中小型商贸公司账务处理系统的设计与实现

摘 要 中小企业是国民经济的重要组成部分，对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促 进作用。但由于其产出规模小、资本和技术构成较低、受传统体制和外部宏观经济影 响大等因素，使得中小企业在财务管理方面存在着与自身发展和市场经济均不适应的 情况。须引起各方注意，研究对策，以促进我国中小企业的改革与发展。 本课题主要是以中小企业为研究对象，结合现有账务处理系统软件的功能，试图 开发出一套使用安全、快捷并且适合中小商贸企业的财务软件系统。研究中主要从系 统简介、系统分析 、系统设计与实现三方面进行了探讨。通过调查研究了解和掌握 现状，我国中小企业数目众多，对国民经济发展和社会稳定起着举足轻重的作用，我 国大部分中小企业仍然使用通用核算型会计软件随着经济发展，中小型企业信息化 将进人大规模应用普及阶段，这给专业生产财务软件的厂商带来了巨大商机。 关键词：中小企业； 账务处理系统； 设计与实现； 企业信息化； 会计软件 ABSTRACT SMEs are an important part of the national economy, economic development and social stability plays an important role in promoting. However, because of its small output, lower capital and technical composition, the traditional system and external factors and large macroeconomic impact, which makes SMEs in financial management aspects of their existence Zhao and development and market economy are not suited to the Qing Kuang. To rise to attention, to study measures to promote the reform and development of SMEs in China. The subject of study mainly SMEs, with the existing accounts processing system software features, trying to develop a safe, speedy and suitable for small and medium business enterprises in the financial Ruanjian system. Study, mainly from the system description, system analysis, system design and implementation of three aspects were discussed. Through investigation and research to understand and master the situation, the large number of SMEs in Chinas national economic development and social stability plays an important role, most of our SMEs are still using a common accounting-based accounting software. Along with economic development, small and medium enterprise information will be of a mass popular application into the stage, this gives financial software vendor specializing in the production brought huge business opportunities. Taking the small and medium enterprises as the research object and with the use of the cutrent financeproccessing system softwares，a set of much safer and swifter financeproccessing system for the small an d medium enterprises is developedSuch three aspects as the introduction to the system the designs，ofthe system and the：realization ofthe system are focused on in this paper Key words: Small and medium enterprises；Financeproccessing system；Designs and realization；IT application in enterprises；accounting software 黑龙江工程学院本科生毕业论文 目 录 摘 要 I Abstract .II 第 1 章 绪 论 .1 1.1 研究目的和意义 1 1.2 国内外研究现状 2 1.2.1 国内研究现状 2 1.2.2 国外研究现状 .2 1.3 研究的内容和方法 3 1.3.1 研究的内容 .3 1.3.2 研究的方法 .4 第 2 章 理论综述 5 2.1 账务处理系统的基本概念 5 2.2 财务处理系统的主要内容 5 2.3 账务处理系统的主要特征 5 2.3.1 规范性 5 2.3.2 综合性 5 2.3.3 严密性 6 2.4 账务核算处理的业务流程 6 2.5 账务处理系统的目标 7 2.7 商贸企业定义 7 2.8 本章小结 7 第 3 章 我国中小型商贸公司账务处理的现状分析 .8 3.1 现有账务处理系统的管理现状 8 3.1.1 账务系统广泛普及，但发展不平衡 .8 3.1.2 账务系统的信息化管理系统发展迅速，但其安全机制有待加强 .8 3.1.3 软件功能单一，数据共享程度不高 .8 3.2 中小型商贸公司运用账务处理系统的意义 10 3.3 中小商贸公司账务管理的具体实施步骤 10 3.3.1 建立相应的管理制度 .10 3.3.2 账务系统的具体实施步骤 .11 3.4 强化中小型商贸企业账务系统的建议 11 3.4.1 完善资金管理机制，提高资金使用效益 .11 3.4.2 加强中小型商贸企业账务管理会计核算和账务监督 .12 3.5 本章小结 12 第 4 章 中小商贸企业账务处理系统存在问题解决策略 .13 4.1 中小商贸企业账务处理系统存在问题 13 4.1.1 重视账务功能，忽视管理与监督功能 13 4.1.2 应用会计电算化后，相关制度没有及时修改与调整 13 4.1.3 会计电算化档案管理制度不完善 13 4.2 解决问题的对策 14 4.2.1 加强电算化系统管理的组织机构建设与制度完善 14 4.2.2 加强企业财会人才队伍的培养与培训 14 4.2.3 加强企业会计电算化系统的安全防范能力 15 4.2.4 提高企业总体管理信息化水平 15 4.2.5 强化管理，努力提高财务管理水平 .15 4.3 加强财会队伍建设，提高企业全员的管理素质 16 4.4 本章小结 16 第 5 章 中小商贸企业账务处理系统的设计与实现 .17 5.1 系统分析 17 5.1.1 数据分析 17 5.1.2 功能分析 17 5.2 系统设计与实现 18 5.2.1 总体设计 18 5.2.2 数据表设计 18 5.2.3 表单设计 19 5.3 实例 22 5.4 本章小结 24 结 论 .25 参考文献 .26 致 谢 .27 黑龙江工程学院本科生毕业论文 附 录 .28 附录 A.28 附录 B .34 黑龙江工程学院本科生毕业论文 1 第 1 章 绪 论 1.1 研究目的和意义 中小企业是推动我国经济发展的重要力量,在经济社会协调发展方面发挥着 重要作用。根据有关部门统计,中国的55.6%,工业新增加值的74.7%,销售 额的58.9%,税收的46.2%和出口总额的62.3%,是由中小企业创造的;专利技术的 65%、技术创新的75%以上和新产品的80%都是由中小企业完成的;中小企业提供 的就业岗位已占到就业岗位的75%。为推动中小企业和非公有制经济的发展,我 国政府先后颁布了中小企业促进法和国务院关于鼓励支持和引导个体私 营等非公有制经济发展的若干意见,从宏观政策方面不断加大对中小企业和非 公有制经济的引导和支持力度。但是,根据2004年中国信息统计年鉴的数据,我 国中小企业实现会计电算化的水平还整体落后,与发达国家相比差距较大,亟待 发展。 财政部关于大力发展我国会计电算化事业的意见中指出,到2010年,力争使 80%以上基层单位基本实现会计电算化,从根本上扭转基层单位会计信息处理手 段落后的状况。中小企业实现会计电算化已纳入了国家相关制度之中。但是,由 于中小企业的规模不同、行业不同、经营内容不同,建立计算机会计信息系统的 模式也就不同。企业如何建立自己的计算机会计信息系统,必须根据企业的具体 情况来决定。 中小型商贸企业使用的财务软件大多是进销存管理和财务管理分离的系统， 单独进销存系统便于仓库管理，财务人员需要根据入库单等原始凭证记账，因 此作为一个采购、销售频繁的企业，仓库管理人员与财务人员对账的工作量是 很大 的。本文是在目前市场上现有的常用中小型账务处理系统功能的基础上， 将采购、销售业务纳入凭证处理模块，使用 Visual FoxPro60可视化编程工 具设计一套直接录入采购、销售业务数据即可自动生成相关会计凭证的账务处 理系统，试图减小对账的工作量，提高中小企业的自动化程度。 中小企业由于经营规模不大，组织简单，管理方式一般以垂直管理为主， 致使企业不太重视会计制度的建设，或者虽有制度，实际上并未认真执行另 外中小企业会计人员计算机知识缺乏，使得会计软件在会计信息分析、资金管 理、财务决策和预测方面的作用没有充分发挥出来如果采用针对大型企业的 ERP软件延伸出的中小企业版本，有可能并不是很实用中小商贸企业采购、销 售业务频繁，必须设计出适合中小企业的财务软件，才能真正发挥中小企业的 效能。 1.2 国内外研究现状 1.2.1 国内研究现状 中小企业对市场需求的变动反映及时，能够合理的调动配制资金和劳动力 资源，改革开放以来中小企业灵活的经营机制使其得到了长足发展，已经成为 我国国民经济的重要组成部分，中小企业的快速发展促进了社会主义市场经济 体制的建立与完善，对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促进作用。目前， 中国企业法人单位有302.6万个(不含2377万个个体工商户)，中小企业就占全部 企业的99%以上。据统计，中国国内生产总值的50%、出口总量的60% ,税收的43%是 由中小企业贡献的。 但由于中小企业的产出规模小、资本和技术构成较低、受 传统体制和外部宏观经济影响大等因素，使得中小企业在财务管理方面存在着 与自身发展和市场经济均不适应的情况。随着我国加入WTO，国内市场的开放程 度日益提高，中小企业发展的销售市场空间逐渐缩小，面对激烈的市场竞争优 化中小企业财务管理工作，提高财务管理质量，对于中小企业的发展而言有着 重大的理论和实践意义。 目前，我国中小企业财务管理的现状不容乐观。我国中小企业中有相当一 部分一味追求销量和市场份额，忽视了财务管理的核心地位，使企业管理局限 生产经营型管理格局之中。同时，很多中小企业受规模和人员素质的限制，往 往存在会计核算不健全，财务管理缺位的现象；另外由于受宏观经济环境变化 和经济体制影响，在加强财务管理方面也遇到了阻碍，企业财务管理的作用没 能得以充分发挥。 我国大部分中小企业仍然使用通用核算型会计软件随着经济发展，中小 型企业信息化将进人大规模应用普及阶段，这给专业生产财务软件的厂商，如 用友、金蝶、管家婆等带来了巨大商机这些财务软件厂商针对中小企业不断 推出新产品用友公司面向中小企业设计的ERPu8、面向小企业设计的用友 通，金蝶公司面向中小企业设计的金蝶K3、面向小企业设计的。KIS，管家婆 进销存管理系统等目前市场上的热销产品在设计上有很强的针对性，新升级的 界面更加便于会计人员操作目前中小企业使用的软件系统中除了大型ERP软件 外，直接从进销存管理系统 读取业务数据而生成会计凭证的软件系统很少见。 1.2.2 国外研究现状 首先说明国外的中小企业其实和中国的中小企业概念有些差异的，体现在 企业规模和发展水平上。 黑龙江工程学院本科生毕业论文 3 美国虽然是个超级经济大国，但500人以下的中小企业在美国经济中扮演着 极为重要的角色。据美国中小企业管理局官员介绍，到1997年财政年度末，美 国已经有中小企业2200多万家，它们启用了全国一半以上的劳动力，创造了全 国一半以上的国内生产总值。据统计，美国出口商品的70%来自中小企业，而新 兴企业中的99%也属于中小企业。近年来，中小企业已成为美国大部分新增就业 岗位和技术创新的源泉，也为美国经济的持续增长做出了极其重要的贡献。 英国作为西方主要发达国家，十分清楚地知道在信息时代，信息技术是决 定在经济上成功与否的关键因素。为此，早在上个世纪90年代末英政府将国家 的信息化建设放在十分重要的位置，提出到2002年，使英国成为世界上最适于 发展电子商务的地方，到2005实现全民上网和政府服务全部上网的三大奋斗目 标，为此采取了一系列措施。 在企业信息化方面，日本企业要比美国晚行一步，但近两年大有奋起直追 之势。日本从上个世纪80年代初建立了日本中小企业事业团信息中心，并与中 央及地方政府群众团体和有关单位、机构互相支援，密切合作，加强交流共同 发展。日本政府还加快网络建设步伐，加强和完善支援中小企业机构的跨区域 合作实现信息共享。构筑起广泛的信息发布和接受系统，将各国立、公立研究 机构的研究成果、新技术及各种经营信息通过网络提供给中小企业，实现信息 资源共享。 在IT产业的发展路径上，新加坡和中国的“共同语言” 或许是最多的。在新 加坡的IT产业版图中，中小企业具有压倒性的优势。中小企业具有灵活、专业 化等优势，但往往在国际化和把握产业发展大方向上有所欠缺，有时候眼光不 够长远。而新加坡资讯通信发展管局(IDA)由于长期致力于对战略发展方向的关 注和研究，“ 站得比较高”，可以推动中小企业的战略转型和结构调整。 IDA并不 认为自己比企业更聪明，IDA在决策中也追求“PPP( 人民、私人企业、公众利益 的联合)”利益的统一， IDA任何一项政策的出台，都是建立在广泛征求私人企业 意见和市民代表意见的基础之上，与此同时，IDA的政策制定往往偏重于指导性 和宏观框架，提供给企业的发挥和创新空间很宽泛，尽量减少给企业以现实的 政策压力。 1.3 研究的内容和方法 1.3.1 研究的内容 第一章为绪论，结合对中小型商贸公司账务处理系统的分析，评述了国内 外专家学者研究成果，在此基础上提出本文研究方法和内容，最后列出本文的 创新点和不足。 第二章对对财务处理系统进行理论分析，首先解释了账务处理系统的基本 概念，其次介绍了财务处理系统的主要内容和主要特征，并且列举了账务核算 处理的业务流程以及制定了相关的账务处理系统目标。 第三章通过本章的分析看出，我国中小型企业财务管理现状分析不容乐观。 我国中小企业中有相当一部分一味追求销量和市场份额，忽视了财务管理的核 心地位，使企业管理局限生产经营型管理格局之中。 第四章先分析中小商贸企业账务处理系统存在的问题，列举几项具体问题 来具体分析并了解问题的特性，其次再进行对中小商贸企业账务处理系统的解 决策略加以深入分析。 第五章通过进行列举数据和功能的系统分析以及系统的总体设计（包括总 体、数据表和表单的设计）来进行了解账务处理系统，并且列举实例来加深对 于账务处理系统的理解。 1.3.2 研究的方法 本文的研究方法以理论分析与实证分析相结合的方式。 首先采用归纳总结的方法，介绍了中小型商贸企业现行账务处理系统的应 用；采用比较分析的方法，通过和国内外研究现状的特点进行对比。 然后通过理论进行分析，本文先是回顾了账务处理系统的基本理论，以及 中小型商贸企业现行的状况和特点进行分析，其次通过对相关文献的阅读、归 纳和总结，尝试对这些文献进行分类总结，总结出这些文献的结论和观点，为 后面的实证分析奠定理论基础。 最后进行实证分析。以中小企业为研究对象，结合现有账务处理系统软件 的功能，试图开发出一套使用安全、快捷并且适合中小商贸企业的财务软件系 统主要从系统简介，系统分析，系统设计与实现三方面进行了探讨。 黑龙江工程学院本科生毕业论文 5 第 2 章 理论综述 2.1 账务处理系统的基本概念 账务处理系统主要是用来处理企事业单位的账务核算业务，从功能上看， 账务处理系统的主要任务就是“制单和记账” 。只要能够完成凭证处理和记账功 能的系统都可以称为账务处理系统 1。 账务处理系统中的“制单”是指会计凭证的 制作，包括凭证的 输入、修 改及审核；“记账”是指将审核的会计凭证记相应的明细账、日记账和总账。 即账务处理系统必须能实现以上三种账的制单和登记，这也是会计制度所要求 的。国外所称的总账系统基本相当于我们国家的账务处理系统。国外的总账系 统一般不产生数量金额式明细账，也不包括银行对账和往来账辅助管理等功能。 2.2 财务处理系统的主要内容 账务处理系统的主要内容有：账套建立及账套基本信息设置、会计科目设 置、期初余额设置、凭证制作，含凭证的录入、审核、查询、凭证记账、账薄 查询及打印，包含各种样式的明细账、日记账、往来账、期末结账等内容。 有的账务处理系统还有“出纳现金及支票管理、银行对账及应收应付往来 账管理及数量、外币、部门、项目及预算等各种辅助核算等功能。 2.3 账务处理系统的主要特征 账务处理系统具有规范性强、一致性好、易于通用化、综合性强及严密性 的特征。 2.3.1 规范性 账务处理系统的基本原理是复式记账法，这是世界通用的会计记账方法， 它包括“有借必有贷，借贷必相等” ；资产负债所有者权益；总账余额发生 额必须等于下属明细账余额发生额之和等一系列基本处理方法。故此在信息化 软件实现上易于商品化和通用化，目前国内外市场已有的大量商品化账务处理 系统软件。 2.3.2 综合性 账务处理系统是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映企业 供产销的所有方面，账务处理系统除直接采集部分原始数据进行加工处理外， 还要把其它子系统处理后的综合性数据转入并进一步处理，以得到全面反映经 济活动的总括性信息。因此，账务处理子系统所产生的信息具有很强的综合性 和概括性，能准确地反映企业全部的财务状况和经营成果。 2.3.3 严密性 账务处理系统处理的内容除包括各个子系统转来的综合数据外，还包括现 金、银存收支等易发生贪污舞弊业务的数据处理，在设计中必须安排严密的内 部控制制度和安全保密措施，报表要提供给政府部门，保证账务处理子统的正 确性，结果的真实性。 2.4 账务核算处理的业务流程 手工条件下，考虑到账务处理数据量的不同及在不同人员之间分工，不同 企业可能采用不同种类账务处理流程，比如有记账凭证账务处理流程、科目汇 总表账务处理流程、汇总记账凭证账务处理流程等。 其中记账凭证核算形式是最基本的核算形式，其余都是由它变换而来的， 它的主要特点是直接根据各种记账凭证逐笔登记总账及明细账。而科目汇总表 核算形式是最常用的核算形式，它的特点是根据各种记账凭证定期 ( 三、五、 十天 ) 编制科目汇总表（按科目分类发生额） ，再根据科目汇总表登记总账。 科目汇总表核算形式可以减少手工工作量，还可通过其科目汇总表试算平衡， 但它反应不出账户的对应关系，不便于查账。 一般说来，这些处理流程之间有一定的共性，我们总结出如下的手工处理 流程作为信息化账务系统需求分析参考 2。 1.设置账户； 2.整理加工原始凭证； 3.根据原始凭证编制的原始凭证汇总表编制记账凭证或直接根据原始凭证 编制记账凭证； 4.复核记账凭证； 5.根据收款、付款凭证登记现金、银行存款日记账； 6.根据记账凭证和参考原始凭证 ( 汇总表 ) 登记各种明细账； 7.根据记账凭证逐笔登记总账； 8.会计期间期末，将现金、银行日记账与总账和明细账进行核对； 9.会计期间期末，根据总账、明细账及其他相关资料编制会计报表。 手工条件下，记账指记明细账、日记账、总账，是由不同人员按照不同的 科目，分别在不同的账册上加以记录。在信息化会计信息系统中记账仅是一个 数据处理过程，通过记账这一数据处理步骤，使被审核的输入凭证成为正式会 黑龙江工程学院本科生毕业论文 7 计档案，记账后的凭证不允许被修改。 2.5 账务处理系统的目标 账务处理系统是利用计算机完成账务处理工作的系统，无论是企业内部管 理所需要的会计信息，还是企业外部有关决策者所需要的会计信息，都必须由 账务处理系统对发生的经济业务进行加工处理后才能取得。账务处理系统的目 标主要有以下几方面 3： 1.及时、准确、全面的采集和输入会计凭证； 2.对输入系统的记账凭证进行审核、正确、有效地登记日记账、明细账和 总账； 3.正确完成结账工作； 4.及时、准确地输出各种账、证、表； 5.建立与其它子系统的数据接口，实现会计数据及时传递与共享。 在实际应用中，有些单位的账务处理系统还要进行往来业务管理。对于往 来业务较少的单位可以由账务处理系统实现，对于往来业务比较多的单位，则 需要通过单独的往来管理系统进行往来业务的核算与管理。 2.7 商贸企业定义 商贸企业即为商业零售企业。商业零售企业是指设有商品营业场所、柜台， 不自产商品、直接面向最终消费者的商业零售企业，包括直接从事综合商品销 售的百货商场、超级市场、零售商店等。根据财政部国家税务总局关于下岗 实业人员再就业税收政策的补充通知（财税2003133号）规定：财政部国 家税务总局关于下岗失业人员再就业有关税收政策问题的通知（财税2002 208号）中的“商贸企业”界定为商业零售企业。 2.8 本章小结 对财务处理系统进行理论分析，首先解释了账务处理系统的基本概念，其 次介绍了财务处理系统的主要内容和主要特征，并且列举了账务核算处理的业 务流程以及制定了相关的账务处理系统目标。 第 3 章 我国中小型商贸公司账务处理的现状分析 3.1 现有账务处理系统的管理现状 在我国的国民经济体系中，中小型商贸企业是最具活力的部分之一，它们 生产规模小、经营模式灵活，生产成本低、效率高。但同样的，中小型商贸企 业的发展常常受到经济、法律和制度上诸多因素的制约，比如政策的限制技术 管理人员的缺乏生产设备落后，以及由于金融体系不发达、社会诚信缺失而 导致的融资困难等等。就目前的经营情况来看，虽然有这么多相互关联的制约 因素但缺乏资金仍是阻碍这些中小型商贸企业发展的主要因素。一方面相当数 量的中小型商贸企业主缺乏系统的管理知识，过于重视短期的利润这样的思想 导致其单纯追求销量，忽略了账务管理的重要地位。企业账务管理和风险控制 的作用没有得到充分发挥。在融资方面，中小型商贸企业的资金需求一般都是 通过银行贷款得以满足的，但中小型商贸企业获得银行的贷款非常困难。同时， 大部分中小型商贸企业的会计帐目异常混乱，管理者无法获得及时、有用的账 务信息，影响了决策的客观性和及时性。 3.1.1 账务系统广泛普及，但发展不平衡 随着计算机在各个领域中广泛应用，使其在会计方面的应用也逐步显示出 其优越性，从而得到了众多会计工作者的青睐，并广泛应用于会计工作的各个 环节。总的来说，施行账务系统的信息化在我国已基本普及，但由于各地区， 各企业的实际情况有较大的差异，导致了我国账务处理系统的发展的不平衡， 通常是经济越发达的地区，效益越好的企业，账务系统的信息化程度越高。 3.1.2 账务系统的信息化管理系统发展迅速，但其安全机制有待加强 账务系统的应用、推广、发展迅速，但随着网络系统更进一步的发展，其 在信息安全方面有较大隐患：在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等；在内 部有软件本身的缺陷，计算机内部控制制度的不完善，将导致会计数据的不完 整性、会计工作内部控制失效，这些是账务系统继续发展要解决的问题。 3.1.3 软件功能单一，数据共享程度不高 目前账务系统之间的不统一，不兼容性，导致了一系列的问题存在。特别 在同一行业内部，由于未从行业的整体角度出发，各下属单位使用的账务管理 了软件品种多，各种账务系统软件的数据接口，使用方法不一致，就导致了报 表汇总、数据查询、数据传输的不方便。还有在同一部门内部中，由于账务系 黑龙江工程学院本科生毕业论文 9 统软件的购买时，往往只考虑账务部门工作需要，没有从整个单位信息管理的 高度出发，结果导致部分部门信息的中断。 目前我国中小型商贸企业初步建立了较为独立、渠道多元的融资体系，但 是，融资难、担保难仍然是制约中小型商贸企业发展的最突出的问题。其主要 原因：第一，负债过多，融资成本高，风险大，造成中小型商贸企业信用等级 低，资信相对较差。第二，国家没有专设中小型商贸企业管理扶持机构，国家 的优惠政策未向中小型商贸企业倾斜，使之长期处于不利地位。第三，大多数 中小型商贸企业是非国有企业，有些银行受传统观念和行政干预的影响，对其 贷款不够热心。第四，中介机构不健全，缺乏专门为中小型商贸企业贷款服务 的金融中介机构和贷款担保机构。 中小型商贸企业投资所需资金短缺。银行和其它金融机构是中小型商贸企 业资金的主要来源，但中小型商贸企业吸引金融机构的投资或借款比较困难。 银行即使同意向中小型商贸企业贷款，也因高风险而提高贷款利率，从而增加 了中小型商贸企业融资的成本。二是追求短期目标。由于自身规模较小，贷款 投资所占的比例比大企业多得多，所面临的风险也更大，所以它们总是尽快收 回投资，很少考虑扩展自身规模。三是投资盲目性，投资方向难以把握。 对现金管理不严，造成资金闲置或不足。有些中小型商贸企业认为现金越 多越好，造成现金闲置，未参加生产周转；有些企业的资金使用缺少计划安排， 过量购置不动产，无法应付经营急需的资金，陷入账务困境。二是应收账款周 转缓慢，造成资金回收困难。原因是没有建立严格的赊销政策，缺乏有力的催 收措施，应收账款不能兑现或形成呆账。三是存货控制薄弱，造成资金呆滞。 很多中小型商贸企业月末存货占用资金往往超过其营业额的两倍以上，造成资 金呆滞，周转失灵。四是重钱不重物，资产流失浪费严重。不少中小型商贸企 业的管理者，对原材料、半成品、固定资产等的管理不到位，出了问题无人追 究，资产浪费严重。 一方面，中小型商贸企业典型的管理模式是所有权与经营权的高度统一， 企业的投资者同时就是经营者，这种模式势必给企业的账务管理带来负面影响。 中小型商贸企业中相当一部分属于个体、私营性质，在这些企业中，企业领导 者集权现象严重，并且对于账务管理的理论方法缺乏应有的认识和研究，致使 其职责不分，越权行事，造成账务管理混乱，账务监控不严，会计信息失真等。 企业没有或无法建立内部审计部门，即使有，也很难保证内部审计的独立性。 另一方面，企业管理者的管理能力和管理素质差，管理思想落后。有些企业管 理者基于其自身的原因，没有将账务管理纳入企业管理的有效机制中，缺乏现 代账务管理观念，使账务管理失去了它在企业管理中应有的地位和作用。 3.2 中小型商贸公司运用账务处理系统的意义 中小型商贸企业使用的账务软件大多是进销存管理和账务管理分离的系统， 单独进销存系统便于仓库管理，账务人员需要根据入库单等原始凭证记账，因 此作为一个采购、销售频繁的企业，仓库管理人员与账务人员对账的工作量是 很大 的。本文是在目前市场上现有的常用中小型账务处理系统功能的基础上， 将采购、销售业务纳入凭证处理模块，使用 Visual FoxPro60 可视化编程工具 设计一套直接录入采购、销售业务数据即可自动生成相关会计凭证的账务处理 系统，试图减小对账的工作量，提高中小型商贸企业的自动化程度。 利用信息技术，现代化会计技术，以先进的计算机为工具实施企业账务系 统的信息化，也是现代企业信息系统的一个重要的组成部分，包括了现代信息 管理技术在会计领域的开发，使用、培训、服务、制订和执行法规制定以及实 施微观与宏观管理会计业务和会管理现代化的全部。随着现代经济的飞速发展， 传统的会计信息处理已经远远不能满足中小型商贸公司的管理、决策的需要。 许多私营企业一样还是采用传统的手工做账模式，为了能够适应社会发展，利 于以后的企业扩展，采用账务处理系统制度来处理经济业务势在必行。 3.3 中小商贸公司账务管理的具体实施步骤 3.3.1 建立相应的管理制度 一个良好的账务系统的管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措 施，也是账务系统工作成功的基础。实行账务系统信息化后，跨机核算工具与 程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。 制定账务系统管理制度时，除了要遵守手工会计管理制度的基本原则外，还要 考虑账务系统系统的特点。 账务系统管理制度的基本内容是： (1)账务系统岗位责任制。 (2)账务系统操作管理制度。通过对系统操作的管理，保证系统正常运行， 完成会计核算工作。每个操作人员都设置各自的密码，以确保他们不会篡改自 己的操作。 (3)计算机硬件、软件和数据管理制度。该项管理制度内容是做好计算机硬 件、软件和数据的维护，以保证电算化系统的正常运行。 (4)系统化会计档案管理制度。会计档案是以磁性介质或光盘存储会计数据 与信息的，具有磁性化和不可见的特点。 黑龙江工程学院本科生毕业论文 11 3.3.2 账务系统的具体实施步骤 制定管理信息系统规划与进程：账务系统是单位管理系统的一个重要组成 部分，所以需要制定管理信息系统的总体规划和发展进程，在此基础上制定出 账务系统发展规划。考虑整个发展进程划分为几个阶段，明确各阶段的工作目 标、要求和进度。 资源的配备计划：首先考虑会计软件的处理流程是否适应企业现行的账务 流程；再次考虑会计软件所用的数据库是否与企业选用的数据库一致；最后还 要考虑到会计软件的性能是否安全可靠。所谓的安全可靠一般是指，会计软件 防止账务信息被泄露和被破坏的能力，会计软件防错和纠错的能力。会计软件 的操作设计是否适应企业的特点也是要充分考虑的问题。 作业账务系统人员的培训：账务系统是一项系统工程，不仅涉及财会部门 和财会人员，还涉及到单位内部各个部门和相关人员，需要具体有新知识结构 的人才来完成账务系统的组织、实施、开发和应用等工作。作为财会部门的人 员，我们必须参加培训，以便能够适应业务处理工作。 3.4 强化中小型商贸企业账务系统的建议 中小型商贸企业账务系统的实施首先必须解决管理中存在问题，同时政府 部门应该给予中小型商贸企业发展一定的政策支持，尤其是融资方面。 3.4.1 完善资金管理机制，提高资金使用效益 加强资金管理。中小型商贸企业的发展壮大离不开资金支持。企业要尽量 压缩产品资金占用，搞活资金，定期清查财产物资，及时处理库存积压和过时 产品， 保证最佳存货持有量；及时清理销售欠款，收回资金；要建立销售收款 责任制， 将销售、收款和业绩挂钩，调动销售人员收款的积极性，确保销售款 的及时收回。与销售人员签订合同，负责收回货款，也是一种防范应收账款风 险的有效措施。 建立资金循环机制。中小型商贸企业必须保持合理的资金配置，不断优化 资本结构。投资活动中，建立资金投入效益保证机制，账务部门要充分考虑资 金的时间价值和投资风险，运用现代管理方法做好投资项目的账务预算分析， 保证企业合理投资效益。企业现金流量充裕时，可多一些投资项目，并将资金 集中投资于企业优势项目；现金流量不足时，合理控制投资规模，将资金投资 于一些“短平快 ”项目，从而保证资金的良性循环。筹资活动中，企业要充分考 虑自己的偿债能力，保持合理的筹资结构，适度负债，防止筹资风险的加大， 避免沉重的利息负担；同时要规范筹资行为，讲信誉，能借能还，形成“借债生 钱”，又能“以钱还债”良性循环机制。 3.4.2 加强中小型商贸企业账务管理会计核算和账务监督 加强中小型商贸企业会计核算，提高中小型商贸企业会计人员素质；早日 制定相关制度，使中小型商贸企业会计核算有章可循；积极开展代理记账，帮 助不具备条件的中小型商贸企业尽快走上会计规范之路。建立和完善账务监督 机制；实施账务总监委派制，实行账务监督。 所以说账务系统代替传统的手工方式处理经济业务，已成为不可逆的潮流。 首先，提高会计数据处理的时效和准确性，提高会计核算的水平和质量，减轻 会计人员的劳动强度。其次，他提高了经营管理水平，使账务会计管理由事后 向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。再次，他推动了会计技 术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。企业要根据实际 的情况，积极建立账务系统制度，制定严格的内部管理制度，提高经营管理水 平，从而提高企业的竞争力。账务系统制度必然会促进我国账务系统向更深层 次发展，最大程度的提高会计工作水平和会计信息的质量，更好的为提高各企 业、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。 经济越发展，账务管理就越重要。重视账务管理，将有利于完善中小型商 贸企业的内部管理制度；有利于降低成本，更好地筹资；有利于投资，提高投 资收益率。所以，中小型商贸企业应在政府已出台和即将出台的一系列有利政 策基础上，狠抓账务管理，政府已出台和即将出台的一系列有利政策，从而在 激烈的市场竞争中健康、稳步发展，为社会做出更大的贡献。 3.5 本章小结 通过本章的分析看出，我国中小型商贸企业账务系统管理现状分析不容乐 观。我国中小型商贸企业中有相当一部分一味追求销量和市场份额，忽视了账 务系统管理的核心地位，使企业管理局限生产经营型管理格局之中。同时，很 多中小型商贸企业受规模和人员素质的限制，往往存在会计核算不健全，账务 系统管理缺位的现象；另外由于受宏观经济环境变化和经济体制影响，在加强 账务系统管理方面也遇到了阻碍，企业账务管理的作用没能得以充分发挥。 黑龙江工程学院本科生毕业论文 13 第 4 章 中小商贸企业账务处理系统存在问题解决 策略 4.1 中小商贸企业账务处理系统存在问题 账务处理系统系统不同于一般的应用软件，它是会计信息系统与企业管理、 业务流程的有机结合。但由于财会工作自身的特点，现阶段我中小商贸企业账 务处理工作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，存在着许多 问题 10。 4.1.1 重视账务功能，忽视管理与监督功能 一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的 控制很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计 算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在 加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能 忽视管理及监督功能的现象。财务软件的材料核算、工资核算、固定资产核算 等模块功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金 供求预测、财务状况实时监督等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不 全，并且查询功能也不健全。限制了许多管理与监督功能的有效实现，因此未 能充分发挥会计电算化对加强财务管理方面的功能。 4.1.2 应用会计电算化后，相关制度没有及时修改与调整 现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从 账户设置、账户管理、登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统 设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，必须根据 会计电算化的特点，将财务会计制度做出相应的修改。 4.1.3 会计电算化档案管理制度不完善 由于许多单位实行会计电算化时间较短，对会计电算化档案的组成内容不 甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档， 或者已经归档的内容也不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员 职责，造成会计档案被人为破坏或自然损坏，乃至单位会计信息泄密的情况发 生。有些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系 统出现故障，会计数据也将无法恢复。 4.2 解决问题的对策 鉴于中小商贸企业账务处理系统是一个系统工程，并不是财务部门单一的 计算化问题，我们在面对上述问题的时候，就应当系统全面的来研究解决的问 题对策。 4.2.1 加强电算化系统管理的组织机构建设与制度完善 企业实行会计电算化以后，系统正常、安全、有效运行的关键是企业管理 机构的设置和正确的操作程序，建立严密的组织机构体系与制度保障措施。这 其中包括： 1合理设置组织机构 企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应 计算机会计系统的要求。财务内部控制的关键在于不相容职务的分离，计算机 会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都 不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业 用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立 一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事 情。计算机会计系统有关的资料应及时存档，同时要建立起完善的硬件保障与 系统维护体系，加强档案管理与文件备份工作。 2制度保障建设齐备 （1）严格制订并实施机构和人员的岗位管理制度 对各类操作人员必须制定岗位责任制，基本岗位包括会计主管、出纳、会 计核算各岗、稽核、会计档案管理等，重点工作岗位必须实现职权分离，有效 地限制和及时发现错误违法行为。 （2）严格制订系统操作的各项制度和相应的控制措施 对于系统操作环境，必须制订一套完整而严格的操作规定。操作规定应明 确职责、操作程序和注意事项，形成一套电算化系统文件。 （3）建立健全档案管理制度 这些档案主要是指各种账簿、报表、凭证和其他会计资料等。系统开发要 对这些资料进行不同的存档和安全保管、保密工作。档案管理一般通过制定与 实施严格的档案管理制度来实现。 4.2.2 加强企业财会人才队伍的培养与培训 会计电算化要求企业财会人员不仅要掌握扎实的会计知识，还要对计算机 和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根 据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管 黑龙江工程学院本科生毕业论文 15 理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计计 算机管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。同时，计算机会计 系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系 统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。 4.2.3 加强企业会计电算化系统的安全防范能力 1对于重要的计算机系统应加强重点防护 要防止电磁辐射和干扰，制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、 防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。 2完善必要的计算机软件与网络安全控制措施 网络的日益普及，使企业信息共享变得方便迅速，但实现会计信息资源共 享的同时，增加了泄密和受网上黑客的攻击等诸多问题。为了提高网络会计信 息系统的安全防范能力，应采取必要的计算机软件防范系统控制，例如采用防 火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等等。 4.2.4 提高企业总体管理信息化水平 财务管理是企业的核心，由于我国企业管理目前总体上存在信息化管理偏 弱的问题，影响企业的发展及企业自主创新能力的发展。因此，企业会计电算 化进程，应与企业本身的管理信息化息息相关，必须将信息技术与管理理论相 融合，实现企业整体的管理信息化和现代化，才能真正发挥出电算化会计的最 佳性能，为提高企业总体市场竞争力起到关键性的作用。 4.2.5 强化管理，努力提高财务管理水平 树立正确企业财务管理观念。企业管理的核心是财务管理，财务管理的核 心是资金管理。中小企业要切实转变观念，树立财务管理是企业管理的核心的 理念。同时中小企业要推行现代企业制度，企业的所有权与经营权要适当分离， 投资者与经营者要适当分离，形成企业管理的内部制衡及相互监督机制，从而 使企业的财务管理职责分明。中小企业的管理者们必须充分认识到财务管理的 重要地位和重要作用，将其纳入到企业经营管理的长效机制中去，只有不断的 学习新的经营管理思想、管理模式与方法，并结合本企业的实际加以灵活运用， 才能使企业在新的竞争环境中生存下来，并得到发展。 正确进行投资决策，降低投资风险。中小企业投资要面向市场，对投资项 目进行可行性研究，正确进行投资决策，努力降低投资风险。首先，投资项目 应以对内投资方式为主。对内投资主要有以下几个方面：一是对新产品试制的 投资，改变中小企业产品的单一、落后。二是对技术设备更新改造的投资，提 高效率。三是人力资源的投资，注重人才的培养。目前企业应特别加强人力资 源的投资，拥有一定的高素质的管理及技术型人才，是企业可持续发展的关键。 其次，分散资金投向，降低投资风险。中小企业在积累的资本达到了一定的规 模之后，可以搞多元化经营。将投资目标放到各个行业，从而分散投资风险。 第三，应规范项目投资程序。当中小企业在资金、技术操作、管理能力等方面 具备一定的实力之后，可以借鉴大型企业的普遍做法，规范项目的投资程序， 实行投资监理，对投资活动的各个阶段做到精心设计和实施。另外，要注意实 施跟进战略，规避投资风险。 加强资金管理，实现内部盘活。缓解中小企业资金紧缺的困境除了需要政 府扶持和一个良性的金融环境以外，更多地要靠中小企业自身通过内部资金盘 活来解决。一是要合理确定企业的现金持有量，对多余的现金要及时进行合理 运用规划。二是强化存货管理，建立合理的库存储备。企业要在强化市场调研 的前提下，最大限度地压缩呆滞的库存物资，并以科学的方法来确定存货资金 的最佳结构，以保证资金结构的趋向合理。三是建立和完善应收帐体系，严格 产品购销协议的规范操作。对不可避免需要采取赊销形式，应力求加强对客户 资信度的调研咨询，对已形成的应收帐款要定期进行函询核对，制定完善还款 的期限与办法，严格进行帐龄控制。对历史遗留下来的死帐、呆帐，要在取得 确认证据后，进行严肃认真的妥善处理。 4.3 加强财会队伍建设，提高企业全员的管理素质 目前，不少中小企业会计账目不清，信息失真，财务管理混乱；企业领导 营私舞弊、行贿受贿的现象时有发生；企业设置账外账，弄虚作假，造成虚盈 实亏或虚亏实盈的假象；等等。究其原