档案管理的信息化理念分析与实现途径探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案管理的信息化理念分析与实现 途径探讨 摘 要信息化档案管理方式能够 带来很大的便利，但是在实施的过程中 还存在一定安全隐患，也就是说在这个 过程中对档案信息进行安全方法是非常 有必要的。但是在进行的信息化档案安 全方法中还存在一些问题，这些问题对 于安全防范的实施产生阻碍作用。这就 需要创新档案管理理念，构建新档案管 理模式，确保档案信息化管理发挥时效 性。基于此，本文针对档案管理理念和 档案管理的信息化应用展开了分析探讨。 中国论文网 /1/view-12829741.htm 关键词 档案管理；创新理念； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 信息化 中图分类号：S630 文献标识码： A 文章编号： 1009-914X（2018）26- 0137-01 引言 随着社会不断发展，各档案数量 也有很大的提升，在这种情况下，要想 保证档案信息管理的便利性，就要在其 中结合一定信息化技术，减少在进行档 案整理和归纳过程中投入的时间，对于 提升档案管理的准确性和完整性都起到 非常重要的作用。但是在实践研究中发 现目前实施信息化档案管理的过程中还 经常会出现一些安全问题，这些安全问 题主要表现在不法分子通过一定技术手 段窃取企业内部档案信息，因此这就需 要在实施信息化档案管理的过程中，不 断创新档案管理理念，在其中制定有效 的安全防范策略，减少信息化档案发生 安全问题的现象。 1 档案管理理念与实现信息化的 必然联系 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案管理信息化就是在档案管理 的整个过程中采用信息化技术，对档案 信息进行收集，按照相关规定整理档案 信息，将整理好的档案资料进行储存。 网络技术的普及，在档案信息管理中， 还需要将信息化的档案管理模式构建起 来，以推进档案信息管理工作顺利展开， 并根据档案管理实际不断优化。随着档 案管理信息化工作的不断深化，还需要 对档案管理理念进行创新。针对两者之 间所存在的必然联系进行研究是非常必 要的。 1.1 档案管理理念的树立是为了 更好地防范安全风险 在目前社会上各个企业在进行信 息化档案管理出的过程中，对相应档案 文件的安全性起到高度重视，而且在目 前各个企业进行信息化档案管理过程中 提升其自身安全性的方法主要是通过对 信息化档案进行层层审批，在审批的过 程中还需要对其中涉及的法律规章全面 遵循，保证信息化档案的安全性和合理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 性。但是我国现存的一些企I 对信息 化档案管理的重视程度并不是很高，在 进行档案管理的过程中还经常因为人情 因素的干扰，使得档案管理的安全性不 能达到标准的状态。而且很多企业自身 的档案保密性还比较低，这就加大了在 信息化档案管理中的安全风险。另外一 些企业在规避档案安全风险的时候，经 常选取减少对社会人员提供档案查询的 服务，导致信息化档案管理的发展受到 严重的阻碍。 1.2 档案管理理念的主要目的是 更好地实现档案管理信息化 档案管理中注入创新管理理念， 就是在档案管理工作融入先进的科学技 术手段，包括档案建立、档案资料的归 档等等各项管理工作都要应用信息技术 来完成，同时应用网络技术使得档案资 源共享，更好地为社会提供服务。档案 管理信息化使得传统的档案管理模式发 生了改变，应用电子信息技术实施档案 管理，使得档案管理效率有所提高，而 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 且还保证了档案管理质量。在网络技术 的带动下，档案管理范围不断扩展，要 使档案在社会领域中发展起来，就要创 新档案管理理念。 1.3 档案管理信息化的落实要以 创新档案管理理念作为前提条件 档案管理信息化的落实，就要打 破传统的档案管理理念，从档案管理工 作实际出发予以创新，将档案管理信息 化所具备的优势充分发挥出来。档案管 理理念的创新，需要从意识形态上就要 对档案管理重新界定，注重信息技术的 合理运用，使得信息技术在管理中的效 能得以充分发挥。在传统的档案管理理 念中，往往注重档案管理形式，却没有 将档案管理落实到具体的服务工作中， 使得档案管理就是将档案资料封存起来， 不提供社会性的服务，就必然难以发挥 档案资料应有的服务作用。在目前的市 场经济环境下，要使档案资料发挥作用， 就要将档案资料的服务作用充分发挥出 来，在激烈的市场竞争中走服务化发展 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 道路，并提高服务质量，使档案管理切 实发挥作用才能得发展。虽然目前档案 管理实现了信息化，但是，由于单位领 导对档案管理没有给予高度重视，就会 导致信息技术设备不够完善，档案信息 化管理存在着滞后性，给档案管理工作 的展开造成了阻碍。要想使档案管理信 息化有所保障，就要根据档案管理工作 实际对档案管理理念予以创新。 2 实现信息化档案管理理念的途 径 2.1 档案工作者要建立多样性的 档案服务模式 信息环境下，档案工作者要转变 档案管理理念，对信息技术的应用予以 高度重视，以摒弃传统的被动式的档案 管理为主动式的档案管理，使档案管理 工作落实到服务层面，将档案服务落实 到实际工作中，并采取多样化的服务形 式，以使得档案服务落实到位。档案管 理的服务化，就使得原有封闭式的档案 管理在信息技术的支持下开放化，以满 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 足社会对档案资源的需求。档案管理的 目的并不是将档案资料封闭起来，而是 要为社会提供服务，所以，档案管理服 务化就是将档案工作向社会延伸，落实 到社会实践中，使得档案信息得以合理 利用。 2.2 档案信息化建设中要实施标 准化管理 档案信息化建设使得传统的文本 管理转向信息化管理，就必然对档案管 理有新的要求，这就需要在档案管理中 创新理念，基于信息技术实施标准化管 理是非常必要的，其中档案管理制度的 构建非常必要。制定档案信息化管理规 范，档案管理工作按照规范执行，同时 根据档案管理工作实际将行业技术标准 明确。将档案管理工作落实到信息技术， 以网络为载体延伸到各个职能部门，形 成沟通网络，实现档案管理的网络化运 行，使档案管理部门获得高效准确的信 息。 2.3 应用云计算技术对档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 予以优化 云计算技术逐渐渗入到档案管理 工作中，使得档案信息化建设跟得上时 代发展的步伐。档案管理中应用云计算 技术，就是应用专业的档案管理软件对 档案资料在“ 云” 端管理，档案资料存储 在“云”端的档案数据库中，所有的档案 信息资料因此而实现了集成化管理。应 用云计算技术，就是档案信息经过数字 化处理之后传输到“ 云” 端的数据库中。 如果用户需要档案资料，登录到“云” 端 进入到一站式检索界面就可以获得相关 的服务，由此保证了档案信息管理质量， 提高了档案资源的使用效率。 2.4 规范管理程序 在档案信息化管理安全风险的抵 制和缓解方面，规范管理程序以实现强 化保密措施，这样一来能够保证财务信 息的完整化，二来能够在经营管理中合 理利用信息化档案，为企事业单位提供 最大限度上的便捷服务。管理程序的布 置要打破人情的桎梏，实现制度第一的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 原则，进行对档案的保密措施，针对泄 密的潜在行为也要适度实行“轻其重罪” 的理念，对于这种损害单位机密的行为 予以严惩不贷，才能保障信息化档案信 息管理的效益最大化。此外还要做好档 案归类工作。例如，机关档案的分类必 须遵循机关文件材料形成的客观规律， 保持机关文件材料归档工作的成果及其 与机关档案工作的自然联系。 3 结语 现代的档案管理