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文档简介

关 于 控 股 公 司 成 员 企 业 和 职 能 部 门 召 开 例 会 召 开 情 况 的 调 查 报 告 根据集团领导在控股公司 2005 年第二次执委会上的相关指示精 神,控股公司*年 8 月 26 日下发了关于加强日常会议管理的通知 。为了充分掌握控股公司基层单位和职能部门召开例会的情况召开现 状,便于控股公司针对存在问题有的放矢地规范加强例会管理,控股 总经办近期利用发放调查表的方式,对成 员 企 业 和 职 能 部 门 召 开 例 会 的 情 况 组织 了例会召开进 行了情况调查,现将有关情况报告如下: 一、成员企业例会调研和分析 1、.总体情况 本次调查共发放会议调查表 58 份,有 57 家单位反馈了例会召开 情况,反馈 率 98%。根据调查了解的情况,绝 大多数成员企业目前已 建立了晨会早餐会(早餐会晨会)和周例会制度,坚持定期召开月度例 会、工程例会、质量例会、安全例会等不同 类 型的综合(专题)例会,除 晨会早餐会(晨会)外,其它例会普遍建立会议签到制度,并形成会议 纪要备查。具体情况参见下表: 控股公司成员企业例会调查统计表 调查范围 控股公司各成员企业及直属单位 反馈情况 发放调查表 58 份,收回 42 份,另有 15 家采用电话方式反馈,反馈率 98%。调查反馈 情况 未反馈企业 1 家单位:鹿泉富新。 晨 会 (早餐会) 每日召开晨会的有 37 家,占反馈单位的 65%; 每周隔日召开晨会的有 3 家:日照、胶南、淮安(隔日下 班前召开例会); 未 召 开 晨 会 的 有 17 家 ,占 反 馈 单 位 的 30%:工 程 公 司 、燃 发 展 、滁 州 、肇 庆 、汕 头 、寮 步 、湛 江 、东 莞 莞 樟 、东 莞 长 安 、 北 海 、株 洲 、台 州 、长 沙 、烟 台 、湖 州 、莱 阳 、金 华 。 周例会 每周召开例会的有 47 家,占反馈单位的 83%; 实行双周例会的单位有 4 家:邹平、汕头、工程公司、 燃发展;周例会频次不定的单位有 2 家:东莞长安、北海。 未 召 开 周 例 会 的 单 位 有 4 家 :肇 庆 、湖 州 、永 康 、台 州 。 例会召开 情况 部分单位未 建立晨会和 周例会的原 因解释 公司刚成立,制度有待健全; 单位无食堂,不具备召开早餐会条件; 直属单位领导参加集团早餐会; 自认为单位规模小,沟通方便,例会频次可低一点; 以部 门为单位召开例会,自 认为不需要召开公司层面 例会。 晨 会 班子成 员和中层以上干部参加的有 35 家,占反馈单位 的 61%; 只 有 班 子 成 员 参 加 的 有 5 家 :新 乡 、商 丘 、常 州 、华 鼎 、石 家庄。参会人员 范围 周例会 班子成 员和中层以上干部参加的有 48 家,占反馈单位 的 84%; 只有班子成员参加的有 5 家:新乡、长沙、烟台、 东莞 长安、北海。 晨 会 晨会考勤的有 15 家,占反馈单位的 26%:巢湖、亳州、 商丘、盐城、海安、泰兴、廊坊、青岛、聊城、邹平、新城、 衢州、温州、平谷、贵港。 晨会未考勤的有 25 家,占反馈单位的 44%。例会考勤 情况 周例会 周例会考勤的有 44 家,占反馈单位的 77%。 周例会未考勤的有 9 家:新乡、开封、 连云港、常州、密 云、廊坊、蚌埠、东莞长安、北海。 晨 会 晨会形成纪要的有 5 家,占反馈单位的 9%:聊城、盐城、 连云港、东莞、衢州。 晨会未形成纪要的有 35 家,占反馈单位的 61%。 会议纪要 周例会 周例会形成纪要的有 44 家,占反馈单位的 77%; 周例会未形成纪要的有 9 家,占反馈单位的 16%:商丘、 新乡、开封、湘潭、密云、桂林、华鼎、 东莞长安、北海。 说 明 本次调查的重点是晨会和周例会召开情况,未统计各公司专题例会及下属部门层面召开的例会。 2、.主要问题 通过调查和分析,目前成员企业例会管理中主要存在三类问题: 部分单位对例会重要性 认识不够,晨会早餐会(晨会)制度落 实不到位,会议管理不够规范。 早 餐 晨 会 和 周 例 会 是 沟 通 协 调 本 单 位 工 作 、传 达 上 级 单 位 指 示 、 增 进 沟 通 交 流 的 有 效 方 式 ,是 新 奥 多 年 形 成 的 优 良 传 统 和 做 法 。事 实 证 明 :建 立 并 规 范 的 例 会 制 度 对 于 成 员 企 业 的 正 常 开 展 各 项 经 营 管 理 工 作 很 有 是 必 要 的 。 但 部 分 成 员 企 业 对 例 会 的 重 要 性 缺 乏 足 够 的 认 识 ,以 这 样 或 那 样 的 理 由 和 借 口 作 为 托 词 不 建 立 早 餐 晨 会 和 周 例 会 制 度 ,这 其 中 既 有 新 公 司 ,也 有 老 公 司 (如 滁 州 )。即 使 是 建 立 例 会 制 度 的 单 位 ,会 议 管 理 也 需 要 进 一 步 规 范 ,比 如 部 分 单 位 不 作 未 进 行 会 议 考 勤 、开 会 会 后 没 有 形 成 会 议 纪 要 等 。 例会主题不统一例会议题不统一,会议内容有待规范。 从集团建立例会的初衷看,周例会的汇报主议题应包括上周完成 工作、本周主要工作计划、需要协调解决的问题,早餐晨会的汇报主 议题则侧重于前一天主要工作进展、当天主要工作计划和需要协调解 决的问题。 但从调查结果看,目前各公司晨会早餐会(晨会)和周例会的议事 主议题主要分为三种类型:有的公司侧重于工作计划和总结,有的公 司侧重于工作沟通和协调,少数公司则笼统称之为“日常经营管理” 。 参会人员范围不一致,影响例会的决策质量和执行效率。 为提高会议效率、控制会议成本,要合理控制例会参会人数是必 要的, 。从目前各单位的班子配置情况和部门设置情况看,例会参会人 员范围定为班子成员和部门主任参加较为合适。 从调查看,大部分公司召开例会时班子成员和部门主任参加,但 个别公司召开晨会和周例会时只有领导班子成员参加,今后应适当扩 大参会人员范围。 3、.值得推广的经验和做法 在本次例会经过调查中,总经办认为盐城新奥执行例会制度较好, 其的经验和做法值得推广: 晨会时间与议题 内容:每天早晨 7:45,在公司会议室召开公 司领导班子和中层干部每天早上七点四十五分在公司会议室召开晨 会,公司领导轮流担任一个月会议主持人,通常会议时间通常控制在 半小时之内。会议主议题是通报、交流公司内外信息和各项工作进展 情况,协调 解决有关问题,部署各项临时性任务,并且明确每项工作 任务都的明确承办部门和时限要求。 纪律保证:综合办主任 负责晨会由综合办主任负责考勤,参会 人员不得无故缺席,确有特殊原因须提前向主持人请假。 跟催和考核措施: 每天会后, 综合办当天将会议内容整理成纪要,并编制部门执 行力检查反馈表(内容分为四项:工作任务、承 办部门、措施落实情况 和执行结果) ,反馈给各部门并跟催督办。 每周一晨会作为公司的周例会, 。首先由计统科汇报上周经营 指标完成情况及本月经营指标完成进度,并对指标偏差进行分析;然 后由综合办汇报上周晨会布置任务的完成情况,对未按时完成任务的 部门进行通报;最后由,公司领导对一周工作情况进行分析、点评,协 调解决公司当前工作中的重大问题,部署落实本周重点工作,并将上 周未完成事项继续列入本周跟催目标。 公司在部门绩效考核指标中设立 10 分 “部门执行力”分,由 综合办负责考核;对综合办设立 10 分“执行力追踪” 分,由计统科负责 考核,形成一个良性互动的监督机制。 4、改进措施 针 对 成 员 企 业 例 会 管 理 中 存 在 的 问 题 ,总 经 办 拟 计 划 采 取 以 下 三 项 改 进 措 施 : 落实集团领导指示精神,督 导成员企业尽快建立健全例会制 度。 对于尚未建立早餐会(晨会)和周例会制度的成员企业,逐个协调 落实建立例会制度。对于已建立例会制度但尚不够规范的成员企业, 有针对性地指导规范完善会议管理。 加大例会监督检查力度,建立会议检查考核机制。 自 9 月起,总经办明确专人(任秀丽)负责对成员企业的例会督查, 每月随机抽查 8 家企业,了解当月例会召开情况、会议纪要及会议议 定事项的执行跟催情况。 针对例会检查中发现的问题,总经办负责与该成员企业总经理进 行沟通,提出改进意见,并与成员企业季度考核挂钩(凡抽查中发现 的例会制度执行不到位的单位,视情形扣减考核分 1-3 分)。 提炼并推广成员企 业例会管理的经验做法,出台成员企业例 会管理规范, 树立控股公司例会管理标杆企业,引导成员企业不断 改进例会管理手段和方法,提高例会召开效果。 通过此次例会检查,不仅反映了部分成员企业在例会管理方面存 在的问题和不足,也反映出控股公司总经办在成员企业例会管理方面 还存在工作盲点, 。总经办 已将规范成员企业例会管理列为部门下半 年的工作改进要项,争取下半年在此方面有较大的提升和改进观。 二、控股公司职能部门会议现状调查和分析 1、总体情况 9 月初,总经办对控股公司 9 个职能部门召开内部召开会议状况 进行了书面调查,调查结果显示:目前职能部门会议管理情况较为规 范,大部分部门建立了周例会(或双周例会)和月度例会制度,能够使 部门的日常工作得到充分沟通和及时协调;各部门还根据业务需要建 立了项目性和临时性工作的沟通协调会议机制;此外,部分部门还建 立了民主生活会、大型活动组织的总结检讨会制度等,丰富了职能部 门的会议形式和内容。 控股公司职能部门会议现状调查统计表 会议 会议 类型 现状 部门名称 周例会 (双周例会) 月度例会 其它会议 财务部 召开部门领导召开周例会,无纪要。 召 开 部 门 全 员 召 开 月 度 例 会 ,邀 请 总 会 计 师 参 会 ,并 形 成 纪 要 。 做 年 报 、中 报 期 间 每 天 开 沟 通 协 调 会 ,相 关 人 员 参 会 ,无 纪 要 。 系统管理部 召开部门全员召开双周例会,无纪要。 不 召 开 月 度 例 会 不 定 期 召 开 部 门 相 关 人 员 不 定 期 召 开 专 题 会 议 , 无 纪 要 。 经营计划部 不 召 开 周 例 会 召 开 部门全员召 开 月 度 例 会 ,并形成纪 要。 每月召开部门全员每月 开民主生活会,并形成 纪要。 客户关系部 每 周 召 开 部 门 全 员 每 周 召 开 周 例 会 ,并 形 成 纪 要 。 不 召 开 月 度 例 会 营销总监和部门全员每 季度召开总监工作会议, 并形成纪要。 审算中心 不 召 开 周 例 会 不 召 开 月 度 例 会 部门全员和造价总监每 季度召开部门工作会议, 并形成纪要。 技术质量安全部 不 召 开 周 例 会 部门召 开 在廊所有 成员召 开 月 度 例 会 , 并形成纪要。 视 情 确 定 。 人力资源部 召开部门全员召开 周例会,并形成纪要。 召 开 部门全员召 开 月 度 例 会 ,并形成纪 要。 部 门 每 季 度 召 开 民 主 生 活 会 ,并形成纪要; 不 定 期 召 部 门 相 关 人 员 不 定 期 召 开 专 题 会 议 , 无 纪 要 。 项目开发部 召开部门全员召开周例会,无纪要。 召开部门全员召开 月度例会,并形成纪 要。 不定期召开部门全员不 定期召开项目讨论会, 并形成纪要; 不 定 期 召 开 部 门 相 关 人 员 不 定 期 召 开 标书等文 件制作的协调会,无纪 要。 总经办 召开部门全员召开 双周例会,并形成纪 要。 召开部门全员召开 月度例会,并形成纪 要。 参 加 活 动 组 织 的 全 体 人 员 不 定 期 召 开 大 型 活 动 总 结 检 讨 会 ,并 形 成 纪 要 。 2、分析和建议 就职能部门各类会议形成纪要的情况来看:月度例会的情况最好, 所有部门的月度例会都能形成书面会议纪要;而周例会情况则欠佳, 只有 50的部门能够形成书面会议纪要;此外,大部分临时性协调会 和专题会议都未形成书面会议纪要。 为提高会议议定事项的执行效果,建议各部门进一步加强会议管 理,尤其是周例会和重要的项目性会议,要注意形成书面的会议纪要。 修改说明: 1 内容比较充实,注重用事实说话。比较系统地反映了公司 职能部门以及成员企业例会制度的现状; 2 表达简要,表格形式直观简洁,很好。 3 层次序号要规范。 “一、 ”“(一) ”“1.”“(1) ” 4 语言表达顺序要仔细推敲,避免歧义。 如:部门全员召开周例会,并形成纪要。 可以理解为:部门全员是会议召集人。但不符合常规。 可以理解为:部门全员是会议参加人。 正确含义:召开部门全员周例会。? 部门在廊所有成员召 开 月 度 例 会 ,并形成纪要。 可以理解为:部门在廊所有成员都是召集人。 还可以理解为:部门召开

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