2016届档案、报到证处理办法及注意事项(2016.5)

2016 届毕业生档案、报到证等处理办法及注意事项 2015 年 11 月 8 日，我院专门召开毕业生年级大会为大家解答档案、报到证等的处理办法和注意事项，仍有 很多同学以时间长记不住或者有事未参会为由，对各项事务一无所知，鉴于这种情况，现将会议内容整理如下， 请同学们认真阅读！ 一、 贵州省普通高等学校毕业生就业协议书和接收函的注意事项及说明 1 贵州省普通高等学校毕业生就业协议书 1、 填写流程如下： 1) 学生本人填写好自己的相关信息、就业意见，本人签名。 2) 用人单位填写信息，并盖章。 用人单位有人事自主权（能保管档案）：仅在“用人单位意见”一栏签用人单位意见，并盖 章。 用人单位没有人事自主权：除了用人单位签字盖章外，还需在“用人单位上级主管部门意见” 一栏，到该单位所在地人才交流中心签字盖章（表示该中心同意接收档案）。 3) 学院意见：分管就业的老师或学院党委副书记签字 学院办公室（资环楼 407 室）盖章。 4) 院学生科登记：将协议书或劳动合同拿到院学生科（资环楼 435 室）进行就业信息登 记，便于寄送档案！ 5) 学校意见：贵州大学招生就业处信息科（北区中山园三楼）签字盖章。 6) 一份提供给对方单位，一份提供给贵州大学招生就业处信息科，一份自己保留。 2、 请保研、考取研究生的同学的同学，5 月 30 日之前，将一式三份空白协议书交回院学生科，在 协议书封面，用铅笔注明姓名、班级。 3、 请签订劳动合同的同学，将一式三份空白协议书连同合同复印件，交到校招就处信息科。 4、 协议书在毕业后两年内都有效，两年内随时都可以使用协议书与用人单位签订协议，到学 院、学校相关部门签字盖章，即可在校招就处信息科办理报到证。 5、 协议书目的是确定就业意向和相关权益，包括擅自解除约定方应支付的违约金等问题。毕业生 毕业离校后，持就业报到证到用人单位报到，就业协议终止，学校将脱离“三方关系”，毕业生 和用人单位应及时签订劳动合同，以确立劳动关系，保障自身利益。 6、 协议书编号唯一，与同学一一对应，签订协议时只能使用自己的协议书！否则将承担相应 的法律责任！ 7、 免研、考研同学的协议书不可以转借、转卖给他人使用！否则将承担相应的法律责任！ 2 接收函 对于尚未与用人单位签订协议书或正式的劳动合同，正处于试用期的同学，可以请单位出具的 接收函，用于“档案保留”或打印报到证。请于 6 月 14 日之前交到院学生科。 【注意】接收函不具有法律效力！不占对方单位的编制！也不能保障同学们自身的利益！ 接收函格式如下（同时也已上传至班长支书工作交流群中）： 接收函 经考察，同意接收 到我单位工作。 单位名称（盖章）： 年 月 日 组织机构代码： 单位性质： 单位所在地： 单位行业： 单位联系人： 单位联系人电话： 邮政编码： 单位地址： 二、 人事档案处理办法 “学籍档案”是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记 录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。 “人事档案”由学籍档案转换而来，毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由 学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是 通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以 实现。 党员材料本科生毕业时，学院将“党员材料”装入“学籍档案”，以 EMS 方式共同寄往接收单位。 特别提示：更换工作单位的，在一年之内（即完成“转正定级”之前），要及时将新单位的相关材料（如： 新的报到证）存入本人档案，否则可能会对本人的干部身份确认和连续计算工龄产生影响。 1 已经签订协议书或劳动合同的同学 1、 毕业后，档案发往协议书或劳动合同上的档案接收单位。 2、 特殊情况：北京、上海、深圳、广州等城市，需要指标才能落户。毕业前无指标的，由同学们自行 联系人才交流中心保管档案，学院根据同学们提供的调档函寄出档案；在当地人事局提供接 收证明或批文后，同学们尽快将档案和户口迁到工作地。 2 提供接收函的同学6 月 14 日前交到院学生科 1、 凭接收函打报到证的 1 单位提供调档函，寄往工作单位； 2 自行联系人才市场，根据调档函寄往人才市场； 第 3 页 共 11 页 3 想将档案留在贵阳，但是未能自行联系好人才市场，可本人提出档案保留申请，由学院将档 案寄往贵阳市人才交流中心。本条仅适用于提供了接收函的贵阳市本地户籍毕业生或者单位在贵阳 的非贵阳籍毕业生。 4 报到证开到用人单位，可计算工龄。 5 特别说明：换工作的话，改派手续与签三方协议或劳动合同的同学一样。 2、 不需要打报到证的 1 寄往生源地教育局，同“回地区二分”的情况； 2 单位提供调档函，寄往工作单位； 3 自行联系人才市场，根据调档函寄往人才市场； 4 想将档案留在贵阳，但是未能自行联系好人才市场，可本人提出档案保留申请，由学院将档 案寄往贵阳市人才交流中心。本条仅适用于提供了接收函的贵阳市本地户籍毕业生或者单位在贵阳 的非贵阳籍毕业生。 5 报到证开到生源地教育局（称为“回地区二分”），不可计算工龄。 【注意】 1 接收函对用人单位没有影响或约束，因此请及时签劳动合同。 2 寄往工作单位或人才市场这两种处理办法，请同学们自行根据单位情况决定采取哪种办法并与对 方联系好，请对方提供调档函，以确保对方愿意接管档案。 3 报到证是计算工龄、转正定级的凭证，请同学们在毕业离校前尽快办理好报到证事宜。 3 免试、考取研究生的同学 1、 本校研究生 根据对方学院提供的调档函或录取通知书，直接将档案转给相关学院研究生科。 2、 外校、外院研究生 1) 根据对方学校提供的调档函，以 EMS 方式寄往对方学校。 2) 请所有考取外校或外院研究生的同学，于 2016 年 6 月 14 日（周二）之前，将以下资料之一交到 院学生科办公室，以便及时寄送档案。 1 录取通知书复印件一份。若暂时未得到通知书，则提供调档函或预录取证明 ； 2 调档函原件一份。 特别说明：请免试、考取研究生的所有本科毕业生同学，2016 年 5 月 30 日（周一）将空白协议书交回 院学生科，封面用铅笔写上姓名和班级。 4 定向的同学：在学生提供定向单位同意解除定向协议书面文件之前，档案转交校学生处学生科发往定向 单位。 5 待业的同学（“回地区二分”回生源所在地进行第二次分配）： 1、 原籍在贵阳的：发往贵阳市人才交流中心。 2、 原籍在地州市的：按照学校招就处提供的单位，发往当地教育局或就业指导中心。 建议： 1毕业后的一个月以内，到报到证所在单位报到，确保对方妥善保管本人档案。 2及时报到，这样，一旦有合适的工作机会，该单位可在第一时间通知到同学们。 6 档案保留 1、 “档案保留申请资格” 如下： 1) 提供接收函并申请档案保留的。 2) 选调或公务员招考进入面试环节，正等待政审的；参加“大学生志愿服务西部计划”或汉语志 愿者，并被录取的。此项是否能办理档案保留，以学校招就处通知为准。请属于此条情况的同 学，6 月 14 日前到院学生科登记。 2、 档案保留流程如下： 1) 具备“档案保留申请资格”的同学，在 6 月 14 日之前，向院学生科提交书面档案保留申请； 2) 学院审核； 3) 7 月中，学院将档案统一发往贵阳市人才交流中心贵大分理处进行保管； 3、 提供接收函申请档案保留操作流程： 1) 仅用接收函办理档案保留的，于 6 月 14 日之前 提供了接收函的贵阳市本地户籍毕业生或者单位在贵阳的非贵阳籍毕业生，将接收函和档 案保留申请书交到院学生科。 2) 仅用接收函办理报到证的，于 6 月 14 日之前： 带着接收函到院学生科登记信息； 将接收函、凭接收函打报到证的申请书和一式三份空白就业协议书交到北区招就处 信息科。 3) 用接收函同时办理“档案保留”和报到证的，于 6 月 14 日之前 带着接收函到院学生科登记，交档案保留申请书； 将接收函、凭接收函打报到证的申请书和一式三份空白就业协议书交到北区招就处 信息科。 4、 贵州省人才交流中心地址：贵阳市毓秀路 18 号 5、 贵阳市人才交流中心贵大分理处地址：贵州大学北校区中山园三楼（校招就处内） 贵阳市人才交流中心公共人事部地址：贵阳市延安中路 88 号贵阳市人力资源市场六楼（紫林庵） 6、 说明： 1)资环学院 2016 届毕业生档案转寄，由院学生科负责。 2)档案转寄时间大概在 7 月 10 日左右，学院将毕业生登记表、学年鉴定表、毕业论文、 成绩单和体检表等装入档案后，统一经 EMS 寄出。 3)请同学们最晚于在 6 月 14 日之前将协议书或劳动合同或接收函带到院学生科来登记， 以便在尊重大家意愿的前提下明确档案转寄地址。 4)档案寄出后，院学生科会把档案转寄地址和 EMS 快递单号发到各班 QQ 群共享中，请大家及时到 档案接收单位查询档案接收情况！ 第 5 页 共 11 页 【关于档案，毕业生需要注意的】 真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖 证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制，丢失后无法补办，请一定要重视自己的档案。 在这里，提醒大家在档案转递时要注意几点： 1. 在没有搞清楚用人单位是否具有人事自主权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个 单位所在地的人才交流中心去。否则，可能会发生个别单位把学生的档案弄丢或是扣住不放的情况。 2. 要询问清楚用人单位的性质，如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是 有人事自主权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，学生的档案要 存放到单位所在地的人才中心。 3. 档案的转递是有规定程序的，在离开学校之前最好弄清楚你的档案转寄时间和地址。因为在现阶段， 主管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等，比较乱。而且档案转进 转出比较麻烦，最好一步到位。 4. 离开学校一月后，到档案接收单位查阅自己档案传递情况，要明确自己的档案是否已经到达接收单位。 三、 户口注意事项 我校学生户籍由贵州大学保卫处户籍科（北区）进行管理，户口迁入贵大的学生，毕业时由户籍科根据学 生本人填写的户口迁出地址办理户口迁移证。户籍科咨询电话注：就业报到证、户口迁移证、毕业证是毕业生在就业单位所在地办理落户手续必须递交的 材料。 户口迁移证是公民的户口所在地变动时，由原户口所在地迁往新落户地址的凭证，是户口跨市迁移的 凭据，不能做为户口使用。持证人到达迁入地后，须在有效期内(目前有效期为 30 天）将户口迁移证交给户口登 记机关申报入户。 四、 就业报到证处理办法 毕业生到工作单位报到时，须持报到证。学校相关部门依据报到证为毕业生办理档案转递、组织 关系转移和户籍转迁等手续，就业单位所在地的公安部门凭报到证为毕业生办理落户手续，用人单位凭 报到证为毕业生办理相关工作手续。 报到证一式两联，毕业生持蓝联到用人单位报到或办理落户手续，白联由学校装入毕业生档案。 毕业生除特殊情况（如：录取研究生、专升本、出国、出境上学、贵阳市未落实就业单位及虽已签就业协 议，但手续不完善等）外，一般毕业时都应领取报到证。 （1）主要用途 1将毕业生的学生档案转成干部档案（干部身份证明）； 2到接收单位报到的凭证； 3连续计算工龄的凭证（工龄从打报到证的当天计算 ）； 4证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生； 5凭报到证及其它有关材料办理户口手续； 6参加职称评定；办理工作调动（必须是干部档案方可办理）；办理养老保险、政审等事宜； 7人才服务机构存档的证明； 8接管党组织关系。 （2）处理办法 1. 已经签订协议书或劳动合同的同学 1) 报到证打协议书或劳动合同上注明的用人单位。 2) 用人单位在北京、上海、深圳、广州的，请自行到校招就处熊老师处咨询办理，电话 8292329。 2. 提供接收函的同学 1) 提交了接收函和凭接收函打报到证的申请书，并交回一式三份空白协议书的，毕 业时有报到证； 2) 未交凭接收函打报到证的申请书的，报到证参照“回地区二分”的处理。 3. 尚未就业（回地区二分）的同学 1) 生源地是贵阳（不含三县一市）的，没有报到证； 2) 生源地是贵阳以外地区的，有报到证，接收单位大多是“生源地教育局”； 3) 此类报到证不能计算工龄。 （2）毕业后新开、变更报到证 1. 新开（回地区二分的） 1 毕业后两年内，凭毕业证、原报到证和签好的协议书或劳动合同到校招就处信 息科（北区中山苑三楼）办理。 2 毕业后签订劳动合同需要打报到证的，要把空白的协议书交回信息科。 2. 变更（毕业前签工作或用接收函打报到证的） 1 毕业后两年内，可以办理； 2 毕业后一年内换工作，即未进行转正定级的，需到校招就处信息科办理新的报到证，工龄以 新报到证的日期计算； 3 毕业后一年以上换工作，已进行转正定级的，不用再办理新的报到证。 【注意】： 1.回地区二分的同学的报到证不能作为工龄计算的凭证！ 2.请已经签订协议书或劳动合同的同学，在 2016 年 6 月 14 日以前一定要交到校招就处信息科， 便于打印报到证！ 3.需要用接收函打报到证的同学，请于 6 月 14 日之前到院学生科登记，然后于 6 月 16 日之前把材 料交到校招就处信息科，便于打印报到证！ 4.报到证由校招就处信息科统一办理，毕业生领取毕业证、学位证和户口迁移证的同 时，在院学生科领取。 5.报到证在毕业后两年内都可以办理新开、变更手续。两年后，不再出具报到证！ 第 7 页 共 11 页 五、 关于考取研究生的同学补充通知 1、 请所有考取外校、外院研究生的同学，于 2016 年 6 月 14 日之前，将以下资料之一交到学生科办公 室，以便及时寄送档案。 1 录取通知书复印件一份。若暂时未得到通知书，则提供调档函或预录取证明； 2 调档函原件一份。 2、 所有毕业生的档案，最快在 7 月初才能装齐所有材料，对于要求在 7 月初以前寄送档案的学校，请 学生本人与对方学校进行沟通，说明情况，看看能否在毕业的时候统一寄送。 与对方学校沟通过程中有问题的话，请及时与院学生科进行反映。 3、 所有免试和考取研究生的同学，须于 5 月 30 日之前将一式三份空白的高等学校毕业生就业协议书 交回院学生科，方可办理相关的毕业手续。 六、 应届毕业生应征入伍（预征兵） “大学生预征报名系统” ： / 填写报名信息（包括个人基本信息，联系方式信息，学费/贷款信息和照片）。 注意事项：报名信息确认后无法再进行修改，请确认信息准确无误后，再点击提交按钮确认，完成网上报 名。 办理流程：网上报名 学生自行下载打印预征登记表、存根及学费补偿、国贷代偿表 相关部门鉴定并签字盖章 预征登记表和存根 交到院学生科；学费补偿和国贷代偿申请表交 校资助管理中心贷款办 学校签字盖章后返还给本人 学生本人毕业离校后到户籍所在地应征。 确定为预征对象的高校毕业生，将户口迁回入学前户籍所在地，全国征兵工作开始前持相关表格到入学前 户籍所在地县级兵役机关报名应征。通过体格检查、政治审查并符合其他条件的，由县（市、区）人民政府征 兵办公室批准入伍。 离校前未参加预征报名的，征兵时直接到入学前户籍所在地县级兵役机关报名应征，并登录“大学生预征报 名系统”，在线填写、打印登记表和申请表，返回原毕业学校签字盖章，仍可享受国家鼓励高校毕业生 应征入伍的各项优惠政策。 往届毕业生应征入伍，不享受“学费补偿、国贷代偿”政策。 七、 党、团组织关系 1. 党组织关系：中共正式党员、预备党员，毕业前必须到院党委（院党政办公室，资环楼 407 室，0851- 83627126），将组织关系转走，否则半年后按照自动脱党处理。 注：党员材料装入学籍档案，采用 EMS 的方式共同寄往接收单位。 2. 团组织关系：由院团委统一在“离校系统”中办理。需要团组织关系介绍信的，请联系院团委组织 部。 八、 就业手续的办理程序 （1）毕业离校前找到工作单位的 1. 就业协议书签订程序： 学生本人填写毕业生情况及应聘意见 用人单位意见及盖章 学院意见及盖章 院学生 科登记 校招就处信息科意见及盖章 办理报到证 到单位报到上班。 2. 劳动合同签订程序： 学生和用人单位意见及盖章 院学生科登记 交合同复印件一份到校招就处信息科（带合同 原件备查） 办理报到证 到单位报到上班。 （2）毕业生办理违约手续（毕业前） 违约指毕业生已经同用人单位签订协议书，尚未办理报到证（毕业离校前），因自己或 用人单位的原因，需要解除劳动关系，并更换新的协议书的。 办理流程：学生本人准备好所需材料 学院审核、签字盖章 校招就处信息科办理违约手续。 所需材料： 1) 原单位退函：原单位同意解除协议（合同）的书面文件，并办理好与对方的相关解约手续。 2) 新工作单位的接收函：表示同意接收。 3) 改派申请：学生本人提出书面申请，党委副书记审批签字，然后到院办盖章。改派申请 写清楚违约的原因，是否已经办理好与原单位的违约手续等内容。 4) 原来的协议书（单位的和个人的共两份）。 （3）毕业生办理改派手续（毕业后） 改派指毕业生持报到证到单位报到并工作后，由于种种原因，需要更换新单位的。 办理流程：持原接受单位退函（并办理好与对方的相关解约手续）、与新单位签订的协议书或劳 动合同和原报到证，直接到校招就处信息科办理改派手续。 （4）毕业生办理缓派手续（离校时未找到工作单位的，回地区二分的） 当年毕业时不符合办理报到证的毕业生均属于缓派，待落实工作单位后，持毕业证、协议书（或 劳动合同），到校招就处信息科办理报到证。 缓派、回地区待派或需改派的毕业生，必须在毕业两年内办理参加工作或改派手续，超过两年不再办 理。 九、 离校手续办理流程 （1）电子离校服务系统 网 址：21/lxdxt/ 用户名和密码：等候校学生处通知。 （2）毕业生体检： 时间、地点：6 月 5 日 8:00，空腹，新校区东区医疗服务点（东一（国防生公寓）一楼） 毕业生体检请各班班长负责组织，以班为单位按时参加，毕业生体检表要装入学籍档案，请大家重视， 勿缺！ （3）毕业照 时间：2016 年 6 月 8 日中午 12:30（暂定） 地点：资环楼门口（暂定） 第 9 页 共 11 页 毕业照是毕业前，同学与老师的留念。请所有同学按时参加！ （4）资环学院毕业生晚会 时间：2016 年 6 月 13 日 19：00(提前半小时入场) 地点：北区大礼堂 这是大学四年最后一次展现自我的舞台，请踊跃参加！ 师弟、师妹们为这台晚会付出了辛勤的劳动，请全体毕业生参加！ （5）贵州大学 2016 届毕业典礼 时间、地点：等候学校通知，约 6 月底。 要求：所有毕业生参加。 家长想观礼的，请于 6 月 14 日前到院学生科登记（学生本人和家长的姓名和联系方式），便于学校为 前来观礼的家长安排座位。 （6）未就业同学信息登记 1. 统计信息的目的： 1 便于学院与未就业同学保持联系，一旦学校、学院或者老师有就业信息，可以第一时间通知到 同学。 2 便于学院了解同学的就业状况。 2. 统计信息的内容 1 本人联系方式：手机、QQ、E-mail； 2 家庭联系方式：家长手机、家庭座机 3. 如联系方式有变动，请及时告知学院学生科。 4. 请尚未就业的同学，将以上信息报给本班班长，请班长统计好后，于 6 月 27 日（周一）前交电子 档到院学生科。 （7）因挂科不能正常毕业的 可在教育部规定年限内，修读完所欠课程，成绩合格后，根据毕业证、学位证授予文件，向院教务科 提出申请，审核通过后，领取两证。 注：具体办理流程、所需材料及授予条件、结业和留级等内容，请咨询院教务科 （8）离校手续办理流程 1. 各班管理班费的班委，将班费的支出情况整理清楚，将班费的使用清单上传到本班 QQ 群上，进 行账务公开。 2. 电子离校系统开放后，学生本人进入“贵州大学电子离校服务系统”核对本人离校手续办理情况， 所有手续办理完成后，自行下载打印出离校清单。 3. 6 月底、7 月初（具体时间地点另行通知），凭离校清单到学院教务科（资环楼 406）领取 毕业证和学位证，同时，到院学生科（资环楼 435）领取报到证和户籍迁移证。 十、 证书代领须知 1. 原则上毕业证、学位证、报到证、户口迁移证必须学生本人亲自领取！ 2. 因极特殊原因无法亲自领取，需要他人代领的，请按以下说明办理： 1 学生本人写一份委托书。写清楚必须请他人代领的原因，本人身份证号，代领人姓名、性别、 班级（单位名称）和身份证号；落款写清楚本人姓名、班级和日期，并盖手印。 2 将学生本人一寸免冠照片和代领人一寸免冠照片，贴在委托书下方。 3 附学生本人和代领人身份证复印件。 十一、 相关部门联系电话 校招就处信息科：88292329 学院学生科：83626706 校招就处就业指导科：88292215 学院办公室：83627126 校保卫处户籍科：88292210 学院教务科：83653726 校 医 院：88292067、836