档案管理现代化的发展途径分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案管理现代化的发展途径分析 【摘要】在当前信息知识时代， 档案作为信息的载体，人们对档案信息 的需求不断增长，在这种情况下，档案 管理工作也取得了较快的发展。但与当 前社会和经济的快速发展速度相比，我 国档案管理现代化的步伐还比较滞后， 没有实现完全普及，还存在许多不足之 处，制约了我国档案管理现代化的发展。 文中对档案管理现代化的意义进行了分 析，并对档案管理现代化的发展途径及 实施进行了具体阐述。 中国论文网 /6/view-12984882.htm 【关键词】档案管理现代化；意 义；发展途径 在信息技术快速发展的当今形势 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 下，我国档案管理现代化也取得了较快 发展，这也对档案管理效率及档案管理 质量的提升具有十分积极的意义。在档 案管理现代化发展过程中，基层档案管 理人员的劳动强度也会随之降低，使其 有更多的时间来钻研专业知识。当前我 国档案管理现代化的发展时间较短，技 术含量还达不到较高水平，在实际工作 中还存在一些不足之处，对工作效率和 档案管理质量造成一定的影响，因此需 要寻求科学的发展途径，更好地推动我 国档案管理现代化的发展进程。 一、档案管理现代化的意义 （一）有利于档案管理效率的提 升 在现代化档案管理工作中要充分 的利用计算机信息技术，档案管理人员 可以从繁重的劳动强度中解脱出来，不 仅档案管理效率得到较大程度提升，而 且实现了档案信息查询、检索的便捷性， 为档案信息的开发利用奠定了较好的基 础。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 （二）有利于企业经济效益的实 现 在档案管理现代化发展过程中， 档案数据和技术资料能够集中进行储备， 这些重要资料的完整性、系统性和准确 性都能够得到有效保障，这不仅为档案 资料的查询带来较大便利，而且能够在 实践中加以利用。特别是通过现代化的 档案管理工作能够为企业发展过程中所 需要的各种信息及时提供，信息的准确 性和完整性能够得到有效的保障，这对 于企业经济效益目标的实现具有极其重 要的意义。 （三）加快了档案资源共享的推 进步伐 在现代化档案管理工作中，计算 机技术和网络技术得以广泛应用，档案 不仅实现了存储和管理的数据化，而且 档案信息能够及时进行传输，档案的查 找和使用不会受到时间和地点的限制， 有利于提升档案管理工作效率，确保了 档案资源共享。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 （四）节约了存储空间 在现代化档案管理工作中，纸质 档案被转变为数据资源，将其在硬盘和 光盘中进行存储，有效解决了纸质档案 存储占用空间大及不易查找和管理的传 统问题，利用较小的硬盘就可以完成整 个档案室内信息资源的存储，不仅节约 了空间，还节约了人力，在携带和传输 上更为便捷。 二、档案管理现代化的发展途径 （一）定期对基层的档案管理人 员进行培训 实现档案管理现代化不仅需要设 备上的支持，还需要做好基层档案管理 人员的培训工作。通过对档案的管理人 员进行一系列专业的培训，使其更好的 掌握相关的计算机技术，确保其在工作 中熟练应用计算机来进行管理，更好的 体现档案管理现代化的意义，同时，档 案管理人员自身的专业技能也能够得到 一定提升。在对档案管理人员培训过程 中，也需要基层档案管理人员要与实践 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 活动有效结合，通过实践活动使其明确 管理过程中需要完成的工作，在实践中 能够对计算机使用情况有一个初步了解， 以便能够在实际工作中应用现代化设备 来提高档案管理的水平。通过定期培训， 基层档案管理人员工作效率能够得到大 幅度提高，基层档案管理人员了解到较 常出现的问题，可在实际工作中对其加 以注意和避免。 （二）做好档案管理现代化的准 备工作 基层的档案管理人员经一定的培 训后具有了一定的档案管理现代化的专 业知识。在这之后就需要做好档案管理 现代化的准备工作。在这一过程中，要 较好地完成档案的著录以及标注工作， 主要是对档案信息进行更深层次的加工， 这也是实现档案管理现代化的过程中必 不可少的环节。虽然在进行档案管理现 代化的工作中会显得十分繁琐困难，但 是如果要实现档案管理现代化，那么准 备工作也就必然不可或缺。在进行现代 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 化准备的工作中，当地政府可以为档案 馆提供一些现代化的档案管理设施，比 如新型电脑等管理设备。也可以采购一 些档案现代化管理方面的书籍，以便基 层档案管理人员在遇到问题时及时地进 行查阅，尽早地解答问题，避免出现较 为严重的后果。在另一方面，针对基层 档案管理人员在短时间内无法较好的学 习掌握高级档案管理等情况，档案部门 可以聘请一些具有丰富实践经验并且理 论知识也过硬的档案管理人员来对基层 档案管理人员进行帮教，在帮教的过程 中，基层档案管理人员可以学习到丰富 实用的管理知识和经验，能够将这些理 论和实践知识应用到自己的日常工作之 中。档案部门也需要注意，对基层档案 管理人员考核工作需要达到要求，避免 帮教工作无法起到应有效果情况。 （三）实现档案的统一管理 由于标准的不统一，在进行档案 管理现代化的过程中会出现各种问题， 例如文中提到采购的档案管理单位使用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 的计算机往往型号和质量参差不齐。因 此为了更好地实现档案管理现代化，进 行设备的统一管理是必不可少的。在进 行档案管理现代化工作之前，应该对各 档案管理单位的电脑等设备进行统一采 购工作，并且在进行采购工作完成后将 操作系统以及数据进行相应统一，以利 于档案管理单位能够较好地使用档案管 理设备进行档案管理工作。另一项相当 重要的工作是将各种数据进行共享，以 保证各档案馆之间能够在工作过程中及 时了解到第一手信息。但是在进行数据 共享和统一的过程中，务必要注意的是 档案馆数据的安全，避免在进行资源共 享和统一的过程中出现不法分子窃取档 案馆信息等情况的发生。在档案管理现 代化实现过程中，作为具体的操作人员， 要对计算机使用情况较为熟悉，具有丰 富的计算机使用经验，此外对档案现代 化管理设备管的使用情况也要十分了解， 这样才能确保现代化档案管理的工作质 量。