光伏外贸部工作计划书20131224

外贸部工作计划书 1外贸业务部的定性及定位 公司的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的 接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的 了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代 表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他 们主要是同外界打交道，其一言一 行及工作的效率，工作作风，都在体 现着整个公司的文化。再次，外销部门是公 司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司 的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的 各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这 点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。 基于这些特点，就要求本公司的外贸工作人员：在做事的时应有原则，但又 能灵活处理事情，做事认真 负责，始 终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的 不同意见（有好有坏），对于突 发事件的发生，要能 镇 静处理，有沟通能力，工作 协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。在本部门内各位员工之间要充分合 作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操 作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工 作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。外 贸 部门有其特性，但它不是孤 立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的、在工作中要能同本公司其它部门 进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。 2外贸业务部门的工作流程 1）外部 2）内部 3）所需资料表格 4）工作的特点及要求 大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要 包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心。以及同其他供 应商的联 系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个 环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合， 包括，技术部，生产部，物流部等其它部 门。 外贸基本流程 1）询盘与报价 在报价之前了解询盘的虚实。报价时 QUOTATION SHEET 要详细，列明货 物品名，型号（中英），单价，数量，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最 后注明报价日期及报价有效期。 2）订单及生产。 报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式 发票或合同 给客户。得到客 人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产计划单，交负责人签字确认后， 下发到 PMC 和生产部。 3）所需单据。 通常价格条款是 FOB 和 CIF（C&F),如果做信用证，上面有明确规定，要仔 细审证并看是否可以满足信用证上对所提交单证的要求如：商业发票（CI），装箱 单（PL ）几正几副，是否需要验货报告，CO，FORMA 或其它的特殊的证明。装船 离港后需要给客人发装船通知（shipping advice)，以便客人及时付款。 编制：桂曦 第 3 页 共 15 页 4）验货。 如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在 验货未完成时，及时跟踪验货 情况，以免耽 误了交货 期造成可以避免的损失产生。 该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好 质检工作， 创质优口碑以争取更多的客户。 5）出货。 提前下发“运 输申请单” 给 到物流部，FOB情况下提前与客人沟通确认货代事 宜。方便报告人员制好报关 单据，做好出 货准备。准 备出货前2天录入ERP的销售 订单，下推 发货通知，以便仓库提前准备好。 从主要工作的特点来讲，主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的 转达，协调 生产部，采购，物流等等其它部 门完成订单 。细致表述客人的要求，把 文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如 何能进行有效的沟通。协调 各方面的联系。及 进行有序，有效的工作安排。它以 其它部门为基础，又起到组织 其它部门的作用业务部的工作主要是文字型的，且 工作繁琐， 联系广，要求用一定的资料表格来规范部 门的工作。做到各种信息都 有记录。 1）报价单：（QUOTATION FORM）在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单 填写要标明产品规格参数，价格条款，交货时间，报 价有效期等。报价单由业务 员与该客人资料一并留存。 在报价时，如为非标产品，业务员要跟进技术研发提供的BOM （bill of material)给 到财务做成本分析。其中如利润低于部门规定的百分比后要请部门主管或经理 确认是否可以操作，如在规定的利润范围内， 则业务员可马上操作。 这里要求公 司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要 求征的部门主管或经理,甚至高管的同意。因为客人要求不同，数量不同，交 货条 件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。 2）形式发票：（Proforma Invoice）这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确 认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货 条件，付款方式，交货时间，客人唛头等。 经部门主管或经理确认后要让客人签 字确认回传，业务部存一份，送财务一份，以便 查账 。 公司要求每次与客户签订合同前（特别是非标产品销售合同），要召集相关部门 主管召开订单评审会，由负责该订单的业务员向其它部门讲解订单详细要求。做 到每张订单，相关的部门都能充分了解， 同时就订单交期， 产品性能等可能出现 的问题及时反馈给业务员，使得业务心中有数，可与客户进行有效沟通，最 终达 成合作。开会时要求主管参加，并在合同评审表上签署意见。 3销售计划单：（ASSEMBLING FORM）在订单确认后，要根据同客人所签合同， 把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的具体要求。每 个细节都要有注明。特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管 或经理确认。签字后下发到生产部。 (后续待ERP完善后，可通过ERP走工单流程 道生产部，不需下纸质单） 4）验货报告：（INSPECTION REPORT）出货前要求照单验货，也可同时抽查品质 部的验货报告。如客人有指定验货公司来验货的，需要提前知会工厂生产，品保 等部门给予配合。如有任何问题请及时通知主管或经理，以便及时解决问题；业 编制：桂曦 第 5 页 共 15 页 务要知会主管每次验货的情况，并将验货报告留底保存；主管也有责任询问每张 订单的情况。 5运输申请单：（TRANSPORTATION APPS) 发货前根据合同内容和于客人沟通 的发货方式，制作运输申请单交主管签字后给到物流部的操作人员，以便物流部 提前订舱或联系货运公司安排运输。 6. 其它资料：外贸部可能要接解到的资料还有，订舱单，提单，装箱 单（packing list) ，商业发票（commercial invoice)等等。 11公司要求每张订单的资料要全部夹入- 资料FILE 。包括此 张单涉及到的所 有资料。同时还要保留一份电子档资料。 工作要求： 外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门， 要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。 同采购部，外销部门经常会碰到客户贸易订单需求的情况（即询问非我司生 产的产品），这时要同采购 部多沟通，多 寻找市场上各 类相关产品价格， 质量等因 素。故本部门人员要能与各部 门相处融洽。 同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新 订单要及时同生产部沟通。以 便安排订单生产，在特殊情况下，（指客人要货较急的情况下，同生产部协同操作 订单安排。但平常不允许外 贸部门过多过问干涉生产部的安排。 同技术研发中心，在客户有特殊的，非标产品需求是，要了解客户的真正意 图，与研 发进行有效沟通，在公司获利的前提下，尽量满足客户的需求。 1）周期长，工作隐性。 2）工作方式上：要能配合生产部生产工作，与QC 协作，全程监督。 3）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内 可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去 解决问题。 4）外贸主管可以有相应的活动经费。指外出请客吃饭等（但只适合在一定的范围 之内）。 5）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。 6） 每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上 传网上 使用。（此项需企业发展部协助完成） 7） 公司网站设计要具有时代特性，简单明了，主要要突出产品。网上 产品要及时 更新，网站英文版本要与中文版本保持一致。 8）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握， 不至被动。 9）部门资料要整理清晰明了。按客户编号分类归档。如给客人报价资料，合同 （P/I)，往来邮件等要按类归档，以便到 时查验。 10）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要及时回给客人。 11）确保按照合同上要求，按质，按量交 货。此处外 贸部门有独立性。不得迁就其 它部门的意见。 12）在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面。 13）主管的指令要明确。 3外贸部的内部工作人员配备， 权限及责任（参考岗位权责） 人员要求 1）经理（或部长） 2）主管 3）业务员 编制：桂曦 第 7 页 共 15 页 4）跟单员 外贸部门的人员要求少而精。如部门人员暂时不够。宁愿多花时间找合造人 员，也不 应勿忙找人顶替所缺 职位。 在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以 负责单证的处理及跟单等）。随着公司的发展， 业务 的增多，逐步完善。 由于工作的关系。部门要求人员：要诚实，勤 奋，有合作精神及团队精神。 经理（或部长）： 1）主要负责本部门的长期规划，带领本部门人员开辟市场， 2）负责对主管的直接领导。有权过问部门的各项事务。但如有异议可直接同部门 主管商谈。 3）负责抽查部门订单情况。. 4）负责公司部门的业务规划。 5）参加展览及同客户接触。 6）对一些较复杂的情况做出断定，指示主管如何操作。 7）经常检查部门订单进展情况。 8）定期或不定期抽查部门回款情况。 9）负责主要的问题处理，不直接涉及部门主管下达的有关订单任务。 10）直接向营销总监汇报工作。 部门主管： 1）负责协助经理开拓市场。 2）负责部门与客户的交流。 3）负责客户开发及管理 4）负责本部门的具体工作的安排 5）负责协调本部门的良好运作。 6）对于较难处理的事，要同经理商议后做出快定及执行。 7）对于比较重要的事情要取得与经理一致的意见。 8）要及时处理安排本部门的工作。做到有序。 9）要协助部门同本公司其它部门的沟通。 10）要协助部门同供应商的沟通。 11）负责订单的安排。 12）负责跟进订金的的安排和尾款的回收 13）每周要做出周报。总结上一星期的工作情况和下周工作计划，呈送经理，并自 留一份存档。 14）每个月底要做一份月报，总结本月的工作情况并计划下月工作。呈送一份给 经理，自留一份存档。 15）每个星期要组织本部门至少开3 次早会。同大家讨论本部门的工作情况。及 实际操作情况。并帮助解决业务员的问题。 16）要及时通知财务每张订单的款项情况，及其它款项情况（关于订金，尾款， 样 办费，开模费等其它费用。） 17）工作中如出现失误，应反思吸取教训，不能随便向部门其它同事发脾气。 18）要能承认由于自己的工作失误造成的错误。不允许推卸责任。 19）对于订单的下达及信息传达时，要求用词清晰明确。不能含糊不清。 业务员：要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。 跟单员：及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。 4贸易条件要求： 1）样品 编制：桂曦 第 9 页 共 15 页 2）合同 3）付款方式的选择 样品： 样品在订单处理中占到十分重要的位置，故要求对样品的要求要小心认真。 如客人有要求寄样，在可能的情况下，要尽量寄样给 客人；但要参考下列要求。 对于标准产品，可以根据具体情况向客人收取样品费，有时也可免费提供。（具体 情况视客人而定） 如根据客人特殊要求提供非标产品样办，要收取相应的样办费用。具体情况以实 际操作为准。 在收到样品费用后给客提供样品，如国外客户， 样品费用要计算运费在内。 （特殊情况视具体情况而订，由部门主管决定）打样寄样后要留存资料，以备查。 合同： 大部分的商业行为都以合同为规范标准，以确定双方的权利和义务。故如有 同客人签订合同，则一定要根据合同要求处理。在 签订 合同之前要充分考虑到公 司及部门的实际处理情况。如在没有保证的前提下，不要随便签订。 如客人在合同中列出一些特别要求，要视情况及时与经理取的沟通。确认可 以达到客人要求后再签订。 合同中的四要素一定要仔细核对清楚：（价格，数量，质量要求，交 货日期）在 有疑问时要同客人沟通。 付款方式的选择： 外贸部门的收款方式暂时为： T/T L/C 5工作的开展及要求 1）展会 2）杂志及其它媒介 3）网上平台 4）其它 1）参加展会。这是开拓国际市场最主要，也是收效最好的途径。分 专一和综合性 会展。积极参加全球有影响的专一性会展， 虽然综合费用大些，但只要 产品质量 高、价格具有竞争性，回报率也较高。当然，参展会展，必须精心准备，包括赠送 给客户的样品、公司的产品介绍资料、人 员的素质，都要高标准、严要求。 2）政府组团。参加国外区域性会展。为了发展对外贸易，各 级政府每年都有组团 当地企业出国参展的机会，由于是政府性质的，在 组织安排上，企 业可以省去大 量的时间、精力，专心致志准备展销事宜。另外，参展企业有机会接触参展地当 地大的企业，成交机会也相对较大。 3）国外驻华使馆联络。通过与目标市场的国外驻华 使馆接触，借由他们来帮助 把公司推向目标国家，创造与当地政府或大型企业合作的机会。 4）电子商务。通过建立公司网站、关键词搜索、B2B注册会员也可以联系到大量 采购商，但由于网络存在虚拟性，需要 对大量的采购信息进行筛选，确定真 实的 采购商。 外贸部门对公司的网站建设很重要，首先制作一个推广产品的平台，通过利用互 联网的便利将我们的产品推广到全世界。 编制：桂曦 第 11 页 共 15 页 公司还应安排选取一两个较好的网上贸易平台作为获取客户的一个方式，由营 销总监和经理综合考察决定选取的网上平台，必须要知名度较高的网上贸易平 台。选取不应过多。以一到两家为主。 5）客户的介绍。 贸易公司的 优势在于产品的多样 性，只要不是国家禁止的都可 以做。老客户可以介绍新客户，也可以介 绍新产品，有利于经营产品的多样化。 6）通过其它方式开拓国外市场。如加入相关行 业协 会，加入国家，政府 级的组织， 团体。如机电商会，申请成为国家援外项目人等。 6. 外贸主营产品，发展方向的确定。 1）标准薄膜组件，BIPV 透光及不透光 组件； 2）以融资方式在国外建电站，再转卖电站； 3）其他太阳能应用产品（贸易方式）：如路灯，草坪灯，充电器等 7客户资源分布特点。 1） 非洲地区 2） 东盟地区 3） 中东地区 4） 美洲区 5） 欧洲区 6） 其它地区 根据产品自身优势特点和光伏新兴市场的出现，把客户群分为以下6个区域： 1）非洲区 非洲地区光照资源丰富，电力紧缺，目前有部分国家在新能源方面采取积极 政策，且我司的薄膜组件特有的高温效应在非洲地区能明显的体现出来，因此公 司主张大力开发非洲市场。除电站建设， 组件销售外，还兼做太阳能路灯，太阳 能灌溉和小型发电系统的贸易。 如要开展也要注意下列问题： 付款方式尽量以出货前TT全款为主，一般不接受L/C和D/P。 特别要注意尼日利亚，贝宁等地的客户。有的客 户委托尼日利亚任何银行开 出的L/C，我们一定要求必 须要经过第三国银行保兑（并要求如伦敦银行、花旗银 行、渣打银行等对L/C 保 兑），没有 经过保兑的L/C 坚决不收。有的客 户以尼日 利亚银行不能T/T 大额外汇，千方百 计的要求和你做 D/P 的条款。公司同非洲客 户不做D/P（托收）的条款，因为尼日利亚有的银行可能和客户勾结，在客户没付 货款的情况下放提单而使企业蒙受损失。在尼日利亚汇往境外的大额外汇是不 受限制的。 当客户只T/T 了部分货款要求你发货后在给你T/T 全部余款以赎取正本提 单时你一定要注意，发货后 给客户传真副本提单时要将提单号、集装箱号涂黑， 因为在尼日利亚，海关和客 户勾结只凭提单传真件上的号码就可以将集装箱提 走的事情时有发生。在实际 工作中请谨慎对待。 2）东盟十国： 主要包括 中南半岛上的 老挝 、柬埔寨 、缅甸 、泰国 、越南 、马来西亚 6 国及太平洋上的新加坡 、汶莱 、菲律 宾 、印度 尼西 亚 4国。这些地区有一部分 国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。未来要依托 每年一届的中国- 东盟博览会，成立东盟办事处， 进 一步打开东盟各国的市场。 3） 中东地区： 编制：桂曦 第 13 页 共 15 页 2013年中东及非洲地区的光伏需求量将达到1GW，而2012年光伏需求量为 136MW，同比增幅达到625%，到2017年，中 东及非洲地区光伏市场有望增长至 3.7GW到9GW。沙特阿拉伯将成为该地区的第三大市场，分析人士指出，该国可 再生能源购买项目将成为助推因素，并且到2017年成为该地区最大的市场。 。2012 年，迪拜推出马克图姆太阳能园区计划， 预计到2030 年发电能力达到1GW，成为 地区最大的太阳能园区之一，该项目一期工程将于2013年三季度建成，发电能力 13MW。未来拟建迪拜立办事处，重点开 发中东地区的光伏市 场。 同时，中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，覆盖了非洲以及海湾国家， 贸易覆盖人口达到13 亿，在这里云集了全世界120国家的客商，迪拜市场的特点 为批发为主要的经营方式，产品以中低价为为主， 质量为中等要求，求 购数量 巨大，主要为转口贸易，现货交易和订货贸易形式同时进行。 对于太阳能应用产 品的贸易可以重点推荐。 4）美洲区客户： 分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根廷，巴西，智力，乌拉圭等 国家。进入北美市场的产品 UL 认证，目前 还未取得，可先进行前期代理商开发 工作。南美市场