三级秘书证考试_知识点归纳大全

会议筹备方案的拟订 内容：1 确定会议的主题和议题 2 名称 3 议程 4 时间和地点 5 所 需的设备和工具 6 会议文件的范 围以及文印或复制工作 7 与会代 表的组成 8 经费预算 9 住宿和餐 饮安排 10 会议的筹备机构与人员 分工。 作用：确保会议的周密 组织、服务质量和沟通协调到位、 确保领导的意图得以贯彻执行。 电话会议 （适用于规模不大办公 地点相对集中的企业） 交流信息 的特点 1 方便灵活准备时间短回 复迅速是电子通信会议中花费最 少的，更能激发创造性思维容易 修正自己的特点 2 缺少身体语言， 难以进行互动交流缺少文本难以 传递大量细节信息 3 为了提高电 话会议的效率可搭配使用其他通 信方式 4 适用于分公司不远规模 不大的企业 电话会议信息工作要求 1 准确发 出开会信息，说明是否设分会场 强调准时到会 2 认真发放会议书 面信息材料 3 合理安排会场信息 传输设备 4 按时接通电话 5 互相 通报出席情况 6 做好会议记录 视频会议 特点 1 实现了声音图像 同时传送 打破了空间的限制 2 节 省时间费用 3 交流效果好 4 局限 初始准备时间较长投入成本高没 用面对面的互动效果交流不够深 入广泛 要求 1 发出开会信息 2 分 发文件信息资料 3 布置会场 4 设 置于检查会场信息传输设备 5 做 好会议信息准备 6 采用先集中后 分散的形式 7 汇总情况信息 组织视频会议的方法 1 视频会 议的会场 2 做好会场布置工作 配 备和检查设备 3 设备维护 4 为减 少租用通信线路的时间 5 节约费 用 远程会议筹备方案特点 1 远程会 议具有节省时间和金钱,能与电话 服务机构商定使用录音带做永久 记录,且交流更加直接,简短的优 点。 2 远程会议筹备方案拟定时,应预 先了解提供电信会议服务公司的 服务业务,并提前一周与电信会议 服务公司预约,明确提出自己的要 求,并提前将下列内容告诉电信服 务公司：（会议日期、会议起止 时间、会议参加人数、与会者的 电话号码、主持人姓名等。3 会 议程序、议程及其他材料必须提 前寄给与会者，以便他们有时间 准备会议讨论）4 远程会议筹备 方案中要有专人负责检查远程会 议设备是否齐全和正常摆放是否 符合要求 会务机构分工的要求：会务机构 分工主要指定会议组织部门和人 员落实.会务机构的各部门需明确 各息的任务和要求.具体要求:1 要 根据会议的规模和类型组织人员 队伍 2 会务机构要分工明确、责 任到人 3 加强协调，定期沟通 会议筹备方案的制定程序 1 组建 会议筹备委员会 2 分成筹备小组 3 形成筹备方案 4 领导审核方案 检查会务筹备情况检查内容：会 议准备是否充分、会议期间能否 排除各种干扰、环境条件与用品 准备、文件材料的准备情况、会 场布置情况的检查、会议保卫工 作检查以及其他。 方法 1 听取会议筹备人员的汇报 （听取汇报的领导加强前期调查； 对汇报材料的准备要侧重困难和 问题；汇报时间正当；对薄弱环 节及时调整加强）2 会前现场检 查:确保所有事项条理清晰；注意 气味；树立入场登记台；佩戴徽 章名牌；准备接待休息室. 检查 结果的形式:书面.口头.协调会 检查会议筹备情况的工作程序:开 会检查的程序 1 会议筹备机构对 会议准备情况进行自我检查 2 会 议领导小组确定汇报会的时间和 地点并发出协调会通知 3 召开协 调会并在会上现场解决问题 4 汇 报会后对检查中发现的问题予以 催办和落实.现场检查的程序 1 指 定现场检查的路线和确定现场检 查的重点并通知有关筹备部门 2 制作检查单，以便记录和汇总 3 按照既定的检查重点逐一现场核 对并明确记录 4 对未达要求的整 理出整改和修订意见并予以纠正 新闻发布会的注意事项 1 确定 新闻主题，选择发布良机 2 挑选 媒介单位、落实宴请范围 3 确定 会议主持人，精选发人 4 处理好 应回避的问题制定各种应变措施 庆典活动组织工作重点 1.前期 调查研究 2.精心策划准备 3.选择 最佳时机 4.邀请嘉宾光临 5 编排 活动程序 6 安排其他活动 7 善后 工作处理 对检查所发现问题的纠正 1 首先 分析问题的性质和范围确定其对 会议的质量的影响程度 2 找出产 生问题的原因寻找解决问题的方 法 3 在人财物方面为纠正偏差做 好相应准备 4 责任到人抓紧落实 将纠正结果通报 会议文件审核内容与工作程序:内 容：1 审核会议文件的准确性和 完整性 2 具体内容（审核会议文 件与会议主题的关系，审核会议 文件是否存在与国家和组织的方 针、政策、法规相冲突的内容， 审核会议内容是否经过调查研究、 是否与实际相符，提交会议讨论 的文件是否进行了会商，审核会 议文件是否做到了中心突出、观 点明确、条理分明、事实准确） 工作程序 1 起草该文件的秘书就 内容进行自审 2 主观秘书进行 初审 3 如内容涉及部门较多，要 进行会审 4 审核修改后主要领导 或主管领导进行终审 与领导沟通有关会议事宜 1 原则： 时间性原则、及时性原则、全面 性原则。2 方法:定期向领导提交 书面报告；有会议负责人定期向 领导口头汇报；领导亲自参加会 议，其他途径 3 程序：明确会议 目标：明确会议领导与各小组的 任务；明确会议涉及范围；会议 工作所要求的质量标准；会议要 达到的阶段性目标；制定目标时 留出意外情况时间；明确沟通会 议有关事宜的方法和途径：确定 沟通的时间地点与会人员；检查 沟通所用各类文件资料；向领导 汇报会议筹备情况和进展；听取 领导指示；将记录送给领导。 注意事项 1 对领导的指示和双方 讨论的结果尽快落实部署 2 坚持 与会议主管领导保持定期沟通并 将落实情况及时向领导反馈 3 在 会前会中会后不同时期沟通中要 突出各自的重点 会议应急方案的内容 1.会议中可能出现的问题：人员 问题 场地 设备 资料 健康与安 全 与会者情绪 与会者返程 行为 2.明确问题出现时负责解决的会 议工作人员 3.处理会议突发事件 的方法：同上 会议应急方案的工作程序：1 预 测情况 2 准备应对备选方案 3 讨 论会议紧急情况 4 确定会议应急 方案 注意事项：住宿安排要妥 善、餐饮服务要周到、医疗卫生 工作要有备无患、交通保障应落 实到位、会议通讯服务力求标准 稳定可靠迅速、娱乐生活要丰富 多彩、会议值班要制度健全，人 员要坚守岗位 提示会议按计划进行：原则：认 真倾听，最少限度打断谈话；树 立自信心，确信自己能对任何冲 突产生积极影响；消除交流障碍； 强调问题；使用精湛的人际交流 技巧。工作程序 1 了解议题和议 程 2 准时宣布开会 3 有效引导议 题 （会议开始前明确开始和结束 的时间保证及时开会散会；议题 开始前，规定讨论范围并保证平 等发言；议题结束后简单总结并 宣布结束。） 会议经费的监督方法：报告和会 议、授权与自我控制、质量、损 益平衡表、比率分析、审核时要 逐项细审。 会议经费使用的程序:1 申请经费 2 主管领导审批 3 财务 部审批 4 财务人员提取现金或填 写支票 5 经费支出 6 审核会议经 费支出 处理会中突发事件 1 类型：人员 问题，健康与安全，处理行为 2 程序：对会议中出现的突发事件 及时向领导报告；启动会议应急 方案的各项措施；调动会议有关 人员及时进行补救和处理；必要 时向公共应急机构请求支援；处 理好突发事件的善后工作 3 注意 事项：1 责任分工：综合管理， 统筹安排；增强责任意识；加强 岗位责任制。2 突发事件与规章 制度：应急方案的定期检查制度； 突发事件的第一时间报告制度； 各种应急设施的检查维护制度； 值班工作责任到人制度 会议总结工作 1 目的 目标实现 情况 小组执行情况 总结经验教 训 奖惩人员解决遗留问题 2 内 容：会议名称、时间、地点、规 模、与会代表人数、主要议题,参 加会议的上级领导人,会议的主持 者,领导报告或讲话的要点,对会 议的基本评价和贯彻要求,会议的 决议情况及今后的工作任务布置 等。3 程序：对会议征询意见， 拟就工作总结稿 ；向领导报告会 议结论；总结定稿；印发；归档； 组织全体工作人员进行总结 4 方 法：座谈会 表彰会 书面总结 中型以上的会议结束后，大会 秘书处要组织全体工作人员进行 总结，如有的领导有具体要求， 就需要在开号总结会的基础上写 出书面的会务工作总结，并交有 关领导审阅后作为大会的文件材 料连同会议记录会议简报会议文 件等一并作为完整的卷宗归入档 案，对于重要的会议秘书可以在 会议结束前印发一份问卷或会议 组织评估表，以对会议的成效进 行打分，所涉及的方面包括明确 的会议目的完成任务会场以及时 间的安排等内容要求会议工作总 结要依据岗位责任制和工作任务 的内容逐条检查；切实回顾和检 查会议工作中好的方面和存在的 问题；有理有据，实事求是；会 议的总结赢一分为二，激励为主。 会议评估工作内容：1 构成有效 会议的要素（目标清晰，适当时 间地点形式，紧凑的议程，准确 的信息传递，周密的前期准备合 理内容安排）2 影响会议效率的 主要因素（会议必要性；会议前 期准备工作的质量；会议责任分 工；会议的多，长，大，高，支 出超标、浪费惊人，准备不充分 质量不高，组织不当。3 会议评 估标准：目标（是否达成，主持 人的准备，发言者发言是否引起 共鸣，会议形式地点是否合适， 资料是否及时），会议时间评估， 与会人员参与会议的状态和收获， 会议服务评估，会议实际费用、 成本支出、再度召开时继续推进 与维持的事项。 会议评估工作程序：分析影响会 议效果的因素、设计会议效果评 估表、汇总评估结果。 注意事项： 避免欠缺会议记录，落实不力， 得失进行总结，不解散已完成任 务的工作组；与会人员对会议不 满。 高效率会议的决定因 素：会议要开的短；安排较多的 活动使会议获最大价值；特别注 意选择地点；对与会人员名单要 精益求精；请公关公司筹办时应 多看多问；对某会议承办公司的 工作感到满意时可考虑长期合作； 讨价还价。 涉外接待原则：不卑不亢、依法 办事、内外有别、尊重个人、女 士优先、入乡随俗。礼宾次序:1 国家地区名称的拉丁字母 2 具体 身份职务高低 3 抵达时间 4 告知 东道主自己决定到访的具体时间 5 不排列 礼宾次序确定步骤 1 确定礼宾次 序方案 2 提前通知有关各方 3 按 礼宾次序排列座次、名次、出场 次序 涉外迎送仪式要求：1 发出邀请 2 准备工作：清楚来访者的基本 情况；外宾饮食爱好宗教禁忌等； 拟定访问日程；安排食宿 3 善始 善终 着装要求：穿正装 安排涉外迎送工作程序 1 确定 迎候人员 2 准备迎宾的物品 3 见 面讲究礼节 4 送行前的拜访 5 安 排送行仪式 安排涉外会谈的要求:充分了解双 方情况；准备工作要落实到位； 会谈会见要做好记录，问题要落 实.拜访要求：拜访前线电话联系； 到达宾馆大厅通知对方；初次见 面可不送礼物。 会见会谈工作程序：1 约定 2 通 知对方有关事项 3 准备工作：背 景资料，会见场所布置，人员安 排 4 迎接客人 5 会见会谈 6 送别 客人 涉外宴请的原则：宴请环境要雅 致安静，点菜注意个人饮食习惯 或因宗教信仰而来的忌讳，菜肴 要有地方特色，参加宴请的人要 讲究个人卫生、衣装干净得体、 女士要化妆、不穿白天的工作装 选择礼品的注意事项: 1 与受礼者 的关系 2 明确送礼的原因 3 了解 受礼者的特点 4 经济方面的限定 办公模式发生变化的原因:1 办公 场地的费用过高，企业都想方设 法压缩办公室的面积，让最小的 面积创造最高的利益 2 城市中日 益严重的交通拥挤问题和上班的 高峰时段的困难，使人们在工作 模式上重新安排 3 高科技的发展， 尤其是通信技术的改变，使人们 的联络更加方便，不在办公场所 也能相互沟通 4 企业自身的发展 更加需求灵活地聘用人力资源， 如一些短期项目就不需聘用长期 的正式员工 5 企业间竞争的加剧， 使得企业不断压缩工资费、管理 费、旅差费等人工成本 6 一些企 业的组织结构进行了改变，需要 用人制度相应改变 7 在宽松的社 会环境中，人们希望最大限度地 发挥自己的才干，多做工作，也 需要不同企业实施多种模式的工 作方式 不同办公模式的特点 1 在家办公:优:节省办公室空间和 资金,节省花费的时间,更灵活的管 理自己的时间,减少交通的拥挤,污 染和费用.缺:需计算机和电话以保 持联系,有的缺乏适宜的办公环境, 增加了组织监督.管理和控制工作 人员工作的难度,同事之间交流减 少,减少了与专业人员及社会的联 系 2 弹性时间:优:时间灵活,更好 的安排工作时间,提高效率.缺：难 监督员工 3 远程工作.优：减少总 部办公空间的开销,工作时间更灵 活.缺：加大了对员工监督和控制 的难度 4 虚拟办公.优：减少工作 空间和办公用品的耗费,信息能够 存储、归档和通过计算机网络发 送.缺：难以控制任务和信息的质 量,难于管制网络以及信息的安全 保密 5 兼职工作:优:兼职人员可 控制自己的工作时间和多份工作, 充分发挥自己的专长.缺:控制和监 督员工较难,难以控制工作量及报 酬 6 定期合同制.优:能灵活聘到优 秀人员,这些人工作有动力,效率高.缺: 难以控制员工对企业的忠诚,缺乏 工作保障 7 交替工作:优:能激励 工作人员.缺:交接不当，会出现工 作混乱 8 临时办公桌.优:节省资金 也节省员工的时间.缺:员工缺乏归 属感,不能得到充足的信息,降低工 作效率,也难于被管理。 选择办公模式的工作程序 1 深入 调查现有办公模式所面临的问题 2 根据调查结果确定相应的新型 办公模式 3 根据新的模式要求制 定管理监督的标准和责权利相结 合的分配制度 4 先在部分部门实 行取得经验,逐步推广新模式 5 不 断根据本企业特点完善新模式,评 估启用新模式的得失 办公室布局：开放,封闭式 作用: 形成有效率的工作流程；有利于 员工工作分配；有利于工作顺利 完成 设计办公室的工作程序 1 分析不 同部门业务特点对于办公条件的 要求:面积、空间大小,人员流通的 频率,声音对办公效率的影响,需要 制作 BY：常逍遙 好累！ 设备及家具量的多少 2 设计平面 图:指定专人或委托他人设计平面 图,并证询各使用部门的意见,根据 意见修改设计,完善办公室的功能 3 选择办公家具、设施和装饰:当 办公室空间已经分配和分开时,办 公区必须布置家居、安装设备和 进行装饰 4 注意采光、温度和通 风 改进办公室日常事务工作程序: 定义评价分析改进实施: 1 定义一个需要加以分析和改进 的流程 2 评价确定衡量流程的关 键指标并对该流程进行评价 3 分 析寻找所存在问题和差距的原因 4 改进根据以上分析提出可行的 改进方案 5 实施改进方案 6 建议 使用改进日常办公事务工作流程 注意项：1 工作流程应不受组织 性质或功能性结构的束缚，工作 在其进行之处就地完成不扩展至 整个组织 2 流程应由职权明确的 专人来负责 3 流程要与其他流程 以及客户需求适当结合 4 各项流 程既相互独立又在整体上严密不 漏避免了重复工作及不必要的协 调工作 5 流程本身要有不断改善 的空间和弹性 6 复检次数越少越 理想 处理突发事件的原则.1 快速反应， 控制事态发展 2 以人为本，保护 公众利益 3 公开透明，真诚面对 公众 4 重塑形象，置之死地而后 生 突发事件的报告和记录的必要性 及其两表内容 必要性：1 作为 事故处理的一依据 2 作为安全教 育的案例资料 3 便于应对各种赔 偿案件 内容事故情况记录表:事 故日期;事故地点;事故涉及的人 员;事故的证人;事故过程的概述; 填写事故记录薄的人员签名.工 作情况报告表:完成表格人员的 姓名、身份;事故涉及人员的姓名、 出生日期、住址、职务;发生事故 的日期、地点;事故的细节及对事 故的看法;进行的急救行动和医疗 处理的情况,包括由谁进行;必要时 还要记录事故证人的姓名和职务; 填写表格的人员签名和日期 突发事件的预防应对措施 1 以书 面形式确定的紧急情况处理程序, 其中详细地记录出现火灾、人员 受伤、突发疾病或发生炸弹威胁 等恐怖活动时具体处理程序 2 用 上述紧急情况处理程序培训所有 工作人员,如健康、安全培训、急 救培训、保安人员的特殊培训 3 张贴显示有关的紧急程序,在可利 用的地方显示相应得布告,让所有 人员了解有情况发生该如何疏散 和急救员的姓名 4 实行紧急情况 模拟演练,如定期进行消防演习或 疏散演习来测试编写的程序是否 合适,并指导员工的应对行动 5 明 确各级管理人员在紧急情况下所 负的任务和职责,一旦有情况,由他 们担当处理 6 保证配备相关的设 备和资源以随时处理紧急情况,如 有报警装置、灭火器、急救包等 7 保证定期检查和更新设备，如 灭火器、急救包、报警装置的定 期检查和维护 突发事件的应对措施：1 准备清 楚的书面紧急情况处理程序 2 用 这些紧急情况处理程序培训所有 人员 3 在可利用的地方清楚地显 示有关紧急程序 4 实行紧急情况 模拟演练来测试编写的程序 5 明 确员工在紧急情况下的职责 6 保 证工作场所受过紧急情况处理培 训的人员 7 保证配备相关的设备 和资源以随时处理情况 8 保证定 期检查和更新设备 处理突 发事件的工作流程：及早发现马 上报告并保护好现场；查找问题 的原因；成立临时指挥中心；控 制源头釜底抽薪；召开新闻发布 会。 安全检查 内容 1.对可预见的自 然灾害作好科学预测分析及时及 早预报 2.对可能发生的人为事故 要多渠道深入了解有关信息，掌 握动向 3.对以前发生的事件进行 总结，制定防范措施。4.对预测 的突发事件制定应急方案 5.将应 急方案或应急程序公示于醒目位 置 6.进行对突发事件的培训和演 练，掌握必要的知识与技能 7.配 备相关设备和资源 8.定期检查维 护更新设备和资源，使之处于良 好备用状态。 督查工作的内容:1 上级领导和本 单位上司批示进行督查的事项 2 上级直属单位的重要工作部署与 重要会议精神的贯彻落实情况 3 本单位的中心工作、重要会议及 文件决定事项的贯彻落实情况 4 新闻媒体和重要客户对本单位的 批评、建议的答复与处理情况 5 人大代表、政协委员以及职代会、 股东会的议案、提案和建议的办 理情况 6 下级单位请示事项的答 复与办理情况，以及基层请求上 级机关帮助解决问题的办理情况 7 秘书在日常工作中发现和了解 到的、提议列入专项督查，并经 上司批准的重要事项.特点:复杂性， 原则性，时限性和权威性 原则:实事求是，主动性，分层次 落实，时效性，督查与帮办结合。 方法:书面,电话,专项,会议,调研.程 序:交办,立项,登记,办结回告,审核, 立卷,归档.注意事项:查办、催办 技巧:1 与信息工作相结合 2 与调 查研究相结合 3 坚持归口办理,分 级负责 4 坚持结报反馈制度.督查 工作注意事项:实事求是、授权督 查、办实事、谦虚谨慎 办公室工作计划: 作用 1 指明 办公室工作所起的作用及所处的 地位 2.指明组织为实现自己的目 标而确定的主攻位置，所拥有的 人、物、财力部署的根据 3.指明 组织的活动方针和范围保证行动 目标一致 4 指明事务顺序先后安 排 5 是一种主要控制手段和数量 化财政计划 制定工作计划的方法 1 根据组织 确定的工作目标和期限要求,一项 项列出本团队要完成的所有任务. 可以使用专门制作好的人物表格, 将要做的工作内容列出,也可以将 工作任务逐项写下 2 区别重要的 任务和紧急的任务,通常按 ABCD 法则,先做重而急的任务,再做重而 不急的任务,后做急而不重的工作, 安排好工作的优先次序 3 按照工 作的轻重缓急和逻辑顺序用数字 编号标记出任务完成时间的前后 顺序,对需要花时间的工作留出充 足的时间量 4 列出完成每一项任 务所需的资源和相关信息,包括人 力、物力、财力等 5 明确完成每 一项任务的各个阶段指标和估算 的时间要求 6 指明每一项任务的 负责部门或承担人以及负责人 7 从最终完成的时间期限向前推算 各阶段工作应在何时完成,确定后, 逐项将其填入计划表中 8 明确工 作进展的情况和出现的问题向谁 报告,何时报告,确保计划的顺利实 施 9 明确工作进展的情况的质量 如何监督和管理 计划内容与要求 1 每一项任务的 具体目标 2 每一项任务的数量要 求和质量要求 3 每一项任务所需 的资源 4 每一项任务所分配的负 责部门或承担人以及负责人 5 在 计划的文件中还写明如何监督工 作进展和质量 制定计划与实施计划注意问题： 实事求是,善于授权明确分工定期 检查所需资源是否满足,及时与同 事沟通进展问题,在实施计划中应 监控发现问题及时应变 制定工作计划的程序:估量机会, 确定目标,确定计划工作的前提条 件,拟定可行方案评价备选方案,选 择方案,拟定分计划,编制预算 注意事项:所有的子计划、部门计 划、派生计划必须与组织的总目 标一致,有助于组织总目标实现;短 期计划要与长期计划相结合,短期 要有助于长期 确定承办期限的工作程序: 1 调查 本单位或组织在行政管理工作方 面有哪些行为需要做出时限规定 2 时间期限适宜标准 3 确定统一 任务不同的承办周期 4 确定统一 紧急情况下不同承办周期 办公室工作评估：意义：提高了 管理工作的效率;明确了组织机构 的建制;促进了员工承担责任;有 助于进行控制和监督工作 要求： 组织或团队的目标具有多样性但 不可过多；各部门之间相互支持. 办公室工作评估工作程序: 1 对办 公室工作进行目标管理:建立一套 完整的目标体系;确定目标;组织 实施;检查评估 2 对办公室工作进 行量化管理 3 对办公室工作进行 评估:数量目标和质量目标评估 获得办公用品及设备使用权的方 式及其优缺点: 1 购买:优点:设备归购买者所有. 使用方便.缺点:一次付款费用较高.过 了保修期后需额外支出维修及护 理费用.设备还可能很快过时 2 租用:优:最初投入费用低,并可 以由不断获得的利润进行补偿.一 般租用协议都包括维护和修理的 费用.便于更新换代.缺:租期较长 时支出费用较多甚至超过购买的 费用.提前终止合同违约金将会很 高 政府采购的主要方式： 公开招标、邀请招标、竞争性谈 判、询价、单一来源等 办公室用品与设备采购的工作程 序：1 提出购买申请 2 审批、落 实经费 3 招标、选择供应商 4 签 订供货合同 5 货物入库 6 支付货 款 采购预算方案制定的原则：真实 性原则、重点性原则、目标相关 原则、经济合理性原则。 编制采购预算的工作程序：1 确 定预算的核算基数 2 进行市场调 研 3 确定采购产品的种类及型号 价格 4 编写预算方案（：进行科 学的可行性论证 提出效益目标、 技术标准、动用的公共资源、支 出标准和测算依据）5 征求意见、 完善方案。 【注意事项：编制预算 方案要实事求是；根据单位实际 工作需要选配合适的产品；要购 置的用品或设备必须是当前或与 其所必需的并考虑与原有设备的 匹配关系；事先安排好要购置的 设备所放置的位置，要安全可靠 且有利于工作流程的进行；慎重 选择供应商，对不同的供应商要 在各个方面进行认真的比较；预 算方案的编制要注意征求各方面 的意见，方案应切实可行。 】 调配办公资源的工作程序: 1 了解 本单位所有办公资源的基本情况， 包括名称、放置的地点、功能情 况等 2 对单位所有办公资源进行 分类，对不同资源进行分类管理 3 对办公资源建档，记录应用情 况(设备的购买信息,保修信息,维 护合同,操作指南,基本信息, 所有 设备情况列表,日志记录和故障登 记)4 定期进行数据分析 注意事项：必须对单位所有的办 公资源进行建档,能迅速找到需要 的资源;要注意及时更新记录能真 实的反映目前的实际使用状况;注 意按规定清退办公用品;办公用品 的领用更换要依照相关规定执行, 特殊情况要有书面报告；公司员 工的流动影响着办公资源的调配 与利用,应随时掌握员工的变化信 息 正确选择办公设备和易耗品供应 商考虑的因素:价 格 和 费 用 质 量 和 交 货 服 务 和 位 置 安 全 和 可 靠 性 申请费用以及报销结算的步骤 是:1 申请人提交费用申请报告或 填写费用申请表，详细说明需要 经费的人员、时间、用途、金额 等情况，并亲自签字。2 该报告 或该表必须经过组织确定的授权 人审核同意，并签字批准。3 一 种情况是将获得批准的费用申请 报告或费用申请表提交财务部门， 领取支票或现金借款；一种情况 是先由申请人垫付，完成商务工 作。4 在进行商务工作中,无论是 使用支票,还是使用现金,都要向对 方索取相应的发票,其内容中填写 的时间、项目、费用等应与使用 者实际用途相符。5 商务工作结 束，申请人应将发票附在“出差 报销单”后面，并亲自签字提交 出纳部门，由出纳部门把先前领 取的现金数额和支出情况进行结 算。如果是先由申请人垫付的， 在提交票据和“报销凭单”后， 方可返还现金。 信息开发:主要形式：一次信息开 发:剪报,信息资料册,二次:索引,目 录,编制文摘,三次:简讯,调查报告, 档案参考材料 工作程序: 1 确定 主题 2 分析信息材料 3 选择信息 开发方法 4 选择开发信息的形式 5 形成信息产品 信息开发的要求:注重调查研究,通 过各种渠道全面及时获取信息,充 分利用信息网络开发系统,运用信 息开发技巧,加强对信息的加工、 综合分析、提炼和概括,开发出有 特色、利用价值大、可信度高的 信息. 信息编写的类型:动态 建议 经验 问题 预测型 信息利用:特点:周期性 经常性 广泛性 实效性 要求:1 遵守信息法规 2 维护信息 安全 3 最大限度地满足信息需求 4 注意对日常信息的积累 工作程序:1 熟悉信息的内容 2 确 定利用需求确定服务途径(信息检 索服务,信息加工服务,定题查询服 务 信息咨询服务,网络信息服务) 3 获取信息 4 提供信息 信息利用的意义：有利与实现信 息的价值，促进管理水平提高； 有利于信息的增值和信息资源共 享；有利于提高决策的成功率。 信息反馈:形式:正反 纵向横向 前后.要求:要准确真实,尽量缩短 信息反馈时间,要广泛全面,多信源、 多通道反映 工作程序：1 明确目标 2 选择信 息反馈的方法（系列型反馈,广角 型-,连续型- ）3 获取反馈信息 4 加工分析-5 传递-6 利用- 文书拟写 通告:标题+正文（发文缘由 +通告 事项+尾语）+落款+成文日期 通报:标题+主送机关 +正文发文 缘由+通报事项+分析+（决定）+ 号召要求（+附件）+落款+ 成文 日期 类型:表彰 批评 传达通 报 决定:标题+主送机关 +正文（发文 缘由+决定事项+要求）+（+附件） 落款+成文日期 请批批答函:标题+ 主送机关+ 正文 （发文缘由+函事项 +尾语）+落 款+成文日期 计划:标题+正文（前言 +主体+结 尾）+尾部 总结:标题+正文（前言 +主体+结 尾）+尾部 注意事项:1 树立正确的指导思想 2 坚持实事求是 3 总结出规律性 的东西 4 分清主次、突出重点 5 语言简明、准确 述职报告:标题+称谓 +正文（开头 +主体+结尾）+落款+成文日期 注意：事实求是;突出特点;语言 简洁 讲话稿:开头+主体 +结尾 特点:1.内容针对性强 2.语言评议 通俗 3.交流具有互动性 市场调查报告:标题+ 前言+ 正文 (情况部分+预测部分+建议部分)+ 尾部 特点：1.针对性 2.真实性 3.典型性 4.时效性 招标书:标题+正文（前言 +主体+ 结尾）+尾部 特点:明确性、 竞争性、具体性、规范性 投标书:标题+正文（送达单位 +引 言+主体+ 结尾）+尾部 注意事 项:1.明确招标要求 2.实事求是,不 可弄虚作假 3.语言简洁,语气谦和. 文书审核: 要求 :1 审核中发现的 问题必须逐一纠正 2 一般性问题 可以直接修改 3 需做较大的改动、 可附上具体修改日期，退回拟稿 人或承办部门共同协商 工 制作 BY：常逍遙 好累！ 作程序:1 明确审核范围 2 确定是 否需要行文 3 审核文书的内容 4 检查文字内容 5 检查文件体式 6 检查文书在处理程序上是否妥善 完备 文书拟办:要求:1 熟悉有关政策和 规定 2 熟悉本单位各部门的负责 范围及业务情况 3 熟悉办文程序 和有关规定 4 拟办意见要符合政 策规定和实际情况 5 拟办意见力 求准确、及时、简洁. 工作程序:1.明确拟办范围 2.阅读 文书内容 3.提出拟办意见 文书承办:要求:1 认真领会拟办、 批办意见 2 文书的承办要区分轻 重缓急 3 来文内容涉及以前的收 文,要杳找或调阅有关文件作为承 办复文的参考 4 对于已经承办和 处理完毕的文书，应及时清理,并 将有关情况及时说明 5 要将办理 完毕的文书与待办的文书分别保 存. 工作程序:1.了解文书内容 2.研究批办意见 3.进行具体办理 文书催办：要求：1 催办中发现 问题要及时汇报 2 填写催办记录 单 工作程序:1 确定催办的范围 2 确 定催办方法(电话,发函,登门,约请 承办部门来人汇报)3 进行催办 注意:对领导特别关注的、紧急文 书进行重点催办 档案利用:要求:1 依法开展利用工 作 2 主动、及时开展利用工作 3 不断完善档案服务方式和手段 4 掌握