a建立集团化管理协同,创造集团化管理优势

建立集团化管理协同，创造集团化管理优势 我们这里指的集团化并非仅指传统意义上的集团式企业，而是泛指拥有复杂组织层次 的企事业单位，他们对下设的分公司或子机构需要进行统一管理和分级维护，它的管理模 式具有其典型特征。这种多层次组织架构具有规模大型化、布局分散化、组织结构层次化、 组织结构柔性化、市场国际化等特点，因此在管理上就出现了很多有待解决的问题和难点。 如：如何在保证每个子机构系统彼此独立的前提下，实现总部的统一管理以及各机构 间的信息互通；如何在高速扩张中，有效进行管理复制；如何让公司的各个 IT 系统实现贯 通，打通“信息孤岛”；由于经营业务和模式的不同导致管理方式的不同，如何能做到有 效区分和正确管理；如何有效分配集团与下属企业的权力？等等。 上述问题对具有集团化管理特征的客户 IT 系统提出了更高的要求，协同软件的诞生成 为解决上述问题的唯一途径。智联腾华协同平台(TENWA Smart Cooperation)能为集团化管 理的客户提供一套既统一又能相对独立维护的协同系统，它具有“随需应变”的特点， “可自定义”、“可增值”、“可扩展”、“可整合”的特性，可根据集团化客户的扩张 及机构变化随时构建和创建新的应用、有效进行管理复制。而且还能够实现与其它应用的 整合，打通“信息孤岛”，实现自上而下的融汇贯通。 智联腾华协同平台：面向企业集团化的协同系统 智联腾华根据集团化管理的特征，把协同系统框架按照功能分为三部分：集团核心层 功能组件、成员企业层功能组件、集团协同公共组件三部分，这三部分在逻辑上是统一的， 相互之间数据也是集成的。 (1)集团核心层功能组件 1.1 构建能够最终扩展成覆盖整个集团(总部+若干分公司)的统一办公门户平台。同时 要求用户能够自由地在未来任何时候扩展出个性化的子门户，并灵活的提供给特定用户群 体使用。 优点是：用一套统一的系统为各个单位(公司/子机构/部门/特定角色群等)提供办公平 台支持，能够保证数据整体性和数据互通性。然后在界面部署中使用不同的办公门户/子门 户作为数据容器，配合权限保护。就可以部署出“总部办公门户”、“分公司门户”、以 及“总裁门户”、“财务门户”等主题式门户。同时从投资角度考虑，每一家子公司就无 需再独立采购办公系统，节约整体采购成本；更不会出现多套办公系统之间数据割裂信息 孤岛的问题。 1.2 为整个集团提供无纸化办公协作平台。主要应用包括：灵活强大的信息发布平台 (总部信息门户+子公司信息门户+部门主页)；统一的支持各个级别的文档管理平台；电子 化流程审批平台；全配置的项目团队空间等。 (2)成员企业层功能组件 构建能随使用需求变化，进行灵活调整的办公门户系统；构建能随企业的发展，快速 应变的办公门户系统；构建能支持长期使用而不会反过来束缚企业发展的办公门户系统。 优点是：秉承 SOA 的设计理念，系统中的所有页面组成、栏目搭配、模块结构都能够 通过“配置”手段实现灵活自由的调整，而不是必须依靠开发实现。这样，一旦随着系统 的使用深入，需求发生变化时，能够立即对系统进行调整，使其能够动态的不断适应新的 使用需求，满足企业长期发展的需要，避免短期投资。 (3) 集团协同公共组件 企业办公门户系统需要具有很强的整合能力，能够和其它业务系统实现认证整合、数 据整合、界面整合。 优点是：将集团运营过程中产生的业务数据，由门户系统分别采集、按需展现的。以 达到方便数据查询，关键数据分析展现，支持战略决策的目的。让企业的绝大多数管理层 能够直接在门户系统中就能获得各自关心的业务数据。 该层是实现企业集团各层次数据共享与数据集成的保证，企业结构模型将对企业集团 层次的业务规划及任务分配、对成员企业的信息采集方式等产生影响。 Tenwa“乐高”积木模型 集团化管理在技术上对协同系统提出了更高的要求，tenwa 针对企业集团化的特点， 研发定制的“乐高”模型，它实现了： (1)满足数据共享、灵活的分布式访问控制、系统安全性和可靠性高的需求，实现随需 应变.让企业获取全局决策所需的需求汇总、财务数据汇总、全局库存分布情况等信息；能 够将企业的其他办公系统(如 ERP、HR)有效的整合；支持成员企业之间的信息访问需求； 对外部伙伴的信息共享与访问控制。 (2)系统具备良好的可重构、可伸缩性。针对企业集团中的成员企业间具有差异性及互 补性，企业集团的组织结构具有柔性及可重组性，各功能组件能够按需快速重组；针对企 业的兼并重组及基于产业群的灵活协作方式，能够规模可伸缩、功能可裁减、流程可调整 的功能。 (3)集团协同系统及组件的版本可演化性。集团内各成员企业间有着密切的业务联系， 资源互补，利益共享，并常常发生着各种重组与业务流程的调整，相应地，集团协同系统 也必须进行及时的版本演化以满足不断出现的新的需求。因此，tenwa 集团协同系统的版 本演化具有新功能模块的添加及调整，基于已有功能组件的系统重构，以及对已有功能组 件的基于版本兼容性的适应性演化等多方面的内容。 (4)基于 IBM 的 SOA 架构，系统具有良好的扩展性和开放性，方便与其它应用的数据交 换，以及与其它系统衔接以支持业务协同。 三、Tenwa 协同带给企业集团化的价值 (一) 全新的办公管理模式 1、无纸化办公。协同办公系统完全采用电子化进行操作，实现电子审批、电子文档、 电子邮件等无纸化办公，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便、利用率不高等 现象，确保各类资料档案、信息资源得到规范管理，实现数据高度共享。全方位的协同和 信息点的关联紧密连接起企业各个业务环节，实现信息/资源/人之间的统一协同，促进业 务高效、协调的进行，实现信息资源化、传输网络化和决策科学化。 公司领导对整个公司的运作清晰可见，有助于实现全方位、动态的管理，不仅可以从 宏观层面来观察公司的整体运作，也可以深入观察每个细节，能够实时掌控工作进度和过 程情况，方便进行工作管理和监督。 2、规范管理流程、提高工作效率。分工明确，权限清晰，有效优化工作流程，做到 “快速、准确、规范、高效”，提升管理水平。各种流程和文档可随时进行监控、跟踪与 查询，所有待办事宜集中处理，各种信息和工作进展情况集中体现，同时提供邮件、待办 及短信等多种提醒方式，让办公更轻松。此外对于海量、无序、混乱、重复的信息资源， 系统梳理出分类清晰的信息资源树，便于在最短的时间内找到想要的信息资源，大大地节 省查找时间，提高工作效率。 3、打破“信息孤岛”，让沟通与交流畅通无阻。协同办公系统把总部和分支机构的所 有人员连接在一起，提供统一的沟通和共享平台，加强上下级之间、部门与部门之间以及 员工与员工之间的相互协作。同时系统把各种信息集成起来，全面实现数据共享，减少信 息在途时间，提高信息的真实性、准确性、完整性及时效性，为公司各种资源的统一规划、 合理调度、综合利用提供决策支持。 4、实现远程办公和移动办公。总部、各子公司、分公司及出差人员都可以在同一桌面 环境下一起工作，形成信息门户，所有信息和工作一目了然，真正实现随时随地办公。 5、增强企业凝聚力，提高企业快速响应能力。对内增强企业凝聚力，持续产生隐性效 益，对外提高企业的快速反应能力，树立良好形象，形成竞争优势。 (二)确保关键信息/知识得到保障和积累 传统信息传递是通过相互传递纸质或者通过局域网共享等来达到信息的传递过程，这 样信息安全性、可靠性无法得到保证。协同办公系统拥有严格的安全控制数字签名的 ID 认证、7 层数据库权限控制(管理者、编辑者等)、传输数据的数字加密等富有层次的安 全体系，形成了整体的安全性保障。系统数据采用“集中授权、分级管理”的策略。系统 最高管理员可以统一在“系统管理”模块中对各个门户站点的各个应用模块进行授权。各 门户站点或各模块的各级管理员能够有效管理和维护各自负责的应用模块。此外，可以针 对具体的文档设置阅读、编辑、修改、删除等各种权限，同时对具体文档可以控制不允许 拷贝、下载、打印等权限。 (三)节省成本 节约管理成本。有效避免重复和无效劳动，降低工作强度与出错率，同时实现资源 信息网上共享与调度，进行合理分配。 降低运营成本。自动化流程审批以及流程的跟踪监督，有效避免扯皮等内耗。 节省纸张成本。系统全部采用电子化运作，减少文件打印的耗费。 减少沟通成本。支持异地远程办公以及跨组织、跨地域的团队协作空间，大大减少 了差旅成本。 “零扩展成本”。系统采用 SOA 的设计理念，采用组件式模板化设计，根据公司未 来的需要可以采用全程配置来完成，不需要或只需要极少量的二次开发，真正做到“扩展 零成本”，充分保证了投资收益率，降低投资风险。 (四)高效的项目团队协作和监控 目前公司大量的项目管理都是采用在服务器上建立共享目录的方式，对项目过程及阶 段性的文档难以管理和控制。协同办公门户系统可以在 30 分钟灵活构建跨组织、跨地域的 项目团队工作空间，项目组成员可以方便地进行任务安排、沟通交流、项目讨论、文档保 存、进度跟踪、权限控制等工作，项目经理可以实时、动态地掌握项目的进展情况，项目 完成后可以及时撤消，日后还可以随时对项目进行查询。而且这一切完全由业务人员来完 成。 (五)实现知识化管理 系统提供知识管理平台、将日常工作中产生的大量文档以及分散各地的显性知识和隐 性知识有效地进行管理，减少对专