4 关于控股公司成员企业和职能部门例会召开情况的调查报告

关 于 控 股 公 司 成 员 企 业 和 职 能 部 门 召 开 例 会 召 开 情 况 的 调 查 报 告 根据集团领导在控股公司 2005 年第二次执委会上的相关指示精 神，控股公司*年 8 月 26 日下发了关于加强日常会议管理的通知 。为了充分掌握控股公司基层单位和职能部门召开例会的情况召开现 状，便于控股公司针对存在问题有的放矢地规范加强例会管理，控股 总经办近期利用发放调查表的方式，对成 员 企 业 和 职 能 部 门 召 开 例 会 的 情 况 组织 了例会召开进 行了情况调查，现将有关情况报告如下: 一、成员企业例会调研和分析 1、.总体情况 本次调查共发放会议调查表 58 份，有 57 家单位反馈了例会召开 情况，反馈 率 98%。根据调查了解的情况，绝 大多数成员企业目前已 建立了晨会早餐会（早餐会晨会）和周例会制度，坚持定期召开月度例 会、工程例会、质量例会、安全例会等不同 类 型的综合（专题）例会，除 晨会早餐会（晨会）外，其它例会普遍建立会议签到制度，并形成会议 纪要备查。具体情况参见下表： 控股公司成员企业例会调查统计表 调查范围 控股公司各成员企业及直属单位 反馈情况 发放调查表 58 份，收回 42 份，另有 15 家采用电话方式反馈，反馈率 98%。调查反馈 情况 未反馈企业 1 家单位：鹿泉富新。 晨 会 （早餐会） 每日召开晨会的有 37 家，占反馈单位的 65%； 每周隔日召开晨会的有 3 家:日照、胶南、淮安（隔日下 班前召开例会）; 未 召 开 晨 会 的 有 17 家 ，占 反 馈 单 位 的 30%：工 程 公 司 、燃 发 展 、滁 州 、肇 庆 、汕 头 、寮 步 、湛 江 、东 莞 莞 樟 、东 莞 长 安 、 北 海 、株 洲 、台 州 、长 沙 、烟 台 、湖 州 、莱 阳 、金 华 。 周例会 每周召开例会的有 47 家，占反馈单位的 83%； 实行双周例会的单位有 4 家：邹平、汕头、工程公司、 燃发展；周例会频次不定的单位有 2 家：东莞长安、北海。 未 召 开 周 例 会 的 单 位 有 4 家 ：肇 庆 、湖 州 、永 康 、台 州 。 例会召开 情况 部分单位未 建立晨会和 周例会的原 因解释 公司刚成立，制度有待健全； 单位无食堂，不具备召开早餐会条件； 直属单位领导参加集团早餐会； 自认为单位规模小，沟通方便，例会频次可低一点； 以部 门为单位召开例会，自 认为不需要召开公司层面 例会。 晨 会 班子成 员和中层以上干部参加的有 35 家，占反馈单位 的 61%； 只 有 班 子 成 员 参 加 的 有 5 家 ：新 乡 、商 丘 、常 州 、华 鼎 、石 家庄。参会人员 范围 周例会 班子成 员和中层以上干部参加的有 48 家，占反馈单位 的 84%； 只有班子成员参加的有 5 家：新乡、长沙、烟台、 东莞 长安、北海。 晨 会 晨会考勤的有 15 家，占反馈单位的 26%：巢湖、亳州、 商丘、盐城、海安、泰兴、廊坊、青岛、聊城、邹平、新城、 衢州、温州、平谷、贵港。 晨会未考勤的有 25 家，占反馈单位的 44%。例会考勤 情况 周例会 周例会考勤的有 44 家，占反馈单位的 77%。 周例会未考勤的有 9 家：新乡、开封、 连云港、常州、密 云、廊坊、蚌埠、东莞长安、北海。 晨 会 晨会形成纪要的有 5 家，占反馈单位的 9%：聊城、盐城、 连云港、东莞、衢州。 晨会未形成纪要的有 35 家，占反馈单位的 61%。 会议纪要 周例会 周例会形成纪要的有 44 家，占反馈单位的 77%； 周例会未形成纪要的有 9 家，占反馈单位的 16%：商丘、 新乡、开封、湘潭、密云、桂林、华鼎、 东莞长安、北海。 说 明 本次调查的重点是晨会和周例会召开情况，未统计各公司专题例会及下属部门层面召开的例会。 2、.主要问题 通过调查和分析，目前成员企业例会管理中主要存在三类问题： 部分单位对例会重要性 认识不够，晨会早餐会（晨会）制度落 实不到位，会议管理不够规范。 早 餐 晨 会 和 周 例 会 是 沟 通 协 调 本 单 位 工 作 、传 达 上 级 单 位 指 示 、 增 进 沟 通 交 流 的 有 效 方 式 ，是 新 奥 多 年 形 成 的 优 良 传 统 和 做 法 。事 实 证 明 ：建 立 并 规 范 的 例 会 制 度 对 于 成 员 企 业 的 正 常 开 展 各 项 经 营 管 理 工 作 很 有 是 必 要 的 。 但 部 分 成 员 企 业 对 例 会 的 重 要 性 缺 乏 足 够 的 认 识 ，以 这 样 或 那 样 的 理 由 和 借 口 作 为 托 词 不 建 立 早 餐 晨 会 和 周 例 会 制 度 ，这 其 中 既 有 新 公 司 ，也 有 老 公 司 （如 滁 州 ）。即 使 是 建 立 例 会 制 度 的 单 位 ，会 议 管 理 也 需 要 进 一 步 规 范 ，比 如 部 分 单 位 不 作 未 进 行 会 议 考 勤 、开 会 会 后 没 有 形 成 会 议 纪 要 等 。 例会主题不统一例会议题不统一，会议内容有待规范。 从集团建立例会的初衷看，周例会的汇报主议题应包括上周完成 工作、本周主要工作计划、需要协调解决的问题，早餐晨会的汇报主 议题则侧重于前一天主要工作进展、当天主要工作计划和需要协调解 决的问题。 但从调查结果看，目前各公司晨会早餐会（晨会）和周例会的议事 主议题主要分为三种类型：有的公司侧重于工作计划和总结，有的公 司侧重于工作沟通和协调，少数公司则笼统称之为“日常经营管理” 。 参会人员范围不一致，影响例会的决策质量和执行效率。 为提高会议效率、控制会议成本，要合理控制例会参会人数是必 要的， 。从目前各单位的班子配置情况和部门设置情况看，例会参会人 员范围定为班子成员和部门主任参加较为合适。 从调查看，大部分公司召开例会时班子成员和部门主任参加，但 个别公司召开晨会和周例会时只有领导班子成员参加，今后应适当扩 大参会人员范围。 3、.值得推广的经验和做法 在本次例会经过调查中，总经办认为盐城新奥执行例会制度较好， 其的经验和做法值得推广： 晨会时间与议题 内容：每天早晨 7：45，在公司会议室召开公 司领导班子和中层干部每天早上七点四十五分在公司会议室召开晨 会，公司领导轮流担任一个月会议主持人，通常会议时间通常控制在 半小时之内。会议主议题是通报、交流公司内外信息和各项工作进展 情况，协调 解决有关问题，部署各项临时性任务，并且明确每项工作 任务都的明确承办部门和时限要求。 纪律保证：综合办主任 负责晨会由综合办主任负责考勤，参会 人员不得无故缺席，确有特殊原因须提前向主持人请假。 跟催和考核措施： 每天会后， 综合办当天将会议内容整理成纪要，并编制部门执 行力检查反馈表(内容分为四项：工作任务、承 办部门、措施落实情况 和执行结果) ，反馈给各部门并跟催督办。 每周一晨会作为公司的周例会， 。首先由计统科汇报上周经营 指标完成情况及本月经营指标完成进度，并对指标偏差进行分析；然 后由综合办汇报上周晨会布置任务的完成情况，对未按时完成任务的 部门进行通报；最后由，公司领导对一周工作情况进行分析、点评，协 调解决公司当前工作中的重大问题，部署落实本周重点工作，并将上 周未完成事项继续列入本周跟催目标。 公司在部门绩效考核指标中设立 10 分 “部门执行力”分，由 综合办负责考核；对综合办设立 10 分“执行力追踪” 分，由计统科负责 考核，形成一个良性互动的监督机制。 4、改进措施 针 对 成 员 企 业 例 会 管 理 中 存 在 的 问 题 ，总 经 办 拟 计 划 采 取 以 下 三 项 改 进 措 施 ： 落实集团领导指示精神，督 导成员企业尽快建立健全例会制 度。 对于尚未建立早餐会（晨会）和周例会制度的成员企业，逐个协调 落实建立例会制度。对于已建立例会制度但尚不够规范的成员企业， 有针对性地指导规范完善会议管理。 加大例会监督检查力度，建立会议检查考核机制。 自 9 月起，总经办明确专人（任秀丽）负责对成员企业的例会督查， 每月随机抽查 8 家企业，了解当月例会召开情况、会议纪要及会议议 定事项的执行跟催情况。 针对例会检查中发现的问题，总经办负责与该成员企业总经理进 行沟通，提出改进意见，并与成员企业季度考核挂钩（凡抽查中发现 的例会制度执行不到位的单位，视情形扣减考核分 1-3 分）。 提炼并推广成员企 业例会管理的经验做法，出台成员企业例 会管理规范， 树立控股公司例会管理标杆企业，引导成员企业不断 改进例会管理手段和方法，提高例会召开效果。 通过此次例会检查，不仅反映了部分成员企业在例会管理方面存 在的问题和不足，也反映出控股公司总经办在成员企业例会管理方面 还存在工作盲点， 。总经办 已将规范成员企业例会管理列为部门下半 年的工作改进要项，争取下半年在此方面有较大的提升和改进观。 二、控股公司职能部门会议现状调查和分析 1、总体情况 9 月初，总经办对控股公司 9 个职能部门召开内部召开会议状况 进行了书面调查，调查结果显示：目前职能部门会议管理情况较为规 范，大部分部门建立了周例会（或双周例会）和月度例会制度，能够使 部门的日常工作得到充分沟通和及时协调；各部门还根据业务需要建 立了项目性和临时性工作的沟通协调会议机制；此外，部分部门还建 立了民主生活会、大型活动组织的总结检讨会制度等，丰富了职能部 门的会议形式和内容。 控股公司职能部门会议现状调查统计表 会议 会议 类型 现状 部门名称 周例会 （双周例会） 月度例会 其它会议 财务部 召开部门领导召开周例会，无纪要。 召 开 部 门 全 员 召 开 月 度 例 会 ，邀 请 总 会 计 师 参 会 ，并 形 成 纪 要 。 做 年 报 、中 报 期 间 每 天 开 沟 通 协 调 会 ，相 关 人 员 参 会 ，无 纪 要 。 系统管理部 召开部门全员召开双周例会，无纪要。 不 召 开 月 度 例 会 不 定 期 召 开 部 门 相 关 人 员 不 定 期 召 开 专 题 会 议 ， 无 纪 要 。 经营计划部 不 召 开 周 例 会 召 开 部门全员召 开 月 度 例 会 ，并形成纪 要。 每月召开部门全员每月 开民主生活会，并形成 纪要。 客户关系部 每 周 召 开 部 门 全 员 每 周 召 开 周 例 会 ，并 形 成 纪 要 。 不 召 开 月 度 例 会 营销总监和部门全员每 季度召开总监工作会议， 并形成纪要。 审算中心 不 召 开 周 例 会 不 召 开 月 度 例 会 部门全员和造价总监每 季度召开部门工作会议， 并形成纪要。 技术质量安全部 不 召 开 周 例 会 部门召 开 在廊所有 成员召 开 月 度 例 会 ， 并形成纪要。 视 情 确 定 。 人力资源部 召开部门全员召开 周例会，并形成纪要。 召 开 部门全员召 开 月 度 例 会 ，并形成纪 要。 部 门 每 季 度 召 开 民 主 生 活 会 ，并形成纪要； 不 定 期 召 部 门 相 关 人 员 不 定 期 召 开 专 题 会 议 ， 无 纪 要 。 项目开发部 召开部门全员召开周例会，无纪要。 召开部门全员召开 月度例会，并形成纪 要。 不定期召开部门全员不 定期召开项目讨论会， 并形成纪要； 不 定 期 召 开 部 门 相 关 人 员 不 定 期 召 开 标书等文 件制作的协调会，无纪 要。 总经办 召开部门全员召开 双周例会，并形成纪 要。 召开部门全员召开 月度例会，并形成纪 要。 参 加 活 动 组 织 的 全 体 人 员 不 定 期 召 开 大 型 活 动 总 结 检 讨 会 ，并 形 成 纪 要 。 2、分析和建议 就职能部门各类会议形成纪要的情况来看：月度例会的情况最好， 所有部门的月度例会都能形成书面会议纪要；而周例会情况则欠佳， 只有 50的部门能够形成书面会议纪要；此外，大部分临时性协调会 和专题会议都未形成书面会议纪要。 为提高会议议定事项的执行效果，建议各部门进一步加强会议管 理，尤其是周例会和重要的项目性会议，要注意形成书面的会议纪要。 修改说明： 1 内容比较充实，注重用事实说话。比较系统地反映了公司 职能部门以及成员企业例会制度的现状； 2 表达简要，表格形式直观简洁，很好。 3 层次序号要规范。 “一、 ”“（一） ”“1.”“（1） ” 4 语言表达顺序要仔细推敲，避免歧义。 如：部门全员召开周例会，并形成纪要。 可以理解为：部门全员是会议召集人。但不符合常规。 可以理解为：部门全员是会议参加人。 正确含义：召开部门全员周例会。？ 部门在廊所有成员召 开 月 度 例 会 ，并形成纪要。 可以理解为：部门在廊所有成员都是召集人。 还可以理解为：部门召开