[办公室主任培训]公文写作与处理讲稿

公文写作与处理讲稿 第一章 公文概述 一、公文常识 公文又称公务文书，是国家机关、党派团体和企事业 单位在公务活动中形成并固定使用的一种具有特定体式的 书面语言工具。 公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、 表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。 国家行政机关公文特指行政机关在行政管理过程中所 形成的具有法定效率和规范体式的公务文书。 公文处理，具体包括公文的拟写、制作、处理、传递、 保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。 二、公文特点 突出政治性。 恪守法定性。 保持权威性。 注重保密性。 讲究规范性。 围绕事物性。 三、公文文体 公文具有应用文的基本属性（即直接应用性、全面真 实性、结构格式规范性） ，是一种特殊的应用文，表现在被 强制性规定采用白话文形式，兼用议论、说明、叙述三种 基本表达方式。 四、公文格式 公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸 张等）上排列的规定。公文格式具有较强的规范性。公文 用纸一般采用国际标准 A4 型，左侧装订。 根据国家行政机关公文处理办法 ，公文一般由保密 等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制机关和印刷 日期等部分组成。 （一）文件开头部分。 文头部分位于首页上部，一般占 1/3 至 1/5 左右，包 括： 秘密等级 根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝 密” 、 “机密” 、 “秘密”分别予以标注，并后加“” ，必要 时还应注明保密期限（如机密5 年） 。位于公文首页图文 区左上角，一般用 3 号或 4 号黑体字印刷。 缓急程度 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特 急” 、 “急件” 。 文件名称 由发文机关的全称或规范化简称加“文 3 件”二字构成。这种形式称版头、文头，采用大号黑变体 或宋体字在公文首页上端套红标识。 发文字号 应当包括机关代字、年份、序号。联合 行文，只标明主办机关发文字号。 签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其 中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 “签发 人”用 3 号仿宋体字，后面标全角冒号，冒号后用 3 号楷 体字标识签发人姓名，字号应小于标题字号。 （二）主体部分 公文标题 应当准确简要地概括公文的主要内容， 一般由发文机关、事由、公文各类三部分组成。有红头时， 在红线下面第一行，居中安排；没有红头时，放在首页上 端第一行，居中安排。公文标题中除法规、规章名称加书 名号外，一般不用标点符号。 主送机关 指公文的受理机关，应使用全称或规范 化简称、统称。从左至右顶格排列，回行继续顶格。如主 送机关不止一个，则应按性质、级别和有关规定或惯例依 次排列，中间用顿号分隔。常用 3 号仿宋体字印刷。 正文 是公文的核心，用于表达公文的内容。一般 由开头、主体、结尾三部分组成。层次序数：一、 （一） 1.（1） ；用阿拉伯数字。 附件 位于正文后，成文时间前。应注明附件顺序和 名称。 发文机关 指公文的作者，位于正文末尾的右下侧。 联合行文时应将主办机关排列在前。常用 3 号或 4 号楷体 字印刷。 成文时间 以负责人签发的日期为准，联合行文以 最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出时间为 准。 印章 公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报 的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发出机 关都应加盖印章。盖法：行政机关上不压正文，下压日期， 原则是骑年盖月，印章页必须有正文；党的公文，上不压 正文，下不压日期。 （三）文尾部分 附注 附注是需要说明的事项，应加括号标注。位 于成文时间的左下端。 主题词 代表公文内容和归属类别的最关键性的词 语，由规范性名词、名词性词组构成，不少于 2 个，最多 不超过 5 个，加注顺序是类别词、类属词、文种，之间空 一字。 抄送单位 抄送机关指除主送外需要执行或知晓公 文的其他机关。上级机关在前，下级机关在后；同类机关 按平时习惯，要用顿号、逗号、分号。 印发说明 印发机关、印发日期、印发份数等。 5 第二章 公文写作要则 一、基本要求 （一）合“法” 、规范 合“法” ，即要求公文的内容与形式以及公文形成的程 序过程必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示 的规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。 规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符 合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立 异” 。规范是公文的一大特点，也是公文的生命。 （二）求实、准确 求实，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实 的客观针对性，有利于解决问题；要忠实地反映情况和问 题，不作任何夸大、缩小和虚构。 准确，即要求从对公文制发意图与依据的反映到每项 具体内容的表达，从文种的选择到概念的使用，以至于每 个符号的书写印刷，均必须准确无误，不允许有任何欠缺， 失当或失真。 （三）文体、完整 合体，首先是文体要正确，务必使表达合乎公文这种 特定式样的文章的特殊要求。其实语言运用要得体，符合 特定场合、对象的需要。 完整，即要求公文结构完整，不遗漏任何必备的内容， 以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的 不确定性，以减少沟通次数，提高沟通效率。 （四）简明、清晰 简明，即要求尽量用简洁的文字，顺畅而有条理地明 确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。 清晰，即要求各种文稿上的字迹要清楚，字体要标准、 工整、避免因字迹不清、模糊混乱而造成错漏。 （五）严谨、耐久 严谨，即要求公文的结构必须严密有序，用语务必周 密确切，不生歧义，没有漏洞。 耐久，即要求公文的制成材料应持久耐用，以保证公 文的有效物质存放，使其即能充分发挥现行的执行效用， 又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的效用。 二、行文规则 （一）行文规则的含义指国家行政部门在制定行文时， 在行文数量、行文关系、行文方向和行文方式方面应共同 遵守的规程和准则。 （二）行文规则基本要求 1.根据发文机关与收文机关间的关系行文。一是领导 和被领导的关系，同一组织系统中的上下级；二是指导与 被指导的关系，同一专业系统中的上级主管部门和下级主 管部门；三是平行关系，同一系统中的同级机关；四是不 7 相隶属关系，非同一组织系统的各机关。 2.要选择合适的行文方式，一般不能越级行文。 第三章 几种常用文体的写作 一、通知 (一)适用范围和特点 1.适用范围 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不 相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单 位周知或者执行的事项，任免人员。 2.基本特点 （1）应用广泛，适用频率高。具有指示工作、周知事 项、批转转发文件等多种功能，故有“公文轻骑兵”之称。 （2）行文方向的限制不严格，基本上是下行文，可送 同级或不隶属关系单位。 （3）具有较强的时效性。 （4）内容单纯，一文一事，行文简便。 （二）分类 按照功能和用途的不同，可分为：指示性通知、经转 性通知、知照性通知、会议通知。 （三）结构 标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。 受文对象。如有几个并列的受文对象，相互间要用 顿号隔开。 正文。一般包括通知缘由、通知事项、事项分析和 执行要求。 落款和发文日期。 （四）写作要求 语言简洁明快，通俗易懂。 不同类型通知的要求。 （1）指示性通知。正文一般包括行文依据（客观情 况、上级要求等）或目的意义，上级指示的精神及其具体 化，执行要求及有前注意事项等。后两部分内容常需以分 条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内 容加以概括（主题句） ，其后再予以阐述发挥使之具体化、 明确化。 （2）经传性通知。此类通知中被转发、被批转的文 件其实是正件，所以不能在正文后标注“附件说明” ；被 转发被批转的文件不能加书名号；通知的文尾要放在被转 文件之后；被转发文件的文头、文尾删除，只在标题下标 注发文机关和发文日期；为了避免重复，可以省略介词关 于。 （3）知照性通知，不加评论，只是客观告知。 （4）会议通知。要求对会议内容、会议时间、会议 地点、参会人员、会议要求写清楚具体。 9 二、请示 （一）适用范围和特点 1.适用范围 请示适用于向上级机关请求请示、批准。请示属于陈 请性公文。 2.基本特点 （1）广泛性，各机关对自己无权或无法决定和处理 的问题都可以向上级请示。 （2）单一性，主题的单一性和 主送机关的单一性。 （3）强制回复性。 （4）时效性。 （二）结构 （1）标题。一般包括发文机关、事由、文种，其中 发文机关经常被省略。 （2）主送机关。 （3）正文。一般包 括请示缘由、请示事项、尾语。尾语一般有“当否，请批 复” 、 “妥否，请批复” 、 “请审核批复” 。 （4）落款和成文 日期。 （5）联系人的姓名和电话。 三、报告 （一）适用范围与特点 1.适用范围 报告属陈述性公文，用于上级机关汇报工作、反映情 况、答复上级机关的询问等。 2.基本特点 （1）陈述性。 （2）沟通性。 （3）单向性。 （4）制度 性。 （二）结构 （1）标题，发文机关、事由、文种三部分。 （2）主 送机关。 （3）正文，报告缘由、报告事项、结束语三部分。 （4）落款和成文日期。 四、函 （一）适用范围与特点 1.适用范围 行政系统的函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询 问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函属于商洽性 公文。 2.基本特点。 （1）多向性。行政对不相隶属的机关；党的以平行 为主，多用不相隶属机关，但可用于上行和下行。 （2）灵 活性。行文方向自由，形式、写法、制法、传递上灵活。 （3）单纯性。一函一事，篇幅短小精悍。 （二）分类 分为发函和复函。 （三）结构 1.标题。发文机关、事由、文种。 2.主送机关。 3.正文。一般由缘由、事项、尾语组成。 （1）发函。a.发函缘由。b.发函事项。c.尾语。一般 提出复函的希望和要求，常用“盼复” 、 “请予批准” 、 “即 请函复” ；如无函复要求时，可用“特此函告” 、 “特此函达” 等。 （2）复函。a.函复缘由。一般以引述来函的日期、文 号或标题为起首语，然后以“经研究，现答复如下” 、 “经 11 查”等过渡引起下文。b.复函事项。c.尾语。多用“特此 函复” 、 “专此回复”等尾语。 4.落款和成文日期。 第四章 教育信息宣传工作 一、教育信息的重要性 上级领导参考、决策的需要。 促进学校管理和工作开展的需要。 是构建学校良好外部环境的需要。 二、教育信息的写作要求 内容真实。所反映的内容、涉及的情况，必须严格 遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果， 所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行， 移花接木、添枝加叶也不行。 内容新颖。要反映新事物、新动向、新思想、新趋 势、新举措、新角度，要反映学校工作的特色、抓住学校 工作的亮点。 报道及时。写作要快，制作、发送简易迅速，尽量 在第一时间里了解到最新的现实情况。新闻界有个说法叫 “抓活鱼” ，时间拖久了，鱼不活了，味道也不鲜美了。 内容简洁。是指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、 不枝不蔓。 第五章 公文处理 一、含义 公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公 文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实其管理 职能的重要形式。 公文处理具体包括公文拟写、制作、处理、传递、保 管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。 二、原则 法制原则，即通过法律、法规、规章和制度对公文 处理活动加以调整和规范。 实事求事原则，一切从实际出发，使判断合乎实际， 方法措施切实可行。 全面质量原则，必须追求其全部质量指标的优化， 创造全面的优质。 13 时效原则，必须有高度的时间观念，及时而适时地 处置各种事务，维护公文在特定时间范围内的有效性。 集中统一原则，各类工作人员要接受集中统一领导， 要遵守统一的公文处理制度。 党政分工原则，明确党政的职责范围，以保证工作 的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领 导地位和领导作用。 保密原则，确立保密观念，严格执行保密规定，严 格保守党和国家及团体的秘密。 简化原则，为使用工作更有效率，更加优质，应在 保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事务化 繁为简