图书馆管理信息系统

管理信息系统指导书 管理信息系统的战略规划 战略分析 （一） 摘要 用户：华图教育集团图书馆 拟建系统的名称：华图教育集团图书馆管理信息系统 拟达到的目标：拟在一年内建立华图教育集团图书馆管理信息系统，本 系统将改变传统管理模式，加速图书馆管理的自动化，标准化和科学化，而建 立的一个整体性的图书馆管理系统，使用此管理系统以后，可以提高和改进技 术部的管理系统服务质量与工作效率，广大师生也可以更加充分利用图书馆， 为华图教育集团教学研究更好的服务，图书馆也可以调整冗余机构，精简一些 人员，从而提高工作人员的素质及服务水平。 （二）背景 系统开发的组织单位：本系统由集团技术部和创维科技股份有限公司联合 开发而成。创维科技股份有限公司是国内顶尖的软件开发公司，有雄厚的软件 开发实力以及良好的信誉。同时本集团的技术部全力支持，共同开发。 系统服务的对象：华图教育集团图书馆 一、 信息化的必要性、可能性分析 （一）必要性分析 目前，该校图书馆由于刚刚改建成还没有彻底实现信息化，大部分业务采用 人工管理，浪费人力物力；另一些业务虽已实现了微机自动化管理，但应用系 统大多水平较低，比较落后。其中相当一部分为自己开发研制。可以说水平各 异，大多不符合统一标准，随着数据量的增大，出现了这样那样的问题。因此， 随着信息技术的飞速发展，原先的管理软件已不能满足现代教育的发展。必须 运用现代信息技术对原有的系统进行升级。 （二） 可能性分析 由于管理信息系统的开发在国内外是一个技术上的成熟系统，并且有切实 的工程技术保证，有学校领导的大力支持以及人员和资金的保证，因此开发图 书馆管理系统是完全可行的。 管理信息系统可行性分析 一、 新系统方案 （一） 系统的目标 拟在一年内建立华图教育集团图书馆管理信息系统，本系统将改变传统 管理模式，加速图书馆管理的自动化，标准化和科学化，而建立的一个整体性 的图书馆管理系统，使用此管理系统以后，可以提高和改进技术部的管理系统 服务质量与工作效率，广大师生也可以更加充分利用图书馆，为高安教育集团 教学研究更好的服务，图书馆也可以调整冗余机构，精简一些人员，从而提高 工作人员的素质及服务水平。 （二） 初步方案 该校图书馆由于刚刚改建成还没有彻底实现信息化，大部分业务采用人工 管理，浪费人力物力；另一些业务虽已实现了微机自动化管理，但应用系统大 多水平较低，比较落后。其中相当一部分为自己开发研制。可以说水平各异， 大多不符合统一标准，随着数据量的增大，出现了这样那样的问题。所以本次 设计的系统主要解决两大问题（1）信息化水平低，未形成标准化（2）人员冗 余，普遍素质不高。 系统的实施方案 （1）接收各部门的功能模块建议，对系统进行改进； （2） 接收各部门的配备需要，负责硬件及辅助设备的选型、安装、调试和维 护管理工作，承担馆内计算机设备的调配； （3）管理各类账户的网络地址，登陆权限，确保本馆各类系统安全可靠稳定运 行； （4）监控电子资源及各种重要数据库的运行状态，技术进行维护，妥善保管应 用软件并及时进行数据备份； （5)提高和改进技术部的管理系统服务质量与工作效率。使用此系统后广大师 生可以更加充分利用图书馆，为高安教育集团教学研究更好的服务，图书馆也 可以调整冗余机构，精简一些人员，从而提高工作人员的素质及服务水平。 投资方案 （1）图书馆大厅计算机有 8 台供查询、借还等，四个借阅室分别分配一台计算 机，电子阅览室计算机超过 50 台，大约投入 30 万元 （2）技术部网络维护人员 8 人，工资费用大约共 10 万元/年 （3）支付创维科技股份公司软件研制费用 30 万元 （4）对集团技术部人员进行培训，培训费用大约 8 万元/年。攒足后劲，人尽 其才，以便日后能独立对软件进行更新和维护 人员培训及补充方案 （1）加强对图书馆服务人员素质的培训，要让来到图书馆的人员感受到春天般 的温暖 （2）调动所有图书馆人员的积极性，人尽其才。 （3）升级图书馆的电脑软件和硬件设备。 （4）系统的设计过程要充分采纳学生和工作人员的意见，使系统更富有人性化。 二、可行性研究报告 （一）技术可行性分析 目前已经成功地建立了许多复杂的管理信息系统，而图书馆管理信息系统 是比较简单的，因此从技术上说，完全可以建成一个适用的图书馆管理系统。 （二）经济可行性分析 图书管管理系统建成以后和校园网相连，提供网上服务，广大同学可以在 寝室就可以查询图书馆借书的有关情况。同时可以改进管理手段为学校科研教 学等多方面提高有力的支持和服务，本系统所带来的效益，是长期的很难短期 用金钱估量的，同时可以减少工作人员 ，高工作效率，因此从经济上说是可行 的 （三）管理可行性分析 现有的图书馆管理人员只要进行培训完全可以胜任工作。对于缺少的计算 机管理人员，可以通过招聘解决。现有的运行环境只要稍加改进就可以保证新 系统的运行，从运行管理方面看是可行的。 三、结论 由于管理信息系统的开发在国内外是一个技术上的成熟系统，并且有切实 的工程技术保证，有学校领导的大力支持以及人员和资金的保证，因此开发图 书馆管理系统是完全可行的。 企业信息化的阶段划分 建立 U/C 矩阵 数据 类 功 能 图 书 成 本 库 存 财 务 计 划 发 票 定 单 已 登 记 书 籍 订 书 统 计 表 进 书 统 计 表 借 阅 历 史 供 书 商 图 书 编 号 书 目 表 读 者 图书 借阅 C C U 读者 维护 C U 历史 查询 C 图书 检索 U U C C 罚金 维护 U U 系统 设置 U U U C C C 数据 备份 U U C U 注销 挂失 U U 图书 征订 C U U U U C C C U 图书 验收 U C U U C U 查询 书籍 U C U U 修改 日期 U U 续借 书籍 U U 期刊 验收 U C C C U U 期刊 订阅 C U U U 检索 查询 U U U C 编目 移送 U U C 数据类 功能 图书 定货 库存 计划 定单 已登 记书 籍 书目表 读者 财 务 图书借阅 读者维护 U U 历史查询 U 采购计划 图书检索 U 数据备份 U 系统设置 U 流通管理 罚金维护 C 图书验收 修改日期 U 图书管理 续借书籍 U 期刊订阅 查询管理 检索查询 U 编目移送 财 务 人 事 采购 计划 流通 管理 图书管理 查询 管理 财 务 管理结构图 管理信息系统的系统分析 1、 组织与功能结构分析 （一）组织结构分析 组织结构图 图书馆由采购部、编目部、流通部、期刊部和技术部组成。图书管的馆长 直接管理这些部门。技术部隶属下有项目开发组，硬件维护组，系统维护组。 组织结构图如下： （二）功能结构分析 技术部下属的系统管理组和硬件维护组主要有以下功能 (1)硬件维护组 负责馆内计算机维护和计算机硬件配备。 系统管理组 (2)管理各类账户的网络地址，登陆权限，确保本馆各类系统安全 可靠稳定运行； 监控电子资源及各种重要数据库的运行状态，妥 善保管应用软件并及时进行数据备份。 技术部功能结构图如下： 采 购 部 流 通 部 技 术 部 馆长 编 目 部 期 刊 部 硬 件 维 护 组 系 统 管 理 组 技术部管理子系统 项目开发管理 系统管理硬件管理 硬 件 配 备 硬 件 维 护 项 目 评 估 系 统 开 发 系 统 维 护 数 据 库 管 理 模 块 功 能 需 求 系 统 监 控 各 类 帐 户 管 理 电子资源管理 电 子 期 刊 征 订 图 书 馆 链 接 电 子 期 刊 管 理 （三）组织/功能联系分析 组织/功能联系表 图中：“*” 表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位） ； “” 表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位； “” 表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）； 空格：表示该单位与对应业务无关 功能 序号 联系的 程度 业务 采购部 编目部 流通部 期刊部 技术部 1 电子期刊征订 * 2 图书馆链接 * 3 电子期刊管理 * 4 硬件配备 * 5 硬件维护 * 6 模块功能需求 * 7 项目评估 * 8 系统开发 * 9 系统监控 * 10 系统维护 * 功能与 业务 11 数据库管理 * 12 各类帐户管理 组织 二、 现行系统主要业务流程分析 （一）业务流程图 图书馆 各部门硬件配备和维护技术部 配备、维护信息明 细 系统监 控和维 护 权限管 理 数据库管理 备 份 重要数 据库信 息 配备清 单 财务 处 维护信息 图书馆技术部业务流程图 （二）表格分配图 馆内各部门 技术部 馆长 财务处 准备配备单 硬件配备 单 审批 硬件配置 配备清 单 存档 配备帐 目清单 存档 审批完的配备单 存档 配备凭 证 维修单 硬件维修 存档 维修清单 资金结算 表 存档 存档 准备维修单 三、现行系统数据流程分析 图书采编信息 图书采编信息 图书馆管理信息系统顶层数据流程图 图书采编 图书采编信息 信息 图书借阅 图书馆管理信息系统第一层数据流程图 采编人员 P1 图书采编 管理系统 图书表 采编人员 P1 图书采编管 理系统 图书库 P3 图书查询 管理系统 读者 P2 图书查询 管理系统 借阅室 （2）数据字典 （1）数据项的定义: 编号 数据项名称 简述 宽度 取值范围 I01-01 配件编号 硬件编码 10 0001-9999 I01-02 配备日期 装配硬件日期 8 0001-9999 I01-03 配备人 技术部工作人员 20 0001-9999 I01-04 配件凭据 收据名称 40 0001-9999 I02-01 硬件维护号 硬件维护编号 10 0001-9999 I02-02 硬件维护日期 硬件维护当日日 期 8 0001-9999 I02-03 硬件维护说明 硬件维护内容 50 0001-9999 I02-04 硬件维护人 此次硬件维护的 工作人员 20 0001-9999 I02-05 硬件维护凭据 硬件维护清单 20 0001-9999 I03-01 备份编号 备份号 10 0001-9999 I03-02 备份说明 备份内容 50 0001-9999 I03-03 备份人 备份工作人员 20 0001-9999 I03-04 备份日期 备份时间 8 0001-9999 I04-01 部门编号 代替部门名称 10 0001-9999 I04-02 部门网址 部门网络地址 30 0001-9999 I04-03 用户名 登陆用户名 10 0001-9999 I04-04 密码 登陆密码 20 0001-9999 I05-01 系统运行 运行情况 2 0001-9999 I05-02 故障名称 故障简称 20 0001-9999 I05-03 故障位置 故障点 20 0001-9999 I05-04 故障说明 故障描述 50 0001-9999 I05-05 故障日期 发生故障时间 8 0001-9999 I06-01 系统维护编号 系统维护号 10 0001-9999 I06-02 系统维护日期 系统维护时间 8 0001-9999 I06-03 系统维护说明 系统维护工作说 明 50 0001-9999 I06-04 系统维护人员 工作人员 30 0001-9999 (2)数据存储的定义 编码 名称 简述 来源 去向 组成 D1 配备单 记录书商 的情况 P1 P3 编码，名称，地 址，邮编，联系 电话，网址 ，商 店 D2 维护单 记录采购 的情况 P1 P3 采购书目编码， 名称，规格要求， 单位，采购数量， 书商名称，订单 日期 D3 备份表 记录图书 入库情况 P2 P3 原材料名称、数 量，编码，规格， 质量情况，备注 D4 权限信息 记录图书 著录的情 况 P1 P3 图书名称，数量， 图书编码，规格， 质量情况，备注 D5 故障信息 记录新进 图书著录 的情况 P1 P3 图书名称，数量， 图书编码，规格， 质量情况，备注 D6 系统维护 记录 记录图书 情况 P1 P2 图书名称，数量， 图书编码，出版 社，作者 （3）数据流的定义 编号 名称 简述 来源 去向 组成 D1-01 配件单 硬件配备 信息 技术 部 对应的 部门 配件编号、配备日期、 配备人、配件凭据 D1-02 硬件维护 表 硬件维护 记录 技术 部 书商 维护编号、维护日期、 维护说明、维护凭据、 维护人、密码 D2-01 备份表 重要数据 备份 技术 部 流通部 备份编号、备份说明、 备份日期、备份人 D2-02 权限 部门网站 登陆权限 本馆 各部 技术部 部门编号、部门网址、 用户名、 D2-03 故障信息 表 故障记录 技术 部 流通部 运行状况、故障名称、 故障点、故障说明、故 障日期 D2-04 系统维护 表 系统维护 记录 技术 部 维护编号、维护日期、 维护说明、维护人员 （4）处理逻辑的定义 (5) 外部实体的定义 编码 名称 输入 处理 输出 P1 配备审批 配备申请 馆长对硬件配备进行审 批 审批通过 信息 P2 硬件配备 配备单 技术部对配备物品进行 记录 配备记录 P3 硬件维护 故障信息 技术部根据故障信息对 硬件进行维护 维护信息 P4 数据备份 重要数据 技术部对重要数据进行 备份 备份数据 P5 权限管理 部门权限 信息 技术部根据权限信息进 行分类管理 分类信息 P6 故障管理 运行分析 结果 对故障进行记录，方面 维护 故障记录 P7 系统维护 故障信息 技术部根据故障信息对 系统进行维护 维护信息 编号 名称 输入 输出 备注 S01-01 图书馆各部 软硬件使 用情况 配备申请、 维护信息 各部根据自己的需要， 提出配备和维护需要 S02-01 馆长 订单信息 发货通知单 书商根据订单发出货物 S03-01 技术部硬件 组 配备单、 维护单 配备和维护 记录 对各部硬件进行配备和 维护 S03-02 技术部系统 管理组 各部权限 信息、数 据、系统 运行情况 信息 数据备份信 息、系统维 护信息、权 限管理信息 根据数据的情况进行备 份、对系统进行监控和 维护、对权限管理 S04-01 本系统 系统数据 系统运行情 况 监控系统运行情况 新系统的逻辑结构 （1）确定新系统目标 新系统，继承了原有系统，同时增加了两大模块：电子期刊组和项目开发组。 a.) 电子期刊组：订阅电子期刊，使读者能够在电脑平台上进行方便的 阅读。同时与其他学校图书馆服务器连接，达到资源共享的目的 b.) 项目开发组： 接收各部门的功能模块建议，自主的按照各部门的需 求进行系统开发和完善，从而达到提高各部门工作效率的目的 根据图书馆日常图书管理工作的需求和图书借阅的管理流程，该系统实 施后，应该达到以下目标： 1. 界面设计友好、美观，数据存储安全、可靠。 2. 基本信息设置保证图书信息和读者信息分类管理。 3. 强大的查询功能，保证数据查询的灵活性。 4. 实现对图书借阅、续借、归还流程的全程数据信息跟踪。 5. 提供管理员修改信息、密码等功能，保证管理的安全性。 6. 提供灵活、方便的权限设置，使整个系统的管理分工明确。 （二）确定新系统的业务流程 1业务流程图 技术 部 学生 浏览 使用统 计分析 分析报表 订购清单 电子期刊商 发货 验收 电子 资源 管理 电子资源 添加链 接 外校图 书馆服 务器 技术部业务流程图 2表格分配图 存档 可行性分 析报告 审批 模块设计 清单 系统开发 系统设 计清单 资金结 算表 存档 图书馆各部门 技术部 管理部 财务部 功能模块 表 拟订功能模块表 存货部 拟订要订阅期刊 订购清单 发货清单 存档 采购清单 存档 资金结 算表 准备采购单 （三）确定新系统的数据和数据流程 1数据流程图 图书采编信息 图书采编信息 图书馆管理信息系统顶层数据流程图 办公 室 采编 室 借阅 室 图书 馆管 理员 读者 管理 系统 读者库 图书 维护 系统 图书 馆管 理员 图书 采编 系统 图书库 图书 查询 系统 读者 图书 借阅 系统 借阅库 图书 预订 系统 电子书库 电子 图书 系统 留言库 读者 留言 系统 读者管理信 息 （ D 0 3 ） 库存图书统计 借阅情况统计 书目 查询 图书采 编信息 图书借阅 图书 预定 电子图书借阅 读者 留言 读者留言汇总 读者库 图书馆管理信息系统 1 层数据流程图 P 1 P 7 P 6 P 3 P 2 P 4 P 8 P 5 采编室 P1 图书采编 系统 图书库 2数据字典 a.数据项的定义 编号 数据项名称 简述 宽度 取值范围 I07-01 期刊编号 电子期刊编码 10 0001-9999 I07-02 期刊名称 电子期刊名称 30 0001-9999 I07-03 作者 作者 20 0001-9999 I07-04 订购人 电子期刊订购负责人 20 0001-9999 I07-05 订购日期 到货日期 8 0001-9999 I08-01 网站编号 链接网站的编号 10 0001-9999 I08-02 网站名称 链接网站名称 30 0001-9999 I08-03 网址 链接网站地址 30 0001-9999 I09-01 部门编号 部门系统编号 10 0001-9999 I09-02 模块名称 新增模块名称 20 0001-9999 I09-03 功能说明 新增模块功能说明 50 0001-9999 I09-04 开发日期 模块开发开始时间 8 0001-9999 b.数据存储定义 编号 名称 简述 来源 去向 组成 D7 电子期刊 信息 记录电子期 刊情况 P2 P3 期刊编号、期刊名称、作 者、订购日期、订购人 D8 网站信息 记录网站信 息 P2 P4 网站编号、网站名称、网 址 D9 模块信息 记录模块情 况 P1 P2 部门编号、模块名称、功 能说明、开发日期 c.数据流的定义 d.处理逻辑定义 编号 名称 简述 来源 去向 组成 D1-01 电子期 刊信息 电子期 刊的相 关信息 电子期刊商 图书馆服务 器 期刊编号、期刊 名称、作者、订 购日期、订购人 D1-02 网站信 息 链接网 站的信 息 其他学校图 书馆 电子资源系 统 网站编号、网站 名称、网址 D1-03 模块开 发信息 新开发 模块的 信息 开发组 对应的部门 部门编号、模块 名称、功能说明、 开发日期 e.外部实体的定义 编码 名称 输入 输出 处理过程 P8 网站链接 外部网站信息 网站链接 对外部网站进行链接 P9 电子资源 管理 电子期刊信息 和链接信息 电子资源 对电子资源进行管理 P10 查阅 电子资源 查阅信息 学生对电子资源进行利用 P11 统计分析 查阅信息 统计结果 统计学生使用情况 P12 评估预算 模块需求 模块评估 信息 根据需求做出评估 P13 审批 模块评估信息 开发信息 表 管理模块开发相关信息 P14 系统开发 开发信息表 新模块 根据开发信息表进行系统开 发 编号 名称 输入 输出 备注 S01-03 本图书馆 各部 模块添加 需求 模块添加申 请 对本部门系统功能模块提出添 加申请 S06-01 外部网站 链接申请 网站信息 用于技术部添加链接 S02-01 馆长 模块评估 分析 模块添加审 批通过信息 对新添模块进行审批 S03-03 技术部电 子资源组 电子期刊 信息和网 站信息 期刊定单、 网站链接信 息 对电子资源进行管理 S03-04 技术部项 目组 模块添加 审批通过 信息 开发模块 根据模块信息进行项目开发 S07-01 学生 电子资源 浏览信息 对学生浏览进行统计 S05-01 电子期刊 商 电子期刊 定单 发货单 接受定单，进行发货 3处理功能的分析与表达 遗失处理 1995 年前 1995 年后 单行本 多卷书 10 倍原价赔偿 套书赔偿 单行本 多卷书 2 价原价赔偿 套书赔偿 图书出版日期 图书类型 措施 判断树 判断表 1 2 3 4 0 0 1 1C1：图书赔偿日期 C2：图书类型 0 1 0 1 A1：书价 10 倍赔偿 A2：书价 2 倍赔偿 A3：套书赔偿 管理信息系统系统设计 一、 系统总体方案设计 (一)系统结构模块设计 1系统结构模块结构图 读者检索子系统 个人登录 公共查询 图 书 检 索 图 书 现 状 新 书 通 报 中 图 法 查 询 读 者 信 息 图 书 预 借 图 书 续 借 口 令 修 改 书 证 挂 失 读 者 历 史 读者检索子系统功能结构图 个人登录界面 输入借书证号和登陆口令 数据库 输入 信息 返 回 用 户 权 限 个人登陆模块图 中图法查询模式 入库 日期 和类 别 图书 现状 信息 选择 要查 询的 内容 新到 书籍 列表 书籍的详细信息 书目名称等其 他属性 公共查询 图书检索 图书现状 新书通报 中图法查询 数据库 公共查询模块图 2各个模块的 IPO 图 读者检索子系统 IPO 图 系统： 模块： 华图教育集团图书馆管理 系统读者检索子系统 上层调用模块： 无 可调用的下层模块： 个人登录，公共查询 输入： 书名，作者，出版社等 输出： 检索到的书的相关属性 个人登录 输入借书证号和登录口令 有无权限 图 书 检 索 图 书 现 状 读者信息查询和 维护 公共查询 开始 新 书 通 报 中 图 法 查 询 输入检索信息 有无此 书 列出此书的相关