如何做好presentation(附：如何做ppt)

大多欧美企业都非常重视 presentation skills，不懂得这一点，是许多在外企工作的人认为自 己怀才不遇的原因。 所谓 presentation，不一定非是 powerpoint presentation 不可。外企对管理人员的衡量指标之 一有一个 selling skill，其实大多便是从 presentation 里面得来的印象。外企看重的 presentation 是所有外企员工展示自己能力最好的平台。 不论是怎样的 presentation，目的都一样说服别人接受某一个观点，告诉别人他们不了 解的事。下面从技术上谈谈几个步骤及要点： 1. Title page 或 Front page（封面/首页） 以 powerpoint 为例，一个好的 presentation 的封面页上要有以下几个要素： （1）演示题目（长度不超过一行的 60%，如太长，应精简文字或设为两行。三行为大忌。 ） （2）副标题（不一定要有） （3）演示人姓名：常用的排版方式是全居中，也可以采用 full block 或 half block，但要与 选用的 powerpoint template 背景配合。 （4）日期 2. Introduction（简介） 演示内容的简要介绍。 3. Agenda（演示专题目录） 这一点至关重要，目的是给听众一个清晰的脉络，给人条理性强的印象。但 agenda 的页面 排版要注意：最好不要超过 6 行，每行注意长度不要超过页面一行的 80%，保证页面整体 的视觉效果清晰。 4. 演示正文页面 字数最忌太多。注意给页面给白，并且要按照信息的重要性排好次序，每行字数不要差别 太大。正文页面不要使用全局中方式。有一种理论说，每行不要超过 6 个字，有一定的道 理，但不一定。 5. 目录页插入 根据演示进程插入刚开始时的目录页，标明进程。以免观众忘记脉络。 6. Visual aid 适当使用视觉辅助手段很重要，但不要太多，以免喧宾夺主。所谓视觉辅助指的不是 office 自带的那些剪贴画，而是各种图形、图标等。office 的各种图标也尽量不要使用。 7. 动画效果与 transition Office 页面动画效果要慎用。除非某个页面有特别强调内容，也不要使用页面转换动画效 果。这些都是不专业的表现。 以上是 powerpoint 页面制作技术层面的要点。 演示时的理念： 开始之前说几句： 在演讲之前要去演讲的地方看一眼，如果有设备，就试试设备 第一，要明确做演示的目的。如果是培训，要大量使用 visual aid，否则枯燥的文字内容很 难吸引听众的注意力。如果是工作汇报，要通过各种指标的分析（使用分析图表和图形）， 引出分析结果。 第二，语速要变化。这一点不必多说。 第三，不要背对观众。许多做 powerpoint 演示的人常犯的错误是看屏幕的时间太多，与观 众的目光交流太少。给人以看录像的感觉，而容易使观众忽视演示人的表现。还要注意目 光交流不能偏颇，防止部分观众感到被忽视。 第四，适当发问。这是防止观众跑神的方法，但不能使用过多。 第五，切忌照屏幕念稿。演示的内容绝不等于屏幕显示的那些字，否则观众用不了三页就 没人看演示人了。演示的全过程中始终要让观众的眼睛盯在演示人身上，而不是屏幕上。 需要观众看屏幕时要及时提示。这样，观众始终被演示人引导着，演示效果最好，同时加 深了演示人的形象。 第六，观察观众的反应，及时解惑，防止迷惑的观众注意力流失。 第七，演示人 body language 常见的演示错误是演示人手持打印稿按照演示顺序念，观众或看屏幕，或看发放的稿子， 纯粹是传达文字，效果最差。好的 presentation 是在做到了第五点的基础上用适当的身体语 言与观众达成长久的互动交流。 第八，演示过程中不要加入过多自己的评论。 第九，所有演示援引数字、资料要注明出处。跟写学术论文一个道理。 掌握了这些要点，每次的 presentation 都是你全面展示自己才能的平台了。大多数美国人从 幼儿园开始就会做 presentation 了，而国人大多不善于用这种形式表现。我接触的中国企业， 没有一个能做出像样的 presentation 的，这是他们始终是“不成熟”企业的原因之一。 - - 前期制作-如何做好 PPT 思路! 做 PPT 最需要的就是思路. 做 PPT 的流程应该是: 1,最开始什么都不要想,不要去查资料,也不要接触电脑,而是用笔在纸上写出提纲,当然, 能简单的划出逻辑结构图最好了.越细越好. 2,打开 PPT,不要用任何模板,将你的提纲按一个标题一页整出来. 3,有了整篇结构性的 PPT(底版/内容都是空白的,只是每页有一个标题而已),就可以开始 去查资料了,将适合标题表达的内容写出来或从网上拷贝进来,稍微修整一下文字,每页的内 容做成带“项目编号“的要点.当然在查阅资料的过程中,可能会发现新的资料,非常有用,却不 在你的提纲范围中,则可以进行调整,在合适的位置增加新的页面. 4,看看 PPT 中的内容哪些是可以做成图的,如其中中带有数字、流程、因果关系、障碍、 趋势、时间、并列、顺序等等内容的，全都考虑用图画的方式来表现。如果有时候内容过 多或实在是用图无法表现的时候，就用“表格”来表现。实在实在是不行了，才用文字说明。 所以，最好的表现顺序是：图-表-字。这个过程中图是否漂亮不要在意，“糙”点没关系， 关键是你用的图是否准确。 5、选用合适的母版，根据你的 PPT 呈现出的情绪选用不同的色彩搭配，如果觉得 office 自带的母版不合适，自己在母版视图中进行调整，自己加背景图、Logo、装饰图等。 其实关于母版颜色的选择，这么多年，我也一直没有研究透彻，据说不同的颜色会给人带 来不同的感情冲击，专业的书讲的都是些狗屁理论，不就是情绪吗？我就按自己的情绪来 定了。当然，如果是有公司自己的标准模版，就不用费这些工夫了，直接用之。 6，在母版视图中调整标题、文字的大小和自体，以及合适的位置。 7，根据母版的色调，将图进行美化，调整颜色、阴影、立体、线条，美化表格、突出 文字等。注意在此过程中，把握整个 PPT 的颜色不要超过 3 个色系！否则你的 PPT 就显得 特别乱而且“土”！ 8，美化页面，看看哪里应该放个装饰图，图片可以从网上找，建议用 GOOGLE 的图 片搜索（用英文最好），装饰图的使用原则是“符合当页主题，大小、颜色不能喧宾夺主！ ” 9，最后在放映状态下，自己通读一遍，哪里不合适或不满意就调整一下，修改错别字！ 10，将 PPT 给你的同事或者朋友检查一下，如果文件很重要，建议给 2-3 个同事检查。 到此，总算完成任务了！ 密技真言： 尽量用 1 种字体，最好不要超过 3 种 PPT 的灵魂-“逻辑！” PPT 的恶心-“错别字等于苍蝇” 3