如何做好办公室事务

如何做好办公室行政事务工作 行政事务是指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各 项服务。如，收 发文档、 办文办会、接待来宾、收支买办、车辆、安全、福利、卫生 等方方面面的日常工作都是行政事务。 我们中心作为公司最大的部门，行政事务比较琐碎，作为综合办员工都要有 一个明确的目标来解决那些琐碎的行政事务，行政事务对公司、中心也至关重要， 因为各级政府部门、外部单位或集控电厂首先与中心接触的就是行政事务，这对 于中心的内、外部形象有着重要的作用。 日常工作 1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事 务的计划安排、 组织实施、 信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包 括办公物品的发放、使用、保管以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管 理、公文管理、档案管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事 务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人 抓。 2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与 下级部门沟通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同 时 将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力 和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信 息，这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界 媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、 谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。 3、注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和 内部信息。外部信息具体包括：国家相关政策法规；社会习惯、风俗、 时尚变化；市 场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事 件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的 使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内 部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。 4、培育传播企业文化。在企业中，仅仅用薪金留人是不 够的，还要用企业文 化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。我们公司“责任、求真、进 取、务实” 的企业核心价值观，很有代表性，非常符合企业的特点。通过企业文化 的建设不断促进企业的快速发展。企业文化的建设包括： （1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确， 这是企业发展的基础。公司的 年度目标、远期规划都非常明确。我们行政管理人员应该协助中心负责人制定一 个好的组织结构，并制定近、远期目标，从而形成一个完善的团结的团队。 （2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。管理者不完全控制员 工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。 （3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括办公环境、 技术设备设施、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境 等。让工作“ 生活化”。 （4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜 样激励人，用员工成才教育人。企 业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动 让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司对中心有 认同感和归属感。 5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做 好。要做好执行需要注意： （1）什么事情该做，该怎么做。 （2）如何更好更快完成该做的事情。 （3）清除所有 障碍。 （4）形成中心特有的制度和文化,让执行影响到每个员工。 那么，如何做好办公室行政事务工作 追求目标 素质高 人生有限，学海无涯。如何满足工作需要，学以致用，就是要做到“四个坚持” 。 一是坚持学习的针对性。立足于管用、能用，精心选择学习内容，对重要的知识 要学得深，研究得透，掌握得牢，绝不能满足于一知半解，要抓住一切可利用的 时间和机会，深入了解、准确把握各项工作进展。二是坚持学习的广泛性。尽可 能多地涉猎知识，拓宽视野，不强求门门精，但必 须 做到样样通。三是坚持学习 的创新性。学习别人的优点和长处，要化被 动为主动，不断丰富新思路、新途径、 新办法。四是坚持学习的经常性。达到 张口能讲、提笔能写、遇事能办、无事能思。 作风正 第一，要勇挑重担。面对办公室工作的繁杂，要勇于面对，敢于挑战；第二，要 勤于思考，不要人云亦云。办文如此， 办会、 办事也应如此；第三，要乐于奉献，增 强责任心和事业心，认真负责地做好每项工作。 办公室事务管理 原则强 办公室是个综合协调部门，是对内、 对外的窗口，也是矛盾突出的部门，工作 总是很难让人满意，总是很容易得罪人。工作的性 质决定了办公室工作人员必须 要有大局意识，胸怀全局，注重协调。做人、办事都要讲原则，行政管理工作要公 开、透明、规范，对事不对人，才能做得正、行得顺，才能减少工作矛盾， 积极争 取让大家满意。一是心正，二是坦诚，三是严谨，四是协作。 服务优 办公室日常行政管理工作，集中起来就是“服务”二字。一要提高智力服务水 平。办公室 为领导服务，就要模拟领导想问题。要学会全面地看问题，辩证地分 析问题，要 积极主动、创造性地开展工作，及 时了解新 问题、掌握新情况，努力增 强工作的预见性、系统性、全局性。二要提高 办事的效率。要树立时间观念，提高 办事效率。三要增强服务的主 动性，要主 动了解各项 工作的具体情况，要主 动追 踪，督查 落实，并主动发现、分析问题，主 动反映问题。 总体思路 总的就是要紧紧围绕工作大局，牢固树立精细化管理的理念，围绕一个主题， 推进三个转变，妥处四个关系，实现五个突破，努力打造“科学、规范、有序、效率” 的强有力的办公室，充分发挥办公室的综合协调、参谋决策和后勤保障职能。 一个主题 紧紧围绕参谋建议、综合协调、 优质服务这一主题， 创新工作思路，强化参 谋、协调、服 务水平，确保 办公室工作快速、高效、协调运转，确保全局各项工作 的顺利推进。 三个转变 一是在工作重心上转变。紧贴全局总体目标，前瞻思考，精心谋划，统筹安排， 努力当好参谋助手。二是在工作方法上转变。 坚持抓大放小，突出重点，全面协 调，认真督查，狠抓落实。三是在 组织协调上转变。注重统筹兼顾，多方协调。 四个关系 一是处理好大局与小局的关系。二是处理好继承与创新的关系。工作状态要 保持“十点”，即上班早来点，下班晚走点；办事腿快点，干活手勤点；工作吃苦点， 岗位奉献点；服务周到点，接待礼貌点；不懂多问点，相互关爱点。三是 处理好日 常工作与重点工作的关系。以点带面是搞好办公室工作的一个重要方法。四是处 理好务实与务虚的关系。办 公室工作说到底是务实的工作，是需要扎扎实实、埋 头苦干的工作。离开了扎实 苦干， 办公室的任何一件事情，哪怕是很小的事情， 都是难以做好的。又需摸索和掌握办公室各项工作的内在规律，防止陷入事务当 中。 五个突破 一是政务信息上要有新突破。二是“以文辅政”上要有新突破。三是综合协调 上要有新突破。四是后勤保障上要有新突破。规范公 务接待、 协调服务、费用管 理等工作程序，确保工作有据可依、公开透明，让领导和群众放心。五是队伍建 设上要有新突破。要按照政治强、 业务精、作风硬、工作实、廉洁好的总体要求， 全面加强办公室成员建设，努力提高办公室人员的综合素质。 日常事务的精细化管理 机关工作无小事，办公室工作更是无小事。政务 和事务是办公室工作的两个 轮子，政务工作主要有决策参谋、