SSC网上报销系统技术白皮书.doc

acsoft服务共享-网络报销系统产品技术白皮书一、 前言费用内控管理一直企业领导所关心的核心业务之一，当需要了解企业某项费用预算占用执行使用情况时，必须通过财务部门相关人员进行手工统计，这样的数据往往是滞后的，无法做到实时掌控企业的费用使用前的控制情况。所以现代企业的管理者急需要一种专门针对费用管理的内控系统，同时可以跟企业原有相关系统进行集成，与前期规划一致。该系统需要围绕财务在费用的填制、申请、审批核销、账务处理、财务付款、预算控制等环节实现报销过程电子化,并可根据需要进行数据查询，实现在审批流、信息流、资金流、实物发票流等众多流程更加精细化的有效管理。安财网上报销系统v5.0是深圳市安财软件有限公司根据历史版本所累积的技术成就及众多用户需求精心研发的，它包括费用申请系统、费用报销系统、银行管理系统、帐务接口管理系统、预算控制系统、信用管理、条码扫描及影像系统等功能子模块。二、网上报销背景2.1概念网上报销是基于internet的财务报销流程。该流程可以使员工在任何时间、从任何地点提交报销申请，领导可以用数字签名的方式在任何时间、任何地点，并且根据历史借款、历史报销、预算情况进行审批，财务人员对原始发票审核发无误后进行批量付款，相关的财务数据可以自动生成记帐凭证。网络报销是将电子商务的理念用于组织理财的一项创新，网络报销系统在实现报销流程的基础上，通过网络报销、网络银行、帐务处理、预算控制等系统规范，实现了对相关数据的细化分析处理，这将是财务继会计电算化后的再次革命。2.2传统报销流程 2.3传统报销弊端 各级主管每天需要耗费大量的时间和精力用于单据签批，不能专心于更重要的管理工作。 审批流程复杂、缓慢，员工日常支出经常会因为找不到签批主管，或者财务部门过于繁忙不能得到及时处理，在费用报销上浪费了过多时间，有效工作时间的浪费直接导致组织运营成本的增加。 由于业务量大，员工单据填写不规范，财务部门普遍存在前台占用人员多，工作低效率重复，出错率较高等问题。 财务部门提供的费用开支信息迟滞，不能反映组织资金流动的实际状况，直接影响高层决策。 预算控制情况得不到有效的执行，预算的控制管理不能贯穿审批的每个环节。2.4网络报销流程2.5 网络报销益处各级主管可以利用空闲时间在任何时间、任何地点集中签批，从而可以将更多的精力投入到更重要的管理工作中去。员工可以在任何时间、任何地点提交报销申请，通过互联网完成整个报销流程。高效率的办公环境在增加员工对组织认同感和荣誉感的同时也降低了组织的运营成本。财务部门可以提高工作效率，实现费用报销的零出错率，杜绝报销舞弊行为，及时提供组织即时的费用开支与资金流动信息,规范企业报销制度与报销流程。能够使经费预算从业务发起时就得到控制，加强了预算的控制手段，使预算管理工作落到实处，并能够利用实时统计和数据分析能够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。减少前台财务人员，实现财务工作由核算型向管理型的转变，使财务人员更多地关注于用户的需求，从事深层次管理工作,有助于组织树立良好的外部形象。三、产品性能特点1、卓越的性能 系统基于.net开发平台，采用web service进行远程数据封装和多线程数据处理技术；web浏览器方式，多层结构设计，分布式数据管理，支持oracle、sybase、dbii、sql server等流行数据库；集中式的管理，灵活的用户接口。2、 标准程度高 系统根据企业实际需求，模块化设计进行自由搭配，通过系统的定制特性及动态的权限分配机制满足不同员工、领导的要求，使得企业各职能部门和人员都具有自己所关心的功能模块3、极强的定制性 强大的工作流引擎技术和数据操作权限，可以定义出复杂审批工作流程，如：费用额度审批、费用分摊会签审批、审批类型限制、项目审批等流程。图1：流程设计图例4、扩展性强 l 与国内主流财务软件（用友、金蝶、新中大等）数据规范对接，并能实现与erp（sap、oracle）、企业自主开发财务信息系统数据的规范对接。l 与国内所有网络银行（招行、工行、建行、中行等）数据规范对接，与可以直接产生付款信息。l 系统提供多种基础数据集中导入，如：会计科目集中导入、预算科目数据集中导入、用户基本信息集中导入、部门集中导入、项目集中导入、费用类型集中导入，与it规划中的业务系统规划相一致。5、安全性高 采用完善、可靠的安全机制，所有的功能模块都采用身份认证制度，同时ca数字证书技术保证数据的不可篡改性和签名的法律有效性。 6、用户群多 目前安财网络报销与预算控制系统已经在通讯运营业、房地产业、媒体传播业、金融业、汽车行业、生物医疗等行业建立广大用户群。四、功能简介功能简述编号功能功能说明0总体功能简介总体功能描述0-1能满足多个分公司统一管理报销业务的需要0-2能够根据企业自己的特定情况制作报销单据模板,最大限度的满足客户的定制单据模板需求0-3各个分子公司在公用一套系统时,各自的数据相对独立,互相屏蔽0-4能满足企业在多个银行有付款业务的需要,能够根据不同的付款方式自动生成不同银行的网银导入数据0-5满足简体中文、繁体中文、英文实时切换0-6支持多币种核算。0-7支持预算科目、会计科目和费用科目的分离与互相对应，使用户可以根据不同的业务需求和目前的实际发展状况以不同的粒度管理费用，领导可以根据需要从不同的角度查看费用报表。0-8支持借款的逐笔冲账，每一笔还款金额都对应相关的借款单，以最细的维度管理员工借款。0-9支持差旅费用住宿及补贴的自动计算。0-10支持凭证的自动生成、导入，减轻财务手工记帐的工作量。0-11支持员工的财务信用管理，规范员工的报销行为。0-12支持部门、人员、项目预算的年度、季度、月度预算控制0-13支持图形化的工作流设计0-14支持原始发票的条码扫描管理0-15支持费用报销过程的费用分摊。0-支持在费用申请和费用报销过程中的实时预算控制。1与我有关1-1个人资料每个员工维护自己的个人资料 1-2密码修改根据管理员设定的密码策略修改个人密码1-3提单授权将自己的报销提单的权限授给具体的人员1-4个人借款查看个人借款还款情况1-5个人信用查看个人财物报销信用状况1-6我的申请单个人的申请单查看1-7我审批的申请单领导审批的申请单查看1-8我经手的报销单自己经手的报销单，含自己报销的和替别人填单的单据1-9我的报销单查看自己报销的单据，含自己经手报销和别人替自己填单报销的单据1-10我审批的报销单领导审批的各类单据查看1-11我批阅的报销单会签领导批阅的单据查看2费用申请系统2-1在线填单联机填写申请单据2-2申请单草稿打开上次保存的未填写完成的申请单据继续填写完整，提交领导审批2-3申请审批领导审批费用申请单据，支持2-4申请查询根据权限查询申请单据2-5申请转报销直接将事前的申请单据转为报销单据，提交报销单给领导审批。3费用报销系统3-1在线填单在线提单是指用户在联机状态下填写报销单据并在线提交的过程。3-2单据草稿打开上次保存的未填写完成的报销单据继续填写完整，提交领导审批3-3单据审批业务审批是按照正常的职务流程由上级对下级提交的单据进行审核的过程。领导审批时可以l 查看本次单据具体明细l 同意所审单据l 否决所选单据l 查看历史报销l 查看员工借款情况3-4财务审核审核会计结合系统电子信息和原始票据审核一致性和发票合法性。3-5领导授权领导对自己职务的授权3-6单据查询可以查询到所有报销的单据情况,提供了十几个查询条件,可以做各种组合查询,结果列表支持自选列示条数,各个显示列可以随意点击排序3-7借款查询根据系统授权查询所有员工的报销、借款、还款情况3-8领导查询领导可以通过该功能查询到所有自己经手批过的单据4票据管理系统实物流（原始票据或发票）管理原始票据扫描、上传、影像管理（可选）4-1影像扫描支持各种扫描仪进行影像自动、高速录入工作4-2条码识别及文件分组通过软件自动识别影像文件条码并加以文件分组管理4-3影像文件传输及接收支持通过互联网进行多线程上传及接收文件4-4票据影像审核管理通过多视角快速操作影像文件来进行票据审核4-5票据实物流管理全面的跟踪和管理票据的实物传递过程及状态4-6数据文件存储备份数据文件的管理5帐务管理系统财务系统接口集成5-1单据处理单据处理，校验数据完整性及发票弹性域信息，批处理单据导出、反导出，批处理单据审核、反审核，批处理单据入帐、不入账5-2凭证查询根据查询所有的凭证信息5-3凭证导出将处理过的单据信息批量导入相关帐务系统，生成凭证6银行管理系统 与已经应用了网上银行业务的银行有导入导出接口6-1网银单据处理根据不同网络银行及付款方式批量处理网银数据6-2网银付款导出根据不同的网络银行及不同的付款方式导出相应的网络银行导入文件。6-3网银付款确认网络银行付款确认6-4网银付款查询已经支付和待支付的的付款信息查询7预算控制系统7-1预算控制配置部门预算：在费用报销和申请的时候实时控制部门的预算，控制方式分为弹性控制和刚性控制两种，预算归属分为部门预算、项目预算、人员预算三种。项目预算：在费用报销和申请的时候实时控制项目的预算，控制方式分为弹性控制和刚性控制两种，预算归属分为部门预算、项目预算、人员预算三种。人员预算：在费用报销和申请的时候实时控制人员的预算，控制方式分为弹性控制和刚性控制两种，预算归属分为部门预算、项目预算、人员预算三种。7-2部门、项目、人员预算录入部门、项目、人员的年度、季度、月度预算录入7-3部门、项目、人员预算查询部门、项目、人员的年度、季度、月度预算查询7-4部门、项目、人员预算年报分析部门、项目、人员的年度、季度、月度预算的年度执行报表，查看预算数、执行数和执行比例7-5部门、项目、人员预算季报分析部门、项目、人员的年度、季度、月度预算的季度执行报表，查看预算数、执行数和执行比例7-6部门、项目、人员预算月报分析部门、项目、人员的年度、季度、月度预算的月度执行报表，查看预算数、执行数和执行比例8报表管理8-1费用报销汇总各种费用的数据汇总，分为经办数据和费用分摊数据的统计汇总8-2部门费用汇总支持部门费用的饼状图、柱状图及报表显示8-3项目费用汇总支持项目费用的饼状图、柱状图及报表显示8-4借款冲账统计员工的借款及冲账情况统计报表8-5个人费用报表支持人员费用的饼状图、柱状图及报表显示8-6差旅分析报表交通工具、住宿费、补贴等差旅费明细的报表统计8-7银行收支报表银行帐户现金流报表，直观显示企业银行的收支情况8-8财务信用统计报表员工个人的财务信用汇总报表8-9业务费明细报表业务招待费明晰报表 8-10审批时效报表各领导的审批时效统计表8-11其他按需定制的报表根据企业具体情况设计的各种报表9系统管理9-1核算体系核算体系管理，一个公司可以有多个独立核算的单元。9-2角色管理根据具体的情况设置不同的角色，分配不同的操作权限和数据权限。9-3用户管理管理所有的报销的员工信息9-4系统语言配置根据自己的习惯修改配置缺省的语言设置9-5系统操作日志记录所有的用户登录及操作信息9-6系统访问统计记录访问系统的用户的客户端信息9-7邮件、短信配置根据需要配置邮件服务器届短信发送信息9-8数据导入导出初始数据的导入和现有数据的导出操作9-9数据初始化初始化基础数据和业务数据10基础数据10-1部门类型设置部门的类型，如营销部门、生产部门、行政部门等10-2部门管理按照树状结构维护部门信息10-3项目管理按照树状结构维护项目信息10-4审批类型设置审批流程中的审批类型10-5会签类型设置审批流程中的会签类型10-6行政职务设置审批流程中的行政职务10-7出差类别设置差旅费模板中的出差类别，如培训差旅、国际差旅等10-8出差地域设置差旅费模板中的出差地域，如一级城市、二级城市等。10-9出差领导级别设置差旅费模板中的领导级别，如高层领导、中层领导、基层员工10-10差旅权限配置组合差旅费类别、出差地域、出差领导级别权限10-11币种配置币种、汇率信息10-12网银付款方式根据不同网络银行选择不同的网银付款方式10-13付款银行配置企业的付款银行10-14网银调用格式配置网银的数据调用格式10-15会计核算项目根据帐务系统中的信息配置自动记帐部分的会计核算项目10-16会计核算项目类别根据帐务系统中的信息配置自动记帐部分的会计核算项目类别10-17信用级别配置员工信用级别，如s计（优秀）、a级（良好）等10-18信用类型配置员工信用类型，定义员工信用违规类型10-19信用事件定义员工信用加减分事件10-20信用调整时候调整员工信用10-21会计科目维护根据帐务系统的会计科目维护系统的会计科目10-22费用科目维护定义管理财务费用科目10-23预算科目维护定义预算科目10-24表单模板管理自定义报销系统所有用到的表单模板，并上传系统10-25表单模板基础数据管理定义表单模板中的自定义基础数据五、界面截图.1填单界面预设类型、规范内容差旅补助自动计算图2：差旅费模板样张借款专款专用13清晰反映借款情况金额员工的借款冲销情况图：借款冲帐样张 .、审批界面图：领导审批.4、报表查询及图例图5：报表查询界面图6：报表统计样式第一章、 五、项目实施后的效果分析5.1加快支付速度,节约成本开支 系统支持员工任何时间任何地点在线或离线提交报销申请,领导任何时间任何地点进行签批,节约领导和员工的大量有效工作时间,提高工作效率。5.2实现集中报帐记帐,降低管理费用 集团企业可以实现集中报帐记帐,集中资金支付,减少分支机构新开账户的资金沉淀，集中信息反映。5.3完成报销业务数据的源头采集将原始凭证中原本很难收集分析的信息数据化,为管理的细化和深化提供数据基础，为员工提供及时准确数据查询。5.4实现远程管理,动态核算实现远程报帐、远程核算、远程查询,财务信息的传递和处理突破时空的限制,使领导可以及时、准确的了解公司的财务状况,为其决策提供有力支持。5.5基本实现会计工作从核算会计向管理会计的转变自动实现原始凭证向记帐凭证的转换,自动进行银行支付,将财务人员从低效繁琐的重复劳动中解放出来,减低单据处理过程的出错率。5.5兼容性和可扩展性分析安财网上报销系统充分考虑了企业信息系统之间的互连互通，避免成为信息孤岛，只要稍做调整即可与企业正在实施或即将实施的系统对接，可以充分保护企业的投资。六、项目效益分析安财网上报销系统在全国众多大型企业成功上线，并为这些企业带来了可观的经济效益，为企业的财务管理提供了其所未有的便利，下面就安财网上报销系统所带来直接和间接经济效益两个方面进行阐述。6.1直接效益分析6.1.1资金占用成本网上报销系统通过和网银系统进行对接，实现了跨地域审批，跨地域支付，彻底的解决了原先在各地开设银行账户所造成的大量资金占用问题。系统实施前，某公司在全国各地的营销办事处和研究所均开设了银行账户，用于对当地员工的报销支付等业务，各银行账户必须储备一定的安全存款。据不完全统计，日常性的资金余额约5000万人民币。由于该公司的出纳支付必须见到审批单据，所有无法实现异地支付。网上报销系统上线实施后，公司总部出纳可以通过网络看到每一单据的审批记录，这使得异地支付成为可能。在取消了各地的账户准备后，大大减少了资金沉淀，按5的年度资金占用率计算，每年可以节约250万人民币的资金占用成本。6.1.2报销及业务审批成本网上报销系统的推行，将大大节余公司的人力资源成本。首先，网上报销大大简化了员工的报销过程。传统的报销中，员工需要带着纸面单据找到各层领导，签完整个单据，往往要耗费员工大量的工作时间。其次，员工的报销也严重影响了领导的工作效率，在工作时间不断的被员工需要签字而打扰，也使得领导无法正常安排自己的工作。针对上述两项进行保守测算，每个单据会额外消耗员工约1个工作小时，额外消耗各级领导累计约0.5个工作小时。员工平均每工作小时的成本约34元（按平均月工资6000元计算），领导平均每小时的成本约56元（按平均月工资10000计算）。这样每个单据的额外审批成本约62元。按某公司每年近10万单的业务量测算，每年在单据审批上节余的人力成本约620万元人民币。6.1.3财务审核成本网上报销系统通过大量的系统计算和标准设置，极大的简化了审核的工作量。特别是差旅费单据，审核不需要再去核对表针，计算补贴等复杂的操作，平均每单可以节约近10分钟的审核时间。假若一个公司每年的差旅费单据约5万单，仅此一项可以节省10万元。6.1.4财务账务付款成本网上报销的推行不仅简化了员工和业务领导的工作，同时也大大简化了财务部门的工作。在没有施行网上报销时，所有的账务必须手工录入，银行的付款信息也必须手工录入，这样必须在审核会计岗位投入大量的人力。保守统计，每一单据手工录入erp的时间约3分钟，录入银行的时间约2分钟。而财务录入人员每分钟的人力成本约0.2元。按此计算，每年的财务可节约人力成本10万元。6.1.5员工个人账户报告成本某公司有近2万员工，财务人员需要处理大量的公司和员工之间发生的往来业务，为了保证网络数据的准确，在网上报销系统实施前，员工无法实时知道自己的借款和报销情况，此时，必须通过财务从erp系统中查找该员工相关发票并导出数据整理成报表，邮件发送员工。这样一个循环需花费财务近15分钟。即每次查询的成本约3元。如果在保证员工满意度的条件下每月为每位员工提供一次报表，其每年成本约70万元。6.1.6信息重复成本在传统的模式下，每次报销员工均需要填写纸面的报销单据，里面包括了姓名，工号，部门，项目，报销账户等每次都一成不变的信息，这种重复的填写大大耗费了员工的时间。网上报销系统中将这些固定的信息全部存储于系统中，仅需要填写工号便可以调取所有相关的信息。这样每个单据在填写上可以节约大概5分钟的时间，每一单的节余为2.8元，这样每年可以节约近28万元。6.2间接效益分析6.2.1公司形象网上报销系统极大的拉近了财务人员和员工之间的距离。作为财务面向员工的门户，它在很大程度上提升了财务在企业中的形象。同时，网上报销系统作为国内领先的财务系统，会为公司的信息化建设作出了巨大的贡献。典型案例是中兴通讯2004年信息化建设在国内排名第12位，为公司的形象起到了巨大的提升作用，这其中安财网上报销系统也作出了一定的贡献。6.2.2员工满意度网上报销系统的实施，使得原本需要数周的报销周期缩短为一周以内，在各环节均很顺畅的时候，甚至可以在2天内获取报销款。这极大的提高了员工的满意度，也提升了财务在员工心目中的地位。6.2.3财务工作透明化实施网上报销系统后，财务从审核，到入账，到付款的整个流程均透明的展示在员工面前，财务对单据所做的任何调整和审核修改均可以实时的回馈到员工那里。这种透明的流程和业务处理模式，使得员工不再担心自己是否可以及时收到报销款，以及反复琢磨为什么报销金额和最后的支付金额存在差异。6.2.3信息质量成本传统的报销模式存在巨大的信息质量成本。由于员工填写的报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程，这些信息涉及很多专业数据，如项目、合同等，靠手工填写的数据出现错误的几率很高，这使得后期财务需要耗费大量的时间去核实数据并更正。网上报销系统通过在系统中预设的方式，员工填写单据只需要进行简单的选择，很多计算会在系统中自动完成。这样使得出错的几率大大降低。6.2.4内部控制网上报销系统的推行还可以完善公司的内部控制。传统的单据审批模式，经常会出现员工越级审批，以及财务被动复核其流程合理性的情况。网上报销系统通过其内部的预设流程，使得单据按照正规的流程逐级审批，审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上。6.2.5内部复核、审计网上报销系统对单据的完善的查询功能使得内部复核和审计更为简单，复核和审计人员可以轻松的查询到单据的整个业务痕迹，提高了业务效率。6.2.6计划控制由于所有的单据审批均通过网上报销系统实现，和以前相比，实现资金计划的控制变得格外轻松，在传统模式下，手工的签字受到人为因素的影响，同时又无法及时获得