印章管理办法.doc

深圳市科伦特科技有限公司文件编号clt-ad-001版本状态a/0文件名印章管理办法页数4/1一、 目的本规定的目的主要是为了明确印章管理的职责与权限，确保公司及部门印章的使用安全、合法、规范，从而降低公司的风险提高运作效率。二、 适用范围本管理规定适用于深圳市科伦特科技有限公司所用的具有法律效力的公司印章以及所用于内部管理的行政用章。三、 职责与权限行政部负责拟定及更新有关印章管理的规定总经理负责批准与印章管理相关的规定各部门须严格按本规定执行管理与控制四、 管理规定内容1. 印章的种类本规定所指的印章包括：1) 一级印章：公司章，法人代表章，采购专用章，合同专用章，财务专用章，发票专用章。2) 部门印章：指以部门名义行使权利义务的印章2. 印章的刻制任何部门及个人未经公司授权批准均不得私自刻制上述任一印章。1) 一级印章由总经理授权行政部根据工商行政管理部门要求，统一到政府指定机构刻制。2) 各部门如有需要刻制部门印章的可以提出申请，由总经理批准后，统一由行政部安排刻制。3) 所有本规定内所涉及的印章印模均需要在行政部进行备案留底。4) 所有印章均为唯一。任何公司、部门及个人不得刻制一式多枚的印章。3. 印章的保管及相关责任印章必须交由专人进行保管，不相关的部门与人员无权管理。1) 负责印章保管的人员为该印章的第一责任人，对印章的保管及使用负第一责任，有责任确保印章的正确使用。2) 负责保管的人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向行政部报告，并采取应有的预防措施。3) 所有印章的保管人都必须签署一份印章保管责任书，该印章保管责任书由文控员统一归档。修改内容拟 定审查核准修改日期深圳市科伦特科技有限公司文件编号clt-ad-001版本状态a/0文件名印章管理办法页数4/24) 当印章保管人如因岗位异动或其他原因不再适宜保管印章时，行政部必须另指定专人负责印章的保管并同时签订新的印章保管责任书并存档于文控员。同时在原印章保管责任书“印章保管变更记录”中备注交接情况。交接双方共同签署后交回文控员归档。5) 根据实际工作需要，对下列公司的印章进行如下规定：职责范围一览表印章类别管理责任人适用范围用印批准人公司章段贤连以公司名义对外公文、经济文书总经理 法人代表私章段贤连法人代表证明使用总经理 财务专用章段贤连财务单证中使用总经理 发货专用章段贤连以公司名义对外发货使用李梅芳 发票专用章李 艳财务单证中使用李梅芳 采购专用章段 瑶财务单证中使用总经理 业务专用章成 强 业务往来函件中代表公司总经理 合同专用章成 强以公司名义对外签订的商务合同、购销合同等。总经理 行政专用章行政总监以公司名义对内公文、规章制度行政总监 部门印章部门第一负责人略部门第一负责人4.印章的使（领）用1) 责任人（保管人）领用或新印章启用，须报总经理审核后到行政部登记领用。2) 责任人（保管人）不在公司时，可报请总经理同意，交指定代管人代为管理，并填写印章代管申请表、印章保管责任书，按相关程序办理；不得私自移交、转借他人。代管期间，代管人对代管之印章全面负责。3) 所有公文、函件、合同等须用印时必须见有效签字（用印批准人）批准后方可用印。其保管人必须设立用印登记表，详细记录用印情况：包括印章使用时间，使用人，用途，批准人（其中公司章、法人代表章要注明所盖文件的送达机构）。4) 印章的放置必须确保安全，做到人离章锁。（保管人不得假手他人代为盖章，因保管失当造成公司名誉或经济损失的，保管人承担相应责任）。修改内容拟 定审查核准修改日期深圳市科伦特科技有限公司文件编号clt-ad-001版本状态a/0文件名印章管理办法页数4/35) 所有印章保管人要确保印章的使用是在授权范围内，如印章保管人在授权范围以外使用印章，则该保管人必须承担由此所引起的一切后果。6) 任何印章都不得在空白纸张上加盖，不得用公司任何印章开立便条收据、借据、欠条之类单据，如发生类似情况，公司不予承认，由责任人自行承担责任。7) 凡需签字并加盖印章的文本盖章，均须签字人先行在文本上签字并署上日期方可盖章。无需签字只需盖章的文本，审批人在文本上用铅笔签字，以确保盖章无失误。如用印申请与实际盖章文本不符的一律不予盖章。8) 原则上公章不可以带出公司使用，确因工作需要必须外携印章的，使用人须填写借用印章申请表报总经理批准。申请获准后由印章保管人或授权人陪同使用人外出用印。9) 所有人员必须严格依照本规定程序使用印章，不得违反程序擅自使用。如有违反本规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分和经济处罚。造成严重损失或情节严重的，移送国家司法机关处理。五、 印章的废止本规定所述的公司或部门印章在下列情况下必须进行废止：1. 公司内部因业务需要对业务或组织架构进行重组，部门被撤消或合并，则所有依附于该部门而存在的印章必须进行废止。2. 旧有的印章因国家法律法规的变更而不适用时必须进行废止。3. 印章废止、损坏、不清晰需更换时，需由行政部统一收回处理、发放使用；印章遗失应及时报告公司，必要时作报警处理；旧印章封存作废，由行政统一按有关规定处理（销毁）；4. 当印章被废止后，行政部必须以适当的方式知会该印章所涉及的相关的部门及人员，印章的保管部门或人员必须在行政部所规定的时间内将印章交回收到文控员。5. 文控员必须建立印章废止的记录，记录里须注明被废止印章的名称，管辖部门，废止原因，失效时间等，所有记录必须永久保存以备查。六、附则1、本办法自颁布之日起经总经理批准后试行二个月，如无修正内容时执行之。2、本办法的解释和修正权为行政部。 附件：印章保管责任书用印登记表修改内容拟 定审查核准修改日期深圳市科伦特科技有限公司文件编号clt-ad-001版本状态a/0文件名印章管理办法页数4/4用印申请表借用印章申请表代管印章申请表采购专用章审批登记表合同专用章业务专用章审批登记表 深圳市科伦特科技有限公司 二0一0年十月十二日修改内容拟 定审查核准修改日期深圳市科伦特科技有限公司印章保管责任书印章名称： 印 章保管人：交付日期印章式样存印处期 限印章名称保管事项及责任本人已学习印章管理规定，保证严格遵守和执行，愿意承担印章保管责任，做到以下：1印章管理完好2在授权范围内正确安全使用印章，经用印批准人审批后方可用印3建立印章使用（登记）手册授权人签 名被授权人签 名日 期日 期印章保管变更记录原保管人： 现保管人： 监交人：年 月 日备注：该责任书由文控员存档。深圳市科伦特科技有限公司用印登记表印章类别： 序号日期申请部门内容份数经办人审批人报送单位备注：印章保管人应详细记录，并存档备查。制表： 审核：深圳市科伦特科技有限公司用印申请表申请人（签字）： 所属部门： 印章名称份数用途报送单位：经办人： 日期：审核人部门负责人：日期：批准人：日期：备注：此表由印章保管人存档，以备查。深圳市科伦特科技有限公司用印申请表申请人（签字）： 所属部门： 印章名称份数用途报送单位：经办人： 日期：审核人部门负责人：日期：批准人：日期：备注：此表由印章保管人存档，以备查。深圳市科伦特科技有限公司借用印章申请表申请人（签字）： 所属部门： 印章名称份数用途用印地点借用时间月日时至月日时经办人： 日期：审核人：日期：批准人授权：日期：说明：借用印章需要由印章保管人随同或批准人授权方可用印。深圳市科伦特科技有限公司代管印章申请表申请人（签字）： 所属部门： 印章名称数量代管原因代管时间月日时至月日时转交人签字：日期：代管人签字：日期：审核人部门负责人：日期：批准人：日期：说明：代管人必须按保管责任书及印章管理办法执行。深圳市科伦特科技