社保所业务档案管理办法

社保所业务档案管理办法（试行） 第一条第一条 为加强和规范社保所业务档案管理，维护民生档案 真实、完整和安全，发挥档案服务民生作用，推进档案管理工作 规范化、制度化、信息化建设，使档案管理工作与社保所业务工 作同步发展，根据北京市实施档案法办法及市、区有关规定， 结合我区实际，制定本办法。 第二条第二条 各社保所形成的业务档案，适用本办法。 第三条第三条 本办法所称社保所业务档案（以下简称业务档案）， 是指社保所在办理促进就业和社会保障业务过程中，直接形成 的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像 等不同形式和载体的历史记录。 第四条第四条 区人力社保局和区民政局共同负责全区社保所业务 档案管理工作的组织领导；区档案局负责全区社保所业务档案管 理工作的协调、监督和指导；区人力社保局、区民政局和区档案 局应加强相关工作的沟通与配合。 各镇（街道）应承担并履行对社保所档案工作的主体责任， 具体负责对社保所业务档案管理工作的组织实施，切实保障社 保所开展档案工作所需经费并将其列入年度财政预算。 各社保所负责业务档案的收集、整理、归档、保管、统计、利 用、移交等工作。 - 2 - 第五条第五条 社保所须设置档案室，配备专或兼职档案管理员和 必要的设施，确保档案管理的安全与统一。根据需要配备适应档 案现代化管理要求的技术设备，保证档案工作的正常开展。 社保所应按 60 平方米/万卷配置业务档案库房，有条件的社 保所，档案库房、阅览室、办公室应按要求分设。档案库房应满 足防盗、防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防高温等档案安 全保管要求。 按照保存档案的载体类型，应配备存放纸质档案的活动密 集架、档案柜，以及存放磁性载体档案的防磁柜。 配备档案室专用的计算机、激光打印机、扫描仪、数码相机、 复印机、空调、防盗门窗、加湿机、吸尘器、空气清新器等必要设 备。 第六条第六条 社保所在本镇（街道）主管领导的指导下开展档案工 作，接受本镇（街道）档案员的业务指导和监督，各业务窗口应明 确一名兼职档案员，负责本窗口业务档案的收集、整理和移交工 作。 社保所专（兼）职档案员应参加区档案局举办的档案人员岗 位培训，并保持人员相对稳定。档案员调动或调整工作岗位时， 需做好档案交接手续，确保档案的安全与完整。 第七条第七条 社保所应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴 定、销毁等管理规定，制定档案管理规章制度并加强监督、检查， - 3 - 保证业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失 和泄密。 第八条第八条 社保所应对照昌平区社保所业务档案归档范围和 保管期限表，将办理业务过程中形成的记录、证据、依据等文件 材料，及时归档，并在规定时间内，移交档案室集中统一管理。 档案收集。各业务窗口档案员按照“办结完毕业务”的时间顺 序收集业务文件材料。社保所档案员定期将办结完毕的业务文 件材料进行收集汇总。业务档案收集须做到应收尽收，应管尽管， 确保归档材料齐全、完整、手续完备。 档案整理。业务档案一般按年或月整理组卷，不同保管期限、 不同年度的业务档案应单独组卷，不得混合整理组卷。每日工作 结束前，业务经办人员按当日业务办理时间顺序对各类业务档 案进行分类和初步整理。每月底前，由业务窗口档案员按业务办 理时间顺序对当月业务档案进行分类、整理。业务档案附有金属 物的应予剔除，破损的材料予以修复，易褪变的材料（如复写纸、 传真热敏纸等）予以复制，复制件与原件一同归档，纸型规格一 致，档案折叠整齐美观。归档材料页码应按顺序在有信息内容的 文件正面右上角和反面左上角用 2B 铅笔标注，不得出现重号、 空号、错号。 档案装订。每月 5 日前，各业务窗口档案员应将上月业务档 案及时装订。装订业务档案应严格按照档案装订的有关规定操 作，每本档案厚度在 80 页左右。装订内容应包括档案封皮、卷内 - 4 - 目录、归档文件、备考表、封底等，并按此顺序排列，采取左侧三 孔一线方式装订。档案封皮填写内容应包括镇（街道）名称、社保 所名称、案卷题名、文件起止时间、保管期限、案卷号等。备考表 填写内容应包括本卷情况说明、立卷时间、立卷人、检查人等。 档案移交。各业务窗口档案整理完成后，须经社保所档案员 审核，符合归档要求的，由社保所档案员和窗口档案员双方签字 确认后，移交档案室管理。不符合要求的，退回经办人员限期整 改，合格后方可移交。 第九条第九条 业务档案分类应根据社保所业务经办的规律和特点， 以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度-业务类别”或 “业务类别-年度”的方法对经办业务材料进行分类、整理，并及 时编制卷内目录、案卷目录等。负责档案管理的人员应当对接收 的档案及时进行分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引 目录。业务档案目录每年 6 月底前移交镇（街道）档案室集中保 存。业务档案包括以下十四类： （一）失业管理类 （二）就业管理类 （三）无档人员管理类 （四）农村劳动力灵活就业管理类 （五）外埠人员社保管理类 （六）城镇居民医疗保险管理类 （七）社会化退休管理类 - 5 - （八）社会保障卡管理类 （九）医药费报销管理类 （十）征地转非管理类 （十一）劳动监察管理类 （十二）公益性就业组织管理类 （十三）死亡丧葬管理类 （十四）低收入和低保管理类 第十条第十条 业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保 管期限分为 30 年、10 年。具体归档范围和保管期限，各社保所 可结合昌平区社保所业务档案归档范围和保管期限表和实际 业务范围进行划定。保管期限的起始时间，为形成之日的次年 1 月 1 日。 第十一条第十一条 社保所须认真开展室藏档案数字化工作，积极推 行档案存储数字化和利用网络化，各镇（街道）应将社保所档案 信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署，同步实施， 在人力、财力、物力上统筹安排。 第十二条第十二条 社保所档案员每年应积极开展档案编研工作， 包括大事记、组织沿革、基础数字汇编等。 第十三条第十三条 社保所应严格落实档案借阅制度。内部工作 人员需查阅业务档案时，应严格履行档案借阅手续。外部人员 需查阅档案时，应向形成档案的社保所提出申请，经同意后， 由业务窗口工作人员按照档案借阅制度有关要求办理借阅 - 6 - 手续。业务档案一般不外借。因特殊情况需要将档案借出时，须 经镇（街道）主管领导批准，借出时间一般不超过十天。 第十四条第十四条 对已到期的业务档案应定期进行鉴定。镇（街道） 档案员应组织成立由社保所相关负责人、业务人员和档案员组 成的业务档案鉴定小组，负责鉴定已到期档案并提出意见、建议。 对确无保存价值的业务档案逐一进行造册登记后，履行相关程 序，予以清理销毁；对尚有保存价值的业务档案，经审查后重新 立卷，并确定保管期限。 第十五条第十五条 对经过鉴定可以销毁的业务档案，社保所应编制 销毁清册，经社保所负责人批准后分别报镇（街道）和区人力社 保局、区民政局备案，方可销毁。未经鉴定和批准的业务档案， 不得销毁。社保所应指派两名以上人员监督业务档案销毁工作。 监督人员须在销毁清册上签名，并注明销毁方式和时间。销毁清 册永久保存。 第十六条第十六条 社保所档案员应做好业务档案统计工作。永久保 存的业务档案，按照有关规定，须随同镇（街道）档案一并向区档 案馆移交。 第十七条第十七条 社保所档案员应充分发挥业务档案事后监督、内 部控制的作用，发现业务差错或违规问题应填写档案监督业务 限期整改通知书，通知相关窗口限期整改。 第十八条第十八条 社保所有下列行为之一的，由区档案局、区人力 社保局、区民政局和各镇（街道）责令限期改正，并对直接负责人、 - 7 - 主管人员和其他直接责任人员依法予以处理；给单位或者个人造 成损失的，依法承担赔偿责任： （一）不按规定归档或者不按规定移交档案的； （二）伪造、篡改、隐匿或者擅自销毁档案的； （三）玩忽职守，造成档案遗失、损毁的； （四）违规提供、抄录档案，泄露用人单位或者个人信息的； （五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他 行