写邮件注意事项

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 写邮件注意事项 职场邮件的十大忌讳，你犯了吗？ 每天收到许多邮件，虽然懂得邮 件礼仪的人逐渐多了起来，但是跟基数 相比，写得很符合职业规范的却寥寥无 几，甚至有的人完不成工作、达不成合 作、以致造成误解却不知道什么原因。 基于多年在职场的经验，总结了 受欢迎邮件的写法，供大家参考。 一忌不称呼 不少人写邮件一上来就直接说事 情，给人的感觉是“ 你应该知道我是谁 ”； 有的至多用个“ 你好” ，这些都是不礼貌 的做法。 正确的做法是：如果对方有职位 要称呼职位；如果不清楚职位，可用姓 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下， 可以用双方习惯的称呼方式，而这种情 况仅限于非正式邮件。值得注意的是， 通常用“您好 ”比用“你好”更有礼貌，除 非确定自己是上级或长者。 二忌乱称呼 比较忌讳的是管所有人都叫经理， 普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理 职位高的人。 通常称呼他人可省去“副” 字，但 尽量不要跳级，更不可给别人降级。例 如对方是副经理，可以称呼“姓氏+经理” ，但不要称呼“ 姓氏+总” ；而如果对方 是副总裁，则不可称呼对方为经理或总 经理。 三忌回复所有人 通常只需要答复发件人，很少有 需要全部回复的情况，尽管对方可能同 时发给了很多人。为了减少给别人带来 的不必要麻烦，用“ 回复”功能即可；如 果很有必要抄送给其他人，则尽量自己 根据实际需要有选择性地写上去。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 尤其需要注意的是，好的事情可 以抄送给他人，不好的事情尽量一对一 处理；这与表扬当众，批评不当众是一 个道理。当然，那种利用便利的往来邮 件打嘴仗的行为只能影响个人形象。 发件人为了避免出现对方随意点 击“回复所有人 ”的不职业情况，可以把 大批量的收件人地址放在“密送” 处，然 后在正文起始位置写上收信人的群体名 称，例如“致：各事业部 经理” 等，有利于收信人清晰了 解与自己同时收到邮件的还有哪些人， 同时避免了垃圾邮件的产生。 四忌把老板列为收件人之一 常见人们写信，几个收信人中， 自己的老板是其中一位，这通常会被老 板认为不太尊重他。 如果是写给老板的信，则需要单 独写给他，无须抄送其他人。当然，更 不能写给老板的同时，抄送其他人。我 曾在不少培训的场合问过学员，如果他 们是老板收到类似的信会有什么反应， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 他们认为有不被信任的感觉，甚至有威 胁的味道。 如果需要老板了解某个相关的事 项，则致他人的同时，抄送给老板比较 妥当。例如需要就一个提案征求大家的 建议，则可以写给大家抄送老板；若需 要同时征求老板的意见，则需单独写给 老板，或在抄送的同时，在正文中单独 写一段“请老板指教 ”的话。 五忌人名不排序 收件人若为一个以上，不论在邮 件地址位置，正文位置，还是附件内， 均需要排序。 最讲礼仪的方式是按照职务高低 排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不 了解职位时可以按照字母顺序排，但重 要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。 有内外之别时，以客为先。 六忌不分段 有的人整篇邮件从头至尾写成一 大片，象小说一样，给人眉目不清晰的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 感觉，不想看下去，从而自然影响处理 的效率。 推荐的方式是，尽量在一个显示 页面完成全文，一段一个核心意思，然 后空行写第二段；如果说的事项较多， 建议加上序号，但一次最好不超过三项， 否则不容易记住。 当然，如果能根据收件人的具体 情况调整字号大小、字体样式等，则为 最佳。例如对方均是五十多岁的领导， 可以适当调大字号，以便对方阅读，从 而也提高了回复效率。 七忌重点不突出 现在的职场压力和信息的充斥已 很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整 的邮件。所以写信人可以把最核心的词 用突出标识加以强调，包括加粗、增大 字号或换字体、颜色等。但公文中通常 只允许黑色和蓝色，只有相当于海报作 用时才可以适当用彩色。 邮件的标题至关重要，要行动性 很强，只用核心词，去掉虚词。与行动、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 结果相关的字眼可放在句首的内，然后 再写具体内容，例如标题可写为“xx 会 议日程”。 八忌不感谢 有些人没有感谢的习惯，而这往 往是邮件回复率低的一个主要原因。不 论是寻求合作、请教问题、请人帮助， 还是只是告知，都可以感谢对方的善意 或配合。即便是领导命令对方与自己合 作，说句感谢只能表明自己有修养；更 何况自己请对方帮忙呢。 九忌多重结束语 常见不少人在信的结尾同时写上 几种问候，诸如“ 祝好” 、 “祝一切顺利”、 “祝工作愉快 ”等等。其实，一句最恰当 的结语即可。 有时候，很明显地可以看出发件 人事先设置好了签名档，里面已有问候， 那么在发送之前务必仔细检查，否则会 给人留下粗心的印象。 避免上述情况的方法，可以在签 名档中去掉问候语，只留签名和联络方 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 式，因为大多时候的问候是因人而异的。 十忌不署名 不署名，言外之意，对方应该能 从邮件地址判断出自己是谁，或者“不 用那么客气” ，而这样做会给对方造成 很多不便，也较影响办事效率，想打电 话沟通具体事宜时，还需要再查找。 发件人切忌以自我为中心，自认 为了解对方的圈子，其实不然，有时真 的不知道是谁发来的邮件，耽误了事情。 署名是尊重对方也是尊重自己、 宣