个人住房公积金贷款后期档案管理浅议-免费医学论文参考打包下载.pdf

童 辅 、 个人住房公积金贷款 ( 简称个人住房贷款 ， 下 同) 后期档案管理是指个人住房贷款划拨之后， 经办 机构对个人住房贷款进行发放 、 逾期催收、 合同变更 等行为所形成的全部资料进行的档案管理活动。随 着个人住房公积金贷款业务的发展 ， 个人住房贷款 档案管理工作也有很大的发展， 早期注重前期贷款 审核阶段形成的档案资料的管理至今已取得了明显 的效果 。现在贷款还款 的人越来越多， 利用档案资 料 分析贷款还款状况、 催款 、 起诉的情况也越来越 多， 加强个人贷款后期档案管理已经势在必行， 刻不 容缓。 一 、个人住房贷款后期档案的特点 任何一项管理活动都要符合管理对象的特点， 从管理对象 的特点入手 ， 有针对性地 开展管理活 动 。要做好个人住房贷款后期档案管理也同样如 此， 需要从分析个人贷款后期档案特点入手。 1 个人住房贷款后期档案的不确定性和动态性 个人住房贷款在公积金管理机构审批通过之 后 ， 借款人和各经办机构的关系并未完结。由于贷 款时间长， 个人住房贷款受社会动态性 因素的影响 较大 ， 会 出现借款人难 以按期还清贷款或者要求变 更贷款人 、 贷款时间等多种情况。公积金管理机构 作为住房公积金贷款 的提供者 ， 为保证贷款的按时 收回， 在贷款后期也仍然需要做大量的工作， 如， 进 行还款跟踪， 负责逾期贷款的催收和回收， 负责实施 不 良资产的管理、 处置和变现 ， 负责呆坏账的核销和 偿贷物处理等工作 ， 这些工作 的开展 因不同借款人 情况的互异在不同时期呈现较大的差异性和不确定 性 。 个人住房贷款档案是个人住房贷款活动的记录 和产物 。一个人 申请住房贷款， 从填写贷款申请表 办理贷款手续到贷款发放， 会产生一套档案资料， 包 5 0 括贷款 申请表、 贷款审核材料、 委托贷款通知单、 借 款合同等， 这一时期档案资料在 内容结构、 生成主体 和生成时问上都相对 比较稳定 ， 易于控制 。而到了 个人住房贷款后期， 由于还款逾期、 逾期催款、 逾期 诉讼 以及合 同变更等情况 的不确定性和复杂性， 使 得贷款后期活动中所形成的个人住房贷款档案在内 容、 种类、 生成主体及生成时间等方面大大区别于贷 款前期所形成的档案 资料， 具有不确定性和动态性 的特征。由此带来个人住房贷款档案在跟踪 、 捕获、 控制和管理上 的复杂性及动态性， 需要档案工作人 员积极的进行研究探索， 以保证个人住房贷款档案 能够真实、 完整地反映个人住房贷款活动的全过程， 最大限度地发挥个人住房贷款档案的价值。 2 个人 住房 贷款后 期档 案价值 的迅速 凸显性 个人住房贷款是 由公积金管理机构、 借款人和 受委托银 行 、 担保机 构等 多方共 同活动构成 的行 为。个人住房贷款 是一项具有风险性的行为， 这主 要表现在两个阶段 ： 一是贷款行为发生之前的贷款 活动具有一定的风险性。主要以借款人 向公积金管 理机构提供的有关身份及财产等大量的证明材料为 依据进行评估， 来判断借款人的信誉度和还款能力， 以努力将贷款风险减至最低。二是贷款后期至还款 阶段 。由于这一阶段活动 的不定性 ， 使得公积金管 理机构回收贷款过程具有相 当的风险性， 而个人住 房贷款档案在很大程度上成为“ 化险为夷” 的有力手 段 。近年来 ， 随着住房贷款 业务规模 的扩大和贷款 数额的增加， 有关经济债权债务方面的法律诉讼活 动也大大增加 ， 其中便涉及到住房贷款 活动。在诸 多个人贷款 的司法案件中， 反映个人贷款后期活动 的个人住房贷款档案发挥 了极其重要的凭证作用， 其证据性和权威性切实保障了公积金管理机构和各 相关利益群体的合法权益。 机电岳箍梧 、 卑l巍 麓ll | 强。 强 3 个人住房贷款后期档案的分散性 个人贷款活动是发生在借款人 、 公积金管理机 构和受委托银行之间的多元主体行为 。在贷款后期 围绕贷款还款活动， 各主体之 问仍发生各种各样 的 关系， 在其活动中从不 同主体角度形成 了种类多样 的个人住房贷款合同档案资料。这些个人住房贷款 合同档案资料分散保存在各利益主体部门， 个人住 房贷款档案的统一保管原则没有得到实现 如大部 分贷款还清的票据均在各委托贷款银行， 公积金管 理机构保管的档案中缺乏有效的原始凭证来证 明贷 款是否已还清， 而必须通过银行间接取 售 4 档案数量的急剧膨 个人贷款档案数量的急剧膨胀是个人住房贷款 业务的拓展带来的直接后果， 这是个人贷款档案整 个发展过程中所面临的大 问题 ， 是个人住房贷款 政策推动和业务发展赋予它的一个特点。档案量从 最初的每年几笔、 几十笔、 几百笔到现在的上万笔。 三、 个人住房贷款后期档案管理 在分析了个人住房贷款后期档案的特 点之后 ， 笔者认 为， 应该针对其特点从 以下几个方面实施个 人住房贷款后期档案的管理。 1 对个人住房贷款档案实行“ 单笔单盒” 的整理 目前， 各地公积 金管理机构在个人贷款档案 的 整理方法上各有不同， 一些机构从档案整齐有序管 理的角度入手， 借鉴文书档案、 会计档案多份一盒的 装盒方法 ， 对个人住房贷款档案也实行多笔一盒 的 整理。这种整理方法通常是将前期办理贷款业务形 成的若干借款人 的档案袋集中放入档案盒中； 为了 日后检索 ， 在整理时还需要为每个档案盒制作 、 粘贴 档案标签 ， 程序繁琐且工作量大。从根本上讲 ， 这种 方法忽略 了个人住房贷款档案动态性 的特 征， 而且 个人贷款档案的 日常利用量很大 ， 只逾期催款一项 ， 就经常有上百笔 的调 阅量 。因此 ， 这种多笔一盒 的 整理方法既不方便 日常归档整理 ， 也影响档案 的调 阅利用， 徒增 了拆盒换盒 、 制作、 粘贴标签的重 复劳 动 。 “ 单笔单盒”是将原来 的档案袋换成小档案盒， 由档案盒代替原有的档案袋 的各种功能 ； 档案袋仍 然发挥 前期贷款办理业务中的流转功能 ， 在各经办 机构取走各 自所需材料后 ， 档案人员将剩下需要归 档 的档案 材料从档案袋 中取 出 ， 放 入小档案 盒中 。 “ 单笔单盒 ” 整理遵循 了个人贷款档 案动态性 的特 点， 不会对个人贷款档案的上架保管带来任何不便 ， 机电兵舟 嘴 案 2 l0 1 o年第4 期 鹞褫 而且 ， 由于每笔档案是单独的， 可以直接从档案柜上 调取档案， 而不需要像多笔一盒那样翻盒查找， 大大 节省 了劳动量； 同时， 免去了为多笔档案装盒而打 印、 粘贴标签的劳动程序， 可直接在档案盒脊背上写 档案号一项即可， 为档案工作人员节省了整理时间， 提高了工作效率。 2 全面掌握个人住身贷款后期出现的情况， 以 便 于对后 期 形威 档案 资料进 行 收集 r 久住房贷款后期还款过程中会出现多种情 况 ， 如贷款逾期、 如期归还 、 提前还款、 合 同变更等 ， 其 中： 提前还款包括一次性全部还款和部分还款， 合 同变更包括借款人变更、 购房地址变更、 年 限变更 、 额度 变更 。上述情况都会产 生不 同内容 的档案资 料 ， 只有在全面把握上述情况的前提下 ， 才能比较全 面 、 系统的进行档案的收集工作， 才能确保所保存档 案 的齐全。 3 建立个人住房贷款后期档案资料的跟踪、 控 制 机 制 由于个人住房贷款后期档案具有动态性 、 分散 性 ， 因此必须从档案一经形成就进行控制 ， 在档案部 门与业务部门之间应建立专线联系， 专人负责， 定期 上报 ， 以便档案部 门能够及时掌握个人住房贷款业 务活动 中出现的贷款变更、 还款逾期 以及贷款政策 的调整情况 ， 从而及时对所形成的档案加以控制。 对于涉及到公积金管理机构和其他经办机构业 务的档案资料 ， 应遵循维护一项业务档案文件之 间 有机联系的原则， 通过与各经办机构的沟通协商， 采 取 一份档案在形成时一式 多份 的形式， 确保各经办 机 构都 能够获得所需的档案 ， 确保所形成档案的整 体联系和齐全完整 。 4 对还 清贷款档案及其他 原因形成的“ 死档案” 采取有效的处理办法 随着社会经济的发展 ， 居 民消费水平的提高， 还 贷 量也在不 断增加 ， 还清贷款档案的数量 也不断增 加。据不完全统计 ， 北京的公积金贷款 到 目前全部 还 清的 已经达到 2 万余笔 ， 这些还清贷款 的档案