浅谈文书档案工作-免费医学论文参考打包下载.pdf

机电兵船档案年第期 业务研究 文书档案记载社会发展的历史过程， 客观地反 映着问题处理、 科学决策、 强化管理、 生产经营、 研究 开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工 作的重要组成部分， 是一项政治性、 服务性、 技术性 很强的工作。文书工作对及时传达、 贯彻党和国家 的各项政策法令、 互通情况、 处理问题、 交流经验、 传 递信息、 提高工作效率等都具有十分重要的意义。 随着改革形势的发展， 如何提高文书档案管理水平， 及时、 准确、 系统、 完整地提供档案信息， 以满足各方 面的需求， 适应日趋发展的新形势， 这是文书档案工 作面临的新课题。 一、 做好文书档案工作的重要意义 做好文书档案工作是企业健康发展的需要。文 书档案工作是企业管理工作的一部分， 是提高企业 工作质量和工作效率的必要条件， 是维护历史真实 面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案， 是衡 量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案 记载着企业发展的优秀成果， 对研究本企业的经营 业绩和科学发展提供了第一手资料， 是企业进行科 学分析、 扬长避短、 制定发展方向的好教材。文书档 案工作做好了， 一方面为企业高层管理人员及时了 解企业整体经营状况、 适时调整经营策略提供准确 依据， 为经营决策提供支持性证据； 另一方面有利于 社会各方准确认知企业经营成果， 为企业与各有关 方面进行有益合作奠定坚实的基础。 在我国经济全面发展的历史背景下， 必须做好 文书档案工作， 不断地更新档案管理观念， 积极探索 和尝试新的档案管理手段， 以全面、 真实地反映企业 整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经 营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和 模式， 决定着企业的商业版图和未来发展， 对于实现 企业经营战略、 不断提高管理效率具有深远的影 响。因此， 做好文书档案工作对于促进经济社会的 全面发展、 不断提升企业在市场经济中的竞争力具 有重要意义。 二、 实现文书档案管理现代化的必要性 1.实现文书档案管理现代化是档案事业发展的 需要 随着档案事业的不断发展， 档案的种类和数量 急剧增长， 给保管和利用带来一系列问题。同时， 利 用者也对档案工作提出了更高的要求， 他们希望档 案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材 料， 并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管 理的落后状态， 无法解决档案工作面临的种种难题， 不可避免地会影响档案事业的发展。因此， 改革落 后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。科学技 术的飞速发展， 特别是计算机及通讯技术的广泛应 用， 都为实现文书档案工作现代化提供了可靠的物 质基础。 2.掌握现代化管理技能， 提高综合素质 计算机技术在文档管理中的运用， 使文件的形 成、 运行、 积累、 转换等各个环节与办公自动化相衔 接， 系统地完成文件的起草、 修改、 删减、 检索、 打印、 登记、 统计等工作， 这种现代化管理技术， 迫切需要 文档人员去掌握和运用。文档管理数字化、 信息化 是信息社会对文档工作的必然要求， 也是文档人员 的努力方向。所以， 文档人员要结合自身工作， 边学 习边实践， 在提高业务素质的同时， 特别要加强计算 机知识、 信息文化技术的学习， 努力使自己成为综合 型文档管理人才。 3.利用现代化技术整理档案 纸质档案的整理工作十分繁琐， 重复劳动多， 劳 浅谈文书档案工作 机械科学研究总院工程机械军用改装车试验场机械科学研究总院工程机械军用改装车试验场李春玲李春玲 3201022 机电兵船档案年第期 业务研究 动强度大。而利用计算机等现代化技术整理档案， 则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时， 立卷 人根据自己的理解对文件进行分类， 虽然都按照统 一的标准， 但因每个人的理解不同， 对同一个文件的 分类不尽相同， 因此就不可避免地产生分类不准确 的问题， 影响案卷的质量， 给今后的利用工作带来不 便。而利用计算机进行立卷， 并按文件形成的先后 次序排列打印， 不仅省时省力， 而且利用计算机检索 方便快捷， 既降低了人为因素在文件归档工作中的 影响， 又可发挥计算机管理的优势， 提高了工作效 率， 真正达到了简化整理、 深化检索的目的。 三、 加强继续教育， 提高文档人员业务素质 文书档案人员的业务素质水平直接影响档案管 理工作的质量。为了使文书档案人员能够适应档案 管理工作的需要， 要充分发挥文档人员的积极主动 性和创造性， 努力提高文档人员的知识水平和管理 能力。由于设备的现代化， 档案种类和载体的多样 化， 管理方法要不断改革， 因此， 对档案工作人员在 业务知识、 科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工 作方法， 已不能适应新的形势， 必须对文档人员加强 继续教育， 尽快培养一批既能掌握新技术， 又能熟悉 档案专业知识的人才， 才能完成档案管理现代化的 任务。 1.提高认识水平， 强化继续教育 发展继续教育需要解决的问题很多。首先， 要 解决思想认识问题， 要充分认识到档案人员继续教 育在档案事业发展中的战略作用和实际意义， 认识 到档案事业的发展， 档案服务质量的提高， 其根本出 路在于档案人员整体素质的不断提高； 其次， 新世纪 文档人员的机遇和挑战并存， 必须加快启动档案人 才工程， 培养新世纪人才， 将文档人员的继续教育列 入重要的议事日程。 文档人员的继续教育水平在很大程度上决定文 档工作者的素质， 文档工作者的素质又在很大程度 上决定着档案事业的总体水平。要树立档案教育是 终生教育的观念， 广泛开展多种形式的教育培训， 如 档案基础理论与技能培训、 信息技术培训、 相关专业 知识培训等。通过教育培训， 完善文档人员的知识 结构， 培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能 力。同时， 注重加强档案工作者之间、 相关专业工作 者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交 流， 使他们尽快了解别人的先进经验， 及时查找自己 的不足， 吸收好的经验应用于自己的实际工作中。 2.加强制度建设， 建立相关运行机制 加强制度建设， 建立良性运行机制是开展文档 人员继续教育的关键和保证。首先， 要建立和健全 继续教育的管理制度， 如登记、 统计、 考核、 评估、 奖 励制度； 其次， 要建立继续教育的约束和激励机制。 约束和激励机制可以促使文档人员产生紧迫感和危 机感， 主动地参加定期的继续教育， 更新知识， 提高 业务能力和水平。比如， 文档人员上岗前和轮岗后 的岗位培训， 档案专业技术人员获得的专业技术职 务可由终身有效改为动态管理， 这样， 才可以激励档 案人员增强参加继续教育的主动性和积极性。 3.明确继续教育的原则， 选择课程内容 相对于正规学校教育而言， 继续教育具有更直 接的目的性、 现实性和时效性。继续教育应从实际 出发， 按岗位、 分层次、 多渠道、 多形式的进行。坚持 “学用结合、 按需施教、 重视实效” 的方针， 切实遵守 学以致用的原则。一是文档专业知识。档案专业人 员应全面系统学习档案专业知识， 吸收、 补充档案学 新理论、 新方法、 新观念， 弥补一次性教育的不足， 尽 快提高专业知识水平。二是相关学科知识。档案工 作融汇了许多相关学科知识， 如哲学、 历史学、 心理 学、 行为学、 公共关系学等， 文档人员的继续教育应 注重相关科学知识的补充和更新。三是现代科技知 识。现代科学技术的广泛应用是档案工作现代化的 标志之一， 文档人员应当加强对信息技术、 计算机等 新技术的学习。 4.进一步提高文档人员对档案管理工作的认识 要通过各种形式进行 档案法 和国家有关档案 工作规定的宣传教育， 使文档人员充分认识到搞好 文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务， 增强 自觉性。把档案材料的积累工作纳入文档人员的责 任制， 加强对档案材料的控制、 积累并进行检查考 核， 做到奖罚分明，