到的许多矛盾与纠纷。随着公司的不 断发展壮大，业务的不断拓展，n 案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 利用在公司中的作用将愈益凸显，档案 利用的价值将与日俱增。 3.必须高度重视档案管理人员素 质的提高。档案管理人员的整体素质如 何，是搞好档案管理、提高档案服务质 量的决定性因素。要按照政治强、业务 精、服务好的基本要求，全面培养提高 档案管理人员的素质。除此之外，新时 期档案管理人员还应具备三项基本技能， 即操作技能、管理技能和信息开发技能。 操作技能就是将摄像、微缩、刻录、拍 摄、扫描等现代管理手段，运用于档案 管理工作之中，借以提高档案管理与利 用的强度和水平；管理技能就是熟练掌 握档案的收集、分类