住房公积金管理中心档案管理规定

住房公积金管理中心档案管理制度 住房公积金档案是加强住房公积金管理，制定有关政策和反映管 理工作情况的重要依据，为了做到资料完整，数字准确，真实反映客 观现状，根据相关文件规定，结合中心实际，特制定本规定： 1 归档范 围：凡是反映本中心各 项政治、 业务、 资金活动，具有 查考利用价值的文件材料均属归档范围,具体包括文件档案、会计档 案、固定资产 档案、 缴 存档案、 计算机数据档案、声像档案、支取档案、 贷款档案等。 2 负责归档的部门：文件材料档案由综合科负责；会计档案、固 定资产档案由会计科负责；缴存档案、计算机数据、声像档案由归集 科负责；支取档案由办事处负责，贷款档案由贷款科负责。 3 档案归档基本要求：本中心所属科室、 办事处及工作人员，对 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案室移交，集中管理。 向档案室移交档案的科室，对其档案中不宜开放的部分提出限制意见。 4 归档手续 4.1、移交档案应装订立卷后，移交档案室； 4.2、对接收的会计档案，原则上应保持原卷册封装，如需要重新 拆卷，应与 经办人共同整理； 4.3、各项管理工作中形成的文件材料均应装订立卷后方可移交 档案室； 4.4、归档份数为一份。 5 移交手续 文件、财务及各项管理工作中形成的文件及材料，在移交归档时， 均应由移交部门负责填写移交清册一式两份，由移交部门移交人和档 案管理接收人签字盖章，交接双方各存一份。 6 归档时间 6.1、会计档案应在会计月度终了整理立卷，保管一月后向档案室 移交，档案室于第二年 7 月份向局档案馆移交上一年度会计档案； 6.2、各项管理工作中形成的文件材料，一般在形成次月归档，归 档前由各职能部门负责人审定后，送档案室归档。 7 查阅制度 7.1、中心业务人员因工作需要查阅档案资料，应填写“ 查阅登记 表” ，由档案室提供查阅； 7.2、其他单位需查阅档案资料，应填写“查阅 登记表”，由综合科 负责人同意后方可查阅； 7.3、查阅财务档案， 应填写“查阅登记表”，并经中心领导或会计 科负责人同意后，由档案室提供查阅，必要时由会计科人员协助档案 室查阅； 7.4、档案原则上不对个人开放，遇特殊情况，须经中心领导同意 后，由档案管理人员陪同查阅； 7.5、档案资料需在档案室内查阅，不得携出室外； 7.6、档案资料一般不予复印，如遇特殊情况需要复印，须经中心 领导同意后，由档案管理人员予以复印； 7.7、使用者要保护档案，不得撕毁、折叠、涂改、污损档案和在档 案上做任何记号，对违者按有关规定处理。 8 借阅制度 8.1、借用范围：中心业务人员因工作需要，需要查阅档案者； 8.2、借用档案手续：中心业务人员借用档案，应填写“ 借阅登记表” ，由综合科 负责人同意后方可借阅； 8.3、借期不能过长，最长不能超过三天，到期不能归还的，应到 档案室说明情况并办理续借手续； 8.4、借阅档案者，应对档案的完整和安全负责，不能中途转借和 私自复制，不得遗失、拆散、 调换、抽取、 污损 档案； 8.5、档案归还时，档案管理人员应认真清点和检查归还档案、文 件状况，并办好归档注销手续。 9 库房管理制度 9.1、库房内档案的管理要做到安全、规范，有专柜（箱）存放，不 得随意堆放,以防止档案毁损、散失和泄密；认真做好防盗、防火、防 潮、防光、防虫、防鼠工作； 9.2、库房内严禁烟火，不准存放易燃、易爆物品； 9.3、库房内要保持清洁卫生，定期进行大扫除； 9.4、无关人员不准擅自进入库房，档案库房的门窗非工作时间必 须严密关锁，下班前进行检查。 10 档案保密制度 10.1、档案工作人员要严格遵守国家有关安全保密的规定，以严 谨的工作态度，忠于职守，时刻保持高度警惕，确保档案材料的保密 和安全； 10.2、